關(guān)于國(guó)有林場(chǎng)森林資源檔案規(guī)范化管理的思考

摘 要：在日常工作中，檔案管理是國(guó)有林場(chǎng)的主要工作形式。檔案管理以往是由各科室分管，這一模式并不利于國(guó)有林場(chǎng)的發(fā)展，因此，林場(chǎng)設(shè)置了檔案管理員，對(duì)森林資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。本文將分別提出國(guó)有林場(chǎng)森林資源檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：國(guó)有林場(chǎng);森林資源;檔案規(guī)范化;管理

1 明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理內(nèi)容

檔案資源管理作為一項(xiàng)基本工作，在森林資源管理中發(fā)揮著重要作用。對(duì)森林資源檔案進(jìn)行管理的職責(zé)多為《森林法》所賦予的，相關(guān)政府部門(mén)需要建立起完善的森林檔案管理制度和政策法規(guī)，保證森林檔案水平不斷提升。森林資源檔案主要用于記錄森林資源在一段時(shí)期內(nèi)的變化，并且能夠反映出一個(gè)地區(qū)對(duì)森林資源經(jīng)營(yíng)管理的情況，這些檔案都是在森林經(jīng)營(yíng)管理中建立起來(lái)的。規(guī)范化、科學(xué)化的森林資源檔案能夠反映出森林資源的數(shù)量和質(zhì)量，并且及時(shí)反映出森林資源在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中存在的問(wèn)題，幫助人們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)想出辦法解決問(wèn)題，為制定科學(xué)的森林資源管理決策提供依據(jù)。國(guó)有林場(chǎng)應(yīng)該根據(jù)森林資源的實(shí)際情況建立起森林資源檔案管理機(jī)構(gòu)，配置專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)該地區(qū)的檔案管理工作。森林資源檔案管理的依據(jù)是進(jìn)行森林資源的統(tǒng)計(jì)，包括調(diào)查森林資源的實(shí)際情況，制定森林資源計(jì)劃方案，幫助人員繪制森林資源的圖表，錄制一些影像數(shù)據(jù)資料等。對(duì)森林資源進(jìn)行檔案管理，內(nèi)容主要包括對(duì)森林資源的變化情況表、林相圖、資源基本情況圖表、經(jīng)營(yíng)圖、相關(guān)調(diào)查記錄表、科研資料和經(jīng)營(yíng)管理的文件等進(jìn)行保存。森林資源檔案管理屬于技術(shù)劃分，由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，對(duì)森林資源檔案進(jìn)行修訂整改，保證森林資源檔案管理數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性和完善性，以提高森林資源管理的效率。

2 遵循科學(xué)的立卷歸檔原則

科學(xué)的立卷歸檔原則要求人員在進(jìn)行森林資源管理時(shí)進(jìn)行遵循。這一原則要求人員做到歸檔的文件要以本單位的實(shí)際情況為主，這也是歸檔文書(shū)形成的一條基本原則，能夠推進(jìn)森林資源檔案管理工作的規(guī)范化。相鄰的公文不能重合，需要井然有序，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的前提條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)是體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，利用保管的檔案為決策和管理工作提供便利，科學(xué)的立卷歸檔原則是解決問(wèn)題的根本，在實(shí)際工作中，我們要嚴(yán)格遵循此項(xiàng)原則。

3 采用現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)揮檔案作用

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于社會(huì)各行各業(yè)中。在森林資源管理中，運(yùn)用信息化技術(shù)和智能手段能夠保證森林資源管理工作的高效化。將高科技手段運(yùn)用于森林資源檔案管理中，比如運(yùn)用地理信息系統(tǒng)等技術(shù)進(jìn)行歸檔，使森林資源檔案可以準(zhǔn)確反映森林資源狀況，了解森林資源的生長(zhǎng)情況，在利用信息化技術(shù)的同時(shí)，需要利用好森林資源檔案，將檔案管理和信息化技術(shù)相結(jié)合，為森林的利用管理提供科學(xué)依據(jù)。但前提條件是實(shí)現(xiàn)森林資源檔案管理工作的保密，為森林資源系統(tǒng)服務(wù)。

4 嚴(yán)格公文的制發(fā)

