基于“互聯(lián)網(wǎng) +”的長江水文檔案信息化工作的建議

田奕姍，王立海

（長江水利委員會水文局，湖北 武漢 430010）

0 引言

水利檔案是水利工作的重要組成部分，不論是在水利項目管理、水文科研分析，還是在防汛抗旱的決策支撐等方面，水利檔案都發(fā)揮著舉足輕重的作用。隨著“互聯(lián)網(wǎng) +”時代的到來，信息化建設(shè)正在水利行業(yè)中如火如荼地開展著，如何利用單位信息化建設(shè)的“翅膀”，推動水利檔案向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變，更好地發(fā)揮水利檔案在水利工作中“耳目”和“哨兵”的作用，是當下水利檔案工作者亟需研究的重要課題之一。長江水利委員會水文局（以下簡稱長江委水文局）是水利部長江水利委員會二級單位，以長江委水文局檔案（以下簡稱長江水文檔案）信息化建設(shè)的實踐為例，通過與發(fā)達地區(qū)的檔案信息化建設(shè)理論和實際進行比較分析，提出推進長江水文檔案信息化建設(shè)的一些思考和建議。

1 水利檔案信息化工作的重要意義

2015 年 3 月，“互聯(lián)網(wǎng) +”這一概念首次出現(xiàn)在政府工作報告中，同年 7 月，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng) +”行動的指導意見》，旨在推動互聯(lián)網(wǎng)與社會各行業(yè)的深度融合[1]。

“互聯(lián)網(wǎng) + 檔案”沖破了傳統(tǒng)檔案工作的瓶頸，為我國檔案事業(yè)注入了鮮活的生命力和創(chuàng)新力：1）在當今“互聯(lián)網(wǎng) +”時代背景下，人們對信息資源的需求不斷增加，檔案利用人數(shù)的不斷增多、層次的不斷豐富，使得檔案的服務(wù)和利用價值進一步凸顯，促進了檔案管理理念從“重收藏”向“重利用”的轉(zhuǎn)變；2）為了更好地發(fā)揮檔案的利用價值，檔案工作者積極將“互聯(lián)網(wǎng) +”時代下大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)手段引入到檔案管理中，過濾了檔案中重復多余的信息，大大提高了檔案的管理效率；3）檔案管理手段的革新，促進了檔案管理模式的創(chuàng)新，檔案的借閱和利用突破了時間和空間的限制，隨時隨地的檔案查詢利用成為了現(xiàn)實，這種管理模式的創(chuàng)新節(jié)約了檔案利用成本，簡化了檔案管理流程，從而更加進一步推動了檔案管理理念由“管理者”向“服務(wù)者”的轉(zhuǎn)變。繼而這三者形成一種良性循環(huán)，推動檔案與單位主業(yè)的深度融合，更好地發(fā)揮檔案作為各項工作信息資料中心的服務(wù)作用，促進水利行業(yè)各單位整體工作效率的提高?！盎ヂ?lián)網(wǎng) + 檔案”帶來的良性循環(huán)關(guān)系圖如圖 1 所示。

2013 年，水利部下發(fā)《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估辦法》，要求檔案信息化與單位信息化同步發(fā)展，并將檔案部門建設(shè)成為本單位檔案資料信息中心；2015 年印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下水利檔案工作實施意見》，明確指出：“各單位要按照要求統(tǒng)籌安排檔案信息化建設(shè)工作，加快推進檔案數(shù)字化建設(shè)進程，在確保檔案實體和信息安全的前提下，逐步實現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化、利用檔案網(wǎng)絡(luò)化?！盵2]因此，加強水利各單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅是“互聯(lián)網(wǎng) +”新時代的大勢所趨，也是全面實現(xiàn)單位規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的要求所指。如何在“互聯(lián)網(wǎng) +”新時代下，提升檔案的業(yè)務(wù)管理水平，充分發(fā)揮檔案作為本單位信息資料中心的服務(wù)作用，是新時代水利檔案工作者們需要深入思考和探索的問題。

圖 1 “互聯(lián)網(wǎng) + 檔案”帶來的良性循環(huán)關(guān)系圖

2 長江水文檔案信息化工作的現(xiàn)狀及問題

長江委水文局局機關(guān)（以下簡稱局機關(guān)）位于湖北省武漢市，所轄的 8 個水文水資源勘測局分布于昆明、重慶、宜昌、荊州、武漢、南京、上海、襄陽等地。長江水文檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”[3]5的原則，下屬各勘測局都分別設(shè)有檔案管理部門，接受局機關(guān)檔案部門的監(jiān)督和指導。各級檔案部門主要承擔水文、河道、泥沙、水質(zhì)等資料的接收，整理，利用和管理工作。長江水文檔案信息化工作從 2003 年開始啟動，主要成果如下：

