淺談信息時代檔案管理工作面臨 的問題及對策

張代娟

摘要：隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，在當(dāng)前的環(huán)境下，有必要增強(qiáng)對人力資源和社會保障檔案的管控，改變傳統(tǒng)繁瑣的檔案管控和監(jiān)督方式，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對人力資源和社會保障檔案進(jìn)行管控。充分施展檔案的作用，經(jīng)過對人力資源和社會保障的監(jiān)測和管控，提升檔案質(zhì)量，促進(jìn)人力資源開發(fā)和社會保障監(jiān)督。在當(dāng)今信息時代，人力資源和社會保障部檔案管控必要經(jīng)過信息化建設(shè)來提升辦公效率和質(zhì)量。充分了解信息技術(shù)時代帶來的變革和社會需求，全盤開展信息化建設(shè)，優(yōu)化信息管控，優(yōu)化社會個人以及企事業(yè)單元和國度防汛檔案管控服務(wù)體系。管控質(zhì)量正文的主要目的是研究信息時代檔案管控面對的困難，并提出有效的解決策略，為中國檔案信息管控提供有意義的參考和鑒戒，進(jìn)而推動中國檔案管控的信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息時代? ?檔案管控? ?問題? ?對策

檔案包括國家機(jī)關(guān)、社會機(jī)構(gòu)和社會活動。傳統(tǒng)的檔案材料基本上是由文字、圖片和視聽材料組成的。隨著中國信息時代的持續(xù)到來，信息技術(shù)的逐步更新和發(fā)展，以及信息資源的深度開發(fā)和遍及操縱，逐漸變成鞭策全球化和當(dāng)代化的重要途徑。隨著社會的持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)在中國各行各業(yè)得到了遍及的應(yīng)用。在人力資源檔案管控和社會保障監(jiān)督中，信息技術(shù)的發(fā)展更為普遍。文件信息化是指將檔案管控模式由以文檔實體為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕臋n信息為中心的過程。這是一個長期的發(fā)展過程。在這一過程中，應(yīng)持續(xù)操縱當(dāng)代信息技術(shù)設(shè)備和檔案部門，大大提升檔案管控和操縱的當(dāng)代化水準(zhǔn)。經(jīng)過信息管控，不僅可以提升管控效率，而且可以保證檔案管控的質(zhì)量。在信息時代，為了減少傳統(tǒng)檔案管控模式的弊端，必須重視信息技術(shù)在具體管控辦公中的應(yīng)用，以更好地達(dá)到降低成本、提升效率的目的。

一、信息化時代人力資源和社會保障檔案管控的作用

（一）有效減少檔案損毀

對于人力資源和社會保障管控職員來說，檔案管控信息中包含著大量的信息以及數(shù)據(jù)，非常重要。傳統(tǒng)的文檔管控方法增加了辦公量，不能有效地提升辦公效率。此外，由于傳統(tǒng)的檔案管控通常是基于紙張的，在管控過程中可能會出現(xiàn)文件丟失或損壞。經(jīng)過信息管控模式，在文件輸入后，操縱計算機(jī)技術(shù)對文件進(jìn)行永久保存，從而減少了文件損壞的現(xiàn)象。

（二）提升部門辦公效率

隨著互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，我們深刻地感受到檔案管控的社會環(huán)境出現(xiàn)了深刻的變革。傳統(tǒng)的檔案管控模式過程復(fù)雜、效率低、成本高，已不能滿足互聯(lián)網(wǎng)時代的所需。操縱信息技術(shù)改進(jìn)檔案管控方法，更新檔案管控流程勢在必行。信息管控提升了辦公效率，徹底改變了以往的檔案管控辦公，改變了傳統(tǒng)繁瑣的辦公，大大提升了檔案管控的效率，提升了辦公質(zhì)量。信息時代，新的檔案管理，制定了標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化的電子文件格式[1]。正是因為這些文件的格式、大小和類型已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化，管控職員可以查詢信息狀態(tài)，隨時能夠進(jìn)行操作，例如智能查詢、跟蹤預(yù)約，以及查看流程等。

