公司存貨管理內(nèi)部控制分析

吳銳

摘 要：文章以A企業(yè)為例，提出了通過實行科學(xué)的存貨內(nèi)部管控來減少公司的平均經(jīng)費占用水平，提升存貨的流通速度與總資本周轉(zhuǎn)率，最后提升公司的經(jīng)濟利益。

關(guān)鍵詞：公司 ?存貨管控 ?內(nèi)控分析

存貨屬于企業(yè)資產(chǎn)的關(guān)鍵構(gòu)成部分之一，其直接體現(xiàn)了公司的生產(chǎn)運營情況與經(jīng)費運轉(zhuǎn)狀況。存貨占用經(jīng)費比例的高低，流轉(zhuǎn)速率的快慢，對公司的資產(chǎn)及損益有較大影響。存貨內(nèi)控的優(yōu)劣直接關(guān)系著公司的財務(wù)情況，所以，強化公司存貨內(nèi)控是十分有必要的。

一、存貨內(nèi)控管理的內(nèi)容

（一）存貨采購管理的內(nèi)容

（1）采購方案。采購部門按照公司生產(chǎn)運營計劃與材料請購單制定采購方案，提出詳細(xì)的采購目錄，通過主管計劃的負(fù)責(zé)對象審查后報上級主管審批。

（2）考核體系。公司要結(jié)合預(yù)算相關(guān)規(guī)定，按照本單位業(yè)務(wù)特征制定存貨年度、季度以及月度采購、生產(chǎn)、保存以及銷售預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算對具體執(zhí)行狀況進(jìn)行考核。

（二）存貨存儲管理的內(nèi)容

（1）存儲已檢驗的存貨。把已驗收的存貨保管和采購的其余職權(quán)相隔離，能夠減少沒有通過授權(quán)的采購風(fēng)險，存儲物品的倉儲區(qū)要相對分離，限制閑雜人等靠近。

（2）存貨清點與處置。要保障存貨賬實一致，倉庫保管者要定時清查庫存存貨，制定庫存清查表，并提出處置意見。財會者年末要抽檢存貨清查表，針對生產(chǎn)過程已沒有轉(zhuǎn)讓價值和其他足夠證明已沒有應(yīng)用價值與轉(zhuǎn)讓優(yōu)勢的存貨，按照主管單位及相關(guān)部門審批的處置意見，與倉庫保管者一同調(diào)解存貨賬務(wù)，由此保證賬實一致。

（三）存貨領(lǐng)用管理的內(nèi)容

（1）填寫領(lǐng)料單。為強化對存貨領(lǐng)用的管控，要明確專人填寫領(lǐng)料單，實行領(lǐng)料負(fù)責(zé)制。

（2）領(lǐng)料管理。材料要由班組長和其他固定員工依靠領(lǐng)料單進(jìn)倉庫領(lǐng)取，倉庫員工發(fā)料時要仔細(xì)核實領(lǐng)料單，確定準(zhǔn)確無誤后雙方簽字，確定辦好交接手續(xù)。

二、A企業(yè)存貨內(nèi)控常見的問題

（一）存貨內(nèi)控環(huán)境問題

（1）缺乏單獨的內(nèi)控組織部門。企業(yè)沒有設(shè)置專業(yè)的內(nèi)控部門，各種控制機制由各單位領(lǐng)導(dǎo)人員管理，通過上級對下屬業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢測。以材料管理為例，材料從購置到保管及出庫的控制，由供應(yīng)部門、倉庫自主管理，無審核控制部門對其加以監(jiān)督。

（2）缺少橫向監(jiān)督機制。采購部門通過生產(chǎn)加工部門兼任，生產(chǎn)加工部門不僅是物料的采購部門還是物料領(lǐng)料部門，這兩部門合成一體，是不滿足企業(yè)內(nèi)部管控流程的，采購部門購置和生產(chǎn)加工部門領(lǐng)料要分離開來，否則將無科學(xué)的制約效應(yīng)。該種內(nèi)部管理造成的結(jié)果僅僅能從縱向管理，缺少橫向監(jiān)督檢測，不僅會產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象，還會由于橫向交流監(jiān)督不當(dāng)，缺少從企業(yè)總體角度考量的管理設(shè)計，浪費與低效的情況不能避免。因為組織結(jié)構(gòu)不健全，缺少嚴(yán)格的控制對策，進(jìn)而出現(xiàn)了諸多內(nèi)耗，增多了公司運營支出。

（二）存貨流轉(zhuǎn)問題

存貨購置超量。企業(yè)各部門的職責(zé)與目標(biāo)不相同，銷售部門按照用戶的訂單通知購貨部門與生產(chǎn)部門。由于企業(yè)客戶很多，產(chǎn)品類型復(fù)雜，用戶常常有臨時調(diào)整訂單和取消訂單的情況，采購部門為確保不影響生產(chǎn)進(jìn)度，材料可以及時提供，通常在接到銷售部門訂單時，便立即將材料采購方案給材料供貨商，而在材料購置時還增加相關(guān)比例數(shù)量。所以造成材料超量購置與倉庫儲材庫存很大的情況，占用了企業(yè)大多數(shù)流動經(jīng)費。此外，存貨采購超量也有如下幾點原因：其一，常規(guī)物資的訂貨計劃性不好，未根據(jù)車間加工節(jié)奏來科學(xué)分配材料購置數(shù)量與物資入庫批次，若遇到用戶臨時取消訂單，將導(dǎo)致購入材料的呆滯。其二，小批量商品的材料訂貨量多，入庫后領(lǐng)取頻率小，出現(xiàn)了物資積壓。其三，產(chǎn)品研發(fā)試制階段，投入的規(guī)模過大，采購數(shù)量過多，無法及時消化。

