淺議大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院辦公室檔案管理模式

王大試

灌南縣第一人民醫(yī)院，江蘇灌南 222500

一、大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案的重要性

醫(yī)院檔案主要是病歷檔案，是醫(yī)學科學的原始檔案材料，是對患者病情變化、診療經(jīng)過、治療效果及最終轉(zhuǎn)歸的客觀、連續(xù)、完整的記錄，是醫(yī)務人員記錄疾病診療過程的文件。病歷檔案在醫(yī)療、教學、科研等方面發(fā)揮著重要的價值，是相關研究的基礎資料。

病歷檔案管理，是醫(yī)院對病歷檔案的整合和有序規(guī)整，具有很強的技術性和專業(yè)性，是對醫(yī)院內(nèi)部管理、醫(yī)護質(zhì)量和總體治療水平進行評價時的一個重要參考指標；病歷檔案能夠全面反映患者身體狀況和臨床醫(yī)療情況，可以為醫(yī)院進行專業(yè)醫(yī)學研究和臨床實踐提供重要依據(jù)。病歷檔案是患者后續(xù)就醫(yī)的重要參考資料、是各種保險報銷費用的重要憑證，是具有法律效力的重要文件和證明材料。

隨著信息技術的發(fā)展，人們進入大數(shù)據(jù)時代，在新時期醫(yī)院病歷檔案管理在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。① 對醫(yī)院病歷檔案加強管理，能夠有效提高工作效率，在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)檔案。以往臨床病歷書寫需要幾十分鐘，現(xiàn)在利用結(jié)構化模板、典型病歷引用、病歷數(shù)據(jù)自動引用和子模板引用等新型病歷書寫方法，幾分鐘就可以整理完畢。并且病歷檔案的大數(shù)據(jù)管理，可以提升患者信息查詢檢索效率，操作更加方便快捷。② 通過加強醫(yī)院病歷檔案的大數(shù)據(jù)管理，能夠?qū)崿F(xiàn)臨床信息的全面共享，直接將患者信息動態(tài)，檢驗結(jié)果信息以及出入院信息自動引入到病歷中，不用多次錄入。③ 為醫(yī)院領導科學決策提供實時數(shù)據(jù)支持，根據(jù)病歷檔案，醫(yī)院領導對患者的來源分布、病種的分布、發(fā)展趨勢等都有全面的了解，能夠?qū)崟r掌握各個科室的患者情況，以及醫(yī)院新技術的開展等，協(xié)助醫(yī)院的各項決策。④ 利用大數(shù)據(jù)對病歷檔案進行管理，能夠從中自動提取患者病歷數(shù)據(jù)，有利于醫(yī)院進行病歷的借閱、歸檔，復印窗口病歷檔案資料可以直接打印，提高病歷檔案管理工作效率，而且數(shù)據(jù)化資料可以通過數(shù)據(jù)庫定期進行自動備份，以防數(shù)據(jù)丟失。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化

（一）檔案管理理論體系的變化。大數(shù)據(jù)的應用推動著檔案管理理論的不斷發(fā)展。大數(shù)據(jù)觀：數(shù)據(jù)量的增長是大數(shù)據(jù)時代最顯著的特征，在這個大背景下，數(shù)據(jù)被定義為“全數(shù)據(jù)”，即一切數(shù)據(jù)皆有用。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)更多地來源于網(wǎng)絡、社會、生活。而在內(nèi)容上，增多的不僅是數(shù)據(jù)量，還有數(shù)據(jù)種類，同時檔案數(shù)據(jù)價值密度降低，在數(shù)據(jù)處理速度上加快。對于采集方式來說，檔案部門更加重視檔案，主動強制收集單位檔案，同時借助信息技術，對于互聯(lián)網(wǎng)上的有價值信息實時捕捉。

（三）檔案利用服務體系的變化。在大數(shù)據(jù)時代，社會化、多元化方向是檔案利用服務工作的主要發(fā)展方向，企業(yè)、客戶的個性化與差異化需求將成為重點考慮因素，而變化也體現(xiàn)于服務的對象、內(nèi)容、方式和目的上。

