地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設探討

張克爽?于淼

想要保障地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作效果，就必須要從提升信息化水平入手，加強對信息化建設的相關(guān)研究。但是從目前來看，我國大部分地質(zhì)勘查單位的管理人員都沒能認識到信息化建設的重要性，更沒能真正將信息化建設貫徹到位，這導致地質(zhì)勘查單位的檔案管理效果遲遲未能得到提升。為此，本文首先對地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀和重要性進行了分析，最后分析了如何才能做好地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設。

一、引言

近年來，中國的經(jīng)濟發(fā)展取得了前所未有的進步，信息化技術(shù)也隨之成為了許多行業(yè)發(fā)展的新動力，只有在檔案管理中強化信息化建設，我國地質(zhì)勘查單位的檔案管理才可能迎來實質(zhì)性進展。但是目前大部分單位的信息化建設水平都參差不齊，只有進一步強化這方面課題的研究，不斷投入精力和時間開展分析，才能找到最行之有效的信息化建設措施。

二、地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

（一）檔案信息化管理建設的成果不夠明顯

在實際工作中可以發(fā)現(xiàn)，很多地質(zhì)勘查單位雖然已經(jīng)開始了檔案管理信息化建設的進程，但是由于各種各樣的原因，并沒能取得任何突破性的進展。在網(wǎng)絡系統(tǒng)建設、規(guī)范化水平、開發(fā)質(zhì)量、檔案共享功能方面都存在很多不足之處亟待解決。更重要的是，在信息化技術(shù)高度發(fā)達的今天，仍然有一部分地質(zhì)勘查單位沿用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，以人工作為管理工作的主要手段，這種問題如果不得到解決，那么檔案管理的效果不可能得到提升。

（二）缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范，管理難度大

從現(xiàn)階段來看，很大一部分地質(zhì)勘查單位的檔案管理信息化建設都存在不夠標準不夠規(guī)范的嚴重問題，單位的管理人員往往認為信息化建設就是購進各種計算機設備、開發(fā)管理軟件系統(tǒng)等等，卻沒認識到規(guī)范化建設的重要意義，這直接導致很多信息化檔案管理系統(tǒng)在實際應用中無法發(fā)揮作用。整體的規(guī)劃性不足，致使軟件系統(tǒng)在實際應用中不具備可行性和通用性，難以適應不同地質(zhì)勘查單位的檔案管理需求，同時計算機硬件設備也是型號批次多種多樣，硬件條件不統(tǒng)一，在實際應用中難以進行管理和系統(tǒng)性的統(tǒng)籌發(fā)展。再加上檔案信息的分類標準也不夠清晰，不同單位有不同的分類標準，互相之間難以形成統(tǒng)一的標準，技術(shù)方面的支持也不夠成熟，總體來看沒有統(tǒng)一的管理可能性。

（三）檔案管理人員信息化水平低下

很多地質(zhì)勘查單位的檔案管理人員本身的素質(zhì)不過關(guān)，也是導致地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設遲遲無法取得進步的原因之一。他們對于信息化技術(shù)、軟件系統(tǒng)應用的了解十分淺薄，工作的能力和基礎也比較低，再加上很多檔案管理人員的年齡都比較大，他們對于新事物新知識的接受能力十分有限，往往更加青睞過去的檔案管理方法。受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法的局限等，難以接受和學習電子文件的使用方法，更無法理解信息化背景下信息傳輸共享的原理，這導致地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設難以發(fā)揮真正的作用，對地勘單位的檔案管理發(fā)展十分不利。

三、地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設的有力措施

地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作本身具有相當程度的復雜性，檔案管理人員不僅僅需要負責對各種勘查檔案及人事檔案等進行保存，還需要根據(jù)不同檔案的內(nèi)容、類型、重要性等對其進行分類管理，這就使得很多地質(zhì)勘查單位的檔案管理效率遲遲得不到提升。如果在今天，仍舊沿用過去的檔案管理方法卻不能加強信息化建設，那么地質(zhì)勘查單位的檔案管理想要發(fā)展可謂是難上加難。因此，我們有必要對地質(zhì)勘查單位檔案管理信息化建設措施進行分析。

