淺論醫(yī)院宣傳標識檔案管理的必要性、難點及對策

文/廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 譚凌宇

一、醫(yī)院宣傳標識及檔案概述

醫(yī)院宣傳標識是綜合考慮醫(yī)院空間特性、文化特色、推廣訴求及使用者的需求特性，利用圖形、文字、色彩、大小、位置、平曲度等空間信息符號，架設(shè)醫(yī)院與公眾的溝通橋梁、擴大共通意義空間、助力患者快捷就醫(yī)、提升患者就醫(yī)體驗的系統(tǒng)品牌傳播工程。作為醫(yī)院物質(zhì)文化、制度文化、行為文化和精神文化四層文化的有機統(tǒng)一和綜合載體，醫(yī)院宣傳標識的本質(zhì)就是廣告，它具有廣而告之、指明方向、醫(yī)患溝通、塑造形象、說服提醒等導(dǎo)診、交流、外宣、勸說功能。俗話說，人靠衣裝馬靠鞍，宣傳標識就是醫(yī)院的“容顏”和“臉面”，無時無刻不在體現(xiàn)著醫(yī)院的價值品位，是醫(yī)院無處不在的說明書和呈送給患者的第一張形象名片。

由馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》指出，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性，即真實和客觀。醫(yī)院宣傳標識檔案就是通過電子文件、實物資料等媒介形式及圖文、影像等符號形式對醫(yī)院宣傳標識管理活動中直接形成的具有保存價值的事項進行忠實記錄的檔案類型，已經(jīng)制作完成的宣傳標識設(shè)計方案、驗收實物圖等資料構(gòu)成該類檔案的必要內(nèi)容。如果說宣傳標識是醫(yī)院的“容顏”，那么宣傳標識檔案就是醫(yī)院“容顏史”“容顏錄”，是對醫(yī)院容顏面貌的原始記錄。

二、醫(yī)院宣傳標識檔案管理的必要性

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，隨著醫(yī)改不斷深化、醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)模擴大、醫(yī)療技術(shù)水平提升及人民群眾健康需求的日益增長，宣傳標識的制作需求日益多樣化、復(fù)雜化，標識所承載信息的有效性對提升醫(yī)院管理服務(wù)效能起到日益明顯而重要的作用。醫(yī)院宣傳標識是配合醫(yī)院各項診療業(yè)務(wù)開展的得力助手，是保持醫(yī)患視覺交流品質(zhì)的橋梁，傳遞醫(yī)學(xué)科普信息的重要窗口，而標識檔案信息是醫(yī)院發(fā)展史的縮影，忠實地記錄著醫(yī)院面貌的改變，是考察醫(yī)院發(fā)展歷程的依據(jù)。管理好宣傳標識檔案，才能讓標識管理有史可考、有據(jù)可依。隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的日臻完善及互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院建設(shè)的風(fēng)生水起，醫(yī)院宣傳標識檔案管理規(guī)范化、實效性及信息化也日益成為醫(yī)院檔案管理理論研究與實踐應(yīng)用關(guān)注的焦點命題。

三、醫(yī)院宣傳標識檔案管理的難點與問題

（一）管理觀念落后、意識淡薄。1.管理觀念上，沒有考慮到標識檔案管理的特殊性與技術(shù)性，將其與其他檔案管理混為一談，管理意識淡薄，進而導(dǎo)致管理思維、制度、流程、隊伍等較為落后，停留于“刀耕火種”的原始狀態(tài)。2.管理意識與思維缺乏自主性及系統(tǒng)化，將宣傳標識的設(shè)計方案等素材文件托管于制作方，需要時才問對方取用，使標識管理受制于人；管理員沒有建立一套系統(tǒng)化、信息化的標識檔案管理模式，使標識檔案處于線上線下不分、不同時期/內(nèi)容的標識檔案雜亂的無序狀態(tài)，降低了檔案利用效能。3.管理制度與流程上，沒有專門的標識檔案管理制度與流程，只能按一般的檔案管理制度與流程對標識檔案進行管理，導(dǎo)致醫(yī)院宣傳標識檔案管理存在流于形式，無章可依。4.管理隊伍配置上，目前醫(yī)院宣傳標識檔案管理缺乏專門人員和專業(yè)人才，一般由標識管理員兼任標識檔案員，標識檔案由標識管理員整理后移交給醫(yī)院檔案室，最多只是托管保存，“沉睡”在檔案架上的標識檔案，利用率不高，無法讓“沉睡”標識檔案按需“蘇醒”，為醫(yī)院新標識的設(shè)計制作“說話”。