1）自 2004 年起，逐步建立了局機關(guān)及下屬勘測局統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)及分布式數(shù)據(jù)庫，建立了各自的館藏檔案目錄庫，并依托計算機廣域網(wǎng)，建立了全局范圍內(nèi)檢索、瀏覽的檔案聯(lián)合檢索平臺；

2）2005 年配置了高速與平板 2 種掃描儀，開啟了重要檔案的全文數(shù)字化加工工作；

3）2011 年配置了書刊掃描儀，建立了特殊檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)；

4）實現(xiàn)了管理單位綜合辦公（OA）系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，電子公文能夠直接通過 OA 系統(tǒng)進入檔案管理系統(tǒng)歸檔；

5）完成了 2013 年至今水文、水質(zhì)整編資料的電子與紙質(zhì) 2 種檔案的雙套制歸檔工作。截止到2018 年年底，長江委水文局重要檔案的總數(shù)字化率（除圖書、會計類）為 53.40%，其中文書檔案全文數(shù)字化率為 100%，水文年鑒全文數(shù)字化率為64.40%，科技、基建等其他類型檔案全文數(shù)字化率為 36.28%。

近幾年，在大力開展水文信息化建設(shè)的同時，為進一步提升檔案的業(yè)務(wù)管理水平，充分發(fā)揮檔案在本單位的信息服務(wù)優(yōu)勢，長江委水文局將“建成智慧檔案管理水平，實現(xiàn)一體化、智能化檔案管理和服務(wù)”納入《長江水文信息化建設(shè)工作大綱》，同時積極開展局機關(guān)和下屬各勘測局的水利檔案管理規(guī)范化評估工作，促進檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展。雖然近幾年長江水文檔案信息化工作得到了各級領(lǐng)導的高度重視，檔案信息化工作的開展也卓有成效，但仍滯后于單位整體信息化發(fā)展水平，這主要是水利行業(yè)檔案工作的特征所決定的。

2.1 長江水文檔案管理有難度

局機關(guān)及下轄的 8 個水文水資源勘測局、7 個水環(huán)境監(jiān)測中心、23 個水文水資源勘測分局，負責沿江 118 個水文站、264 個水位站、28 個雨量站等全部站點的水文基礎(chǔ)資料收集整理工作，同時局機關(guān)和各勘測局每年還有大量的科技、基建、文書、會計等資料生成，由各單位檔案部門統(tǒng)一收集管理，最終形成包括水文測驗、測繪、水環(huán)境、水資源、水文氣象預報、科研、綜合等類別的檔案資料。據(jù)統(tǒng)計，局機關(guān)及各勘測局平均每年收集到的各類檔案資料超過 7 500 卷，僅局機關(guān)檔案庫房館藏的紙質(zhì)檔案總量都已超過 2 萬卷。除此之外，長江水文檔案資料還具有時間跨度不同的特征。在科技檔案方面，測驗、測報、水文水資源等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)類資料，一般按年度收集、歸檔，通常在第 2 年上半年完成檔案收集工作，第 3 季度完成檔案整理歸檔工作；水利工程建設(shè)項目檔案具有成套性的特征，檔案管理通常具有持續(xù)性，根據(jù)建設(shè)工程的規(guī)模、周期長度確定檔案驗收和提交歸檔的時間。如“長江委 2013 年水文水資源工程水文測站和測船”建設(shè)項目，項目可行性研究報告于 2012 年編制及批復，工程由局機關(guān)建設(shè)管理部門統(tǒng)籌管理，下轄 3 個勘測局負責實施，實施地點涉及到 4 個省/直轄市，最終檔案專項和竣工的驗收于 2016 年年底完成，該項目的檔案管理工作貫穿從可行性研究報告、立項、招投標、施工、監(jiān)理到驗收的整個工程流程。因此，長江水文檔案資料點多、線長、面廣的特點給長江水文檔案管理工作增加了難度。