（一）加強檔案管理人才隊伍建設

地質(zhì)勘查單位的檔案管理人員本身的素質(zhì)，直接決定了檔案管理信息化建設能否真正落到實處，更關(guān)乎到地勘單位的檔案管理能否獲得長遠發(fā)展，因此我們有必要把關(guān)注點放在檔案管理信息化人才隊伍建設上。首先，要安排檔案管理人員學習新的信息化管理技術(shù)，組織他們定期接受信息化技術(shù)的業(yè)務培訓，保證他們都能對信息化建設產(chǎn)生深刻的理解，引導檔案管理人員樹立先進的信息化思想。更重要的是，要積極的聘請和引進具有高素質(zhì)的信息化檔案管理新人才，提升地勘單位檔案管理工作者的整體水平，促進檔案管理信息化團隊建設的進步，讓檔案管理工作迎來新的發(fā)展。

（二）加強地勘檔案資料的匯交工作

在檔案管理信息化的條件下，地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作者必須要對地質(zhì)資料進行分析，而后以數(shù)字化編號的形式進行匯總交流。為保證地質(zhì)檔案信息化管理的水平，每個季度的地質(zhì)檔案資料都需要進行一次匯交，只有這樣才能信息化檔案的完整性才能得到保障。另外，很多地質(zhì)勘查單位都分散在各個地區(qū)，互相之間的距離比較遠，地質(zhì)方案的數(shù)量也比較多，每個季度的匯交都比較困難，為此可以根據(jù)各單位的分布情況確定資料檔案的匯交中心，這樣一來就能有效的提升檔案信息化管理的效率。

（三）加快檔案信息電子化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化

地勘單位的檔案信息化建設本身并不像表面看起來那樣簡單，它的工作責任非常大且工作內(nèi)容繁多，再加上有的檔案甚至需要長期的管理和建設，因此借助信息化管理措施開展檔案管理十分有必要。在今后的工作中，檔案管理人員可以將地勘檔案以及各種數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化成電子文檔的形式，利用掃描儀等設備變紙質(zhì)檔案為電子檔案，以此為基礎建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。這有助于提升地質(zhì)檔案后續(xù)管理、查找和應用的效率和便利性，完全符合新時代背景下地質(zhì)勘查單位檔案管理發(fā)展的需求，也能夠解決檔案管理工作者工作任務繁多的問題。不難看出對檔案信息進行電子化處理、紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理的重要性，在今后的工作中，務必要調(diào)整落后的工作理念，積極運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段、保證地址檔案管理的效果。

（四）充分收集有效的檔案信息

除了上述的幾點建設意見之外，地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作人員還需要對檔案信息有敏感性，在工作中能快速熟練的提供檔案信息服務，借助網(wǎng)絡平臺和信息化技術(shù)的突出優(yōu)勢，幫助檔案的需求者獲取到所需要的檔案信息。除了簡單的檔案資源提供以外，地質(zhì)勘查單位的檔案管理還要求工作人員能夠幫助檔案需求者篩選和分析檔案內(nèi)容，只有這樣才能確保地質(zhì)勘查單位的檔案管理效果。

（五）創(chuàng)新檔案管理制度

檔案管理的信息化建設絕非易事，涉及到的問題和責任非常多，想要清晰順暢的促進信息化建設，就必須要建立健全檔案管理制度。根據(jù)地質(zhì)勘查單位的實際情況確定符合實際的管理體系，讓檔案管理的流程和步驟變得更加規(guī)范，提升電子檔案管理的工作效果。另外，還應從檔案資料的安全角度出發(fā)，制訂安全管理方法，杜絕因信息化技術(shù)而產(chǎn)生的一系列檔案資料丟失、惡意修改等問題，從根本上保障地質(zhì)勘查單位的檔案管理信息化建設質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，在地質(zhì)勘察工作中，要充分認識到檔案管理的重要性，結(jié)合先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)地質(zhì)勘察檔案信息化管理，逐步將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，確保檔案信息的完整與安全。同時，還要加強檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案管理工作水平，從而推動檔案管理的信息化建設，為地質(zhì)勘查事業(yè)提供有力的支持。（作者單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0二隊）