企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探析

張曉飛

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)已成為企業(yè)提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的主要形式為建立企業(yè)數(shù)字檔案館（室），即企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。本文在對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)查的基礎(chǔ)上，探析企業(yè)（主要針對私營企業(yè)）檔案數(shù)字化建設(shè)路徑。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

《國家檔案局辦公室關(guān)于確定企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位的通知》（檔辦函[2018]94號）發(fā)文中，確定了35家企業(yè)為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位，在全國上百萬家企業(yè)中，僅有35家企業(yè)才成為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位。而國家檔案局官網(wǎng)“科技與信息化”欄目發(fā)布（數(shù)據(jù)截止到2019年7月底）：杭州市城建檔案館、河南省濟源市檔案館、重慶市國土資源和房屋檔案館等10家單位被認(rèn)定為“全國示范數(shù)字檔案館”;溫州市龍灣區(qū)、寧波市鎮(zhèn)海區(qū)、上海市楊浦區(qū)檔案館等12家單位被認(rèn)定為“國家級數(shù)字檔案館”從兩者數(shù)據(jù)比較，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)不管從數(shù)量還是質(zhì)量上，與機關(guān)、國有企事業(yè)單位差距甚大。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)困境

1.數(shù)字化建設(shè)推進阻力較大

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)推進阻力體現(xiàn)在以下幾方面：一是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)意識淡薄。因企業(yè)檔案極少服務(wù)于民眾，企業(yè)內(nèi)部利用頻率也較低，管理層認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)并非必需品;二是企業(yè)缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)資源。檔案數(shù)字化建設(shè)需要機房建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及經(jīng)費與人才保障，而企業(yè)一般以自負(fù)盈虧為主，即使有雄厚的資源，也不愿意消耗資金、人力、物力進行檔案數(shù)字化建設(shè);三是企業(yè)量多面廣，發(fā)展參差不齊，對檔案數(shù)字化建設(shè)需求不一，相比機關(guān)、國有企事業(yè)單位推進難度較大。

2.企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏保密體系建設(shè)

保密性是檔案的重要屬性，檔案數(shù)字化建設(shè)尤其是企業(yè)層面因缺乏保密體系建設(shè)而存在安全隱患，主要涉及企業(yè)及外包機構(gòu)。對于有能力進行數(shù)字化建設(shè)的企業(yè)，缺乏檔案數(shù)字化管理及檔案人員保密管理的體系建設(shè)，責(zé)任機制缺失。對于委托外包機構(gòu)進行數(shù)字化建設(shè)的，因外包機構(gòu)人員學(xué)歷低、缺乏專業(yè)的檔案咨詢、管理及信息分析人才，且偏勞務(wù)方面工作較多，對信息的安全管理、風(fēng)險管理等專業(yè)性工作較少。同時，缺乏數(shù)字化外包的法律法規(guī)，保密性較差，導(dǎo)致企業(yè)對委托外包機構(gòu)進行數(shù)字化建設(shè)有所顧忌。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

1.分行業(yè)分階段有效推進

在分行業(yè)推進層面，從每個行業(yè)選擇具備檔案數(shù)字化建設(shè)條件并具代表性的企業(yè)先行試點，或由企業(yè)自主報名納入數(shù)字化建設(shè)試點范圍。同時，將試點企業(yè)作為數(shù)字化建設(shè)資源庫，并將項目負(fù)責(zé)人建成專家?guī)?，可由專家?guī)斐蓡T對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)予以指導(dǎo)。另外，建立對試點企業(yè)及項目負(fù)責(zé)人的獎勵機制，既有利于提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的積極性，也可減輕主管部門對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進壓力。在分階段推進層面，可按企業(yè)檔案館（室）的三個數(shù)字化特征，即按照檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)知識化三個特征予以分階段推進。規(guī)模較大且具備資金、人力、軟硬件設(shè)施等條件并對數(shù)字化建設(shè)有需求的企業(yè)，可全面推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。大部分企業(yè)難以滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)要求的，可先實現(xiàn)數(shù)字檔案館（室）的第一個特征，即檔案資源數(shù)字化，將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，建設(shè)數(shù)字檔案資源庫，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建立，這也是企業(yè)檔案館（室）建設(shè)的基礎(chǔ)。

