簡述電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)問題及對策

柴亞麗

摘 要：做好新時期企業(yè)檔案及其利用的前提和基礎(chǔ)是要保證檔案安全和保密。本文在分析了企業(yè)檔案工作面臨的保密對象范圍廣、內(nèi)容多樣化以及要求差異化特點的基礎(chǔ)上，探討了企業(yè)檔案保密工作所面臨的現(xiàn)實問題，最后，從保密宣傳、保密制度、保密內(nèi)容、保密技術(shù)和保密人員等方面提出了做好新時期企業(yè)檔案保密的具體策略，對規(guī)范企業(yè)檔案保密管理具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：檔案保密;企業(yè)檔案;檔案管理

電力作為重要的民用能源有著極其重要的作用，電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展能夠幫助人民生活得到進一步地提升。隨著電力企業(yè)的進一步發(fā)展，越來越多的文獻檔案資料作為重要的機密文件被收納到了電力企業(yè)檔案室之內(nèi)，使得保密制度的建設(shè)處于一個十分尷尬的境地。

1 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)過程中的問題

1）檔案人員保密意識不強。受激烈的市場競爭影響，企業(yè)經(jīng)營者大多存在重經(jīng)濟效益，輕檔案管理現(xiàn)象，對于檔案的保密重要性認(rèn)識不足，降低了保密教育的要求，對于企業(yè)檔案保密所需的軟硬件條件投入不足。例如：未給重要檔案配備相應(yīng)的保密柜;電子檔案未采用密鑰;涉密檔案管理設(shè)施未采取物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)隨意鏈接;這些都增添了企業(yè)檔案發(fā)生泄密的風(fēng)險。尤其是隨著企業(yè)之間的交流日趨頻繁，由于保密意識不強，大量具有保存價值的重要企業(yè)檔案資料收集不及時、不完整，甚至對經(jīng)手的涉密文件材料也“見密不知密”，給企業(yè)檔案管理埋下了安全隱患。

2）檔案管理保密設(shè)施不先進。電力企業(yè)由于對檔案管理的不重視，將檔案隨意保管。且檔案的管理設(shè)備落后，檔案儲藏柜沒有相應(yīng)的防盜保險措施，屋內(nèi)的環(huán)境也不適宜檔案的保存，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案發(fā)霉、受潮、蟲蛀或者鼠患等情況，導(dǎo)致重要文檔受損。檔案管理設(shè)施與檔案保密設(shè)施作為檔案管理部門的重要硬件設(shè)備，有著極其重要的作用，也是整個檔案管理保密制度得以開展的基礎(chǔ)。

3）沒有明確規(guī)定檔案的密級調(diào)整。正常的檔案管理方式會將檔案以其保密程度和優(yōu)先度進行排列與歸檔，隨著時間的推移，一些檔案的密級會逐漸下降，因此，對檔案的密級調(diào)整和及時地歸檔分類工作極為重要。然而當(dāng)前的大部分電力企業(yè)僅僅是將檔案收起來后就不再進行整理和降級，使得大量本應(yīng)該公開的技術(shù)資料遲遲無法公開，不僅導(dǎo)致了企業(yè)方面的管理問題，還對整個電力科研環(huán)境的進步造成了阻礙。

4）檔案人員流動過于頻繁。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，以及現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)與其聘用人員的雙向選擇，使得包括涉密人員在企業(yè)間的流動更加頻繁。但是檔案人員流動過于頻繁則不利于檔案工作的穩(wěn)定性，也使得更多的人員接觸到涉密檔案資料，無疑也是增添檔案泄密風(fēng)險的重要因素之一。為此，相關(guān)的法律法規(guī)都明確規(guī)定涉密崗位人員調(diào)動的競業(yè)禁止或脫密時間要求。

2 改進電力企業(yè)檔案管理保密制度的建議

1）良好的監(jiān)督。首先應(yīng)該制定有效的檔案制度，使其與工作的實際情況有效結(jié)合，對于不同人員的需求，應(yīng)該在利用的范圍方面實現(xiàn)明確地區(qū)分，對審核的制度予以嚴(yán)格制定并執(zhí)行，這樣就可以使得檔案的利用有了可以遵循的制度，利益的過程中保證不遺失、不泄露。同時進行檔案隊伍的有效建設(shè)，對于檔案的管理人員來講，一定要具備良好的政治素質(zhì)，文化素質(zhì)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時應(yīng)該具備敏銳的觀察力以及工作能力，善于做好利用者工作，對于檔案利用過程中出現(xiàn)的一些問題可以做到及時有效的處理。另外，還要實行良好的檔案監(jiān)督措施，在對檔案進行利用的過程之中，管理者應(yīng)該依照利用者的目的對其動機進行有效掌握，并實現(xiàn)有效的監(jiān)督。有條件的情況下可以借助監(jiān)控設(shè)備或者攝像機等輔助監(jiān)督工作，對被利用的檔案仔細(xì)檢查，對利用者利用的情況以及效果多多分析，對利用登記的記錄進行嚴(yán)格的督促與落實，對于發(fā)現(xiàn)的問題做到及時有效的整改，同時將其在利用的登記簿上明確備注。

