漫談4S店的備件庫存管理

文：趙艷豐

筆者市場考察時(shí)發(fā)現(xiàn)，汽車備件的庫存管理成功與否，對(duì)于4S店降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，提高核心競爭力至關(guān)重要。備件的庫存管理是汽車售后服務(wù)的重要內(nèi)容，但目前市面上很多4S店對(duì)備件服務(wù)的關(guān)注點(diǎn)集中在需求預(yù)測方面。本文以備件的庫存管理為探討內(nèi)容，借助案例的形式進(jìn)行深入剖析，希望能從不同的角度帶給4S店從業(yè)者一點(diǎn)啟示。

一、備件庫存管理現(xiàn)存的問題

大連惠通公司（化名）是一家集汽車銷售、維修、零備件供應(yīng)和汽車美容為一體的大型綜合性汽車銷售服務(wù)公司。近年來，惠通公司（以下簡稱惠通4S店）存在著汽車備件庫存量大、信息混亂及庫存管理不善等問題，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.倉儲(chǔ)作業(yè)方式落后

目前，惠通4S店的備件倉儲(chǔ)作業(yè)仍采用人工操作。供應(yīng)商供貨到本部倉庫后，由人工進(jìn)行驗(yàn)貨、包裝、標(biāo)識(shí)和盤點(diǎn)等作業(yè)。傳統(tǒng)的操作手段工作效率低、準(zhǔn)確性差，在秋、冬季及天氣惡劣時(shí)，工人作業(yè)面臨更大難度和挑戰(zhàn)。

2.死庫存現(xiàn)象嚴(yán)重

死庫存問題是困擾很多企業(yè)的一個(gè)共性問題，死庫存產(chǎn)生的原因是貨物出現(xiàn)了滯銷的現(xiàn)象或者產(chǎn)品更新?lián)Q代所導(dǎo)致的?；萃?S店同樣面臨這樣的問題，死庫存帶來的貶值成本巨大，嚴(yán)重阻礙了公司的發(fā)展。死庫存主要受采購計(jì)劃、供應(yīng)計(jì)劃、市場供求變動(dòng)、技術(shù)更新及金融環(huán)境等因素影響，商品儲(chǔ)存期越長，受外界因素影響發(fā)生變化的可能性就越大，而且發(fā)生變化的程度也越深。因此，惠通4S店倉庫應(yīng)堅(jiān)持先進(jìn)先出的發(fā)貨原則，定期盤點(diǎn)，及時(shí)處理接近保存期限的商品，對(duì)于落后產(chǎn)品或接近淘汰的產(chǎn)品限制入庫。

3.庫存管理意識(shí)尚淺

庫存管理向來沒有得到公司高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致庫存管理隨意性嚴(yán)重并且?guī)齑媪吭龃蟆９芾砣藛T的素質(zhì)相對(duì)不高，大部分員工的文化水平偏低，因此整個(gè)管理缺乏統(tǒng)籌，以經(jīng)驗(yàn)來處理工作中的問題，缺少了科學(xué)的管理。較高的庫存量，給庫管員的管理增加了難度和工作量，導(dǎo)致企業(yè)不得不增加庫管員以完成日常的管理工作，加重了企業(yè)的支出負(fù)擔(dān)。同時(shí)，庫存?zhèn)浼^多，也經(jīng)常出現(xiàn)備件丟失或因保管不善導(dǎo)致的備件損壞問題。車輛維修備件多為金屬件和電子件，金屬件長期存放會(huì)因?yàn)闈穸容^大產(chǎn)生銹蝕；電子件因?yàn)楸容^精密，不進(jìn)行特殊存放加以保護(hù)的話，也會(huì)發(fā)生損壞的情況。

4.缺乏科學(xué)的管理系統(tǒng)

現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，充分利用數(shù)據(jù)挖掘和分析的方法，通過信息化進(jìn)一步提升企業(yè)的管理水平有很大必要。而惠通4S店目前就缺乏信息化管理系統(tǒng)，沒有對(duì)庫存物品進(jìn)行科學(xué)的分類，對(duì)各種庫存物品只是作籠統(tǒng)的處理。一旦負(fù)責(zé)人進(jìn)行了更換，熟悉這一過程需要較長的時(shí)間。

