淺談新能源項目檔案管理存在的問題及解決措施

摘 要：近年來，隨著新能源產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，我國一些主要發(fā)電集團對新能源發(fā)電項目投資力度加大。新能源發(fā)電項目具有清潔環(huán)境、周期短、見效快、裝機規(guī)模靈活、運行和維護成本低等特點。那么，如何針對新能源項目的特點，以最有效的方式做好項目檔案管理工作，成為當前新能源發(fā)電領域亟待解決的問題。本文對新能源項目檔案管理工作中存在的問題及解決措施談談看法。

關鍵詞：新能源項目檔案管理;問題;解決措施

項目檔案是項目建設的重要組成部分，是項目竣工驗收的必備條件。一流的工程要有一流的檔案，檔案工作是項目建設、項目管理的重要基礎和依據(jù)，為項目審計、項目達標考核、項目創(chuàng)優(yōu)等活動提供依據(jù)和憑證。如何做好項目檔案管理工作對建設項目來說具有十分重要的意義。由于新能源建設項目有著周期短和快的特點，再加上項目大多地處偏遠山區(qū)、工作環(huán)境較差，給檔案管理工作帶來很多困難，導致一些項目檔案歸檔不全、組卷不規(guī)范，對后期的竣工驗收和生產(chǎn)運行帶來諸多問題。

1 新能源項目檔案管理工作存在的主要問題

1.1 檔案專業(yè)人員配備不足

多數(shù)新能源項目單位在開工時未配備專業(yè)的檔案管理人員，少數(shù)項目單位雖然配備了檔案管理人員，卻是兼職人員，而這些兼職人員沒有接受過檔案業(yè)務培訓，沒有專業(yè)的檔案知識，對項目建設形成的歸檔范圍和檔案管理標準不清楚，不了解建設項目的劃分情況，不清楚哪些資料需要歸檔，哪些資料不需要歸檔，更無法監(jiān)督、檢查和指導各參建單位已形成的項目文件的齊全性、準確性以及分類是否合理、組卷是否規(guī)范等情況。同時，兼職檔案人員對檔案工作投入精力不足，對收集來的項目文件不能及時組卷，造成部分重要文件遺失，而新能源項目人員流動性大，前面的檔案人員無交接，后一個檔案人員對之前的檔案不梳理，不整理，造成歸檔文件缺失。

1.2 項目檔案管理工作不能與項目建設同步進行

新能源項目開工后，項目單位負責人和工程管理人員將全部精力和時間都用在工程建設上，對檔案工作不重視，檔案的收集和整理基本處于無人管的狀態(tài)。同時一些工程由于工期緊，施工任務重，參建單位為了搶工期，搶進度，未做到邊施工邊編制竣工文件，而是等項目完工后，再來補竣工資料，致使項目建設不能與項目檔案工作同步進行，應歸檔的文件材料與施工現(xiàn)場實際不相符。還有些已形成的文件材料由于形成時未蓋章，負責人未簽字而出現(xiàn)后補印章、后補簽字現(xiàn)象，甚至有的工程完工后相關人員已調(diào)走，而由別人代簽字等，檔案的真實性、準確性得不到保證。

1.3 項目檔案管理制度不健全，標準不統(tǒng)一

項目開工時，項目公司未及時制訂各類工程檔案管理制度，未對項目檔案的歸檔范圍、分類標準、組卷要求、竣工圖的編制方法等作出規(guī)定，未下發(fā)工程各類統(tǒng)一用表，在與設計、施工、監(jiān)理各單位簽訂合同時，未將檔案的收集、整理和歸檔要求納入合同管理中，未采取明確有效的歸檔控制措施，也未進行及時的檔案業(yè)務指導工作，造成施工單位歸檔的文件材料不齊全、不準確，組卷混亂，檔號和頁碼編制不統(tǒng)一，案卷題名擬寫不準確，圖紙折疊不符合標準、文件材料的書寫不符合歸檔要求、復印件代替原件現(xiàn)象嚴重，缺簽字、缺蓋章顯現(xiàn)較多。

