信息化背景下文書檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

文/中鐵一局集團(tuán)物資工貿(mào)有限公司 居華峰

文書檔案是對(duì)已經(jīng)發(fā)生過的事件的真實(shí)記錄，也是共享知識(shí)的重要載體，在當(dāng)前時(shí)代，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化是不可阻擋的趨勢(shì)。創(chuàng)新是靈魂，文書檔案管理在當(dāng)前時(shí)代也需要進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高度的信息化、智能化，為此如何創(chuàng)新成為非常值得探索的問題。

一、文書檔案管理信息化分析

文書檔案管理具有非常重要的意義，在當(dāng)前時(shí)代，信息化是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息化的文書檔案管理，具備如下優(yōu)勢(shì)特征：

（一）信息共享。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式下一般是用表格、照片、文件等紙質(zhì)形式來(lái)進(jìn)行保存，在共享方面因?yàn)樾枰斯?lái)進(jìn)行傳遞，過程相對(duì)來(lái)說比較復(fù)雜，信息共享的效率比較低。而信息化的文書檔案管理模式最顯著的特色就是信息共享。文書管理當(dāng)中所有涉及的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理后上傳到信息管理平臺(tái)上，只要符合平臺(tái)權(quán)限就能夠進(jìn)行絕大部分資料的查閱，涉密檔案則可以通過專門的權(quán)限來(lái)訪問。只要有需要查閱檔案資料的情況，只要滿足了權(quán)限要求就可以在管理平臺(tái)上查閱到，大大提高了信息共享的效率。

（二）信息查詢。傳統(tǒng)模式下，一般要查閱檔案資料時(shí)需要到館藏當(dāng)中查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，繁瑣而效率低，同時(shí)因?yàn)橐徊糠謾n案資料需求旺盛，翻閱次數(shù)多，有一定概率造成檔案資料的損壞。而信息化后，所有資料檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)服務(wù)器當(dāng)中，只需利用相應(yīng)的功能進(jìn)行查詢便可快速找到自己需要的資料。

（三）信息核查。文書檔案管理關(guān)鍵在建，核心在管，重點(diǎn)在用，這要求文書檔案的建立必須要真實(shí)可靠，管理要科學(xué)合理。文書檔案是對(duì)一些正在發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的事件的真實(shí)記錄，需要如實(shí)反映事件的前因后果和其中的人事物。檔案收集整理以及使用工作在傳統(tǒng)模式下往往需要人工持續(xù)到實(shí)地考察、監(jiān)督，效率低、周期長(zhǎng)，不利于資料的完善。而信息化后資料員將當(dāng)日資料上傳至檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)推送至相關(guān)部門審核，這樣相關(guān)部門就能夠更好地掌握實(shí)際情況，出具更有指導(dǎo)意義的政策措施。

信息化的檔案管理雖然是一種必然趨勢(shì)，但是文書檔案管理在信息化建設(shè)當(dāng)中也存在一些挑戰(zhàn)，導(dǎo)致信息化的程度不高，信息技術(shù)沒有發(fā)揮出作用，保密水平也不高，所以在信息化時(shí)代，探索文書檔案管理工作的創(chuàng)新意義重大。

二、文書檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策探析

（一）文書檔案管理創(chuàng)新的基本思路。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的需要，電子檔案方便快捷的查閱方式優(yōu)勢(shì)非常明顯，所以在堅(jiān)持創(chuàng)新方式與信息化齊步走的原則下，將電子檔案納入紙質(zhì)檔案整理工作流程之中，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”文書檔案管理模式，在具體操作過程中，應(yīng)因地制宜地找準(zhǔn)文書檔案管理的工作重點(diǎn)，突出建管用，與軟件公司合作研討，制定一款合適的、便捷完善的檔案管理軟件。重視信息安全，樹立保密意識(shí)，強(qiáng)化保密工作。

