如何規(guī)范化做好醫(yī)院檔案管理工作

吳茗 民航廣州醫(yī)院

引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療活動直接形成的原始記錄,是醫(yī)院發(fā)展的歷史證明.醫(yī)院檔案管理亦稱檔案工作,是醫(yī)院檔案室對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理、提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的總稱,也是醫(yī)療事業(yè)單位最基本的組成部分.隨著醫(yī)改工作的不斷深入以及醫(yī)療信息建設(shè)的不斷推進(jìn),醫(yī)院檔案管理工作面臨著適應(yīng)新形勢、創(chuàng)新管理的問題.本文簡要闡述了醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題,并對問題的成因進(jìn)行分析,提出了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新路徑.

1 當(dāng)下醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理制度還不夠完善,未將檔案室工作職責(zé)明確下來,也未制定相應(yīng)的查閱制度.因為檔案管理人員不清楚自己的責(zé)任,所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實處,依法管理檔案的意識不強(qiáng).

1.2 檔案管理現(xiàn)代化水平不高

伴隨科技水平的提高,計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院建設(shè)管理工作中的應(yīng)用逐漸普及.然而,醫(yī)療建設(shè)的耗資量較大,檔案管理很難獲取直接經(jīng)濟(jì)效益,所以普通醫(yī)院更偏向于投入醫(yī)療服務(wù)而降低檔案管理資金,所以嚴(yán)重制約了檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升.當(dāng)前,大部分醫(yī)院仍采用人工管理方式,未對計算機(jī)技術(shù)加以利用,所以醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集并不完整,檢索難度增加且浪費了大量的人力資源.

1.3 檔案管理法規(guī)落實不到位

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,醫(yī)院檔案管理的發(fā)展愈加迅速,開始向科學(xué)化、信息化管理方向邁進(jìn),國家也按照我國檔案的發(fā)展現(xiàn)狀制定了《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理違紀(jì)違法行為處分規(guī)定》等多種檔案管理法律法規(guī) 目前,由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理認(rèn)識不足,導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的管理比較松散,造成醫(yī)院檔案管理工作不受重視,醫(yī)院相關(guān)檔案管理制度法規(guī)不完善,甚至檔案管理法規(guī)制度存在空白情況,明顯阻礙了醫(yī)院檔案管理的有序發(fā)展.

2 醫(yī)院檔案管理建設(shè)的相應(yīng)策略

2.1 依托電子化檔案管理平臺

目前階段,伴隨醫(yī)院辦公的信息化水平與自動化水平的提高,人工檢索很難與檔案服務(wù)需求相適應(yīng).而醫(yī)院檔案管理的信息化水平,將對檔案資源的開發(fā)與利用產(chǎn)生直接的影響.

2.2 運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,科技的進(jìn)步使得信息化技術(shù)隨之出現(xiàn)在了現(xiàn)如今的生活當(dāng)中,且在時間的不斷推移之下逐漸得到了人們的高度重視與廣泛運(yùn)用.因此,為了有效改善現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理存在的問題,相關(guān)人員可采用現(xiàn)代化管理的手段,如:計算機(jī)信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行管理.

2.3 建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范化,這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關(guān)鍵.對此醫(yī)院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等,將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來,讓工作程序不斷規(guī)范,這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規(guī)范.檔案管理制度要和醫(yī)院其他管理制度銜接好,保證形成一個總體管理制度體系,同時還要在員工崗位責(zé)任制中納入檔案管理制度,這樣才能引起相關(guān)人員的重視,保質(zhì)保量地完成檔案管理工作任務(wù),并注意規(guī)范自己的工作行為,嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度.這樣醫(yī)院檔案管理才能更加規(guī)范,發(fā)揮出促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的作用.

2.4 實行醫(yī)院檔案手工管理與信息管理

高科技時代,信息化管理技術(shù)不斷發(fā)展,并逐漸與醫(yī)院手工操作的檔案管理工作融合了起來,轉(zhuǎn)變成了醫(yī)院管理檔案、促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的重要手段.其主要表現(xiàn)有:首先,在信息化管理技術(shù)的支持下,檔案管理人員可實時把握不同部門、不同科室當(dāng)前的檔案管理情況,并借助系統(tǒng)劃分檔案類型,進(jìn)而構(gòu)建起先進(jìn)的檔案管理資源庫.其次,信息化系統(tǒng)的引進(jìn)有利于進(jìn)一步健全檔案的電子化建設(shè),使電子文件得到妥善管理和利用.最后,管理部門可借助電子系統(tǒng)生成、優(yōu)化調(diào)整、存儲和隨時調(diào)閱電子檔案,并構(gòu)建規(guī)范化的制度,使紙質(zhì)與電子檔案得到有效協(xié)調(diào),從而推動醫(yī)院檔案的手動管理能逐步和信息管理實現(xiàn)一體化,確保醫(yī)院檔案能為相關(guān)管理工作提供良好的服務(wù)支持.

2.5 提高醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性與科學(xué)性

醫(yī)院檔案管理工作要創(chuàng)新發(fā)展,關(guān)鍵是要增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)性與科學(xué)性.專業(yè)性體現(xiàn)在檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化.科學(xué)性體現(xiàn)在檔案管理的數(shù)字化、信息化以及智能化.一是要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)人員的配備,確保醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)的合理性與穩(wěn)定性.具體來說,醫(yī)院檔案室的管理人員應(yīng)配備具有檔案管理專業(yè)知識的人員,醫(yī)院各科室的檔案管理人員也應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì).二是應(yīng)制定完善的醫(yī)院檔案管理制度與規(guī)范,健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制,將檔案管理工作納入醫(yī)院績效考評體系,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展.三是要與上級檔案管理部門保持密切聯(lián)系,建立通暢的交流渠道,開展具有針對性的交流指導(dǎo)活動,定期或不定期地聘請檔案方面的專家、學(xué)者就醫(yī)院檔案管理信息化、規(guī)范化等進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo),提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能.

結(jié)語

綜上所述,醫(yī)院檔案的作用不容小覷,特別在新時期背景下,醫(yī)院檔案管理工作更為重要.醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案管理的實際情況,科學(xué)合理地采用改革策略,與社會發(fā)展需求相適應(yīng),對檔案管理模式加以完善,綜合開發(fā)并保管檔案.但檔案管理具有長期性特征,醫(yī)院內(nèi)部各級部門都需要給予高度重視,培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)水平,對醫(yī)院檔案信息加以充分利用,確保檔案管理的規(guī)范性發(fā)展.