建筑工程檔案管理的重要性及科學(xué)化管理措施

在建筑工程的前期報(bào)批、執(zhí)行、竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)，都將產(chǎn)生大量文件資料，涉及工程招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工等各項(xiàng)管理工作，需要建立相應(yīng)檔案，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息的有效管理。應(yīng)認(rèn)識(shí)到建筑工程檔案管理的重要性，通過(guò)科學(xué)化管理為工程建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)支撐，繼而有效推動(dòng)建筑行業(yè)的發(fā)展。

一、建筑工程檔案管理內(nèi)涵及重要性

（一）建筑工程檔案管理內(nèi)涵。從建筑工程檔案管理內(nèi)容來(lái)看，主要需要完成前期文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工文件等文件資料的管理，而這些文件資料分別形成于工程立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、組織、施工、竣工等不同環(huán)節(jié)，想要實(shí)現(xiàn)全部數(shù)據(jù)的采集、整理、分析、處理和存儲(chǔ)顯然具有一定難度。開(kāi)展建筑工程檔案管理工作，即要保證工程檔案能夠?qū)こ虒?shí)體相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)、完整記錄，能夠與實(shí)體建設(shè)同步生成，覆蓋工程建設(shè)的全過(guò)程，使工程質(zhì)量得到真實(shí)、系統(tǒng)的體現(xiàn)。作為工程最原始的資料，工程檔案具有重要利用價(jià)值，因此檔案管理需要實(shí)現(xiàn)檔案充分利用，為工程設(shè)計(jì)、建設(shè)等工作的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。作為檔案管理人員，需要依托先進(jìn)技術(shù)、管理方法開(kāi)展系列管理活動(dòng)，確保工程檔案資料能夠得到真實(shí)、完整、系統(tǒng)的采集、分析、存儲(chǔ)、處理和利用，繼而使檔案價(jià)值得到充分體現(xiàn)。

（二）建筑工程檔案管理的重要性。作為建筑工程實(shí)施體現(xiàn)，工程檔案是城市發(fā)展的見(jiàn)證者，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)提供寶貴資源，成為以文字、圖像、視頻等各種形式存在的城市管理活動(dòng)證明資料，為城市現(xiàn)代化建設(shè)提供數(shù)據(jù)信息保障。加強(qiáng)工程檔案管理，能夠使各個(gè)檔案得到完整、規(guī)范的保管，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中各種流程和問(wèn)題的記錄，為工程今后維修和養(yǎng)護(hù)提供參考資料。在城市管理工作中，可以根據(jù)這些資料實(shí)現(xiàn)建筑物周邊作業(yè)安排，科學(xué)開(kāi)展城市防災(zāi)、救災(zāi)工作，為城市規(guī)劃建設(shè)提供重要依據(jù)。從建筑行業(yè)發(fā)展角度來(lái)看，加強(qiáng)檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)豐富建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的累積，在后續(xù)工程建設(shè)提供科學(xué)指導(dǎo)，同時(shí)也能為建設(shè)技術(shù)的發(fā)展指明方向，推動(dòng)行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。對(duì)于建筑本體來(lái)講，檔案管理能夠?yàn)榻窈蠼ㄖ褂闷谙薜脑u(píng)估提供參數(shù)，對(duì)建筑物特點(diǎn)和環(huán)境地基參數(shù)等各種特性進(jìn)行準(zhǔn)確描述，確保建筑物安全系數(shù)評(píng)定工作得以科學(xué)開(kāi)展，從而使存在的安全隱患得到及時(shí)消除，以免今后建筑物使用存在安全事故。此外，從建筑工程學(xué)角度來(lái)看，檔案管理工作的開(kāi)展能夠?qū)崿F(xiàn)各種項(xiàng)目的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和研究，為工程學(xué)科研究提供材料，從而使檔案資料得到充分利用，推動(dòng)工程學(xué)科的合理化發(fā)展。由此可見(jiàn)，建筑工程檔案管理工作的開(kāi)展不僅具有實(shí)踐價(jià)值，同時(shí)也具有學(xué)術(shù)價(jià)值，能夠帶來(lái)可觀經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為社會(huì)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

二、建筑工程檔案的科學(xué)化管理措施

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。在信息技術(shù)取得快速發(fā)展的背景下，想要實(shí)現(xiàn)工程檔案的科學(xué)化管理，還應(yīng)引入科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作的高效開(kāi)展。為此，需要加強(qiáng)建筑企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完成企業(yè)局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建設(shè)，同時(shí)建立數(shù)據(jù)中心機(jī)房，完成服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的配置，為檔案管理工作的開(kāi)展提供信息技術(shù)支撐。確保企業(yè)網(wǎng)絡(luò)能夠覆蓋各個(gè)角落，才能實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，采用信息技術(shù)完成全部檔案信息的采集、整理和分析，使各個(gè)環(huán)節(jié)信息得到整合。在實(shí)踐工作中，需要完成檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，開(kāi)發(fā)適合建筑工程檔案管理的系統(tǒng)和軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中采集，從而使檔案資料的真實(shí)性得到保證。在檔案資料存儲(chǔ)方面，需要完成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，采取有效的安全防御技術(shù)措施，確保檔案信息安全。在檔案管理與信息系統(tǒng)融合的過(guò)程中，需要建立相應(yīng)的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與企業(yè)各種系統(tǒng)的對(duì)接，借助統(tǒng)一接口進(jìn)行各種信息的收集和整理，生成相應(yīng)檔案表格，為檔案資料使用提供便利。通過(guò)加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)，可以信息技術(shù)為支撐高效開(kāi)展檔案資料采集、分析、處理等各項(xiàng)工作，并且實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，從而使工程檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。