5.倉儲(chǔ)管理水平滯后

惠通4S店的維修備件庫存管理落后，經(jīng)常發(fā)生庫存實(shí)際數(shù)量與系統(tǒng)顯示數(shù)量不符的情況。而且倉庫及車間管理人員意識(shí)落后，認(rèn)為價(jià)值低并且很小的物料丟失也無所謂，對(duì)4S店售后服務(wù)和公司不會(huì)造成太大影響。如此管理致使庫存信息不準(zhǔn)確，惠通4S店上下對(duì)庫存數(shù)據(jù)沒有信心，以至于各個(gè)部門都期望增加庫存以保證備件充足和供應(yīng)的連續(xù)性。

6.定量化管理手段應(yīng)用少

在惠通4S店，汽車備件采購一般是老采購員憑借長年的工作經(jīng)驗(yàn)制定，采購計(jì)劃制定比較隨意，而新采購員因經(jīng)驗(yàn)不足，通常制定的采購需求計(jì)劃與實(shí)際相差較大。近幾年，惠通4S店發(fā)展迅速，原有的采購方法已明顯不能適應(yīng)如今的需要，所以惠通4S店非常有必要通過科學(xué)技術(shù)手段達(dá)到管理的目的。通過歷史數(shù)據(jù)的整理和分析，借助合適的統(tǒng)計(jì)預(yù)測方法得出有效結(jié)論，這將對(duì)企業(yè)庫存管理水平的提高起到重要作用。

二、備件庫存管理的優(yōu)化方案

庫存控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到企業(yè)內(nèi)部管理人員的理念、技術(shù)水平以及企業(yè)需要面對(duì)的供應(yīng)鏈環(huán)境。因此，要結(jié)合惠通4S店備件供應(yīng)鏈的實(shí)際情況，找到真正適合該公司的庫存管理方法，采用恰當(dāng)?shù)膸齑娌呗圆拍軐?shí)現(xiàn)備件庫存優(yōu)化的目標(biāo)。

1.基于ABC分類法的庫存優(yōu)化

ABC分類法庫存控制中，最基本、有效的指導(dǎo)思想是80/20原則。ABC分類法的核心理念也是源于這個(gè)原則，它的目的是對(duì)庫存實(shí)行簡單控制，同時(shí)考慮經(jīng)濟(jì)因索，將備件庫存分為不同的3類（圖1）。

A類備件。此類備件需要重點(diǎn)經(jīng)營，該類備件是易損易耗件，用戶廣泛，需求量很大。在倉庫管理上，對(duì)A類備件進(jìn)行重點(diǎn)管理，做到快進(jìn)快出，加速周轉(zhuǎn)。

B類備件。此類備件處于中間位置，只需要對(duì)其進(jìn)行一般管理即可，在管理上注重進(jìn)銷平衡，避免存在大量積壓。

圖1 ABC分類法曲線圖

C類備件。此類備件的品種繁多，但是資金占用卻很小，企業(yè)可以根據(jù)自身的經(jīng)營條件，設(shè)定該類備件的最大儲(chǔ)備量和最小儲(chǔ)備量。

ABC分類法可有效降低死庫存現(xiàn)象和提高資金的利用率。對(duì)于備件需求不確定性和隨機(jī)性的問題，采用對(duì)備件銷售歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和分類，最后得到各類備件的使用情況統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，最大程度減小隨機(jī)性導(dǎo)致的需求預(yù)測問題。

2.備件聯(lián)合庫存的優(yōu)化策略

聯(lián)合庫存管理（JMI）是由客戶端安裝一個(gè)物流操作系統(tǒng)，把各個(gè)供應(yīng)商的庫存通過該系統(tǒng)連接起來，客戶可以通過該系統(tǒng)查看所有供應(yīng)商的實(shí)時(shí)庫存情況。同時(shí)，供應(yīng)商和客戶達(dá)成協(xié)議，承諾在一定條件下交換相類似的原材料并支付一定的報(bào)酬，這樣就可以使每個(gè)供應(yīng)商的庫存降低，提高整體服務(wù)水平（圖2）。

依據(jù)惠通4S店的庫存管理現(xiàn)狀，運(yùn)用JMI具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢：在信息共享的環(huán)境下，惠通4S店與供應(yīng)商（廠家）聯(lián)合管理庫存，協(xié)商庫存管理策略，有助于發(fā)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理中存在的問題和缺點(diǎn)；可以降低庫存的不確定性，減少甚至消除供應(yīng)鏈中的需求變異放大現(xiàn)象，進(jìn)而提高供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性；為實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的同步化運(yùn)作提供了有利的條件和保障；提供了良好的運(yùn)作平臺(tái)及技術(shù)理論基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了公司的準(zhǔn)時(shí)采購、精細(xì)管理及零庫存管理。