（三）檔案管理的未來趨勢

信息化是高度應(yīng)用信息技術(shù)和深入共享信息資源的理想狀態(tài)。它充分利用人的智力潛能以及社會物質(zhì)資源的潛力，使個體行為、機(jī)構(gòu)決策和社會運(yùn)作趨向于合理化。隨著大數(shù)據(jù)社會的持續(xù)發(fā)展，運(yùn)用信息模型進(jìn)行檔案管控是未來檔案管控的發(fā)展趨勢。

二、信息時代檔案管控辦公面對的困難

（一）管理者思想意識淡薄

為了更好地監(jiān)測信息時代的檔案管控，管理人員必要對檔案管控的發(fā)展給予足夠的重視。然而，檔案管控現(xiàn)狀監(jiān)測中出現(xiàn)的主要困難是辦公職員對檔案信息化管理理念的重視不夠。一些辦公職員甚至領(lǐng)導(dǎo)對信息檔案的管控只有一些基本的常識，但在實際辦公中，往往出現(xiàn)信息不能更好地運(yùn)用的現(xiàn)象[2]。一些監(jiān)管機(jī)構(gòu)沒有跟蹤輔助軟硬件設(shè)施。缺乏對監(jiān)測檔案信息管控的重視，可能導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，制約了信息管控的發(fā)展和檔案監(jiān)督管控的效率。

（二）信息化模式較為單一

在具體的動工過程中，許多部門都出現(xiàn)信息管控和運(yùn)行不到位的困難。它們還沒有建立一個比較完整的管控和運(yùn)行體系，它們的具體應(yīng)用缺乏有效性。例如，目前縣級安全監(jiān)管文件大多是記錄、監(jiān)控文件，但沒有有效的檔案應(yīng)用監(jiān)控管控系統(tǒng)。具體應(yīng)用往往只是具有“查詢”功能，如監(jiān)控分析和決策功能沒有得到有效的開發(fā)和運(yùn)用。

（三）正規(guī)人才性對缺乏

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)在檔案管控中的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管控模式。這就要求檔案管控職員跟上時代的步伐，擁有蘇聯(lián)的計算機(jī)操作能力，并具有處置和解決一些技術(shù)困難的能力。檔案管理人員在檔案管控中具有異常重要作用。選擇優(yōu)秀的檔案管控職員可以使檔案管控的效果得到提升。目前，中國正處于由傳統(tǒng)檔案管控模式向信息檔案管控模式轉(zhuǎn)變的時期。然而，事實上，很多員工并不具備這些技能，他們的自主學(xué)習(xí)意識薄弱，自主學(xué)習(xí)熱情不高[3]。同時，還有一些“老人”，即在檔案管理的崗位上工作很久的人，他們熟悉當(dāng)時的檔案管控規(guī)則和程序。然而，由于時代的限制，他們沒有掌握計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技能。在信息素質(zhì)方面，他們雖然具有檔案管控的正規(guī)常識，但他們的綜合素質(zhì)與當(dāng)今時代的要求不符合。事實上，這不利于檔案管控的發(fā)展，這是造成檔案管控信息管控中出現(xiàn)的一些困難的主要因素之一。

三、信息時代檔案管控辦公的優(yōu)化對策

（一）增強(qiáng)管理人員重視力度

人力資源和社會保障部檔案管控辦公，只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視力度，才能有效地實施信息化建設(shè)，為人力資源、資金、物資和信息化建設(shè)支應(yīng)更多的支撐。人力資源和社會保障部信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)劃和管控體系的建立以及軟硬件條件的改善，將使信息化建設(shè)的順利進(jìn)行和應(yīng)用，充分施展信息管控的實際作用。檔案管控信息化時代的發(fā)展趨勢，全盤信息化建設(shè)給管控和辦公帶來的便利，以及外部社會對信息化建設(shè)的要求，都是引起領(lǐng)導(dǎo)注重的主要因素。

