文檔存儲(chǔ)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

唐福順

摘 要：本系統(tǒng)采用Microsoft Office中的Access 2000來設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫，有完整的用戶添加、刪除和密碼修改功能，并具備報(bào)表打印功能。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫；存儲(chǔ)管理；SQL語言；數(shù)據(jù)庫組件

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)事業(yè)得到了飛速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)正處于蓬勃發(fā)展的時(shí)期。跟隨著經(jīng)濟(jì)文化水平的顯著提高，人們對(duì)生活質(zhì)量及工作環(huán)境的要求也越來越高。書籍做為人類的精神食糧，在現(xiàn)代社會(huì)中越來越受到重視，大量的書籍出現(xiàn)在市場上，人們有了各種各樣不同的選擇，大多選用文檔管理系統(tǒng)。文檔管理系統(tǒng)（document management system，簡稱DMS）或者數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)（digital asset management system，簡稱DAM），主要是用來管理我們常用的一些文檔、圖紙、視頻和音頻等信息內(nèi)容。與此同時(shí)，為了管理大量的文檔，文檔存儲(chǔ)也大量的出現(xiàn)，存儲(chǔ)的管理問題也就提上了日程。隨著文檔的大量增加，其管理難度也越來越大，如何優(yōu)化存儲(chǔ)的日常文檔存儲(chǔ)管理也就成為了一個(gè)大眾化的課題。

1縛數(shù)據(jù)庫

1.1 數(shù)據(jù)庫的發(fā)展及結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫處理在信息系統(tǒng)的研究中一直是非常重要的主題，數(shù)據(jù)庫的發(fā)展分為三個(gè)階段：人工管理階段、文件系統(tǒng)階段、數(shù)據(jù)庫階段。人工管理階段和文件系統(tǒng)階段都有著相當(dāng)多的缺陷，諸如數(shù)據(jù)冗余性，數(shù)據(jù)不一致性以及數(shù)據(jù)聯(lián)系弱等等。當(dāng)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫階段后，隨著數(shù)據(jù)管理規(guī)模一再擴(kuò)大，數(shù)據(jù)量急劇增加，為了提高效率，開始時(shí)，人們只是對(duì)文件系統(tǒng)加以擴(kuò)充，在應(yīng)用文件中建立了許多輔助索引，形成倒排文件系統(tǒng)。但這并不能最終解決問題。在20世紀(jì)60年代末，磁盤技術(shù)取得重要進(jìn)展，具有數(shù)百兆容量和快速存取的磁盤陸續(xù)進(jìn)入市場，成本也不高，為數(shù)據(jù)庫技術(shù)的產(chǎn)生提供了良好的物質(zhì)條件。從文件系統(tǒng)發(fā)展到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是信息處理領(lǐng)域的一個(gè)重大變化。在文件系統(tǒng)階段，人們關(guān)注的中心問題是系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，因而程序設(shè)計(jì)處于主導(dǎo)地位，數(shù)據(jù)只起著服從程序需要的作用。在數(shù)據(jù)庫方式下，信息處理觀念已為新體系所取代，數(shù)據(jù)占據(jù)了中心位置。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)成為信息系統(tǒng)首先關(guān)心的問題，而利用這些數(shù)據(jù)的應(yīng)用程序設(shè)計(jì)則退居到以既定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的外圍地位。

1.2 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在數(shù)據(jù)庫技術(shù)中，我們用模型的概念描述數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)與語義，對(duì)現(xiàn)實(shí)世界進(jìn)行抽象，表示實(shí)體類型及實(shí)體間聯(lián)系的模型稱為“數(shù)據(jù)模型”。目前廣泛作用的數(shù)據(jù)模型可分為兩種類型。一是“概念數(shù)據(jù)模型”，另外一是“實(shí)體聯(lián)系模型”。如果數(shù)據(jù)庫的內(nèi)模式要進(jìn)行修改，即數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方法有所變化，那么模式/內(nèi)模式映象也要進(jìn)行相當(dāng)?shù)男薷模垢拍钅Ｊ奖M可能保持不變。也就是對(duì)內(nèi)模式的修改盡量不影響概念模式，當(dāng)然，對(duì)于外模式和應(yīng)用程序的影響更小，這樣，我們稱數(shù)據(jù)庫達(dá)到了物理數(shù)據(jù)獨(dú)立性。如果數(shù)據(jù)庫的概念模式要進(jìn)行修改，譬如增加記錄類型或增加數(shù)據(jù)項(xiàng)，那么外模式/模式映象也要進(jìn)行相應(yīng)的修改，使外模式盡可能保持不變。也就是對(duì)概念模式的修改盡量不影響外模式和應(yīng)用程序，這樣，我們稱數(shù)據(jù)庫達(dá)到了邏輯數(shù)據(jù)獨(dú)立性。

2 文檔存儲(chǔ)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)流程

2.1 軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期階段

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的開始，我首先考慮的是如何用數(shù)據(jù)模型來數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)與語義，以對(duì)現(xiàn)實(shí)世界進(jìn)行抽象。目前廣泛使用的數(shù)據(jù)模型可分為兩種類型，一種是獨(dú)立于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的“概念數(shù)據(jù)模型”，如“實(shí)體聯(lián)系模型”；另一種是直接面向數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)的“結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)模型”。在本系統(tǒng)中我采用“實(shí)體聯(lián)系模型”（ER模型）來描述數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)與語義，以對(duì)現(xiàn)實(shí)世界進(jìn)行第一次抽象。ER模型直接從現(xiàn)實(shí)世界抽象出實(shí)體類型及實(shí)體間聯(lián)系，然后用ER圖來表示數(shù)據(jù)模型。它有兩個(gè)明顯的優(yōu)點(diǎn)：接近于人的思維，容易理解；與計(jì)算機(jī)無關(guān)，用戶容易接受。但ER模型只能說明實(shí)體間語義的聯(lián)系，不能進(jìn)一步說明詳細(xì)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，它只是數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的第一步。

