職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題與對策

學(xué)校檔案的建立和保存對職業(yè)學(xué)校來說是非常重要的，檔案管理工作是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，其作用日益凸顯，成為學(xué)校管理和發(fā)展的關(guān)鍵性信息資源，有助于強(qiáng)化學(xué)校建設(shè)，有利于促進(jìn)學(xué)校就業(yè)、教學(xué)質(zhì)量的提升，不僅是學(xué)校重要的財富，還是國家與社會發(fā)展的源泉。

一、職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，我國職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作有了改善和進(jìn)步，但不可否認(rèn)的是，目前仍有一些職業(yè)學(xué)校對學(xué)生資料管理工作的認(rèn)識度不高，他們雖然收集了很多資料和檔案，但沒有充分發(fā)揮檔案職能，對其做充分綜合利用和開發(fā)工作，這足以說明檔案資料的利用程度比較低，完全沒有發(fā)揮檔案管理的作用。

二、職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）信息收集不全面。我們知道，現(xiàn)在是信息化時代，信息化為檔案管理的技術(shù)和手段提供了重要保障。與此同時，對管理人員的水平和素質(zhì)也相應(yīng)提出了更高的要求。目前很多職業(yè)學(xué)校沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員管理學(xué)生檔案資料，大部分由班主任或者學(xué)生輔導(dǎo)員作為兼職來擔(dān)任此項工作，他們沒有接受過專業(yè)的管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理經(jīng)驗和基本技能，再加上學(xué)生管理工作本身就比較繁多，而且還有其他工作需要做，所以就很難有充足的時間在檔案管理工作上下功夫，從而導(dǎo)致了檔案管理工作效率低，檔案信息收集不完整；再者，很多職業(yè)學(xué)校從一開始對于檔案管理工作的認(rèn)識就不到位，他們錯誤地認(rèn)為以后學(xué)校畢業(yè)踏入社會后使用到檔案的機(jī)會很少，不會對學(xué)生的人生造成負(fù)面影響，因此他們對學(xué)生檔案管理的重視度不高，信息收集工作做的不夠好。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較低。由于職業(yè)學(xué)校檔案管理人員基本上不是專業(yè)出身，學(xué)歷較低，缺乏多元化的知識，而檔案管理是一項繁而雜的工作，其任務(wù)量大，這就導(dǎo)致他們無法在管理上做的細(xì)致，缺乏創(chuàng)新思維能力，這是不符合工作要求的，從而可見，缺乏專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，也是影響檔案管理工作順利有序進(jìn)行的一個問題。

（三）不健全的管理制度。首先，職業(yè)學(xué)校對檔案管理工作不夠重視，他們對檔案認(rèn)識度不足，缺乏管理意識，大部分職業(yè)學(xué)校在檔案管理上沒有設(shè)立單獨的編制，沒有建立專用的檔案資料庫房，很多檔案管理直接交給學(xué)生或者班主任來管理，這就無法保證檔案材料的完整性、安全性和規(guī)范性。其次，有關(guān)于職業(yè)學(xué)校檔案管理方面的法律法規(guī)很少，基本上是些較簡單的規(guī)定，這就無法滿足現(xiàn)實需求。

（四）教學(xué)檔案材料較分散，結(jié)構(gòu)層次復(fù)雜。首先，在檔案資料管理這塊，沒有充分利用計算機(jī)處理檔案數(shù)據(jù)，只是簡單地輔助人工管理檔案實體，這種傳統(tǒng)的管理模式不僅增加了紙張的成本，而且使得檔案材料比較分散，查找起資料來比較困難。其次，職業(yè)學(xué)校課程學(xué)科多，材料內(nèi)容豐富，層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜，教學(xué)材料比較分散，從而使這些教學(xué)檔案資料收集起來任務(wù)比較重。所以，在整理教學(xué)檔案時，要多加小心，注意其準(zhǔn)確性。

三、解決職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理問題的措施

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。首先，學(xué)校要加大對檔案管理宣傳的力度，宣傳依法治檔，提高全體教職工的檔案法制意識。學(xué)?？梢蚤_展關(guān)于檔案方面的講座，或者利用多媒體或者校園網(wǎng)站來加強(qiáng)對檔案的宣傳，從而增強(qiáng)他們的檔案意識同，實現(xiàn)檔案法制深得人心。其次，運(yùn)用信息化技術(shù)的作用，來實現(xiàn)適合本校情況的檔案管理系統(tǒng)，比如說，學(xué)?？梢云赣脤I(yè)的檔案管理人員，他們利用先進(jìn)的信息設(shè)備來實現(xiàn)對學(xué)生情況的動態(tài)記錄和實時更新。

（二）建立健全的檔案管理制度。各學(xué)校要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及各級各類檔案管理辦法的要求，結(jié)合學(xué)校的實際情況，制定出符合職業(yè)學(xué)校的相關(guān)制度和辦法，明確工作職責(zé)，使學(xué)校檔案管理工作更加規(guī)范化。

（三）為檔案管理的有效實施提供可靠保障。設(shè)立專門的檔案室，購置電子檔案錄入設(shè)備，如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，在檔案管理各環(huán)節(jié)配備必需的工具用品，另外要建立校園網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)現(xiàn)代化網(wǎng)上辦公。

四、結(jié)語

綜上所述，職業(yè)學(xué)校全體人員必須提高對檔案管理工作的重視，認(rèn)識到檔案管理工作不僅有利于對學(xué)生的培養(yǎng)和有助于以后學(xué)生就業(yè)，而且有利于提高職業(yè)學(xué)校的管理水平，從而推動了職業(yè)學(xué)校的進(jìn)步和發(fā)展。