2.分地區(qū)分層級強化管理

強化管理是推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的有力保障，而實行考核機制是強化管理的有效手段。在深化國有企業(yè)改革中對于如何加強檔案工作，國家檔案局發(fā)文明確規(guī)定各國有企業(yè)要指定1名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，切實把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入部門和崗位職責(zé)，納入工作考核檢查。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)可參照此模式，將各省、市、縣（區(qū)）分地區(qū)管理，每個地區(qū)指定1名分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)該地區(qū)內(nèi)的企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，并納入其績效考核目標(biāo)，從數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的數(shù)量、質(zhì)量、有效性等方面設(shè)置考核指標(biāo)。以國家對省、省對市、市對區(qū)（縣）、區(qū)（縣）對鄉(xiāng)鎮(zhèn)逐級考核，將考核工作落到實處，切實推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.充分利用現(xiàn)有平臺資源

可參照浙江模式，搭建企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)平臺（如檔案學(xué)會、企業(yè)檔案工作學(xué)術(shù)委員會、檔案工作協(xié)作組），充分利用平臺資源，有效發(fā)揮其作用，推動企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。

（1）檔案學(xué)會

充分利用學(xué)會網(wǎng)站資源，擴展資源檢索與宣傳渠道。如浙江檔案學(xué)會網(wǎng)站的“檔案定點企業(yè)”欄目列有計算機檔案管理軟件、數(shù)字化加工類定點企業(yè)、推薦產(chǎn)品企業(yè)及檔案密集存儲設(shè)備定點企業(yè)兩類企業(yè)的信息資源。可在此平臺上納入企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)示范企業(yè)及符合數(shù)字化建設(shè)要求的外包機構(gòu)，并制定相關(guān)規(guī)則，企業(yè)可通過該網(wǎng)站尋找與自身匹配的資源。同時，加快網(wǎng)站資源的更新頻率，提高更有時效性的信息檢索。

（2）企業(yè)檔案工作學(xué)術(shù)委員會

有效依托企業(yè)檔案工作學(xué)術(shù)委員會平臺，增進專業(yè)委員會會員單位之間的合作交流、互動發(fā)展。一方面發(fā)揮成員單位在各行業(yè)的領(lǐng)頭羊作用，鼓勵并積極推動其檔案數(shù)字化建設(shè)，作為數(shù)字化建設(shè)標(biāo)桿予以推廣。另一方面通過學(xué)術(shù)委員會開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)學(xué)術(shù)交流、高端論壇、課題研究等活動，在總結(jié)提煉可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗、提供有力有效理論支撐兩個方面持續(xù)用力，引領(lǐng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

（3）檔案工作協(xié)作組

通過檔案工作協(xié)作組建立企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作網(wǎng)絡(luò)，增強數(shù)字化建設(shè)交流和協(xié)作。如浙江在省級層面成立了非公企業(yè)檔案工作協(xié)作組，扎實開展活動，傳播活動成效，深化發(fā)展企業(yè)檔案資源建設(shè)，推動了全省非公企業(yè)檔案工作協(xié)同發(fā)展。在地方層面實現(xiàn)了諸如平湖市、海寧市等檔案工作協(xié)作組活動，將其打造成全市檔案工作交流與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的平臺，并對數(shù)字檔案室與規(guī)范化檔案室創(chuàng)建等工作進行了安排，激發(fā)了基層檔案工作活力。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)緊緊依托該平臺，將檔案數(shù)字化建設(shè)示范企業(yè)納入會員名單，總結(jié)提煉其檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗，加強檔案局與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)之間的數(shù)字化交流，實現(xiàn)資源共享共推。

4.落實責(zé)任機制，保障數(shù)字化安全

保障數(shù)字化安全是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的前提條件，應(yīng)落實責(zé)任機制，主要涉及企業(yè)與外包機構(gòu)兩個層面。對于企業(yè)而言，應(yīng)建立安全保障體系，加強軟硬件設(shè)施的有效防控;同時，明確檔案數(shù)字化建設(shè)人員責(zé)任，簽訂保密協(xié)議，有效保障數(shù)字化建設(shè)安全。對于外包機構(gòu)而言，應(yīng)充分領(lǐng)悟國家檔案局發(fā)布的《檔案數(shù)字化服務(wù)外包規(guī)范》（征求意見稿）等精神，制定相應(yīng)制度或規(guī)范，建立規(guī)范化的業(yè)務(wù)操作程序和有效的安全管理體系，以期指導(dǎo)并監(jiān)督數(shù)字化外包工作，提高服務(wù)質(zhì)量。

（作者單位：中國電建集團華東勘測設(shè)計研究院有限公司）