三、強化公司存貨內(nèi)控的途徑

（一）營造良好的內(nèi)控條件

公司所有職工要形成高度的存貨內(nèi)控觀念，這針對加強公司存貨的內(nèi)控是非常重要的。公司領(lǐng)導(dǎo)人員要堅決支撐在公司內(nèi)部傳播存貨內(nèi)控的思想，令加強存貨內(nèi)控的觀念深入人心。另外，還要提升職工素養(yǎng)，建立公司文化，提高組織管理意識。唯有從思想方面加強存貨內(nèi)控，制定出存貨各個流程的內(nèi)控機制，方可達(dá)到最佳的內(nèi)控效果，并保障制度的貫徹執(zhí)行，達(dá)到內(nèi)控的最終目的。

（二）定時對存貨控制狀況展開風(fēng)險評價

公司面臨激烈的競爭環(huán)境，風(fēng)險是不可避免的，公司要不定時的采集存貨相關(guān)資料，及時判斷、合理分析運營項目中與現(xiàn)實存貨管理目標(biāo)有關(guān)的風(fēng)險，且對風(fēng)險展開判斷與評價。按照評價與判斷的風(fēng)險采取定性和定量相融合的辦法進(jìn)行分析，以明確科學(xué)的風(fēng)險應(yīng)對對策。

（三）采用科學(xué)有效的存貨內(nèi)控機制

（1）存貨采購管理：①采購方案。存貨采購需要建立采購方案，保證采購存貨是運營所要，防止存貨積壓、耗費。要科學(xué)設(shè)置物資在產(chǎn)品、產(chǎn)成品方面的比重，按照倉儲方案、經(jīng)費狀況、生產(chǎn)方案、銷售方案等建立采購方案。采購中心的物資采購方案在通過該內(nèi)控監(jiān)管單位備案審查通過后，才可以根據(jù)計劃開始采購工作。②簽署采購合同。采購者要根據(jù)采購方案找到相關(guān)供貨商，根據(jù)采購方案羅列物資尺寸型號，按照生產(chǎn)計劃設(shè)置分批送貨時間、材料購價等簽署采購合同。采購者要根據(jù)計劃訂立合同，無權(quán)在授權(quán)以外簽署合同與調(diào)整合同內(nèi)容，訂立后的合同復(fù)印件要送財務(wù)中心與采購計劃中心審查并留存。③存貨驗收與入庫。保障存貨的購置總數(shù)、品種、性能滿足合同需求，倉庫保管者要按照采購中心編制通過主管審批后的購置計劃訂單確立的時間范圍、總數(shù)范圍內(nèi)收獲，出具質(zhì)量檢查通知單，等質(zhì)量檢測部門檢測達(dá)標(biāo)后使之出具產(chǎn)品驗收合格單，倉庫保管者清查商品總數(shù)并檢測商品是否有損壞，及時、精準(zhǔn)、安全的處理入庫手續(xù)。④制定記賬憑證。存貨檢驗合格后，辦理暫估入庫，做暫估入庫單，采購部門根據(jù)合同取得發(fā)票后，交倉庫核對數(shù)量及暫估的金額，然后倉庫將原暫估沖紅，做采購入庫單交采購部門，采購部門將采購入庫單附在發(fā)票后交財務(wù)審核，由此制定相關(guān)記賬憑證與登記相關(guān)明細(xì)賬以及總分類賬。⑤支出款項。企業(yè)在準(zhǔn)備支出時，要核實支出條件，并檢查經(jīng)費是否足夠。在支出的基礎(chǔ)上記錄銀行日記賬，便于登記所有支出。⑥財會記錄。財務(wù)部門按照審批后的支出憑單，支出單據(jù)制定會計憑證，記錄用戶交易明細(xì)賬。

（2）存貨入庫管理：①嚴(yán)格落實存貨驗收流程。倉庫保管者按照內(nèi)控監(jiān)督部門審核的采購方案收貨，對質(zhì)量檢驗達(dá)標(biāo)的材料處理入庫手續(xù)，對檢驗不達(dá)標(biāo)的存貨要立即辦理退貨和索賠。對超出計劃總數(shù)與時間的材料一律禁止處理入庫手續(xù)。②需要材料供貨商定期送貨。由于倉庫保管者有限，必須要求材料供貨商送貨的，供貨商會每周一到周五送貨，且倉庫辦理物資入庫手續(xù)，其他時間倉庫保管者就能夠盤點送貨單、發(fā)票檢驗、記賬物卡等業(yè)務(wù)了。

四、結(jié)束語

總之，存貨內(nèi)控針對公司的運營管理而言意義顯著，存貨內(nèi)控的優(yōu)劣直接關(guān)系著公司的成本及經(jīng)濟利益。制定科學(xué)有效的存貨內(nèi)控制度，嚴(yán)格落實并伴隨公司的發(fā)展持續(xù)完善，方可提升存貨控制水平;制定滿足公司本身發(fā)展需求的管理平臺，加強數(shù)字化管理，方可令公司存貨內(nèi)控滿足時代需求，緊跟技術(shù)腳步，科學(xué)整理內(nèi)部資源;合理使用外界資源，方可開發(fā)公司存貨內(nèi)控潛力，營造最大化社會價值以及經(jīng)濟效益。

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