2.2 長江水文檔案信息化有不足

長江水文檔案在歸檔入庫之后的查詢、利用率很高，這是由長江水文檔案利用群體的多元化和目的的廣泛化共同決定的。據(jù)統(tǒng)計，局機關(guān)平均每年借閱人次超過 1 000 人，借閱件數(shù)超過 4 000 件。主要利用人員不僅包括單位業(yè)務(wù)、水利科研、學術(shù)交流與項目合作等人員，還有大量其他利益相關(guān)者；主要利用目的除了職工職稱評定、科學研究、業(yè)務(wù)發(fā)展等，還為國內(nèi)外水利建設(shè)項目的實施規(guī)劃提供重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料。高利用率彰顯出的長江水文檔案資料的價值不言而喻。在長江水文檔案的管理工作中，雖已實現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫的目錄數(shù)字化和部分檔案的全文電子化，但現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)功能不全，未能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理和利用，導致檔案管理模式和服務(wù)流程仍相對保守，基本上還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存、人工借閱的方式，尤其在評職稱等借閱高峰時期，重要的成果報告往往一本難求，利用者仍需排隊進行紙質(zhì)檔案的借閱，利用網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展水平仍有待提高。因此，現(xiàn)有的信息化發(fā)展程度無法完全滿足長江水文檔案服務(wù)和利用的需求。

3 長江水文檔案信息化工作存在的差距與不足

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（以下簡稱《“十三五”綱要》）明確將“持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設(shè)”“加快提升電子檔案管理水平”“檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)”作為 2015—2020 年全國檔案信息化發(fā)展的主要任務(wù)[4]。長江水文檔案的信息化建設(shè)雖已初具雛形，但和其他發(fā)達地區(qū)的檔案信息化發(fā)展理念和建設(shè)情況相比，在數(shù)字檔案館建設(shè)、電子檔案管理水平和檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè) 3 個維度上仍有一些差距和不足。

3.1 數(shù)字檔案館建設(shè)方面

數(shù)字檔案館是指團體和其他社會組織在履行職能的過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺[5]3。數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，應(yīng)實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、實體虛擬化、管理系統(tǒng)化，以及信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識化等 5 個特點和功能[5]6。

青島市檔案館在檔案信息化和現(xiàn)代化管理方面一直處于全國領(lǐng)先水平，2005 年建成的數(shù)字檔案館良好地實現(xiàn)了 5 個特點和功能，并且在青島市政府的大力支持下，在原本的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上進行了擴展和升級，于 2015 年建成了具有全面感知、可靠傳遞、智能處理等特征的物聯(lián)網(wǎng)雛形的智慧檔案館[6]。升級后的檔案館在設(shè)施、環(huán)境、館藏、人員、運作和服務(wù)等方面都有智慧性的突破，具體如下：

1）在館舍方面。采用物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)，實時監(jiān)控館舍的環(huán)境安全。

2）在庫房方面。通過感知技術(shù)建設(shè)了 1 個虛擬庫房，實現(xiàn)庫房溫濕度的自動管理和配置，并通過RFID（射頻識別）技術(shù)，實時監(jiān)控檔案庫房動態(tài)，保障庫房的物理安全，同時實現(xiàn)檔案盒的自動識別、出入庫位置監(jiān)測和一鍵查找等功能。

3）在歸檔過程方面。采用模型控制和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對歸檔電子文件進行質(zhì)量監(jiān)管，并對歸檔情況進行實時分析、比對和評估，能夠及時、準確地反映檔案管理的運行狀況。

4）在管理和利用方面。根據(jù)檔案工作者實際的編研、著錄經(jīng)驗，開發(fā)了 11 種智能檢索模型，檔案檢索查全率、查準率更高。

5）在服務(wù)方面。采用移動通信技術(shù)，在移動終端建立了移動檔案平臺，并搭建了“青島檔案”微信公眾平臺，能夠主動向公眾進行檔案宣傳，提供遠程的檔案信息查閱服務(wù)[7]。

全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”“十三五”規(guī)劃綱要都對我國數(shù)字化檔案館建設(shè)提出了硬性要求。長江委水文局檔案部門在其編制的《十二五檔案信息服務(wù)規(guī)劃》中，將“建設(shè)長江水文數(shù)字檔案館，建立長江水文檔案信息和其它各類信息的保管、查詢、交換、利用中心”[8]納入長江委水文局 10 a 檔案信息化發(fā)展目標。局機關(guān)及所屬各勘測局檔案部門已于 2004 年配備了檔案管理系統(tǒng)，建立了目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了全長江流域檔案目錄的共享；2005 年配備了高速掃描儀，2010 年配備了書刊掃描儀，開展了存量檔案的數(shù)字化工作，積極推進長江水文數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。但目前還存在以下不足：長江水文檔案庫房仍使用中央空調(diào)，以及加、除濕機調(diào)節(jié)庫房的溫濕度環(huán)境，并采用人工溫濕度記錄方式和庫房值班制度模式監(jiān)控庫房的安全；仍采用自動和半自動密集架存放實體檔案，未建立庫房密集架與檔案管理系統(tǒng)之間的有機聯(lián)系，檔案實體主要靠人工進入庫房查詢；使用的檔案管理系統(tǒng)檢索方式相對單一，檢索的查全率和查準率都還有待提高。總體來說，在檔案實體的虛擬化、信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和檔案利用的知識化上，都尚有很大建設(shè)空間。截至 2018 年年底，長江委水文局檔案部門與青島市數(shù)字檔案館在數(shù)字化建設(shè)上的比較如表 1 所示。

