全面質(zhì)量管理在核電項目文件管理中的應(yīng)用

張曉輝 王紅娟

摘 要：全面質(zhì)量管理作為以顧客為中心、全面性、全員性的科學(xué)管理方法得到了快速發(fā)展，成為研究項目質(zhì)量管理的重要方法。作為核電廠的文件管理者，就必須對核電項目文件進行全面、全方位的質(zhì)量管理，認(rèn)真評估可能出現(xiàn)的各種問題，提出解決方法并進行經(jīng)驗反饋，防止問題的重復(fù)發(fā)生。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量;文件管理;核電

1 全面質(zhì)量管理在檔案管理中的含義

隨著近年來質(zhì)量事故的頻繁發(fā)生，如何對事故的原因進行界定，如何認(rèn)定事故責(zé)任者，檔案提供了至關(guān)重要的信息，如果沒有這些信息，質(zhì)量事故的原因及責(zé)任追究將無從談起，而文件作為檔案的前身，其管理同樣至關(guān)重要?，F(xiàn)代意義的質(zhì)量管理活動是從20世紀(jì)初開始的，根據(jù)解決質(zhì)量問題的手段和方式的不同，質(zhì)量管理活動走過了三個階段，分別是質(zhì)量檢驗階段、統(tǒng)計質(zhì)量控制階段、全面質(zhì)量管理階段，直到20世紀(jì)60年代才迎來了全面質(zhì)量管理時代。全面質(zhì)量管理是一種強調(diào)全員、全過程、采用科學(xué)的管理手段的一種先進的管理模式。企業(yè)引入全面質(zhì)量管理，有利于企業(yè)不斷規(guī)范經(jīng)營，實現(xiàn)持續(xù)全面的改進。將文件管理工作納入全面質(zhì)量管理體系是必然選擇。

2 建立文件的全面質(zhì)量管理體系的必要性及方法

了解建立文件全面質(zhì)量管理體系的重要性就先要了解核電項目文件的特點。

1）核電工程前期文件形成分散且時間跨度教長。核電項目區(qū)別與其他工程項目的特點之一是受國家政策與經(jīng)濟的影響。工程前期工程涉及上至政府機關(guān)，下至該地區(qū)的居民，形成各種體裁的文件，這些文件種類多，形成較為分散。

2）核電項目文件種類多。核電項目管理過程中產(chǎn)生的文件種類繁多，包括來往信函、設(shè)計圖紙、會議紀(jì)要、合同等各種類型。

3）核電項目合同單位多，文件質(zhì)量控制難度大。一個核電項目從設(shè)備供應(yīng)商到施工單位、監(jiān)理單位可多達上百家，各單位特點不同，產(chǎn)生的文件也具有各自特點，眾多合同單位文件管理水平良莠不齊，極大增加了文件質(zhì)量管理的難度。

4）項目文件量大。一個核電工程項目的文件數(shù)量往往可達幾十萬或上百萬份，各種接口復(fù)雜。

基于以上特點可見，全面質(zhì)量管理是核電項目文件管理的難點，也是重點。結(jié)合日常工作體會，全面質(zhì)量管理應(yīng)貫穿于核電項目文件產(chǎn)生的全過程。

1）合同約束。工程項目的管理目前常采用合同承包的模式，合同是業(yè)主對參建方工作和管理活動進行控制、溝通及協(xié)調(diào)的主要手段。在項目開始時與承包單位簽訂合同時，將文件規(guī)范性作為合同條款進行約束，對文件提交中應(yīng)注意的事項在合同文本中進行明確，如文件編碼規(guī)則，文件版次狀態(tài)提交要求、提交份數(shù)、介質(zhì)及竣工文件整理規(guī)則等，為工程項目文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提供保障。

合同簽訂后對承包單位進行文件控制宣貫工作。核電項目中對文件規(guī)范性要求高，文檔人員對接受文件的第一步就是進行文件規(guī)范性審查。由于各單位工作習(xí)慣不同，產(chǎn)生的文件特點也五花八門，如果不對合作單位進行文件格式規(guī)范的前期宣貫，文控人員將在日后對接收文件的規(guī)范性審查上花費更多的時間和精力。前期文件控制宣貫工作可以減輕文控人員在過程中進行文件的規(guī)范頻率和周期，從而實現(xiàn)質(zhì)量管理提升。

2）文件的過程控制。文件的過程控制是整個文控工作最重要的階段，建立合理有序的文件控制體系不僅能對文控工作起到事半功倍的效果，也是項目文件全面質(zhì)量管理的綱領(lǐng)。

