論如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的服務效用

張穎秀

摘 要：隨著供給側結構性改革的深化和企業(yè)改革的深入，企業(yè)改革的難度也在不斷提高。優(yōu)化企業(yè)檔案的管理，提高企業(yè)檔案管理效率，既是企業(yè)改革的重要內容，又是推動企業(yè)改革的重要手段之一。本文將通過分析企業(yè)改革的現(xiàn)狀與目標，并結合企業(yè)檔案管理發(fā)展的新趨勢，討論如何發(fā)展檔案管理在企業(yè)中的服務效用，為企業(yè)檔案管理提出相應措施。

關鍵詞：檔案管理;企業(yè)改革;服務效用

1 企業(yè)改革現(xiàn)狀與目標

伴隨著供給側結構性改革的發(fā)展，企業(yè)改革除了要從自身產業(yè)發(fā)展的大處落墨，同時要也關注企業(yè)的組織管理、內部資源配置等微觀層面。因此企業(yè)的重組與兼并、企業(yè)制度的優(yōu)化等方面同樣成為了企業(yè)改革的新重點。除此之外，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”的成熟，在企業(yè)管理的過程中普遍應用現(xiàn)代信息技術以提高企業(yè)管理效率將成為必然趨勢和新的改革目標。在企業(yè)改革過程中，如何將企業(yè)數(shù)據(jù)與企業(yè)決策結合起來做出準確的市場預判，有現(xiàn)代信息技術支持的檔案管理體系將到起重要作用。

2 企業(yè)檔案管理新趨勢

1）管理理念新趨勢。隨著企業(yè)改革和信息技術的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也出現(xiàn)了一系列新的發(fā)展趨勢。從管理和服務理念上來說，企業(yè)檔案管理機構由原有的執(zhí)行數(shù)據(jù)編纂收藏的機構變?yōu)榫C合性的信息交流機構。檔案工作人員的服務對象也由數(shù)據(jù)逐步轉向使用企業(yè)數(shù)據(jù)的個人。在這樣的新趨勢下，作為企業(yè)數(shù)據(jù)的保有者，檔案管理工作人員的主要職責也將由以企業(yè)數(shù)據(jù)儲存變?yōu)樾畔⑻峁┡c檢索。如何在有限的范圍內最大程度挖掘企業(yè)數(shù)據(jù)的潛力，提高企業(yè)數(shù)據(jù)的開放性為數(shù)據(jù)使用者服務將成為企業(yè)檔案管理工作人員探索的新目標。

2）管理方法與技術新趨勢。除了檔案管理觀念的更新，由于信息技術的發(fā)展，我國部分企業(yè)已經率先展開了企業(yè)檔案管理信息化的工作，并取得了良好的效果。例如四川舍得酒業(yè)利用13763檔案資料，為企業(yè)文化建設提供了重要參考信息。而在管理技術上，通過企業(yè)檔案管理的信息化，數(shù)字檔案將突破實踐和空間的限制，為企業(yè)檔案的使用者提供全天候的數(shù)據(jù)查詢服務，提高檔案管理效率。而結合“大數(shù)據(jù)”，數(shù)字檔案還可以通過對相應的數(shù)據(jù)進行可視化分析，深入挖掘企業(yè)檔案的潛力，提高企業(yè)數(shù)據(jù)的開放性，以更加便捷直觀的方式向數(shù)據(jù)使用者提供服務。

3 檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展的服務效用

1）完善企業(yè)人事管理。在企業(yè)的生產經營過程中，企業(yè)檔案管理不直接產生經濟效益，但卻是企業(yè)經營發(fā)展的必要組成部分。企業(yè)檔案管理的內容復雜多樣，包括了員工信息、生產技術信息、商品交易等多個方面。尤其是在員工信息記錄方面，只有通過真實完整的員工信息檔案，公司管理者才能對員工的調度安置、薪資福利等事宜進行充分的了解，以此為依據(jù)處理各種人事問題，完善并優(yōu)化企業(yè)管理。

2）提供決策支持。除了作為企業(yè)人事管理的重要依據(jù)之外，企業(yè)檔案還是企業(yè)決策者的重要手段。通過企業(yè)檔案，企業(yè)管理者就可以基本了解企業(yè)的運營狀況。通過分析企業(yè)檔案，尤其是通過“大數(shù)據(jù)”得出的可視化分析，企業(yè)管理者對于企業(yè)的管理體系、生產能力、市場信息等各種信息有一個清晰全面的了解。在這樣的數(shù)據(jù)支持下，企業(yè)決策者在較短的情況下就可以對企業(yè)的發(fā)展有一個科學準確的認知，并以此為依據(jù)揚長避短、科學決策。企業(yè)決策者甚至通過對市場整體發(fā)展情況的數(shù)據(jù)分析，了解市場動向與趨勢，確定企業(yè)生產方向，制定企業(yè)發(fā)展的中長期計劃。