表 1 青島市數(shù)字檔案館和長江委水文局檔案部門在數(shù)字化建設(shè)上的比較

3.2 電子檔案管理水平方面

電子文件雖然每天都在產(chǎn)生，但是對其進行規(guī)范管理卻有一定難度。操作系統(tǒng)不穩(wěn)定，載體性能不穩(wěn)定，工作與保存環(huán)境不合要求，病毒侵害，人為損害或者誤操作，都會造成電子文件被修改、損壞，甚至丟失。因此，由于電子文件的不穩(wěn)定性特征，電子文件的真實性保障和永久性保存問題一直受到廣泛的關(guān)注和思考。加拿大學者露西安娜?杜蘭蒂（Lucin Durnti）在電子系統(tǒng)中文件真實性永久保障國際合作研究項目（InterPARES ）中提出了一種“基于前端控制的全過程管理”的電子檔案管理理念，旨在維護電子文件的“四性”——真實性、可靠性、安全性、可用性，這種理念在歐美發(fā)達國家的電子文件管理中被廣泛采用[9]6。前端控制強調(diào)檔案人員在整個電子文件產(chǎn)生過程中的監(jiān)管和參與，以保障文件的原始性、真實性，可分為以下 4 個環(huán)節(jié)：

1）提前/實時歸檔。電子檔案一經(jīng)形成，立馬賦予歸檔標記，并納入檔案部門的監(jiān)控中。

2）提前鑒定。在電子環(huán)境下，在文件生成之際或之前就進行鑒定。

3）提前著錄。在文件登記時一并完成著錄工作。

4）提前接收。檔案工作人員密切關(guān)注著電子文件的整個生成流程，文件生成之后，立刻完成從文件至檔案的轉(zhuǎn)化工作。

全過程管理指的是從電子檔案的生成到永久保存或銷毀整個生命流程，包括對流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項具體流程的持續(xù)性監(jiān)管，以提升整體的業(yè)務(wù)效率，確保電子文件的長期安全性和可利用性。

在電子文件的歸檔模式方面，丹麥在 2000 年首先采用了“電子文件替代紙質(zhì)文件”的電子文件單套歸檔模式，在這種模式下，移交到檔案館的電子文件能夠快速、方便地完成歸檔工作，并迅速通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，使得公眾也能很快地對這些檔案進行利用[10]。新加坡國立檔案館從 2017 年起，就停止對紙質(zhì)文件的收集，其他國家包括美國、英國、澳大利亞、新西蘭、德國、日本等也都在逐步推進或已經(jīng)實現(xiàn)電子文件的單套歸檔模式[11]。近 2 a 來，我國上海自貿(mào)區(qū)、珠江市人民政府等部門和地區(qū)在電子文件歸檔和檔案的單套制管理上進行了一些嘗試，形成的電子文件簽章符合國家電子證照標準，文件歸檔后具備和紙質(zhì)文件一樣的法律效力，確保了電子文件的真實有效。單套制的電子檔案管理模式是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。

我國檔案的電子化發(fā)展歷程有以下 3 個階段：第 1 階段是紙質(zhì)檔案的管理階段；第 2 階段是紙質(zhì)檔案與電子檔案同步收集整理的管理階段；第 3 階段是脫離紙質(zhì)檔案，只進行電子檔案的收集整理階段。我國對電子文件的管理非常重視：2009 年 12 月建立了國家電子文件管理部際聯(lián)席會議制度，2010 年12 月 18 日成立了中國人民大學電子文件管理研究中心，又于 2016 年 11 月成立了電子文件管理推進聯(lián)盟，旨在貫徹落實電子文件管理國家戰(zhàn)略，提升我國電子文件整體管理水平。目前，由于法律層面的證據(jù)效力和技術(shù)層面的長期永久保存等問題制約了電子文件向單套制的發(fā)展，我國檔案管理大多采用雙套制的歸檔模式，國家標準 GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)定“電子文件應(yīng)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案同步歸檔”。目前采用這種雙套制的歸檔模式有其合理性，在檔案利用中紙質(zhì)、電子 2 種檔案可以優(yōu)勢互補，提高利用效率。InterPARES 項目組在電子檔案永久真實性中的研究也提出“雙套制的管理能夠更好地維持檔案文件的真實性，確保檔案的完整、安全、可靠”[9]7。