首先，對于往來信函的文件控制工作。核電項目中所有活動的事宜絕大多數(shù)通過來往信函進行溝通確認(rèn)，信函是很多重要活動的有效憑證。對信函的控制主要包括對信函格式的規(guī)范和來往信函的跟蹤。信函的格式規(guī)范主要包括信函模板的設(shè)置和信函屬性的規(guī)范。信函模板可以在合同簽訂后直接向承包商提供，以保證所有來函的規(guī)范統(tǒng)一。信函屬性的規(guī)范包括對信函編碼的控制、編審批齊全、信函電子名稱與實際內(nèi)容的一致性、信函內(nèi)容的有效性和完整性?？梢酝ㄟ^建立記錄卡的方式，將來函中出現(xiàn)的問題分門別類進行登記，定期向承包商反映，以便對方清晰直觀的發(fā)現(xiàn)自身問題，避免同樣的問題反復(fù)出現(xiàn)。

建立信函的跟蹤機制也是信函控制的主要工作。跟蹤我們接收及發(fā)送的信函有沒有及時答復(fù)，對方是否及時收到，都是保證通信渠道暢通的有效手段。對于接收的信函，文控人員可以在來函時將信函信息登記在冊，實時跟蹤答復(fù)情況，建立未反饋清單跟蹤表定期向業(yè)務(wù)人員發(fā)放提醒。對于發(fā)送的信函，文控人員要注意跟蹤對方是否已收到，可以建立雙方實時發(fā)送回執(zhí)的機制。如果任一方未及時發(fā)送回執(zhí)，對方應(yīng)加強跟蹤，確保每一份回執(zhí)記錄在案，有據(jù)可查。

其次，對技術(shù)文件的控制。技術(shù)文件是項目建設(shè)的重要支柱，對技術(shù)文件做到有效控制也是文控人員的重要工作。對技術(shù)文件的控制主要從文件編碼、文件版次及文件有效性三個方面進行。核電項目中所有文件都應(yīng)有符合項目編碼規(guī)則的編碼且編碼唯一。在實行文檔管理系統(tǒng)的單位，可以將編碼唯一性校驗作為系統(tǒng)的一項必備功能進行開發(fā)，防止出現(xiàn)不同文件相同編碼的情況。文件版次的控制首先要看版次與狀態(tài)是否對應(yīng)，另外要著重注意的是文件的版次是否為最新，通過比較每次接收文件的版次對比發(fā)現(xiàn)是否存在發(fā)送舊版文件的情況，一應(yīng)發(fā)現(xiàn)必須立即阻止，并且在發(fā)放新版文件的同時要及時收回舊版文件進行有效隔離，防止因文件版本給項目建設(shè)過程帶來的返工等不利影響。文件有效性表現(xiàn)在文件的編審批簽字是否齊全，是否符合文件控制的規(guī)范要求，對與不符合要求的無效文件應(yīng)及時退回整改。

再次，是對竣工文件的控制工作?？⒐の募琼椖繖n案的重要組成部分，也是項目檔案驗收時抽查的重點之一，重要性不言而喻。對竣工文件的控制也應(yīng)該從項目建設(shè)前期開始，通過竣工文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建立，統(tǒng)一規(guī)范竣工文件的編制原則、編制質(zhì)量、驗收移交要求等，為項目竣工文件的形成、收集、整理、編制、移交等各項工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。另外，項目中的各合作方應(yīng)在竣工移交前將移交及審查流程進行固化也是保證移竣工文件合理規(guī)范性的有效保障。

3）全員參與。全面質(zhì)量管理體系是種強調(diào)全員參與的質(zhì)量管理，要求全體員工都要參與，樹立“文件質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。統(tǒng)一項目文件各工作的規(guī)范要求，提高檔案工作者遵守規(guī)則的意識，建立專人專責(zé)的文件控制工作機制，使每一位文控工作者樹立質(zhì)量管理意識。

4）科學(xué)手段。全面質(zhì)量管理體系注重采用科學(xué)手段進行質(zhì)量管理?，F(xiàn)在項目文件管理工作受到了越來越多的重視，科學(xué)的管理手段對文控工作者的業(yè)務(wù)能力及創(chuàng)新能力提出了要求，促使文控工作者加強業(yè)務(wù)能力及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提高，不斷加強文控工作者對新經(jīng)驗、新方法的思考，激發(fā)他們的潛能，不斷提高業(yè)務(wù)能力。

3 結(jié)束語

全面質(zhì)量管理對核電項目文件控制提升具有重大意義，實現(xiàn)核電項目文件管理的全面質(zhì)量管理需將全面質(zhì)量管理的思想體系及方針目標(biāo)貫穿于文件的全生命周期。核電項目的文件管理對于保障核電項目整體順利運行有重大意義，因此核電項目中對文件的控制更注重過程性。核電項目文控人員應(yīng)在實際工作中善于總結(jié)，做到對每個環(huán)節(jié)的及時規(guī)范記錄，特別是對文件控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過科學(xué)的方法和經(jīng)驗反饋，建立適合本項目的文件控制監(jiān)管機制，做到對文件的每個環(huán)節(jié)的控制，從而實現(xiàn)項目文件的全面質(zhì)量管理。