如何做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理

在新形勢(shì)下，中國(guó)公路工程項(xiàng)目的建設(shè)正處于不斷發(fā)展的過(guò)程中，由于公路工程的諸多特點(diǎn)，如工程投資規(guī)模大、周期長(zhǎng)、復(fù)雜等，因此諸多的工程檔案不斷涌現(xiàn)。然而，由于對(duì)公路工程檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不夠，又受檔案整理工作不規(guī)范等問(wèn)題的影響，增加了公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的難度，導(dǎo)致公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作不能與建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行同步驗(yàn)收，公路工程檔案的價(jià)值得不到保證。所以，對(duì)檔案資料管理工作的重要性必須進(jìn)行明確，結(jié)合公路工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際特征，對(duì)相應(yīng)的檔案管理辦法進(jìn)行探索，有效提高檔案資料管理水平，為公路工程建設(shè)提供必要的支持。

一、公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的基本內(nèi)涵

公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案主要包括項(xiàng)目各階段過(guò)程中形成的表格、文件及圖像。因?yàn)槲募?、表格和圖像是公路工程實(shí)施過(guò)程中形成的主要記錄，是再現(xiàn)工程建設(shè)實(shí)際情況的關(guān)鍵性文件，具有證明價(jià)值的關(guān)鍵屬性。與此同時(shí)，公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完善及形成也需要所有相關(guān)單位的配合，主要從各種材料中獲得資料、文本、圖表等詳細(xì)的工程實(shí)際過(guò)程。因?yàn)橹谱?、管理及收集公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的方式有很多，所有現(xiàn)階段諸多關(guān)鍵施工過(guò)程和隱蔽工程的全過(guò)程均能被記錄下來(lái)。

二、新形勢(shì)下做好檔案資料管理工作的重要性

（一）為公路行業(yè)提供科學(xué)的管理依據(jù)。任何業(yè)務(wù)活動(dòng)都必須具有一定的連續(xù)性和穩(wěn)定性。我們必須服從和服務(wù)于長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，所有的標(biāo)準(zhǔn)都能夠在檔案管理中找到相應(yīng)的內(nèi)容。公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理始終貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，其作用具有以下幾點(diǎn)：1.參考方面的作用。公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路工程相關(guān)人員勞動(dòng)成果與智慧的結(jié)晶，更是國(guó)家的重要財(cái)富，對(duì)組織工程竣工驗(yàn)收、施工、設(shè)計(jì)和監(jiān)理工作的總結(jié)具有重要的參考作用。2.證據(jù)方面的作用。公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)完整地保留著參建人員的筆跡、聲音或圖像，以及有關(guān)單位或人員的印章、簽字，因此在對(duì)各方合法權(quán)益的維護(hù)上，這些原始的真實(shí)記錄具有證據(jù)的作用。3.提供歷史數(shù)據(jù)和科學(xué)依據(jù)的作用。公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)日后公路運(yùn)營(yíng)管理、養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建決策提供寶貴的歷史數(shù)據(jù)和科學(xué)依據(jù)，避免了時(shí)間和資源的浪費(fèi)。

（二）為工程矛盾的調(diào)解提供切實(shí)可行的依據(jù)。檔案管理人員可以對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分析、比較，找出當(dāng)前行業(yè)存在的問(wèn)題，研究解決問(wèn)題的對(duì)策。如果施工方和業(yè)主有問(wèn)題，可以通過(guò)查閱當(dāng)時(shí)的合同、原始施工記錄、監(jiān)理文件和檢查記錄，及時(shí)為各方提供有說(shuō)服力的、真實(shí)的檔案依據(jù)，有利于調(diào)解各方矛盾，促進(jìn)問(wèn)題早日妥善解決，維護(hù)各方的合法權(quán)益。

三、新形勢(shì)下檔案資料管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）嚴(yán)重忽視公路工程項(xiàng)目檔案管理。由于公路工程建設(shè)項(xiàng)目涉及的單位比較多，項(xiàng)目檔案管理需要在多個(gè)方面進(jìn)行協(xié)調(diào)，每個(gè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理的關(guān)注是不夠的。此外，各種檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建設(shè)并不完善，也不足以管理并限制檔案的實(shí)際管理工作。特別是在公路工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)過(guò)程中，公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不包含在單位管理系統(tǒng)中，施工單位甚至使用兼職人員進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致管理公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的效果相對(duì)較差，甚至出現(xiàn)缺乏專門的人員、專職崗位、專業(yè)工具的檔案管理現(xiàn)象。

