社會救助檔案的管理探討

摘 要：社會救助是一項最基礎(chǔ)的社會保障，是社會的“穩(wěn)定器”和“安全網(wǎng)”。社會救助的內(nèi)容具有多樣化，范圍較為廣泛，也涉及到很多的部門，都在為廣大人民更多更好的服務(wù)，創(chuàng)造更好的生活環(huán)境。被救助人員的檔案管理決定著社會救助是否能夠起到該有的作用。本文就社會救助檔案管理的現(xiàn)狀，管理體制和原則以及社會救助檔案管理的措施進(jìn)行簡要分析，希望可以幫助社會救助檔案的管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：社會救助;檔案管理;措施

1 社會救助檔案管理工作的意義

社會救助檔案是一項歷史數(shù)據(jù)，是各類社會救助活動的全面記錄。當(dāng)救助單位想要了解這些信息資源時，這是非常重要的一部分，是救助單位管理工作的良好基礎(chǔ)。同時，社會救助檔案對社會救助信息庫有著重大影響，是實施社會救助行動的保證，是救助單位未來社會救助行為可持續(xù)發(fā)展的有力保證，就有可能發(fā)生的社會救助爭議而言，救助檔案記錄可以在重要時刻發(fā)揮其證明作用，有助于保護(hù)救助單位的權(quán)益，這不僅體現(xiàn)在保護(hù)經(jīng)濟(jì)方面，也有利于社會救助工作穩(wěn)定持續(xù)健康的發(fā)展[1]。社會救助部門還應(yīng)該建立信用體系，社會救助檔案可以證明單位的誠信程度，從而可以樹立救助單位良好的形象，同時，這些檔案資料可以作為單位文化建設(shè)的素材，將救助單位的發(fā)展進(jìn)程全面展示，這樣不但可以得到政府部門的關(guān)注，也會增加工作人員的熱情，并有助于推進(jìn)社會救助工作的開展。

2 社會救助檔案的現(xiàn)狀

有效的社會救助檔案管理是非常重要的，但是由于中國地域遼闊，人員分布廣泛，很難實現(xiàn)統(tǒng)一管理，因此，社會救助的管理已經(jīng)引發(fā)許多問題，各地的管理水平也長短不齊。但是隨著社會救助工作的發(fā)展，根據(jù)相關(guān)案件統(tǒng)計，中國80%的救助部門已經(jīng)開始建立檔案管理，甚至一部分大型的救助單位已經(jīng)建立了內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，就檔案管理的現(xiàn)狀來說，盡管在不同情況下還存在許多問題，但總體而言，中國的社會救助單位已經(jīng)對救助檔案管理工作有了深刻的認(rèn)識并加以重視。

3 救助檔案管理的體制和原則

3.1 救助檔案管理體制

社會救助檔案是一項專業(yè)的檔案，在促進(jìn)民政領(lǐng)域工作和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。而民政社會救助檔案是基于國家檔案部門的管理，并由民政部門指導(dǎo)。社會救助檔案管理的體制有三點：第一是城市居委會和鄉(xiāng)鎮(zhèn)村民委員會要積極協(xié)助上級政府部門管理其下的社會救助檔案。二是各個民政部門、救助站以及街道辦事處應(yīng)聘用檔案專業(yè)管理人員來負(fù)責(zé)救助檔案的整理，存檔和管理工作。第三點是要促進(jìn)檔案管理部門和民政的合作工作，結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H狀況，建設(shè)符合本地區(qū)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，為下級部門管理社會救助檔案提供幫助。

3.2 救助檔案管理原則

社會救助的內(nèi)容非常多，因此檔案管理工作必須基于一定的原則，只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，管理工作才會變得高效便捷。

1）依法管理。社會救助檔案是屬于專業(yè)檔案，在進(jìn)行檔案管理的過程中，要依據(jù)相關(guān)法律進(jìn)行管理，這就需要民政部門和國家檔案管理部門共同努力，積極進(jìn)行調(diào)查研究，制定出切實可行的管理法規(guī)，真正實現(xiàn)社會救助檔案管理有法可依，完善社會救助檔案管理體制。

2）分級管理。在社會救助檔案管理過程中，需要堅持分級管理的原則，國家、地域、地方各級部門之間相互劃分檔案管理職責(zé)，各級之間相互配合，上級指導(dǎo)，使社會救助檔案的管理合理有序進(jìn)行。要真正做到在社會救助檔案管理中，各司其職保證檔案管理進(jìn)程的持續(xù)安全有效。