圖2 JMI下的分銷網(wǎng)絡(luò)及庫存管理模式

具體如何將JMI系統(tǒng)用于惠通4S店的日常庫存管理中，實(shí)施過程如下。

（1）建立供需協(xié)調(diào)的管理機(jī)制

根據(jù)JMI的管理思想，建立供需協(xié)調(diào)管理機(jī)制，明確各自的目標(biāo)和職責(zé)，建立溝通合作渠道，有利于發(fā)揮聯(lián)合庫存管理的作用。為了建立有效的供需協(xié)調(diào)管理機(jī)制，應(yīng)采取以下措施。

首先，建立共同的合作愿景。共同的目標(biāo)就是要建立聯(lián)合庫存管理模式，使惠通4S店的備件管理和上下游供應(yīng)商的總成本降低、總庫存成本減小、總周期時(shí)間縮短以及優(yōu)化物流質(zhì)量，采購成本、運(yùn)輸成本、庫存成本、制造成本及供應(yīng)鏈中的其他成本費(fèi)用達(dá)到最低。供需各方應(yīng)該求同存異，本著互惠互利的原則，通過查詢歷史、專業(yè)評(píng)估、管理咨詢和實(shí)驗(yàn)?zāi)ズ系榷喾N方式建立合作愿景，為共同的利益著想。同時(shí)，理解供需雙方在市場目標(biāo)中的共同之處和沖突點(diǎn)，共同之處是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的整體利益最大化，沖突點(diǎn)是各自的配件庫存控制和資金占用，要協(xié)商形成共同的目標(biāo)。還有供應(yīng)鏈各方利潤的共同增長和風(fēng)險(xiǎn)因素也在考慮之中，這是建立有效的供需協(xié)調(diào)管理機(jī)制的首要前提。

其次，建立聯(lián)合庫存管理的協(xié)調(diào)控制方案。建立聯(lián)合庫存管理中心，需要確定優(yōu)化庫存的方法，包括如何在本4S店的維修部門倉庫與上級(jí)供應(yīng)商和下級(jí)零售維修點(diǎn)之間進(jìn)行調(diào)節(jié)與分配庫存；按照時(shí)間優(yōu)先、效率優(yōu)先、上級(jí)優(yōu)先、重要配件優(yōu)先和大修優(yōu)先的順序，合理調(diào)節(jié)與分配汽車維修配件。具體做法是：先申請的公司和部門先提供維修配件，級(jí)別層較高的公司和部門優(yōu)先提供，車輛大修等待關(guān)鍵配件的先行提供，對(duì)于發(fā)動(dòng)機(jī)或液壓泵等關(guān)鍵重要配件，要及時(shí)安排物流；庫存的最大量和最低庫存水平及安全庫存的確定，即如何保證各類型備件的合理庫存，保證既不出現(xiàn)庫存過高，占用資金過多的問題，也不出現(xiàn)某些配件庫存短缺的問題，更加不要出現(xiàn)某些配件如高價(jià)格的發(fā)動(dòng)機(jī)庫存數(shù)量過多，而某些常用配件如火花塞或制動(dòng)片庫存常常短缺；關(guān)于需求的預(yù)測，應(yīng)根據(jù)客戶和上下級(jí)合作伙伴及維修部門反饋的情況，進(jìn)行科學(xué)分析并做出合理需求預(yù)測。

再次，建立監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制。利益分配是否合理，實(shí)施聯(lián)合庫存管理的各節(jié)點(diǎn)企業(yè)行為是否規(guī)范，在效率優(yōu)先的同時(shí)也要體現(xiàn)公平原則，這就需要一套激勵(lì)和監(jiān)督機(jī)制來保障。各相關(guān)合作伙伴通過協(xié)商和洽談，建立一種公平的利益分配制度，對(duì)上游供貨商，采取合理的利潤分配方案，對(duì)參加協(xié)調(diào)庫存管理中心的各個(gè)企業(yè)進(jìn)行有效激勵(lì)。根據(jù)配件提供的速度、質(zhì)量和客戶的滿意度量化打分。每一分的權(quán)重不相同，汽車公司和省級(jí)配件供應(yīng)商因?yàn)榘l(fā)貨量大，相同分?jǐn)?shù)的利潤分配略低。而汽車配件分銷商付出的較多，銷量較少，在利潤分配時(shí)，分配額為前者的2倍。這樣能有效防止機(jī)會(huì)主義行為，增強(qiáng)供應(yīng)鏈下游企業(yè)的積極性，增加協(xié)作性和協(xié)調(diào)性。