（二）公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作不規(guī)范。公路工程建設(shè)項(xiàng)目主要的施工特點(diǎn)是在野外施工，在施工一線的注意力均集中在工程建設(shè)方面，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、安全和其他工作緊鑼密鼓地進(jìn)行，而高素質(zhì)的檔案資料管理人員嚴(yán)重缺乏，檔案從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)和技能嚴(yán)重不足，所以，在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案資料管理工作普遍不規(guī)范。

四、解決檔案資料管理工作問(wèn)題的措施

（一）加強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的責(zé)任意識(shí)。在工程建設(shè)過(guò)程中，全體施工人員和檔案工作人員必須提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。這不僅僅有利于各階段施工檔案的完整和齊全，而且也將為指導(dǎo)各個(gè)階段的有序施工提供關(guān)鍵的信息來(lái)源。此外，隨著工程建設(shè)檔案法制化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程，完善的工程建設(shè)檔案是竣工驗(yàn)收的基礎(chǔ)，倘若無(wú)法提交完善、優(yōu)質(zhì)的工程建設(shè)檔案，是不能通過(guò)驗(yàn)收的，是不合格的公路工程建設(shè)項(xiàng)目。

（二）規(guī)范公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的制度。為確保公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的及時(shí)歸檔和完整收集，理順和協(xié)調(diào)公路建設(shè)部門與設(shè)計(jì)單位的關(guān)系，與項(xiàng)目監(jiān)理單位的關(guān)系，以及與工程咨詢單位的關(guān)系，必須通過(guò)一個(gè)有效的制度對(duì)各單位的責(zé)任及義務(wù)進(jìn)行規(guī)范。首先，對(duì)文件存檔備案制度進(jìn)行明確，并以合同協(xié)議的形式明確各階段的設(shè)計(jì)、建設(shè)和咨詢，文件必須在單位檔案部門備案并及時(shí)歸檔。其次，在施工單位的各個(gè)部門對(duì)歸檔制度進(jìn)行建立，并規(guī)定歸檔的內(nèi)容、時(shí)間、方法、責(zé)任人和責(zé)任。再次，對(duì)檔案審查獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行建立，確認(rèn)檔案管理員。并對(duì)各部門員工和相關(guān)人員的職責(zé)和義務(wù)進(jìn)行明確，獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰要分明，調(diào)動(dòng)各部門的積極性，提高全體工作人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理質(zhì)量。最后，完善公路檔案管理設(shè)備，比如設(shè)立專門的檔案室，定制便于檔案長(zhǎng)久安全保存的檔案櫥柜、檔案盒等，也非常關(guān)鍵。

（三）加強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。加強(qiáng)公路工程檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的前提。人員是安全生產(chǎn)的主要積極因素，更是單位的寶貴財(cái)富。大多數(shù)檔案資料管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，或者剛畢業(yè)的學(xué)生缺乏工作經(jīng)驗(yàn)、兼職人員多等，這些專業(yè)素質(zhì)差的人將對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的有效運(yùn)行造成嚴(yán)重的影響。因此，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行公路工程檔案整檔、歸檔工作方法進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升每一位檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，是滿足公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作需要的有效途徑，使得工程項(xiàng)目各參建單位統(tǒng)一工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目開工初始就能規(guī)范化地收集整理各類原始資料。要有高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的責(zé)任意識(shí)，以實(shí)際行動(dòng)為導(dǎo)向，營(yíng)造重視公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的良好氛圍。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下，針對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作，我國(guó)相關(guān)制度正在積極引導(dǎo)其向規(guī)范化和法制化方向發(fā)展，然而，在新形勢(shì)下如何有效提升公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作質(zhì)量，提升其工作水平，需要我們每一位相關(guān)工作者從新的角度管理公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料，努力研究，用實(shí)際行動(dòng)進(jìn)行改進(jìn)和探索。