3）分類管理。首先是較簡單的救助檔案，例如臨時救助，特困救助、救災(zāi)等類型，這些部分都是經(jīng)過批準(zhǔn)后直接給予救助金，因此是非常簡便的。另外一種類型是比較繁瑣的，特困人群最低生活保障的救助工作，因為這些接受最低生活保障救助的人群是在不斷變化，因此這一過程是一個繁重且不斷變化的過程，在記錄檔案時就會非常麻煩，也要特別仔細(xì)，認(rèn)真的記錄以防止出現(xiàn)漏洞。最后一個類型是社會上的流浪人員、乞討者的社會救助，這些人員的流動性非常大，也無法準(zhǔn)確確認(rèn)其身份，對于他們的救助依照我國的相應(yīng)規(guī)定政策，這一類人群的救助可以不必進(jìn)行檔案記錄，所以相應(yīng)的檔案管理制度和原則可以對其不成立[2]。

4 社會救助檔案管理的有效措施

4.1 完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理

規(guī)章制度是檔案管理的基礎(chǔ)，可以使得管理工作很系統(tǒng)的完成。因此，建立合理有效的管理系統(tǒng)是很有必要的，包括信息采集制度、存檔制度、保存制度以及查閱制度等一系列的規(guī)章制度，建立一個全方位的管理體系。明確社會救助檔案管理的工作內(nèi)容和職責(zé)，明確處理標(biāo)準(zhǔn)并闡明程序。在系統(tǒng)形成的基礎(chǔ)上，考慮制度的實施程度更為重要，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章規(guī)定，定期檢查檔案管理制度在各個社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的執(zhí)行情況，并要求所有社區(qū)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)都按照系統(tǒng)規(guī)則收集和管理檔案資料，確保社會救助檔案可以客觀、準(zhǔn)確的反應(yīng)真實情況，更好的推進(jìn)社會救助檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行。

4.2 資料定期更新，細(xì)致管理

慈善救助、低保戶通常以家庭為單位，實施一個家庭一個存檔模式，五保、優(yōu)撫對象、醫(yī)療救助普遍采取以人為單位，實行一人一個存檔模式。提交檔案信息時，確保保單提交的申請表、批準(zhǔn)表、個人證件、收入證明以及申請所需要的其他材料等全面、真實有效，按照規(guī)范要求粘貼整齊。在存檔時必須完整的裝訂成冊，使用規(guī)定的文件盒并執(zhí)行編號管理。定期組織更新社會救助檔案，更新不必要的和過時的信息，更新家庭地址，收入情況，聯(lián)系方式，家庭成員和其他相關(guān)的社會救助所需要的信息，并及時準(zhǔn)確地了解每個人的真實生活情況。根據(jù)戶主的實際情況，將其分為三類管理，以綠色為代表的管理為一類，一年進(jìn)行一次家庭調(diào)查，真正了解家庭情況，根據(jù)真實狀況進(jìn)行調(diào)整。第二類用黃色標(biāo)記，每六個月進(jìn)行一次家庭調(diào)查，按照規(guī)定完成動態(tài)調(diào)查表，根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整救助。第三類則用紅色標(biāo)記，根據(jù)家庭情況包括家庭成員的身體狀況，子女上學(xué)、家庭成員就業(yè)情況等采取動態(tài)監(jiān)測，通過救助對象每月的增加和減少情況調(diào)整檔案資料，以確保保存信息與實際信息保持一致，從而使社會救助檔案管理過程更加標(biāo)準(zhǔn)，真實，有序的進(jìn)行。

4.3 檔案管理工作要多元化發(fā)展

社會救助檔案管理工作的開展要求多方面的合作，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行更科學(xué)的管理。在救助檔案管理過程中，檔案部門應(yīng)提供更大的宏觀的技術(shù)指導(dǎo)，并進(jìn)行不斷的技術(shù)創(chuàng)新，探尋檔案管理的新模式，并充分利用信息技術(shù)來管理應(yīng)用，例如可以創(chuàng)建一個獨立的網(wǎng)站只運行社會救助檔案相關(guān)的搜索和資料，并在網(wǎng)站上面設(shè)置專欄以供實時更新內(nèi)容，也可以在網(wǎng)站上傳播社會救助的知識，或者普及社會救助的檔案知識，這樣社會救助檔案不僅可以保存，而且又向普通民眾提供相關(guān)知識。而且還可以編寫工作手冊，并為每個救助單位編寫管理守則。另外，有必要提高有關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)，并通過定期培訓(xùn)使他們具有適當(dāng)?shù)膶I(yè)知識。

5 結(jié)束語

新時代的關(guān)鍵任務(wù)是完善和落實社會救助檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范救助檔案管理，加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，提高社會救助檔案現(xiàn)代化管理，要做到實時更新定期追蹤，保障每一位有需要的公民都能得到應(yīng)有的救助，促使社會救助檔案管理工作的順利進(jìn)行及持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]韓兆妍.探析社會救助檔案的管理[J].傳媒論壇，2019，2（07）：163+165.

[2]劉歡.新時期社會救助檔案管理初探[J].內(nèi)江科技，2017，38（08）：17-18.

作者簡介

許麗（1978-），女，漢族，副研究館員，大學(xué)本科，研究方向：社會救助檔案管理。