（四）檔案安全保障體系的變化。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)在數(shù)量和種類上增多，信息化程度高，對此，檔案資料的保存條件、關鍵技術、管理方式、安全保密也發(fā)生了相應變化，從而面臨著由此帶來的種種威脅。

（五）檔案行政管理體系的變化。行政職能的變化，檔案管理不再局限于“檔案實物”，開始強化自身行政管理職能。業(yè)務指導的變化，檔案中介機構與社會力量被鼓勵參與檔案事務服務。合作方式的變化主要體現(xiàn)在，檔案行政管理部門將工作重點轉(zhuǎn)移至檔案事務管理上，同時，開放檔案，實現(xiàn)檔案價值。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理的發(fā)展策略

（一）增強檔案管理的安全性。想要增強檔案管理的安全性首先必須提高防火墻的安全性，不斷更新安裝包，其次還應當加強醫(yī)院檔案信息和資料網(wǎng)絡入侵檢測，增強其防控能力；醫(yī)院還可借鑒其它單位防火墻的使用情況，增強對檔案管理風險的感知和防控功能，保證醫(yī)院檔案管理的安全。其次，醫(yī)院檔案管理工作中，應當及時消除垃圾數(shù)據(jù)，既可以避免沒有利用價值的數(shù)據(jù)占用存儲空間，還可提高檔案資料檢索的準確性和速度，避免由于空間占用導致的不安全事件；最后，在醫(yī)院檔案管理工作中還應當加強內(nèi)部機制建設，督促相關人員按照機制和流程辦事，保證其安全性，同時增強相關人員的法律意識，避免由于私利泄漏醫(yī)院檔案信息資料。

（二）規(guī)范檔案存儲管理。醫(yī)院電子檔案規(guī)范化存儲管理是非常重要的一項工作任務，如果檔案存儲管理不夠規(guī)范很容易影響其查找效率和使用效能。規(guī)范檔案存儲管理的措施主要包括以下幾點：首先是統(tǒng)一命名、日期格式等，在醫(yī)院檔案相關資料首次入檔或者被借閱后入檔時，工作人員首先需要核查相關資料是否完善，是否有缺失或缺損的情況，并按照檔案性質(zhì)確定大致的歸類，然后進行存儲或者上傳至相關站點供相關人員下載閱讀；其次是醫(yī)院檔案管理人員需要不斷創(chuàng)新管理方法，引入基于分布式大數(shù)據(jù)映射、基于遠程會診、基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動的檔案管理技術，提升醫(yī)療檔案管理的效率和規(guī)范性，保證信息資料能夠得到充分的利用和保護；最后還需要對檔案存儲管理人員嚴格要求，制定并完善統(tǒng)一的管理規(guī)范，在工作過程中加強監(jiān)督，控制影響檔案存儲管理規(guī)范性的因素，確保檔案得到完整的保存。

（三）建設檔案管理隊伍。要想建設檔案管理隊伍，首先必須認識到提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務水平、引進業(yè)務水平、專業(yè)技術以及綜合素質(zhì)過硬的管理人才的重要性。然后由科室組織醫(yī)院檔案管理工作人員加強學習和培訓，完善相關考核和獎懲制度，鼓勵工作人員富含創(chuàng)新意識，不斷涉略大數(shù)據(jù)背景下相關檔案管理的創(chuàng)新模式資料，從學習和工作中汲取知識，總結(jié)經(jīng)驗，在實踐中創(chuàng)新管理方案；其次還需要引入專業(yè)人才，重視醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才對醫(yī)院發(fā)展的推動力，制定檔案管理隊伍建設計劃；最后，在檔案管理工作人員中開展“一幫一”互助活動，由工作經(jīng)驗豐富、業(yè)務水平高、操作熟練的工作人員對工齡低、業(yè)務不熟練的工作人員提供幫助，增強其團隊意識和進步意識，努力打造出一支配合默契、綜合素質(zhì)理想的現(xiàn)代化檔案管理隊伍。

四、結(jié)束語

當前大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作中仍然存在諸多問題，并且相關工作人員仍需要積極探討全新的發(fā)展策略，才能真正提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。