做好檔案管理工作的前提條件是嚴(yán)格公文制發(fā)制度，公文是檔案管理工作的前提，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的，雖然檔案和文書(shū)看似是兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，有著不同的任務(wù)，但是二者又相互聯(lián)系，互為統(tǒng)一，所以在處理文書(shū)時(shí)同樣要保證文書(shū)的規(guī)范化。在實(shí)際的檔案管理工作中，需要把好文書(shū)質(zhì)量關(guān)，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。公文制發(fā)能夠影響檔案管理工作的質(zhì)量，保證檔案管理工作的規(guī)范化。因此，在公文中就需要做到保證公文管理的規(guī)范化，提高公文的質(zhì)量，從源頭做起，公文要選擇質(zhì)量上乘的紙張，尺寸和幅面要保持統(tǒng)一，規(guī)格需要標(biāo)準(zhǔn)，滿足國(guó)家相關(guān)規(guī)定。公文的排版應(yīng)是橫排裝訂和左側(cè)裝訂，注意公文的制發(fā)是否按照要求履行了手續(xù)，是否按照批準(zhǔn)，公文的主題是否恰當(dāng)，落款有無(wú)日期等。另外要保證公文的字跡是否清晰，不宜采用褪色的簽字筆，方便以后長(zhǎng)期保管。公文的格式要保證規(guī)范化，不能使用潦草的書(shū)寫(xiě)方式，以便日后采用檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索。

5 做好電子文件的處理工作

隨著現(xiàn)代科學(xué)及手段的快速發(fā)展，越來(lái)越多的行業(yè)中運(yùn)用到了信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，社會(huì)也受到網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境的影響，電子文件屬于檔案管理工作的一部分，電子文件與紙質(zhì)文件有所不同，電子文件主要是采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)脫機(jī)的狀態(tài)下進(jìn)行保管，而在實(shí)際應(yīng)用中，電子文件主要由磁盤(pán)進(jìn)行保存。 所以對(duì)電子文件的保存，我們也需要多加注意。在實(shí)際工作中，我們需要把好磁盤(pán)的質(zhì)量關(guān)，磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的使用壽命，如果是質(zhì)量較高的磁盤(pán)，可以在一般情況下保存10年之久，如果是質(zhì)量較差的磁盤(pán)，則只能保存一年，所以在選擇磁盤(pán)時(shí)，需要人員認(rèn)真把關(guān)。磁盤(pán)在保存時(shí)需要放在無(wú)干擾的環(huán)境中，這里要保證無(wú)干擾、無(wú)振動(dòng)，無(wú)灰塵，如果在潮濕的環(huán)境中，磁盤(pán)會(huì)發(fā)生霉變，因此空氣的濕度應(yīng)該保持在2/5，而對(duì)保存的溫度也有所要求，溫度應(yīng)該在14℃以上。

6 建立完善的檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，是保證檔案管理工作水平的規(guī)范化的重要舉措。國(guó)有林場(chǎng)的森林資源管理部門(mén)需要遵循相關(guān)法律比如《森林資源檔案管理法》，根據(jù)工作實(shí)際，制定完善的檔案管理制度，報(bào)送制度和相關(guān)借閱制度。 按照森林資源檔案管理制度做好森林資源檔案的收集和整理，保證檔案管理工作的規(guī)范化和完整性。在森林資源檔案管理制度中，需要建立完善的報(bào)送制度，相關(guān)森林部門(mén)需要認(rèn)真填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，認(rèn)真審核報(bào)送;其次是建立文書(shū)制發(fā)制度，森林資源檔案管理的文書(shū)需要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定要求;最后是建立完善的文書(shū)保存制度以及電子文檔保存制度，在保存過(guò)程中一定要防止病蟲(chóng)侵害，以免丟失大量的數(shù)據(jù)信息。因此，做好電子文檔和文書(shū)的保存工作非常重要;建立審核制度對(duì)于檔案的建立也尤其重要，需要定期送上級(jí)部門(mén)審核，定期對(duì)森林資源檔案管理進(jìn)行考察并記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，如果發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的地方，要加以指出。保證森林資源檔案管理的規(guī)范化和準(zhǔn)確性。

7 結(jié)束語(yǔ)

總之，要保證森林資源檔案管理做到位，需要建立完善的森林資源檔案管理制度，做好文書(shū)和電子文件的處理工作，嚴(yán)格公文制發(fā)，采用信息化技術(shù)進(jìn)行森林資源檔案管理，最終促進(jìn)森林資源檔案管理工作的規(guī)范化。

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作者簡(jiǎn)介

余呈雨（1993-），女，漢族，廣西玉林市博白縣人，本科，助理工程師，從事林業(yè)工作。