淺談留學(xué)生電子檔案建立的重要性

郄雪蓮 德宏師范高等?？茖W(xué)校 云南芒市 678400

在留學(xué)生管理過(guò)程中，檔案的建立是一個(gè)很關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。隨著科技的發(fā)展，之前的書面檔案存在的各種弊端逐漸凸顯，電子檔案建立的必要性和重要性就顯得尤為重要。當(dāng)然最優(yōu)的一種模式是紙質(zhì)檔案盒電子檔案共存。本文選取留學(xué)生電子檔案應(yīng)包含的內(nèi)容，電子檔案建立的重要性及電子檔案建立過(guò)程中應(yīng)該注意的問(wèn)題及小結(jié)等幾個(gè)方面來(lái)論述。不當(dāng)之處，還請(qǐng)各位專家學(xué)者批評(píng)指正。

一、留學(xué)生電子檔案內(nèi)容

留學(xué)生電子檔案最早要求是紙質(zhì)材料，裝檔案袋留存，裝袋材料相對(duì)而言比較簡(jiǎn)單，如護(hù)照首頁(yè)的復(fù)印件，202表的復(fù)印聯(lián)、學(xué)生證復(fù)印件、獲獎(jiǎng)復(fù)印件等各種復(fù)印材料。實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有很多弊端，如急需查找某個(gè)范圍內(nèi)的幾項(xiàng)資料時(shí)要逐一翻閱紙質(zhì)檔案材料，很難在短時(shí)間內(nèi)完成，于是電子檔案的建立就提上了日程，現(xiàn)在一般要求紙質(zhì)檔案與電子檔案共存。一般說(shuō)來(lái)，留學(xué)生電子檔案的基本信息應(yīng)含有：學(xué)號(hào)、護(hù)照姓名、漢語(yǔ)姓名、性別、年齡、語(yǔ)種、婚否、國(guó)籍、宗教信仰、護(hù)照號(hào)碼（邊境證號(hào)）、銀行卡姓名及卡號(hào)、電子照片、生日、血型、身高、體重、出生地、家庭地址、父母或監(jiān)護(hù)人姓名及電話、最高學(xué)歷、最高學(xué)歷畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)時(shí)間、電話號(hào)碼、qq或微信號(hào)碼、電子郵箱、所在班級(jí)、所學(xué)專業(yè)、班級(jí)人數(shù)、班主任姓名及電話、宿舍、興趣愛好、保險(xiǎn)單號(hào)碼、是否有漢語(yǔ)學(xué)習(xí)經(jīng)歷、HSK成績(jī)、是否享有獎(jiǎng)學(xué)金、緊急情況聯(lián)系人及電話、簽證期限及其它需要備注事項(xiàng)等。

以上內(nèi)容可以建立在一個(gè)表格中，以備檢索與查詢。其他留學(xué)生相關(guān)資料建議單獨(dú)建檔，如：留學(xué)生考勤檔案、留學(xué)生病情檔案、留學(xué)生宿管（含衛(wèi)生檢查）檔案、留學(xué)生成績(jī)及課表檔案、留學(xué)生心理輔導(dǎo)檔案、留學(xué)生班主任談心檔案、各種上報(bào)材料、留學(xué)生相關(guān)新聞稿件檔案、留學(xué)生班會(huì)記錄檔案、留學(xué)生活動(dòng)檔案、留學(xué)生HSK過(guò)級(jí)情況檔案、留學(xué)生畢業(yè)信息檔案及留學(xué)生個(gè)人發(fā)展跟蹤檔案等。有時(shí)有些突發(fā)事件也最好單建檔，如留學(xué)生尿檢信息，留學(xué)生疫苗注射情況等最好獨(dú)立建檔。

二、留學(xué)生電子檔案建立的重要性

1、電子檔案方便快捷，便于數(shù)據(jù)查詢、檢索、匯總和上報(bào)。

如電子檔案的相關(guān)內(nèi)容是每年年底來(lái)華留學(xué)生數(shù)據(jù)上報(bào)的重要依據(jù)材料，可在有限的時(shí)間內(nèi)快速準(zhǔn)確上報(bào)。還比如學(xué)校緊急要求上報(bào)留學(xué)生宗教信仰情況適也可以在短時(shí)間內(nèi)提取檔案信息的相關(guān)內(nèi)容制表上報(bào)。

2、 電子檔案便于保存資料，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案材料的缺陷。

學(xué)校從最早招收留學(xué)生開始，歷年的留學(xué)生相關(guān)資料都有資料可查，可最早的是紙質(zhì)材料，查找起來(lái)不是很方便，這就要求根據(jù)當(dāng)年的紙質(zhì)材料制作出相應(yīng)的電子檔案，查詢起來(lái)會(huì)比較方便和高效。