最后，建立高效的信息共享平臺(tái)。聯(lián)合庫存管理只有建立一個(gè)信息高度共享的平臺(tái)，才能減少需求信息的扭曲。平臺(tái)的建設(shè)可將現(xiàn)代信息技術(shù)融合進(jìn)去，比如EDI技術(shù)、條形碼技術(shù)、掃描技術(shù)、ERP技術(shù)、PDM技術(shù)及MRPII技術(shù)?；萃?S店經(jīng)與供應(yīng)鏈上下游企業(yè)洽談，擬花費(fèi)80萬元開發(fā)一套完整的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)與上下游企業(yè)建立一個(gè)暢通的信息溝通橋梁和聯(lián)系紐帶。對(duì)于人員溝通，通過該系統(tǒng)的郵件系統(tǒng)，及時(shí)有效進(jìn)行溝通和訂單下發(fā)，部門與部門之間協(xié)調(diào)效率更高，訂單處理時(shí)間將由過去的2天縮短到2 h。

對(duì)于備件的訂購、入庫和出庫，通過系統(tǒng)將條碼技術(shù)和掃描技術(shù)充分運(yùn)用，能第一時(shí)間獲知配件的準(zhǔn)確信息和位置。同時(shí)，相關(guān)人員還可以催促汽車配件發(fā)貨進(jìn)度，避免出現(xiàn)汽車已拆解，但配件還未到貨的情況，有效提高了工作效率。經(jīng)初步使用和測算，該套系統(tǒng)可提高工作效率37%，以前車輛進(jìn)行大修，從報(bào)備到維修完成需要8個(gè)工作日，現(xiàn)在只需要5個(gè)工作日即可完成。

（2）建立完善的信息系統(tǒng)及快速的響應(yīng)系統(tǒng)

備件在入庫前，惠通4S店的庫存管理人員給每個(gè)備件貼上條形碼或訂單標(biāo)識(shí)，這就相當(dāng)于給到庫的每個(gè)備件一個(gè)“身份證”，使備件的管理形似“超市”。通過供應(yīng)鏈信息管理系統(tǒng)的處理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，加快了訂單處理和存取速度，縮短了車輛維修時(shí)間，從而提高了服務(wù)滿意度。

（3）充分利用第三方物流

第三方物流系統(tǒng)作為獨(dú)立的個(gè)體，是供應(yīng)商與客戶的中間人。JMI實(shí)施過程中，第三方物流直接與惠通4S店的JMI系統(tǒng)聯(lián)系，可為客戶選購、運(yùn)輸及存儲(chǔ)備件。其與供應(yīng)商、制造商和分銷商等都有接觸，使公司的庫存管理一體化，加速了供應(yīng)鏈的運(yùn)行。

第三方物流供應(yīng)商可以提高庫存管理服務(wù)的效率，從而降低庫存的成本。實(shí)行第三方物流要建立在共同合同的基礎(chǔ)之上，它是一種互利互惠、共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)以及共享回報(bào)的長期合作聯(lián)盟。企業(yè)通常向第三方物流供應(yīng)商支付管理服務(wù)費(fèi)用，而不需要自己內(nèi)部維持物流的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。同時(shí)，第三方物流供應(yīng)商可以面向多個(gè)企業(yè)服務(wù)，可以隨時(shí)靈活調(diào)節(jié)自身資源的利用效率。目前，惠通公司與德邦物流和順豐速運(yùn)等物流長期合作，年收發(fā)貨物14000余單。

3.優(yōu)化內(nèi)部管理

（1）庫存擺放標(biāo)準(zhǔn)

在倉庫中，對(duì)汽車備件要求達(dá)到目視化管理，即所有備件在無需等高的情況下，在目視范圍內(nèi)即可看到。對(duì)于大型備件，比如發(fā)動(dòng)機(jī)、傳動(dòng)軸總成或車架總成等一般放在底層；對(duì)于常用的小備件，如火花塞、活塞及車燈等，一般放在手臂下垂高度和胸部高度之間的貨臺(tái)上；不常用的小備件，一般放在較高的位置。特殊物品需打報(bào)告后方可進(jìn)行擺放。