（二）健全檔案信息化制度

在當(dāng)前發(fā)展的時代，人力資源和社會保障部檔案信息管控的規(guī)范化發(fā)展，必須以完善檔案管控制度為重點(diǎn)，確保檔案管控符合制度要求，規(guī)避風(fēng)險。其次，要重視信息平臺系統(tǒng)的應(yīng)用安全，幸免文件信息的丟失和損壞，做好安全管控辦公。檔案管控體系的建立還必須從培養(yǎng)正規(guī)人才的角度來考慮，以保證檔案信息管控職員能夠滿足實際應(yīng)用的必要。隨著中國信息時代的逐步加速，數(shù)據(jù)信息逐漸變成中國檔案的基本形式。數(shù)據(jù)信息主要經(jīng)過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字傳輸平臺傳輸，逐步落實文件信息的高速處置。數(shù)據(jù)庫是用來存儲數(shù)據(jù)信息的特殊區(qū)域。它的質(zhì)量是數(shù)據(jù)安全的重要保證和保證檔案管控效率的關(guān)鍵[4]。在中國現(xiàn)階段，檔案資源的有效共享也是檔案信息管控的首要目標(biāo)。因此，必須充分施展檔案的價值和作用。為了盡快落實這一目標(biāo)，我們必須逐步提升檔案資源的信息化建設(shè)水準(zhǔn)。

（三）增強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)

在信息時代，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)持續(xù)發(fā)展，在檔案管控中的應(yīng)用也越來越遍及。檔案管控過程中出現(xiàn)一些非常重要的困難，例如檔案管控職員對自己的辦公了解不夠，無法及時完成歸檔辦公，影響了檔案的及時使用。這種辦公環(huán)境不能滿足當(dāng)今社會的發(fā)展必要，導(dǎo)致在某些情況下無法披露有效的信息。因此，檔案并沒有施展實際作用。為了提升檔案管控的效率，檔案管理人員必須持續(xù)豐富文化常識，積淀實踐經(jīng)歷，自主學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，有必要增強(qiáng)職員檔案質(zhì)量管控的培訓(xùn)，使他們熟悉計算機(jī)的基本操作、了解數(shù)據(jù)庫管控、網(wǎng)絡(luò)管控等常識，培養(yǎng)開發(fā)檔案信息資源的能力，最終落實檔案管控的當(dāng)代化，以保證檔案的有效利用[5]。同時，作為檔案管控的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該持續(xù)充實自己，提升自己，在培訓(xùn)內(nèi)部人才的同時，積極引進(jìn)外部的優(yōu)秀人才。為了防止檔案信息資源的人為破壞，確保檔案管控的順利發(fā)展，必須具備較高的職業(yè)素質(zhì)和責(zé)任感。

四、結(jié)語

在信息時代，檔案管控必須經(jīng)過計算機(jī)設(shè)備從傳統(tǒng)的管控模式向信息管控模式轉(zhuǎn)變。一個簡單、恰當(dāng)、功能強(qiáng)大的人力資源和社會保障監(jiān)測信息系統(tǒng)，對于人力資源和社會保障的監(jiān)測，增強(qiáng)人力資源和社會保障檔案的管控具有重要意義。希望本研究能夠?qū)θ肆Y源和社會保障監(jiān)控信息軟件的開發(fā)起到一定的參考，對中國的檔案管理事業(yè)提供一定的借鑒，進(jìn)而提升中國檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)：

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[3]楊琳.淺議信息時代檔案管控辦公面對的困難及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（08）：102-102.

[4]李愛英.信息時代下檔案管控辦公面對的困難及對策[J].城建檔案，2017，（06）：67-68.

[5]韓曉維.信息時代檔案管控辦公出現(xiàn)的困難及對策[J].綠色環(huán)保建材，2017，（01）：253-253.

（作者單位：濟(jì)寧市嘉祥縣人力資源和社會保障局）