2 對新能源項目檔案管理采取的有效措施

2.1 建章立制、落實責任、全員參與

1）項目開始立項就要制定與工程管理相匹配的檔案管理工作規(guī)劃和目標，及時下發(fā)各類工程檔案管理標準和制度，同時配備一名具備工程檔案管理經(jīng)驗的檔案員，從項目的立項、審批、勘察到招投標等前期文件的形成、收集、整理、歸檔進行規(guī)范性管理。這樣，從源頭管理，一方面保證前期文件的齊全、完整;另一方面加強了公司各部門對檔案工作的重視，明確歸檔職責，確保全員參與檔案工作。

2）項目公司一方面要成立由公司主管工程的副總經(jīng)理、各部門負責人及各專業(yè)技術人員在內(nèi)的檔案管理三級網(wǎng)絡;另一方面還要成立以項目公司為主體，監(jiān)理、各施工單位為輔的工程檔案管理網(wǎng)絡，并從工程檔案的歸檔職責、歸檔要求、歸檔范圍、項目文件的編制到歸檔文件質(zhì)量進行規(guī)范性管理，確保歸檔責任的有效落實和實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化和系統(tǒng)化。

3）檔案部門除了要制定各類工程檔案管理標準和制度、負責項目公司自身形成的文件外，更重要的是要加強對各參建單位過程文件的收集、整理、組卷的監(jiān)督、指導與檢查。要全程參加工程的招投標、合同審查，參加工程周例會、月度例會，參加設備開箱驗收、工程各階段的節(jié)點驗收，參與工程款的支付審批流程等。這樣，檔案人員不僅熟悉項目建設的工作流程，還能全面掌握應歸檔的文件材料的收集范圍。

2.2 前段控制、過程管理、有效指導

1）項目檔案管理要實現(xiàn)與工程安全、進度、質(zhì)量同步管理。項目公司不僅要配備專職檔案人員，還要配備具備一定工程經(jīng)驗，并且熟知工程檔案歸檔范圍的工程技術人員配合檔案工作，定期與檔案人員一起參加工程檔案專項檢查和指導。這樣，檔案管理與技術管理相互配合，從不同層面各負其責，通力合作，實現(xiàn)檔案管理全過程控制，確保工程檔案工作的有效落實。

2）項目公司在與各參建單位簽訂合同時，應將工程檔案的歸檔職責、歸檔范圍、文件質(zhì)量要求、歸檔資料數(shù)量等內(nèi)容設立專項條款列入合同內(nèi)，讓各參建單位第一時間清楚本項目檔案管理標準和要求，要求各參建單位必須設立一名專職檔案人員負責本業(yè)務內(nèi)工程文件的收集和組卷歸檔工作，為后期提供高質(zhì)量資料材料的移交奠定良好的基礎。

3）檔案部門對參建單位移交的竣工資料，竣工圖嚴格審查，是把好項目檔案的驗收關。項目檔案涵蓋從立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理到竣工驗收全過程形成的全部文件，種類多、數(shù)量大。那么，不同階段、不同文件的接收，檔案人員接收時認真審查、嚴格驗收，才能保證項目檔案的質(zhì)量。要檢查工程文件材料是否與工程實際相符，是否真實、準確，簽字蓋章是否齊全，對不符合要求的文件材料一律退回重新組卷，確?？⒐の募馁|(zhì)量要求。

3 結(jié)束語

項目檔案是貫穿整個新能源發(fā)電項目工程建設的全過程，在新能源項目建設中起到了舉足輕重的作用，它不僅為建設項目提供服務，更重要的是可以記錄和見證工程質(zhì)量，為工程竣工驗收提供支撐，為項目的達標創(chuàng)優(yōu)提供保障。

作者簡介

晏彩霞（1968-），女，大專學歷，館員職稱，94年開始從事檔案工作，先后在江西萬安水電站，國電新疆開都河水電公司和湖北老渡口水電公司從事檔案管理工作，2010年調(diào)入國電陜西新能源有限公司，并于2012年調(diào)入國電陜西電力有限公司負責本部檔案工作及所屬單位檔案工作的檢查和指導，畢業(yè)于南昌水利水電高等?？茖W校，文秘與辦公自動化專業(yè)，至今從事檔案工作25年