2.2 軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)要點(diǎn)

本系統(tǒng)為文檔存儲(chǔ)管理，主要管理文檔的入庫、出庫以及庫存等事項(xiàng)。存儲(chǔ)根據(jù)需要可以查詢文檔供應(yīng)商的信息，同時(shí)還需要了解在入庫和出庫中員工的參與情況。在該數(shù)據(jù)庫中，我設(shè)計(jì)了三個(gè)實(shí)體，分別是庫存、輸入、輸出以及兩個(gè)聯(lián)系類型入庫和出庫信息。在本系統(tǒng)中庫存是核心，也是基本，沒有了庫存其它的也就沒有什么意義了。員工記錄的添加是考慮到責(zé)任問題，也就是說，在存儲(chǔ)管理的實(shí)際運(yùn)用中，出現(xiàn)了責(zé)任不清的現(xiàn)象，特別是由于存儲(chǔ)的進(jìn)出文檔數(shù)量都比較大時(shí)產(chǎn)生了一系列問題，所以在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫時(shí)，我特別考慮到這一點(diǎn)，加入了員工記錄這一實(shí)體。供應(yīng)商信息的添加主要出于對(duì)文檔來源問題的思考。通過添加供應(yīng)商信息可以比較清楚地了解文檔的進(jìn)貨渠道，從文檔的質(zhì)量到供應(yīng)商的信譽(yù)都可以進(jìn)行了解，同時(shí)可以為以后的文檔進(jìn)購提供一定有用的信息。供應(yīng)商信息表主要用于記錄有關(guān)供應(yīng)商的各類信息，包括姓名、地址、電話、付款方式等。它主要用來為系統(tǒng)提供供應(yīng)商的有關(guān)信息，在系統(tǒng)中入庫記錄是與供應(yīng)商記錄相聯(lián)系的，通過入庫記錄可以查找相關(guān)的供應(yīng)商信息。

2.3 軟件系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思路

通過以上設(shè)計(jì)已經(jīng)完成了系統(tǒng)的概要設(shè)計(jì)，當(dāng)我們有了系統(tǒng)的功能模塊圖和數(shù)據(jù)庫之后，就需要著手去實(shí)現(xiàn)每一個(gè)模塊，為每一個(gè)功能設(shè)計(jì)程序流程圖，這也就是系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)。在前面的概要設(shè)計(jì)中，已將系統(tǒng)劃分為多個(gè)模塊，并將它們按照一定的原則組裝起來，同時(shí)確定了每個(gè)功能及模塊之間的外部接口?，F(xiàn)在所要做的就是確定每個(gè)模塊具體執(zhí)行過程，也可以說是“過程設(shè)計(jì)”。在處理過程設(shè)計(jì)時(shí)我采用的是結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)（簡稱SP）方法。需要指出的是系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)并不是指具體的編程序，而是將概要設(shè)計(jì)階段產(chǎn)生的系統(tǒng)功能模塊圖細(xì)化成很容易產(chǎn)生程序的圖紙。因此詳細(xì)設(shè)計(jì)的結(jié)果基本決定了最終程序的質(zhì)量。為軟件的質(zhì)量，延長軟件的生存期，軟件的可測試性、可維護(hù)性提供重要的保障。詳細(xì)設(shè)計(jì)的目標(biāo)不僅是邏輯上正確地實(shí)現(xiàn)每個(gè)模塊的功能，還應(yīng)使設(shè)計(jì)出的處理過程清晰易讀。由前一階段產(chǎn)生的系統(tǒng)功能模塊圖，我為系統(tǒng)的主要部分設(shè)計(jì)了如下程序流程圖：通過以上步驟，基本上完成了對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，接下來所要做的就是軟件的編碼工作。系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)的好壞直接影響著下一步工作，只有在這一階段設(shè)計(jì)出好的模塊圖和程序流程圖，才能更有利于編碼，產(chǎn)生好的軟件系統(tǒng)。

3 文檔存儲(chǔ)管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用前景

在計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展的今天，將計(jì)算機(jī)這一信息處理器應(yīng)用于存儲(chǔ)的日常管理已是勢必所然，而且這也將為存儲(chǔ)管理帶來前所未有的改變，它可以帶來意想不到的效益，同時(shí)也會(huì)為企業(yè)的飛速發(fā)展提供無限潛力。采用計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)已成為存儲(chǔ)管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，它給企業(yè)管理來了明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。主要體現(xiàn)在：極大提高了存儲(chǔ)工作人員的工作效率，大大減少了以往入出存流程繁瑣，雜亂，周期長的弊端。

結(jié)束語

本系統(tǒng)是一個(gè)面向小型文檔企業(yè)，具有一定實(shí)用性的數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)。它主要完成對(duì)文檔存儲(chǔ)的一系列管理，包括入庫、出庫、庫存等信息管理。本系統(tǒng)具有相當(dāng)?shù)膶?shí)用功能。在查詢方面，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了多條件任意字段的模糊查詢，同時(shí)在分類查詢上實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)生成，系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別用戶不同的輸入。在文檔入庫、出庫和庫存三者之間建立了良好的鏈接關(guān)系，某一部分地修改均會(huì)自動(dòng)引發(fā)系統(tǒng)對(duì)與其相關(guān)的部分進(jìn)行連鎖修改。在用戶管理方面，系統(tǒng)較好地實(shí)現(xiàn)了用戶注冊(cè)，用戶注銷和密碼修改等各項(xiàng)功能。

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