2）明確規(guī)定保密工作的范圍。明確規(guī)定保密工作的范圍，要求檔案管理人員明確保密工作的工作范圍，并按照各種工作分配方式對保密工作進行分配，將檔案分類、檔案維護、檔案分級、檔案復(fù)查等各種工作以分配的方式分配給各個檔案管理人員，使得檔案管理人員的工作有一個可以遵循的工作綱領(lǐng)，提升檔案保密管理工作人員摘要：檔案管理保密制度是保護企業(yè)核心科技的重要制度，特別是對于電力企業(yè)而言，電力企業(yè)的檔案管理過程中的問題更為嚴(yán)重，在電力企業(yè)檔案管理的總體過程中指明其中的缺陷，并以電力企業(yè)檔案管理保密制度中的缺陷為起點，提升并改善電力企業(yè)的保密制度，從而提高檔案管理的科技含量。保密工作的范圍分化得越細(xì)致，后期工作的開展就越順利。因此，明確地規(guī)定工作人員在保密工作上的工作范圍可以大幅提升電力企業(yè)檔案保密工作的專業(yè)性和安全性。

3）加強檔案管理人員保密素能，提升專業(yè)技能。加大企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、信息安全素養(yǎng)和綜合知識素養(yǎng)的培養(yǎng)，切實提升檔案工作者的檔案安全保密業(yè)務(wù)素能和技術(shù)水平。一方面要熟練掌握企業(yè)檔案保密、文獻編纂等檔案專業(yè)知識;另一方面要通過邀請信息技術(shù)安全領(lǐng)域?qū)＜沂谡n等形式，注重信息安全素養(yǎng)的培育，提升信息安全的業(yè)務(wù)技能。此外，還要注重電子計算機、管理學(xué)等業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，切實提升自身的綜合業(yè)務(wù)素能，適應(yīng)新時期企業(yè)檔案安全保密工作的要求。對于從事企業(yè)檔案工作人員，加大企業(yè)文化宣傳，培養(yǎng)其檔案職業(yè)精神和職業(yè)認(rèn)同感、榮譽感，降低從業(yè)人員的頻繁流動。

4）加大保密技術(shù)應(yīng)用，提升科技含量。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，以及移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，要積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升企業(yè)檔案保密科技含量。例如：堅持涉密不聯(lián)網(wǎng)、聯(lián)網(wǎng)不涉密原則，做好企業(yè)涉密檔案的應(yīng)用物理隔離。利用數(shù)據(jù)備份技術(shù)、可信時間戳技術(shù)等信息技術(shù)，增強企業(yè)檔案安全保密科技水平。此外，還要注重企業(yè)檔案的監(jiān)督檢查，及時堵塞安全漏洞。注重企業(yè)檔案存儲介質(zhì)的后期維護和規(guī)范維修，嚴(yán)禁隨意將保存檔案設(shè)備或介質(zhì)交由第三方維修。

5）科學(xué)劃分檔案保密等級。電力企業(yè)有著一定的行政功能，因此也會有相應(yīng)的國家機密檔案。為了保證國家機密不被外泄，應(yīng)當(dāng)將秘密檔案以其重要程度分為秘密、機密、絕密三個等級，并嚴(yán)格按照國家的相關(guān)檔案管理措施進行管理。由于電力企業(yè)的特殊性質(zhì)，首先要將國家機關(guān)的重要文件與企業(yè)自身的文件分開，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進行檔案的密級劃分工作。國家的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照行政檔案的等級劃分方式進行劃分;而企業(yè)檔案則需要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r來確定其保密等級。

3 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)今經(jīng)濟的發(fā)展使得企業(yè)實現(xiàn)了良好的發(fā)展，同時也使得企業(yè)的競爭越來越激烈。因此，企業(yè)檔案的保密工作一定要有效進行，這樣才可以在企業(yè)相關(guān)檔案實現(xiàn)良好利用的同時，實現(xiàn)對企業(yè)檔案的有效保密。對于當(dāng)今市場競爭不斷激烈的時代而言，企業(yè)檔案的保密工作良好進行，才可以促進企業(yè)良好發(fā)展。

參考文獻

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