長江委制定的《長江委重要技術(shù)成果電子文件歸檔與管理辦法》中強調(diào)“水利技術(shù)成果的歸檔不替代紙質(zhì)文件的歸檔”，并且要求歸檔的電子文件需與同步歸檔的紙質(zhì)文件保持版本一致[12]。長江水文檔案管理也采用雙套制的模式，在其編制的《水文局檔案管理辦法》中明確規(guī)定：“在歸檔紙質(zhì)文件的同時，應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的電子文檔，且電子文檔與紙質(zhì)文件的內(nèi)容應(yīng)完全一致?！盵3]7但是在有紙質(zhì)檔案作為保障的前提下，再去額外增加工作量進行對應(yīng)電子檔案的收集，對檔案生成部門和工作者而言都是一項新的任務(wù)，尤其對現(xiàn)代化信息技術(shù)不熟悉的傳統(tǒng)水文工作者而言，在百忙之中進行電子檔案管理的系統(tǒng)性學習，電子文件格式的轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)的創(chuàng)建，并進行封存等，都不是“一日之功”，這些也都是長江水文檔案電子化工作面臨的新挑戰(zhàn)。長江委水文局目前只有水文和水質(zhì)整編成果資料實現(xiàn)了紙質(zhì)、電子文件的同步收集整理，但收集到的僅只有與紙質(zhì)文件相對應(yīng)的 PDF 格式的電子文件，并沒有進行元數(shù)據(jù)的采集和封裝，嚴格意義上說，只收集了電子文件，而未開展電子檔案的歸檔和管理工作。其他類別檔案包括測繪、基建、綜合等檔案電子化收集整理工作仍舊亟待開展。

3.3 檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)方面

檔案利用是檔案管理的中心環(huán)節(jié)和終極目標[13]。在“互聯(lián)網(wǎng) +”時代，我國的檔案利用在需求人數(shù)、程度和服務(wù)的觀念上都發(fā)生了重要的變化。浙江省檔案局建設(shè)的“互聯(lián)網(wǎng) + 檔案服務(wù)”應(yīng)用服務(wù)平臺，旨在實現(xiàn)“信息多跑路，查檔少跑路” 的檔案服務(wù)目標[14]29，為其他檔案部門提供了非常好的借鑒作用。作為一個功能服務(wù)型的平臺，浙江省檔案服務(wù)網(wǎng)并不是一個省級檔案館網(wǎng)站，而是一個全省 100 家綜合檔案館實現(xiàn)資源互聯(lián)和共享的綜合性檔案服務(wù)平臺，只要在網(wǎng)站進行實名注冊并通過認證，就能夠向浙江省任何一家綜合檔案館提出查檔申請。受理的檔案館如果查到相應(yīng)的檔案，會及時聯(lián)系查閱人，并以自取、快遞、電子郵件 3 種方式提供給利用者。浙江省檔案服務(wù)網(wǎng)充分運用互聯(lián)網(wǎng)思維，將線上申請和線下查詢相結(jié)合，用戶在線上提交查詢申請后，后臺檔案工作人員會將線下通過館藏系統(tǒng)或者庫房查詢后得出的結(jié)果反饋給查檔用戶，包括所查的檔案有或無、能否利用、用過什么方式利用都會詳細反饋。并且，浙江省檔案服務(wù)網(wǎng)也很重視提高用戶體驗，網(wǎng)上咨詢、查詢申報單盡量簡化，流程環(huán)節(jié)盡量簡潔，受理單位的反饋信息實時通過手機短信推送。浙江省檔案局這一檔案服務(wù)平臺的設(shè)立，也是“以人為本、服務(wù)為先”[14]31的檔案事業(yè)發(fā)展原則的良好體現(xiàn)。

