事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可行路徑探討

王曉佳

摘 要：隨著邁入到信息化時(shí)代，諸多現(xiàn)代信息技術(shù)都滲透到人們的生活、生產(chǎn)之中，為人們帶去了諸多便利。而在此種形勢(shì)下，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式，顯然難以滿足當(dāng)前事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求。因此，推動(dòng)檔案管理信息化就顯得勢(shì)在必行。本文則基于筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)探討了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可行路徑，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;信息化

在信息化時(shí)代下，社會(huì)發(fā)展建設(shè)的“中堅(jiān)力量”就是計(jì)算機(jī)，各個(gè)行業(yè)要想實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展，就必須要充分利用計(jì)算機(jī)的力量。而將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理工作中，則能夠采用電子文檔存儲(chǔ)的方式來整理歸納檔案，從而為檔案管理人員的數(shù)據(jù)查找提供便利，并且，能夠備份保存某些有價(jià)值的檔案文件，保證數(shù)據(jù)、文件等不丟失[1]。但是，就目標(biāo)國(guó)內(nèi)事業(yè)單位檔案信息管理的實(shí)際情況而言，仍存在有機(jī)制不健全、信息化技術(shù)手段落后以及缺少專業(yè)管理人員等問題，給事業(yè)單位檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展形成較大阻礙。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 有助于檔案存放環(huán)境的優(yōu)化

就目前事業(yè)單位檔案管理工作情況來講，使用紙質(zhì)檔案的單位仍有不少，若是推動(dòng)檔案管理的信息化，則能使檔案管理工作對(duì)環(huán)境的某些硬性要求得以降低。并且，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，既有助于保存效率的提升，又能夠顯著降低紙張的使用率，如此不僅有助于生態(tài)保護(hù)，減少對(duì)樹木的利用，還能防止高溫、空氣氧化影響紙張的情況出現(xiàn)。此外，事業(yè)單位檔案管理工作需要較大的存儲(chǔ)空間，若實(shí)現(xiàn)管理信息化，則能使存放空間被無限制擴(kuò)大，且有利于檔案柜擺放所占空間的減少。通過融入信息技術(shù)，只用一個(gè)十分微小的存儲(chǔ)空間，就能夠存放大量的檔案資料和數(shù)據(jù)信息。

1.2 有助于信息檢索的便捷化

在信息化時(shí)代，若可以利用簡(jiǎn)便快速的方法在快節(jié)奏的訊息中找到有價(jià)值的信息，將會(huì)影響到事業(yè)單位的良性發(fā)展。這是因?yàn)椋畔z索率及使用率的提升，將會(huì)促進(jìn)事業(yè)單位整體工作質(zhì)量的顯著提升。若是過去紙質(zhì)的檔案管理，則很難在繁雜的數(shù)據(jù)信息中檢索到有用的信息，但推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，則能實(shí)現(xiàn)檢索效率的大大提升，只用將檢索內(nèi)容輸入進(jìn)去，就能快速找到符合條件的結(jié)果，確保數(shù)據(jù)檢索無遺漏、無重復(fù)[2]。

1.3 有助于事業(yè)單位公眾形象的提升

眾所周知，事業(yè)單位有著公益性質(zhì)，其所公開發(fā)布的很多信息，都密切關(guān)聯(lián)民眾的日常生活，并且加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，也是為了方便公眾進(jìn)一步查詢相關(guān)信息，以使得政務(wù)處理更加透明，這樣則有利于單位良好公眾形象的樹立。在自身發(fā)展過程中所有事業(yè)單位，都須注重檔案管理工作，通過檔案管理信息化建設(shè)，則能使電子信息資源的利用率得以提升，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中電子信息的良好存儲(chǔ)和運(yùn)用，進(jìn)而穩(wěn)步推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的制度體系及方針的制定。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行路徑

