探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

楊巍巍

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的日新月異，傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作無法適應(yīng)當(dāng)下快節(jié)奏、高效率的時(shí)代要求。而辦公室檔案管理水平對(duì)單位發(fā)展壯大和效率提升影響深遠(yuǎn)，因此提高辦公室檔案管理工作效率便被提上議事日程。本文將首先對(duì)辦公室檔案管理工作基本情況和重要意義進(jìn)行簡要闡述，對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問題進(jìn)行深度分析，在此基礎(chǔ)上指出提升辦公室檔案管理工作效率的有效路徑。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案;管理工作;效率;途徑

1辦公室檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作積淀歷史的塵埃，流淌著恒久的記憶，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶。既具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的價(jià)值。具體來說：

（一）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策檔案管理是管理工作的一部分，做好檔案管理工作，有利于充分發(fā)揮參謀助手作用，提高領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和規(guī)范化水平，為各項(xiàng)規(guī)章制度的制定、修改提供了參考依據(jù)，有利于提高工作效率。

（二）歷史真實(shí)記憶檔案詳細(xì)、真實(shí)地記錄著當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)匕l(fā)生的歷史事件，具有憑證價(jià)值和參考利用價(jià)值。它是最真實(shí)的現(xiàn)實(shí)反映者和歷史記錄者，可以在社會(huì)活動(dòng)中明確雙方的責(zé)任義務(wù)，保護(hù)企業(yè)與員工的合法利益，減少不必要的糾紛。

（三）傳承文化價(jià)值通過檔案管理利用，可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，

了解國家、單位曾經(jīng)的輝煌業(yè)績，繼承歷史文脈和傳統(tǒng)精華，

不斷增強(qiáng)民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企業(yè)文化，傳承發(fā)展歷史，提高全體成員凝聚力和向心力。

（四）寶貴教育資源因?yàn)闄n案記錄的是真實(shí)案例，是客觀存在的現(xiàn)實(shí)反映，因此具有說服力和感染力，在單位團(tuán)建、員工培訓(xùn)時(shí)可以用作教材與參考資料，提高培訓(xùn)的效率和效果。

2辦公室檔案管理中存在的問題

2.1對(duì)于檔案管理缺乏足夠的重視

國企單位往往對(duì)于辦公室的檔案管理缺乏足夠的重視，認(rèn)為檔案管理工作的技術(shù)含量較低，只是非常簡單的資料整理，對(duì)于國企單位發(fā)展并無幫助。因此很容易導(dǎo)致國企單位對(duì)于檔案管理的疏忽，一旦出現(xiàn)問題則非常容易影響國企單位的有序運(yùn)行。在服務(wù)方面，檔案管理的工作變得更加重要。雖然工作逐步調(diào)整，但檔案管理卻被一些部門忽略，檔案工作更有效，妨礙了發(fā)展。服務(wù)部門根據(jù)情況的變化，對(duì)服務(wù)和單位的管理能力表示懷疑，檔案管理框架管理者缺乏專業(yè)精神和敬業(yè)精神，這對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展不利。

2.2缺乏完善的管理體系以及設(shè)備

目前，大部分國企單位沒有針對(duì)辦公室檔案管理設(shè)立相關(guān)的管理制度以及管理體系，由于制度的混亂導(dǎo)致了管理人員在實(shí)際操作當(dāng)中缺乏足夠的執(zhí)行力，因此辦公室的檔案管理很難發(fā)揮出真正的作用。與此同時(shí)，混亂的管理體系還非常容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。大部分國企單位對(duì)于檔案外借，并無相關(guān)規(guī)范以及流程，因此非常容易出現(xiàn)檔案有借無還的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化的水平越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方法以及設(shè)備已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的需求。一部分國企單位還在采取手寫檔案的方法，速度較慢，效率低下。很多國企單位檔案室缺少有效的除濕裝置，此舉容易導(dǎo)致檔案損毀。現(xiàn)階段的國企單位缺乏足夠的檔案管理設(shè)備以及檔案管理知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理以及維護(hù)，使得國企單位辦公室檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重阻礙。

2.3專業(yè)素質(zhì)有待提高

雖然企國企單位逐步開始重視檔案管理工作，但是由于檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，使得辦公室檔案管理工作難以全面發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，主要體現(xiàn)在：一是認(rèn)識(shí)偏差。認(rèn)為自己從事的是打雜工作，榮譽(yù)感和使命感較低，檔案管理工作能拖就拖，降低了工作效率。二是知識(shí)缺乏。有的檔案分類不合理，該保密沒有保密，該公開沒有公開;有的年齡偏大，不能熟練利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，這些造成了檔案信息無法有效的利用，難以發(fā)揮真正價(jià)值。