在檔案的利用方面，長江委水文局自開展館藏檔案數(shù)字化工作以來，截至目前已經(jīng)完成 45 萬余頁檔案的掃描、入庫工作，建立目錄數(shù)據(jù)庫和部分檔案的全文數(shù)據(jù)庫。但局機關(guān)和各勘測局現(xiàn)有的基于C/S 結(jié)構(gòu)的檔案系統(tǒng)建立于 2003 年，只有安裝了該檔案系統(tǒng)并具有檔案管理權(quán)限的工作人員才能進入系統(tǒng)進行檔案查詢，同時該檔案系統(tǒng)功能不全，檢索途徑單一，結(jié)果不夠準確，檔案的借閱、進出庫、利用無法進行統(tǒng)計，也無法通過檔案系統(tǒng)實時監(jiān)控庫房管理情況。因此，長江委水文局在檔案服務(wù)上主要還是沿用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)儲存和借閱為主的管理模式，沒有充分發(fā)揮檔案作為單位信息資源中心的最大優(yōu)勢和效能。同時，受到傳統(tǒng)的“重管理、輕服務(wù)”[15]的檔案工作模式影響，長江水文檔案工作還是多以保管和管理為主，有需備查，服務(wù)工作比較被動，主動服務(wù)意識比較缺乏。

4 長江水文檔案信息化工作的思考和建議

《“十三五”綱要》提出：“將全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升”作為檔案管理信息化的發(fā)展目標[4]15。關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng) +”新時代如何加強水利檔案信息化建設(shè)的問題，從發(fā)達地區(qū)的檔案信息化發(fā)展理念和實例中有所啟發(fā)，結(jié)合長江水文檔案自身的現(xiàn)狀和問題，在存量檔案數(shù)字化等方面有一些思考和建議。

4.1 存量檔案數(shù)字化方面

存量檔案數(shù)字化指的是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸?shù)倪^程，是促進檔案信息化建設(shè)，建立數(shù)字化檔案館的重要步驟。由于長江水文檔案資料點多、線長、面廣，局機關(guān)及各勘測局館藏檔案總量達 26.6 萬余卷，其中最早的檔案始于20 世紀 50 年代，并且不少單位的水利檔案年代久遠，館藏檔案數(shù)字化工作不僅能夠延長各類實體檔案的壽命，保護水利歷史文化資源，也能夠提高檔案業(yè)務(wù)工作效率，更好地發(fā)揮水利檔案的服務(wù)，提高服務(wù)價值。開展館藏檔案數(shù)字化，長江水文檔案工作應(yīng)該做到以下幾點：

1）按照 DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》制定適應(yīng)于單位實際的數(shù)字化操作流程，確保數(shù)字化工作有章可循；

2）在確立數(shù)字化范圍時，應(yīng)考慮將破損嚴重或者比較珍貴的、利用率較高的、需求率較大的檔案先進行數(shù)字化，使得有價值的檔案能夠最大限度地發(fā)揮作用；

3）升級目前的數(shù)字化系統(tǒng)，逐步建立重要檔案全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化保管、檢索、查詢、利用為一體的全方位服務(wù)模式，實現(xiàn)以檔案信息資源的共享；

4）傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化是將檔案原件掃描成圖形進行存儲，但這些數(shù)字化的信息沒有被數(shù)據(jù)化，無法通過關(guān)鍵詞的查詢和檢索進行后期更加方便的利用[16]。因此，可采用 OCR（光學字符識別）等技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)化代替數(shù)字化，使得加工之后的文件內(nèi)容直接被查詢利用。

4.2 增量檔案電子化方面

檔案電子化指將過去的各種紙質(zhì)文件或機讀形式的檔案收集起來，通過計算機磁盤等設(shè)備進行加工，將其轉(zhuǎn)化成為計算機軟件形式的二次文獻并供人利用的過程[17]。檔案電子化管理能夠極大地縮短文獻加工時間，減少過去紙質(zhì)檔案耗費的人工成本，并有利于檔案的共享，提高檔案的使用價值。長江水文檔案實現(xiàn)增量電子化，要全面開展原生電子文件的接收、歸檔工作，是加強水利檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。參考“前端控制、全程管理”的電子檔案管理理念和長江水文檔案自身的特征，電子檔案的收集管理應(yīng)做到以下幾點：

1）盡快開展各類增量檔案的電子化收集工作，電子文件每天都在生成，電子化檔案的收集、整理工作越早開展，效益越大，日后需要開展的數(shù)字化工作量就越小。

2）對電子文件的形成、歸檔，以及電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸、管理等方面制定標準和規(guī)范。檔案部門應(yīng)將電子文件歸檔的規(guī)范和需求，在電子文件生成之前告訴檔案生成部門，并對形成過程進行持續(xù)指導。