（二）完善建筑工程檔案管理制度。在檔案科學(xué)化管理方面，需要建立完善的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料能夠得到科學(xué)分類(lèi)、采集，得到嚴(yán)格質(zhì)量控制和驗(yàn)收管理。實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要結(jié)合檔案內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行管理制度體系的建立，加強(qiáng)工程檔案規(guī)劃管理，將檔案管理工作納入工程日常管理工作，確保工程建設(shè)各環(huán)節(jié)檔案資料能夠得到及時(shí)、有效管理。為此，建筑企業(yè)需要建立檔案信息管理部門(mén)，負(fù)責(zé)召開(kāi)討論會(huì)議，與參與工程建設(shè)的各部門(mén)負(fù)責(zé)人一同完成檔案管理辦法的制定。通過(guò)深入溝通和交流，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)研分析，能夠做好管理辦法起草和修訂工作，確保制度得以落實(shí)。在實(shí)際進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，需要安排專(zhuān)門(mén)資料管理人員落實(shí)相關(guān)工作，在制度嚴(yán)格約束下收集分散在各個(gè)部門(mén)的資料，按照管理辦法進(jìn)行檔案整理分析，實(shí)施信息化檔案管理措施。通過(guò)健全檔案管理責(zé)權(quán)制度，確保檔案管理責(zé)任能夠落實(shí)到個(gè)人頭上，能夠使人員做到定期收集、檢查檔案資料，避免檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)失真問(wèn)題，并且及時(shí)完成破損檔案的修復(fù)。針對(duì)聲像檔案，可以按照規(guī)章制度進(jìn)行技術(shù)處理和保存，加強(qiáng)檔案借閱和使用管理。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案全過(guò)程控制管理。工程檔案形成于工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，需要通過(guò)全過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。在工程建設(shè)初期，需要對(duì)有關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行廣泛收集。為避免檔案內(nèi)容出現(xiàn)不完整的情況，還應(yīng)加強(qiáng)甘特圖的利用，結(jié)合工程進(jìn)度進(jìn)行檔案資料及時(shí)收集。比如在工程進(jìn)度計(jì)劃是從1月到12月完成工程建設(shè)，采用甘特圖法明確工程發(fā)展方向，在1月上旬進(jìn)行任務(wù)書(shū)的編輯設(shè)計(jì)，下旬進(jìn)行地址選擇，2月開(kāi)展工程勘測(cè)、組織設(shè)計(jì)等工作，3月制定年度建設(shè)計(jì)劃和做好建設(shè)準(zhǔn)備，4月到12月上旬進(jìn)行工程施工，12月下旬完成驗(yàn)收，可以結(jié)合實(shí)際制定檔案管理方法，及時(shí)收集檔案資料。在申報(bào)階段，針對(duì)項(xiàng)目相關(guān)建議書(shū)、批復(fù)文件、可行性報(bào)告等重要技術(shù)文件，需要加強(qiáng)收集和整理。在設(shè)計(jì)階段，會(huì)形成征地拆遷文件、招投標(biāo)文件等相關(guān)文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案管理。在施工和竣工階段，需要對(duì)工程施工圖、竣工圖等文件資料進(jìn)行及時(shí)記錄和整理。通過(guò)加強(qiáng)工程檔案全過(guò)程控制，可以保證檔案得到及時(shí)生成和更新。

（四）強(qiáng)化工程檔案的質(zhì)量控制。保證工程檔案的質(zhì)量，才能使檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮。在實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理時(shí)，需要強(qiáng)化檔案質(zhì)量控制?，F(xiàn)階段，國(guó)家出臺(tái)了相關(guān)法律法規(guī)，能夠從宏觀上對(duì)檔案管理提出質(zhì)量管理要求。但在實(shí)際工作中，還要進(jìn)一步提出檔案質(zhì)量管控要求，才能為檔案管理工作的開(kāi)展提供科學(xué)指導(dǎo)，繼而使檔案質(zhì)量得到保證。具體來(lái)講，就是要加強(qiáng)檔案需求特征的分析，結(jié)合相關(guān)利益者的需要確認(rèn)檔案質(zhì)量要求，在工程建設(shè)過(guò)程中提供無(wú)縫服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量的跟蹤管理，繼而使檔案質(zhì)量得到有效控制。工程建設(shè)需要經(jīng)歷漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要不斷進(jìn)行檔案內(nèi)容的完善，才能使檔案質(zhì)量得到有效管理。在實(shí)踐工作中，需要建立相應(yīng)的反饋機(jī)制，及時(shí)進(jìn)行檔案內(nèi)容調(diào)整要求的反饋，以便及時(shí)完善檔案內(nèi)容，使檔案質(zhì)量得到提高。在檔案利用過(guò)程中，可以采用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)檔案增減脈絡(luò)進(jìn)行反映，根據(jù)檔案變更記錄實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的合理分析，通過(guò)檔案管理提供高質(zhì)量的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

缺乏對(duì)建筑工程檔案管理工作價(jià)值的深入認(rèn)識(shí)，將導(dǎo)致工程檔案無(wú)法得到有效管理，繼而無(wú)法為工程各環(huán)節(jié)管理工作的開(kāi)展提供可靠數(shù)據(jù)支撐。因此，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理在建筑工程管理工作中的重要地位，不斷完善相關(guān)管理制度，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案全過(guò)程控制，確保檔案質(zhì)量得到強(qiáng)化，從而為工程的建設(shè)提供足夠依據(jù)。