3提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

3.1轉(zhuǎn)變思維，提升創(chuàng)新理念

要想將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)完全應(yīng)用到辦公室的檔案管理中，首先要改變工作人員的思想觀念，使工作人員的思想觀念有改變和創(chuàng)新。檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展能夠提供有力依據(jù)，能與現(xiàn)階段業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)照，檔案管理過程中，只能將這些檔案資料進(jìn)行收集分類，不能真正體現(xiàn)這些檔案資料的價(jià)值。因此，創(chuàng)新工作人員的思想觀念尤為重要。同時(shí)國企單位在招聘人員時(shí)，也可以多招聘一些年輕的工作人員，年輕的工作人員對(duì)于新鮮事物的接受能力相對(duì)較強(qiáng)，多數(shù)青年人群習(xí)慣用互聯(lián)網(wǎng)開展工作，對(duì)各項(xiàng)辦公軟件掌握程度較高，在開展檔案管理工作中，能夠得心應(yīng)手。

3.2隊(duì)伍建設(shè)

國企單位檔案管理工作內(nèi)容多、任務(wù)重，是一項(xiàng)技術(shù)性極強(qiáng)的任務(wù)。那么想要承擔(dān)這樣艱巨的工作任務(wù)，國企單位就要不斷強(qiáng)化管理人員的專業(yè)技能。一方面，在人員分配環(huán)節(jié)中，堅(jiān)持選用檔案管理知識(shí)豐富的員工，并在工作中實(shí)施績效考核，利用責(zé)任劃分原則，確定工作性質(zhì)和工作流程，強(qiáng)化管理人員的工作意識(shí)。對(duì)于能力優(yōu)秀的管理人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于能力不足的員工及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。另一方面，在管理人員的培訓(xùn)上，國企單位要根據(jù)考核情況，建立培訓(xùn)計(jì)劃，定期安排專業(yè)的技能培訓(xùn)，無論是管理技能還是信息技術(shù)的掌握，都要進(jìn)行合理的培訓(xùn)安排。尤其在管理人員的信息技術(shù)水平提升上，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)和專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)，強(qiáng)化員工的電子信息技術(shù)掌握能力，讓每一個(gè)管理人員都能熟練地操作信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子信息化管理的全面落實(shí)。

3.3優(yōu)化檔案的管理體系以及流程

國企單位要想合理并且有效地提高檔案管理工作，就要加強(qiáng)國企單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的流程。目前各地區(qū)的國企單位辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，隨意性非常大，對(duì)于國企單位辦公室檔案管理工作極其不利。因此需要對(duì)國企單位辦公室檔案管理進(jìn)行規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)區(qū)域之間的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理者的工作態(tài)度和水平，真正按照公司制定的管理制度進(jìn)行自我約束，以良好的工作態(tài)度開展工作，才能不斷提高工作質(zhì)量。例如，根據(jù)文件的分類，可以通過不同的方法進(jìn)行合理的歸屬。日期、文件類別、文件的重要性會(huì)不斷歸屬，這種文件管理系統(tǒng)比較完善，提高工作效率，會(huì)給國企單位的發(fā)展帶來幫助。但國企單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的文件管理制度，不斷加強(qiáng)員工間的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)人有效地實(shí)行管理，不僅可以規(guī)范國企單位辦公室檔案的管理制度，還有利于各國企單位的共享工作。

3.4在技術(shù)上逐步提升

應(yīng)該采用雙套制管理模式，讓實(shí)物檔案管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，將檔案信息資源利用更加科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。同時(shí)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新一代技術(shù)手段做好信息資源開發(fā)利用，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和認(rèn)真研究，找出內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，進(jìn)行資料匯編和深度開發(fā)，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語權(quán)。

結(jié)束語

檔案管理工作是辦公室工作中的重要組成部分，與其他工作開展休戚相關(guān)，有著千絲萬縷的聯(lián)系，只有檔案管理工作效率不斷提高，才能促進(jìn)辦公室其他工作數(shù)據(jù)利用和信息查找方便快捷，推動(dòng)辦公室整體工作順利開展和高效運(yùn)行。因此，檔案管理工作使命重大、責(zé)無旁貸，應(yīng)通過在思想上高度重視、在業(yè)務(wù)上強(qiáng)化培訓(xùn)、在制度上不斷完善、在技術(shù)上逐步提升等多措并舉、多管齊下方式，全力提高檔案管理工作效率和水平，才能促進(jìn)辦公室整體工作水漲船高、行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

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