3）電子文件歸檔和檔案管理是一門專業(yè)性的工作，需要由一定計算機基礎(chǔ)的專職或兼職檔案人員對電子文件進行統(tǒng)一管理，對電子文件歸檔和管理全過程進行實時監(jiān)控。即需要水利檔案工作人員深入學習電子文件和檔案的管理規(guī)則，發(fā)揮其專業(yè)性，在電子文件接收時對形式和內(nèi)容進行嚴格的檢查，對電子文件的檔案價值進行有效的鑒別，在收集電子文件的同時，也收集采集其元數(shù)據(jù)信息，并將兩者按照一定的格式進行打包、封存，按照電子文件管理的各類規(guī)范建立歸檔文件與文件之間的聯(lián)系，完成著錄，入庫之后系統(tǒng)地對這些電子文件進行保管保護，從而確保電子檔案“四性”。

4）對歸檔的電子文件質(zhì)量進行嚴格把控，檢查文件是否能正常讀取，排查有無病毒感染，內(nèi)容是否完整，是否和同步歸檔的紙質(zhì)文件內(nèi)容一致等。同時在電子文件后期存儲時也需要定期檢查，利用時如發(fā)現(xiàn)有損壞，應(yīng)及時修復損壞的文件，重要的電子文件應(yīng)進行異地備份。

5）升級現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案管理系統(tǒng)能夠具備專業(yè)的電子檔案管理功能，確保歸檔電子檔案的真實有效。

6）電子文件收集和檔案管理需要解決文件格式的自動轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)的自動捕獲、元數(shù)據(jù)與電子文件的關(guān)聯(lián)、電子檔案管理系統(tǒng)的使用等技術(shù)問題，這也是長江水文檔案信息化工作開展中，檔案人員需要深入研究的關(guān)鍵問題。

4.3 檔案利用網(wǎng)絡(luò)化方面

檔案學家吳寶康指出：“檔案的利用在檔案工作中一般是起主導的支配作用的，是整個檔案工作的出發(fā)點。檔案的利用是推動檔案工作向前發(fā)展的最有力的、最活躍的因素，檔案的利用也是我們檢驗整個檔案工作諸方面的好、壞、優(yōu)、劣的測試指標和客觀標準?！盵18]37先進的檔案信息化建設(shè)理念上的共性在于：用以人為本的服務(wù)理念，主動尋求以滿足公眾需求為核心的建設(shè)方式，真正做到檔案“為民所用”[18]37。

經(jīng)過對比，長江水文檔案在以下利用網(wǎng)絡(luò)化方面的建設(shè)任重道遠：

1）應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，徹底摒棄傳統(tǒng)坐攤守庫式的檔案管理觀念，在理念上由以檔案部門為中心向以利用者需求為中心轉(zhuǎn)變，在管理方式上由被動提供檔案服務(wù)向主動提供檔案服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，在技術(shù)上努力精進，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，現(xiàn)代化軟硬件對檔案管理的促進作用，為用戶提供方便、快捷的檔案信息服務(wù)。

2）升級原有的檔案管理系統(tǒng)，將目前基于 C/S結(jié)構(gòu)的檔案系統(tǒng)升級為基于 B/S 結(jié)構(gòu)的檔案系統(tǒng)，充分擴展檔案管理系統(tǒng)和 OA、其他管理（如基建管理等）系統(tǒng)的對接功能，使得利用者可以直接從 OA等其他系統(tǒng)接口或者網(wǎng)頁中進行檔案目錄的查詢和檢索，提出檔案借閱申請需求。

3）充分擴展檔案管理系統(tǒng)的功能，采用多種檢索模型、全文檢索技術(shù)等，并加入歸檔檔案統(tǒng)計、質(zhì)量檢查等模塊功能，提高檔案管理的效率和歸檔文件的核準率。

4）充分運用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)的優(yōu)化組合，實現(xiàn)長江水文檔案軟硬件的同步升級，為長江委水文局提供更加便捷迅速的個性化檔案服務(wù)。如，利用 FRID 射頻技術(shù)的智能檔案柜，能夠精準定位檔案盒所在位置，建立檔案實物和管理系統(tǒng)之間的有機聯(lián)系，由此大大提高檔案利用的效率，進一步促進檔案庫房智慧化管理；利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立移動終端檔案應(yīng)用平臺，或者將檔案查詢、借閱功能集成于目前已有的長江水文 App 或者微信公眾號中；積極開展長江水文檔案在各種平臺上的宣傳工作（單位微信公眾號推送檔案宣傳等），擴大新時代檔案的影響力，更好地發(fā)揮檔案在水利事業(yè)中的服務(wù)作用。

4.4 檔案安全保障方面

信息高速發(fā)展帶來的檔案數(shù)字化、電子化和其利用的網(wǎng)絡(luò)化，給水利檔案工作者和利用用戶帶來了極大的快捷和方便，但也給電子檔案的安全性帶來挑戰(zhàn)?！丁笆濉本V要》明確提出建立“人防、物防、技防”“三位一體”的檔案安全防范體系的要求[4]15。長江水文檔案本身具有高價值性和高利用率等特征，因此長江水文檔案安全防范工作更加要疏而不漏，需要加強以下幾方面的保障：