3）保護企業(yè)數(shù)據(jù)，防止商業(yè)機密泄露。企業(yè)的檔案除了是企業(yè)管理的和決策的重要手段之一，同時也是保護企業(yè)商業(yè)機密的一個重要方法。如果不通過專門的企業(yè)檔案管理機構對企業(yè)數(shù)據(jù)進行體系化的編纂管理，而是任憑相關人員隨意處置，就存在非常大的泄露商業(yè)機密的風險。而通過專門的檔案管理機構，就可以有降低企業(yè)數(shù)據(jù)外泄的風險。尤其是通過各種信息技術，將企業(yè)數(shù)據(jù)依據(jù)其保密等級進行劃分，分級閱覽，能有效改變原有的粗放式檔案管理方式，保護企業(yè)檔案的安全。

4）記錄企業(yè)歷史，發(fā)展企業(yè)文化。最后，企業(yè)檔案管理的一個重要作用就是記錄企業(yè)歷史，發(fā)展企業(yè)文化。企業(yè)的發(fā)展往往伴隨著各種各樣的內部改革、變遷、重組。創(chuàng)始人的精神理念、企業(yè)變革的過程、優(yōu)秀的企業(yè)精神都是這個企業(yè)寶貴的財富，是凝聚企業(yè)力量，促進企業(yè)發(fā)展的重要手段。而要想發(fā)展企業(yè)文化，凝聚企業(yè)力量，就必須從企業(yè)檔案中找尋企業(yè)發(fā)展歷史，以精煉形象的語言對其進行概括，通過各種形式表達出來，為企業(yè)文化的建設提供重要的史料支撐。

4 如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的效用

1）培育主動服務意識。在檔案管理信息化的大潮流下，企業(yè)的檔案管理者不再僅是企業(yè)數(shù)據(jù)的保有者，企業(yè)檔案管理機構也不再只是企業(yè)的“數(shù)據(jù)倉庫”，而是數(shù)據(jù)的“中轉站”。信息化的檔案管理機構一方面要把企業(yè)數(shù)據(jù)匯總分類，另一方面則是要把數(shù)據(jù)通過各種方式變成便捷有效的信息傳輸出去。在新形勢的要求下，檔案管理工作者要改變原有“邊緣崗位”思想，破除傳統(tǒng)檔案管理理念，樹立“以人為本”的主動服務意識。企業(yè)檔案管理工作者要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理模式下積累的經驗，同時對新技術進行開發(fā)，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的模式與方法。

2）變革檔案管理方式。要發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的服務效用，除了要更新檔案管理者的服務意識，還要變革檔案管理的方式。結合信息技術手段，建立數(shù)字化企業(yè)檔案庫是變革檔案管理方式的重要物質基礎。在數(shù)字化的檔案管理基礎上，企業(yè)檔案管理工作者要細化歸檔的規(guī)則，對于企業(yè)各個部門可能產生的數(shù)據(jù)如何歸檔做出詳細的操作標準。同時，利用企業(yè)電子辦公系統(tǒng)，對相關數(shù)據(jù)直接進行電子歸檔，減少信息傳輸?shù)闹虚g環(huán)節(jié)和人工參與，降低潛在的信息泄露風險。最后，對于企業(yè)數(shù)據(jù)的入檔要實行責任到人制度，提高企業(yè)員工對于檔案管理的權責意識。

3）充分開發(fā)檔案資源。企業(yè)檔案管理工作人員除了對企業(yè)數(shù)據(jù)進行嚴格的錄入歸檔，還要充分發(fā)揮企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的作用，使企業(yè)數(shù)據(jù)流動起來。這就要求企業(yè)檔案管理者充分利用網(wǎng)絡資源和信息技術，充分開發(fā)企業(yè)檔案資源。以分級檔案查閱系統(tǒng)對企業(yè)數(shù)據(jù)進行保護有利于保護企業(yè)商業(yè)機密，。而在此基礎上利用“大數(shù)據(jù)”對企業(yè)工作人員所查閱信息進行可視化分析，并對員工推薦與此相關的信息進行輔助，就可以為企業(yè)檔案使用者提供精準服務，有效提高決策的準確性。而通過企業(yè)員工常用的電腦手機，打破對于檔案提取的時間和空間限制，提供全天候的信息服務則可以最大限度的打破檔案管理原有的局限性，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用。

5 結語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)記錄企業(yè)發(fā)展歷史，營造企業(yè)文化的重要工具，也是企業(yè)管理者進行企業(yè)管理、市場分析、戰(zhàn)略決策的重要支柱。而在互聯(lián)網(wǎng)和“大數(shù)據(jù)”的時代，通過計算機技術，變革企業(yè)檔案管理的服務理念、服務方式，發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革中的作用成為了必然趨勢。企業(yè)要重新人事檔案管理的重要性，結合時代發(fā)展新趨勢，發(fā)展信息化、數(shù)字化的企業(yè)檔案管理，這樣才能讓企業(yè)數(shù)據(jù)發(fā)揮價值的再創(chuàng)造，助力企業(yè)的改革發(fā)展。

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