（2）庫存竄賬管理

要求賬物數(shù)量相符，各賬物的庫存位置也要相符。在完成此次整改后，需制定倉庫管理方案，定期安排人員進(jìn)行備件擺放審查，做到備件整齊、系統(tǒng)數(shù)量及庫存位置正確，堅(jiān)決杜絕賬物不符的現(xiàn)象。

（3）備件的入庫管理

要求備件到貨后立即檢驗(yàn)，進(jìn)入庫房的是完整可用備件，原則上當(dāng)天到的備件需要當(dāng)天處理完畢。特殊情況下，允許隔天完成全部入庫，最遲不得超過到貨后的2天。同時(shí)，按照要求將退貨單的明細(xì)填好并備案1份。

（4）備件的出庫管理

要求當(dāng)天出庫的單據(jù)，必須當(dāng)天完成審核。進(jìn)入倉庫取貨，必須憑單據(jù)操作，尤其是維修出庫，首先要開具維修單，之后再根據(jù)領(lǐng)料單進(jìn)行操作，堅(jiān)決不允許在無任何單據(jù)的情況下，維修人員、客戶或外來人員等獨(dú)自進(jìn)入備件庫取貨。取出備件后如果遇到退貨的情況，務(wù)必及時(shí)放回原處，不得隨意隨地?cái)[放備件。

出庫當(dāng)天，要求驗(yàn)貨員核對(duì)當(dāng)天出庫數(shù)量和件號(hào)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤的，要及時(shí)和前臺(tái)工作人員溝通，不得進(jìn)行隱瞞。每天核對(duì)好的現(xiàn)金單和領(lǐng)料單，整理后送到備件經(jīng)理處進(jìn)行最后核對(duì)，記錄好發(fā)貨站與備件編號(hào)方便查找。要保存好發(fā)貨單據(jù)，特別是代收的單據(jù)，如果因?yàn)閱螕?jù)丟失造成的損失則由發(fā)貨人負(fù)責(zé)，發(fā)出的備件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤則由備貨人員和驗(yàn)貨人員負(fù)責(zé)，單據(jù)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤則由出單員負(fù)責(zé)，對(duì)于失誤的工作人員按情況進(jìn)行不同程度的罰款。庫管員要對(duì)自己所管轄的備件負(fù)責(zé)，每天上午都要查看庫存管理軟件，核對(duì)自己負(fù)責(zé)的庫存位置上，前一天出庫的備件和賬上數(shù)量是否相符，每個(gè)月對(duì)所有的備件進(jìn)行盤點(diǎn)。備件經(jīng)理每個(gè)星期要抽查1次，對(duì)賬物不符3個(gè)以上的備件，按備件價(jià)格的10%進(jìn)行罰款。

（5）損壞備件的管理

要求備件到貨立即檢驗(yàn)，進(jìn)入庫房為完整可用的備件。發(fā)出的備件如果有損壞需要給予賠付，必須由經(jīng)理和主管簽字寫明原因并且及時(shí)上報(bào)總部備案。

（6）客戶的管理

將客戶公司的全稱、客戶的姓名、聯(lián)系方式以及客戶的地址都要準(zhǔn)確記錄下來并進(jìn)行整理，為每個(gè)客戶建立1個(gè)完整的客戶檔案和數(shù)據(jù)庫，便于日后客戶關(guān)系的維護(hù)。

（7）制定合理的獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)和培訓(xùn)計(jì)劃

對(duì)于庫存管理人員，制定合理的獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格進(jìn)行倉庫管理，保證安全第一及賬物相符。擬定長期可行的培訓(xùn)計(jì)劃，考核工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能，同時(shí)提升公司應(yīng)聘者的標(biāo)準(zhǔn)，提高公司的整體文化素質(zhì)。

（8）檢查與盤點(diǎn)

惠通4S店要不定期地進(jìn)行檢查及庫房盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)中，如果有竄賬現(xiàn)象，將對(duì)主要負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員進(jìn)行公開處罰，罰款金額按照竄賬物品金額的10%計(jì)算。

總之，隨著汽車市場競爭日趨激烈，售后服務(wù)的好壞將決定著汽車4S店的興衰。而決定汽車售后服務(wù)品質(zhì)的重要因素之一，則是汽車備件的庫存管理。汽車備件自身具有精密性和龐雜性的特點(diǎn)，使得它比一般產(chǎn)品庫存控制的難度要大。因此，廣大汽車4S店要積極研究備件庫存管理的有效方法，不畏困難，勇于改革，以最終達(dá)到降低庫存管理成本、合理利用庫存、提高企業(yè)市場競爭力和售后服務(wù)水平的目的。