2.1 做好相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高員工的專業(yè)技能

就整體而言，國(guó)內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)，仍少不了工作人員的參與，還處在計(jì)算機(jī)處理和人工操作相結(jié)合的階段，比如歸類、錄入電子檔案等事項(xiàng)。因此，這就需要事業(yè)單位檔案管理相關(guān)人員，既要具有良好的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技術(shù)，又要能熟練使用單位內(nèi)的計(jì)算機(jī)與其他電子信息設(shè)備。但是，現(xiàn)如今不少事業(yè)單位相關(guān)人員在實(shí)際工作中，仍存在故步自封、因循守舊的情況，還習(xí)慣采用傳統(tǒng)的信息管理模式，比如在處理信息錄入等工作環(huán)節(jié)的時(shí)候，較少使用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備[3]。這樣便會(huì)直接影響到檔案管理工作的效率，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理出錯(cuò)的幾率加大。這些都告訴了我們，傳統(tǒng)檔案信息管理模式已很難滿足社會(huì)的發(fā)展需要。而在制度創(chuàng)新中，著手技術(shù)人員綜合素質(zhì)的提升則是首要的一步，如此才可穩(wěn)定推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。具體而言，一是，單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)要為技術(shù)人員提供更多學(xué)習(xí)、交流的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)對(duì)他們的管理與培訓(xùn)，以使之信息化管理能力得以不斷提升，并且，嚴(yán)格進(jìn)行考核，保證其能夠熟練、準(zhǔn)確地運(yùn)用信息化管理技能。二是，要不斷加強(qiáng)檔案管理工作人員的工作意識(shí)，除了單位開展的培訓(xùn)，其更應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)一些信息技術(shù)技能，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有一個(gè)清晰地認(rèn)識(shí)。三是，在日常工作中檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻保持良好的心態(tài)與正確的態(tài)度，對(duì)工作中所出現(xiàn)的種種困難與問題，要以積極的態(tài)度去面對(duì)，從而促進(jìn)單位檔案管理信息化的建設(shè)。

2.2 加快制度機(jī)制的建立健全，確保檔案信息化管理規(guī)范化發(fā)展

正所謂：“無規(guī)矩，不成方圓”，要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展呈現(xiàn)出規(guī)范化，就必須要建立健全信息化管理機(jī)制。詳細(xì)來講，可從如下幾點(diǎn)著手建立健全制度機(jī)制。一是，事業(yè)單位結(jié)合自身具體情況，對(duì)管理制度機(jī)制做持續(xù)優(yōu)化、完善。例如，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員和管理人員間的關(guān)系，根據(jù)制度要求網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員和檔案管理人員間要展開有效的溝通、交流，從而為檔案管理信息化的順利建成打下基礎(chǔ)。二是，事業(yè)單位可根據(jù)具體情況，實(shí)行績(jī)效考核制度，并將之和管理人員的薪資報(bào)酬掛鉤，旨在激發(fā)管理人員的工作熱情，增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的有效性。同時(shí)，還應(yīng)加快獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立健全，對(duì)管理人員的具體表現(xiàn)，來進(jìn)行相應(yīng)的懲罰與獎(jiǎng)勵(lì)。三是，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，著手維護(hù)檢修制度的制定，要求網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員定期維護(hù)與更新，單位內(nèi)部的各類軟硬件，以使檔案管理信息化平臺(tái)的自身價(jià)值得以充分發(fā)揮，確保數(shù)字化檔案的安全使用于存儲(chǔ)。

2.3 著手檔案網(wǎng)站的建立，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

詳細(xì)來講，事業(yè)單位要注重自身網(wǎng)站和信息站點(diǎn)的建立，以網(wǎng)頁(yè)的形式將相關(guān)的檔案信息與服務(wù)提供給人們，通過網(wǎng)上就能夠查找和咨詢檔案信息，并能及時(shí)歸檔電子文件進(jìn)行直接使用;檔案網(wǎng)站應(yīng)注意聯(lián)通單位內(nèi)部OA，以促使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以和單位檔案管理實(shí)現(xiàn)互通、信息共享;為了加快構(gòu)建一體化系統(tǒng)，要在單位管理信息系統(tǒng)中納入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)單位各個(gè)部門的信息統(tǒng)籌做全面考慮，以使檔案管理的系統(tǒng)效益和綜合效益得以最大程度提升，實(shí)現(xiàn)資源共享;借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入到地區(qū)或是全國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而真正做到檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，實(shí)現(xiàn)地區(qū)或全國(guó)檔案信息的網(wǎng)上互通[4]。另外，信息檔案網(wǎng)站的建立，應(yīng)注重使用標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備和先進(jìn)的主流產(chǎn)品、軟件，科學(xué)、嚴(yán)格選擇所需設(shè)備，并且定期升級(jí)軟件和更新設(shè)備，以使軟件的領(lǐng)先性與設(shè)備的先進(jìn)性得以保障，從而確保網(wǎng)站信息傳遞的高效、快捷。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須重視檔案管理信息化建設(shè)，這也是我國(guó)檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。因此，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就需要相關(guān)工作人員，時(shí)刻以國(guó)家檔案局所頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為指引，為我國(guó)檔案管理信息化的全面實(shí)現(xiàn)而不斷學(xué)習(xí)、努力工作，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，貢獻(xiàn)出自身的一份力量。

參考文獻(xiàn)

[1]黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018，No.136（14）：223.

[2]褚智杰.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：67-68.

[3]張曉波.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].才智，2018（19）：215.

[4]慕曉甜.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].科技資訊，2018，v.16;No.510（09）：153+155.