（二）文書檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策分析。文書檔案管理的信息化根本目的是提高文書檔案管理的效率，并能夠長(zhǎng)時(shí)間地將文書檔案保存下來(lái)且將其用在需要的地方。第一，文書檔案管理的創(chuàng)新最為基礎(chǔ)的一點(diǎn)在于，強(qiáng)化文書檔案管理的基礎(chǔ)，扎實(shí)做好檔案管理當(dāng)中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，包括檔案接收、保存、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、利用、編研等工作。即便是實(shí)現(xiàn)了信息化，文書檔案管理的傳統(tǒng)模式也是不過時(shí)的，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不變，而且因?yàn)閿?shù)字化處理資料后，紙質(zhì)檔案可以精心保存下來(lái)成為典藏，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)模式的升級(jí)，變成了記憶工作，而不是單純的保存資料。例如，現(xiàn)在的精準(zhǔn)扶貧工作當(dāng)中的檔案建設(shè)工作深入貧困村鎮(zhèn)，逐地逐戶地進(jìn)行實(shí)地考察，并與貧困人員進(jìn)行面對(duì)面的交流訪談，準(zhǔn)確摸清情況，包括經(jīng)濟(jì)情況、人口情況、收入來(lái)源、貧困原因、就業(yè)需求、培訓(xùn)意愿等等。進(jìn)一步要求在深入貧困地區(qū)進(jìn)行摸底工作時(shí)，做到五清四明，并建立基礎(chǔ)臺(tái)賬，調(diào)查一人、登記一人，避免出現(xiàn)錯(cuò)漏。第二，完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施（包括功能相對(duì)強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、條碼掃描槍等）外，還需配備相應(yīng)的軟件——適應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。且至少應(yīng)包括業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用服務(wù)等功能模塊。建立數(shù)字電子檔案管理平臺(tái)，作為檔案管理中心或者是數(shù)據(jù)交換平臺(tái)。面向有需求的人士提供檔案服務(wù)。檔案關(guān)鍵在于，要將重心下到基層，聚焦基層，通過實(shí)地調(diào)研的方式，摸清情況建立準(zhǔn)確的文書檔案，講究實(shí)事求是，哪怕是一個(gè)小數(shù)點(diǎn)都要仔細(xì)、反復(fù)核對(duì)。而精心制作的文書檔案要通過硬件設(shè)施，比如掃描儀等進(jìn)行數(shù)字化處理后上傳到電子檔案管理平臺(tái)的服務(wù)器當(dāng)中，數(shù)字檔案館基于專門的檔案管理系統(tǒng)對(duì)上傳的資料進(jìn)行審核、歸檔。同時(shí)檔案館要指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理系統(tǒng)使用方面的問題，使電子文件的形成、歸檔、使用規(guī)范化。構(gòu)建數(shù)字化檔案館所需要的硬件設(shè)備的成本相對(duì)較高，為此還要考慮信息資源建設(shè)問題，要考慮好是否將全部資料完全數(shù)字化，還是將重點(diǎn)資料、珍貴資料又或者高頻使用率檔案進(jìn)行數(shù)字化。第三，要強(qiáng)化監(jiān)管，做到同步部署、同步實(shí)施、同步檢查、同步驗(yàn)收，工作走到哪里，檔案服務(wù)工作就做到哪里。只有強(qiáng)化監(jiān)管才能保證檔案工作的高效性。比如精準(zhǔn)扶貧當(dāng)中，一般情況下，各個(gè)村會(huì)按照村級(jí)資料、村級(jí)留存，上下級(jí)資料、本級(jí)備案留存的原則進(jìn)行扶貧檔案資料的收集與管理。因?yàn)闄n案是一個(gè)部門，而扶貧工作又是另一個(gè)部門在負(fù)責(zé)，可能會(huì)出現(xiàn)工作開展不暢的情況。為此要聚焦基層建立健全檔案機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度，管理人員和設(shè)備設(shè)施。第四，因?yàn)槲臅鴻n案有電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種類型，電子檔案本質(zhì)是紙質(zhì)檔案的延伸，方便使用，而紙質(zhì)檔案如何保存是非常值得考慮的問題。一般來(lái)說，大部分紙質(zhì)檔案會(huì)用塑料盒來(lái)保存，但塑料盒特別易碎，不利于保存。所以要思考如何用更好的方法來(lái)將紙質(zhì)檔案打造成典藏，將這些珍貴的資料保護(hù)并留存下來(lái)，筆者建議使用統(tǒng)一制定的歸正有序、分類清晰的檔案保存外盒——無(wú)酸卷盒來(lái)保存。這種保存盒不易老化破損，耐腐蝕，非常適合長(zhǎng)期保存。注意保存盒上標(biāo)準(zhǔn)檔案的分類情況，一個(gè)保存盒存一個(gè)類型的文書檔案，在卷盒背脊信息的基礎(chǔ)上，完善出全宗號(hào)、類別代號(hào)、編號(hào)、保管期限、件號(hào)等信息，形成綜合信息卷面，方便查找檔案。第五，做好文書檔案管理當(dāng)中的保密工作，現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮的作用越來(lái)越顯著，但是大數(shù)據(jù)也帶來(lái)了一個(gè)問題，就是信息共享下的公開化，很多資料都是暴露在網(wǎng)絡(luò)上的，信息安全是重中之重。文書檔案管理的信息化進(jìn)度不快主要還是因?yàn)樾畔踩珕栴}。所以這里必須要做好信息安全防護(hù)問題，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案的安全共享。為此要突出一個(gè)數(shù)據(jù)脫敏和數(shù)據(jù)加密，針對(duì)數(shù)據(jù)的身份、屬性等進(jìn)行擴(kuò)展式加密。該技術(shù)主要的手段是密鑰基加密和政策基加密，前者是在密文當(dāng)中整合集成密文和屬性，并形成映射關(guān)系，當(dāng)用戶在訪問數(shù)據(jù)時(shí)，需要提供映射關(guān)系當(dāng)中的謂詞（密鑰）來(lái)解密。后者則是將明文數(shù)據(jù)表示為與、或、非用邏輯表達(dá)的方式進(jìn)行加密，用戶獲取了數(shù)據(jù)要解密需要滿足對(duì)應(yīng)屬性的密鑰要求。第六，人才是關(guān)鍵，要清楚地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前文書檔案管理工作當(dāng)中面臨的一些現(xiàn)實(shí)問題，其中人才問題是關(guān)鍵，即很少能夠配齊具有較高檔案管理知識(shí)與技能的專業(yè)人才。上一級(jí)檔案部門要牽頭進(jìn)行專題培訓(xùn)，上一級(jí)部門參與調(diào)研、軟件開發(fā)的人員要針對(duì)檔案工作進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)指導(dǎo)，通過集中授課，親自指導(dǎo)的方式，將關(guān)于文書檔案規(guī)范化管理的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的講解，同時(shí)構(gòu)建QQ群、微信群，通過新媒介來(lái)保證隨時(shí)隨地溝通交流，幫助基層檔案工作人員答疑解惑。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代，人們對(duì)檔案信息的需求在不斷增大，文書檔案管理工作面臨一些挑戰(zhàn)，當(dāng)然也有基于實(shí)踐，圍繞信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新意義重大，本文提出了一些創(chuàng)新的方法，希望有一定參考價(jià)值。