1）物理安全。嚴格按照庫房管理制度的要求，配備庫房溫濕度自動監(jiān)控設(shè)備、精密空調(diào)對溫濕度進行自動控制，加強檔案實體安全技術(shù)（如檔案原件封存、受損檔案修復、檔案修裱等技術(shù)）的培訓，同時加強日常庫房值班工作，保障庫房和檔案實體的安全。電子文件載體（軟盤、磁帶、光盤等）應(yīng)保存在庫房的電子檔案柜架或光盤消毒柜中，并滿足載體存放的溫濕度要求。

2）數(shù)據(jù)安全。將電子文件一式 3 套（1 套借閱、1 套封存、1 套異地存儲）以防丟失，應(yīng)采用電子文件加密、數(shù)字水印、PDF 加固等技術(shù)，防止篡改。

3）網(wǎng)絡(luò)安全。采用專業(yè)級硬件墻或芯片級防火墻，定期對檔案管理系統(tǒng)進行全面的查毒、殺毒。

4）保密安全。升級現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，需要采用嚴格的信息認證技術(shù)，對檔案的利用者進行身份驗證，做好權(quán)限控制，且利用者借閱流程應(yīng)該被完整地記錄、跟蹤。

4.5 人才隊伍建設(shè)方面

檔案信息化工作的開展能夠全方位地提高單位檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平，而檔案信息化工作開展的關(guān)鍵在于檔案業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平。在“互聯(lián)網(wǎng) +”和檔案工作融合的當下，檔案工作呈現(xiàn)出多元化、智能化的特點，它是一門有著深厚學問，需要仔細研究的綜合性學科。但長江水文檔案工作人員平均年齡偏大，鮮有檔案科班出身的專業(yè)性人才，且長江委水文局基層檔案室檔案工作人員常常身兼數(shù)職，調(diào)動頻繁，這些都阻礙了檔案人才隊伍的建設(shè)和發(fā)展。因此要加強以下幾方面的檔案信息化工作：

1）檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變觀念，理清思路，與時俱進，提高對“互聯(lián)網(wǎng) +”新時代檔案工作的認識，同時加強除了傳統(tǒng)檔案工作之外的檔案數(shù)字化處理、計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等多種技能的學習，還需將檔案理論學習和實際工作結(jié)合起來，充分發(fā)揮檔案資源在單位主業(yè)開展中的服務(wù)、支撐作用。

2）在引進適應(yīng)新時代發(fā)展的檔案高科技人才的同時，管理單位立足“人人皆才”“人人皆可才”的觀念，充分發(fā)揮每位檔案工作者的所長，加強團隊意識，才能夠人盡其才，才盡其用。

3）管理單位可以加強對檔案人才隊伍的培訓和交流，可以采取外部 + 內(nèi)部培訓、交流調(diào)研等多種方式，讓長江水文檔案人員能夠時時學習、成長，持續(xù)向先進的檔案管理理念和模式看齊。

5 結(jié)語

本研究對長江水文檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題進行了分析，從發(fā)達地區(qū)先進的檔案信息化建設(shè)理論和實際中得到借鑒，提出了一些符合長江水文檔案工作發(fā)展實際的檔案信息化建設(shè)建議和措施。這些建議和措施，能夠更好地促進長江水文檔案工作者充分利用“互聯(lián)網(wǎng) +”背景下先進技術(shù)為檔案工作增添優(yōu)勢，全面優(yōu)化庫藏資源，做好檔案資源整合，發(fā)揮檔案管理各類平臺的最大作用，進一步提高長江水文檔案業(yè)務(wù)工作的效率。同時，水利行業(yè)信息化建設(shè)工作任重而道遠，想要徹底解決檔案信息化發(fā)展普遍滯后于單位整體信息化發(fā)展的問題，不僅要求所有水利檔案工作者集思廣益、與時俱進，將最新的信息化發(fā)展技術(shù)與單位的檔案管理實際相結(jié)合，還需要單位領(lǐng)導的重視、各部門之間的協(xié)作配合，才能更有效地推進發(fā)揮水利檔案的利用價值，為單位的管理決策提供第一手寶貴的參考資料和依據(jù)，更進一步地為全長江流域推進“社會水文、綠色水文、智慧水文、和諧水文”[19]建設(shè)做好檔案信息支撐服務(wù)。