3、電子檔案的參考價(jià)值極其重要。

如學(xué)校在指定下一年度留學(xué)年招生規(guī)模時(shí)就可參考往年的數(shù)據(jù)及其宣傳冊(cè)和宣傳光盤等相關(guān)檔案資料，以便做出適當(dāng)?shù)恼猩?jì)劃，合理控制招生質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)本校留學(xué)生招生最優(yōu)化。

4、減少一遍遍要求學(xué)生填寫各種表格的麻煩。

留學(xué)生尤其是留學(xué)新生入學(xué)時(shí)就會(huì)要求填寫各種表格，需要用到的很多資料都是重復(fù)收集。我們?nèi)绻谛律雽W(xué)伊始就把各種資料收集完整，一次性制作成電子檔案，那么以后會(huì)減少很多次問(wèn)詢學(xué)生的機(jī)會(huì)，也避免給各國(guó)留學(xué)生“這個(gè)問(wèn)題你問(wèn)過(guò)我了”的不好印象。建立起電子檔案后，新生從入學(xué)到最后的畢業(yè)過(guò)程中各種表格的填寫都省卻了很多不必要的麻煩。

三、建立留學(xué)生電子檔案應(yīng)注意的問(wèn)題

1、電子檔案一旦建立，將具有歷史意義。所以在立檔的過(guò)程中要多次仔細(xì)核對(duì)檢查，有條件的要留存原始資料，并在此基礎(chǔ)上建立與之匹配的電子檔案，以備查詢，盡可能避免錯(cuò)誤。

如留學(xué)生考勤檔案應(yīng)包括留學(xué)生請(qǐng)假信息，請(qǐng)假條可以統(tǒng)一模板，一式兩份，經(jīng)班主任和主要負(fù)責(zé)人簽字后生效，一份做為檔案留存，一份交由宿管中心留存。班內(nèi)考勤表可由班內(nèi)指定同學(xué)（最好兩名）打考勤，但要注意公平公正，任課教師的考勤紙質(zhì)材料也是重要參考要注意留存，可作為獎(jiǎng)助學(xué)金的考評(píng)、各種推優(yōu)的參考資料，各種外出活動(dòng)申請(qǐng)的參考資料，請(qǐng)假信息等在保留原始請(qǐng)假條的基礎(chǔ)上要制作電子檔案留存?zhèn)洳椤?/p>

留學(xué)生病情檔案的建立要注意保存原始資料，尤其是體檢、住院等大病信息做要好詳細(xì)登記，為報(bào)銷保險(xiǎn)及日后查詢等做好資料準(zhǔn)備。

留學(xué)生活動(dòng)檔案要有留學(xué)生課堂活動(dòng)、校園活動(dòng)、系部?jī)?nèi)外活動(dòng)、各種聯(lián)誼活動(dòng)、春游秋游信息、冬夏令營(yíng)信息等。每次參與活動(dòng)或演出的人員、班級(jí)、節(jié)目、獲得獎(jiǎng)項(xiàng)、照片及所發(fā)新聞稿件等都是珍貴的資料，要注意單獨(dú)建檔保存。

此外，筆者個(gè)人還建議，留學(xué)生任課教師的教授課程及時(shí)間、教學(xué)計(jì)劃進(jìn)度表、授課計(jì)劃、電子課件、聽課記錄表格等也可收集整理建檔，為后來(lái)的任課教師提供對(duì)比和參考資料。

2、為各項(xiàng)工作中用到某一項(xiàng)電子檔案中的內(nèi)容，為方便起見，要有統(tǒng)一名稱來(lái)命名。如2016級(jí)緬甸漢語(yǔ)班電子檔案信息等，方便查詢。

如某次活動(dòng)結(jié)束后，要發(fā)放各班獲獎(jiǎng)同學(xué)的獎(jiǎng)金，學(xué)校規(guī)定必須打到該生的銀行卡內(nèi)，這樣檔案信息中的留學(xué)生銀行卡姓名及卡號(hào)、班級(jí)信息等直接調(diào)出制表上報(bào)即可，免卻很多不必要逐一問(wèn)詢學(xué)生再次統(tǒng)計(jì)資料的麻煩，負(fù)責(zé)該工作的老師也減少了工作量，一舉多得到。

再比如留學(xué)生需要參加HSK考試報(bào)名時(shí)，最基本的信息如姓名、國(guó)籍、護(hù)照號(hào)碼、所學(xué)專業(yè)、電子照片（統(tǒng)一為：姓名加學(xué)號(hào)模式）等，無(wú)需再次問(wèn)詢留學(xué)生個(gè)人，減少信息重復(fù)收集的麻煩，在新生入學(xué)伊始就一次性做好檔案資料是很有必要的。

四、小結(jié)

總之，留學(xué)生電子檔案是必不可少的，其重要性在實(shí)踐中日漸凸顯。在今后的工作中，我們要注意繼續(xù)不斷總結(jié)留學(xué)生電子檔案建立的相關(guān)注意問(wèn)題，使之越來(lái)越完善，以更好地為留學(xué)生工作服務(wù)。