（二）管理信息化程度不高。隨著傳播技術(shù)的更新迭代、現(xiàn)代醫(yī)院管理制度日臻完善及互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院的推廣普及，醫(yī)院標識檔案管理的信息化建設(shè)已提上日程。如：有些醫(yī)院雖然有線上審批的OA流程，但管理流程不完整，兼容性和系統(tǒng)化程度低，導(dǎo)致線上審批和標識檔案材料“兩張皮”“不一致”的現(xiàn)象較為普遍。而有些醫(yī)院因信息化程度較低，依然使用傳統(tǒng)的手工+電腦模式，降低標識檔案管理的效能。

（三）管理規(guī)范化程度不高。由于管理觀念、意識及信息化不強，標識檔案管理的規(guī)范化必受掣肘。目前，醫(yī)院的標識制作與檔案管理只滿足于當下，未考慮長遠，標識檔案管理無論從宏觀的管理部門職責(zé)制度流程、中觀層面的信息管理系統(tǒng)搭建還是微觀層面的標識檔案分類、標記、存儲與調(diào)取機制、模式及操作方法都存在混亂、無序的不規(guī)范現(xiàn)象。

四、醫(yī)院宣傳標識檔案管理的對策

（一）管理要科學(xué)，頂層設(shè)計須先行。從現(xiàn)代醫(yī)院管理視角看，要做好宏中微三個層面的頂層設(shè)計。在宏觀上，要從職責(zé)、制度、流程三個層面梳理各自部門的管理權(quán)限；中觀上，要組織信息部門、標識歸口主管部門、標識檔案管理部門開會研討現(xiàn)代化的標識檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的目標、要求、架構(gòu)、功能等，提高標識檔案管理的信息化程度；微觀上，標識檔案的分類可以參照標識制作的分類進行，如年度日期（制作時間）、制作原因（重要/緊急度、規(guī)定/自選）、申請/使用部門、供應(yīng)方、數(shù)量尺寸、工藝材質(zhì)、報價等內(nèi)容及檔案編號、存檔時間等管理信息，讓系統(tǒng)自動生成目錄清單，方便日常查閱、調(diào)取等，提升標識管理的規(guī)范化程度，讓標識檔案的價值得到彰顯與利用。

（二）管理要實效，管理的觀念與意識須強化。標識檔案管理與標識歸口制作管理應(yīng)分工合作。醫(yī)院從上到下應(yīng)提高對標識歸口制作管理與標識檔案管理的重視程度，把標識檔案管理作為醫(yī)院檔案管理的重要工作來抓。醫(yī)院層面要建立起科學(xué)嚴謹?shù)臉俗R檔案管理制度、切實可行的標識檔案管理流程，加強對專、兼職標識檔案管理員的配置與培訓(xùn)；標識檔案管理員也應(yīng)認識到自身工作的重要性，自覺學(xué)習(xí)掌握檔案、標識管理的專業(yè)知識與技能。其他辦公人員也應(yīng)提高對標識檔案管理重要性的認識，積極協(xié)助管理員對每一類標識檔案進行線上線下動態(tài)管理及完善，提升管理實效性。

（三）管理要持續(xù)，管理人員的素養(yǎng)須提升?！鞍l(fā)展是第一要務(wù)，人才是第一資源，創(chuàng)新是第一動力?！睒俗R檔案管理不僅屬于檔案管理，也是醫(yī)院宣傳工作的一部分，宣傳工作本身具有創(chuàng)造性，強調(diào)人的主觀能動性。標識管理要可持續(xù)、創(chuàng)新發(fā)展，必須要以人為本?！靶g(shù)業(yè)有專攻，責(zé)任在心中?！睒俗R檔案管理員應(yīng)具備宣傳管理和檔案管理的專業(yè)知識，為醫(yī)院重大工程“美容養(yǎng)顏、樹碑立傳”、為醫(yī)院標識可持續(xù)發(fā)展獻力、服務(wù)臨床及醫(yī)患溝通的責(zé)任感，精益求精、推陳出新的干事創(chuàng)業(yè)精神。1.提升專業(yè)素養(yǎng)。標識檔案管理員要具備宣傳能力和檔案管理能力，是橫跨宣傳與檔案兩界的復(fù)合型專業(yè)人才，要不斷關(guān)注學(xué)習(xí)和總結(jié)歸納兩個領(lǐng)域的理念思維觀點、最新動態(tài)前沿與操作技術(shù)方法，實現(xiàn)跨界整合，形成獨特的管理理念與工作體系，打造標識檔案管理的“名牌”。2.提升工作能力。結(jié)合醫(yī)院標識檔案管理發(fā)展趨勢及管理實際，加強學(xué)習(xí)，不斷更新管理知識結(jié)構(gòu)，熟練掌握各類標識檔案的內(nèi)容管理及各環(huán)節(jié)流程管理的特點、難點，靈活運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公自動化（OA）等，改進方法，提效增速，助力標識檔案管理“登上安全快車道”。