關于加強基層往來文件格式規(guī)范化的思考

唐迪明

[摘 要] 基層往來文件是基層與機關用來溝通的文件，其中規(guī)定相應的格式是為了使基層與機關之間的聯(lián)系更加緊密，解決當前管理結構中的文件溝通問題，提高工作效率。文章介紹了基層往來文件的格式，并提出文件格式中存在的問題，找出原因，從而提出對應的建議，以利于辦公者對文件進行更好的理解和應用。

[[關鍵詞] 基層 文件格式 規(guī)范化

中圖分類號：C931.3 文獻標志碼：A

文件格式，實際上就是往來文件的外在形式，是為準確地表達文件內容服務的。盡管文件的格式不會改變它的內容，但它對能否正確地表達行文的目的、充分發(fā)揮文件的效用，具有重要的影響。黨和國家一貫重視基層往來文件格式的改革，不斷建立和健全基層往來文件格式系統(tǒng)[1]。

基層往來文件格式規(guī)范化，是文書處理工作中不可忽視的問題。在實際工作中，有人認為“文件格式無關緊要，不必過于講究”。而本人的看法，卻恰巧相反。

如果把一份文件比作一個人，內容、措辭是這個人的內涵，那么格式就是這個人的外在，是給人的第一印象，要一眼看上去舒服，才值得信賴。即使內容再豐富、辭藻再華麗，格式亂七八糟，別人也沒有耐心繼續(xù)讀下去[2]。

一、基層往來文件格式標準中存在的問題

格式規(guī)范化，是加強文件管理，實現(xiàn)基層往來文件管理現(xiàn)代化的基礎。文件無論是在制發(fā)、傳遞、辦理過程中，還是在文書處理程序上辦理完畢以后，都有一個嚴格加強管理的問題。至于那些已經(jīng)辦理完畢、對基層工作具有查考保存價值而經(jīng)過立卷歸檔轉化為檔案的文件更是如此。

在一定程度上，上下行文是否規(guī)范，反映了這個團隊整體運行是否流暢和高效。作為團一級機關，標準要求相對較高，因此在格式的規(guī)范上較好，但在基層單位向上行文時，還是存在幾類典型問題。

（一）標題不當

在基層往來文件格式規(guī)范中，明確規(guī)定標題應由“發(fā)文單位+事由+文種”組成，如《XX單位關于XX事由的請示》。但在工作中時常遇到基層單位上報的材料，標題內容缺項不能準確概括反映文件內容，如《xx單位的請示》，甚至只寫《請示》；標題不清楚、有歧義，如《xx單位關于訓練問題的請示》《xx單位關于水泥的報告》。文件標題不當會給閱讀理解造成不便，特別是基層單位集中上傳文書時，數(shù)量多、內容雜，如果不能一眼通過標題準確判斷文件來源和意圖，勢必會降低工作效率。

（二）序號錯誤

文件的結構層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”，但在實際工作中會碰到一些單位標題序號混亂，出現(xiàn)諸如“一.”“1.”“（一）”“（1）”或者“1、”“（1）”“一、”“（一）”等錯誤，甚至還有的會出現(xiàn)重復標注或漏標序號的問題。這樣的問題會降低文件內容的層次感，在時間緊迫需要進行速讀時造成障礙，或者給閱讀者的正常閱讀造成困惑。

（三）基本格式不統(tǒng)一

這個問題是最普遍、也是造成影響最大的問題。在基層單位上行文件時，基本格式往往都不太規(guī)范?？赡茉谖淖钟浭鍪轿募谐霈F(xiàn)影響不是很明顯，但現(xiàn)在隨著工作越來越講求數(shù)據(jù)支撐，表格式文件使用越來越頻繁，有時機關需要基層統(tǒng)計信息，繪制表格，最終呈報的表格字號、字體、顏色標注、數(shù)字格式、單元格樣式五花八門、各式各樣，機關業(yè)務部門必須依次把每張表的格式進行調整，再進行匯總。這樣就增添了很多不必要的工序，并且容易導致出錯，無形中增加了業(yè)務部門工作壓力。

二、基層往來文件格式標準中存在問題的原因

上行文書格式的不規(guī)范，會導致機關工作程序增加、繁雜程度增加、工作時間延長，增加機關工作負擔和整合材料的壓力，給統(tǒng)籌工作造成不便，相應的出錯率會增多，工作效率會降低。之所以出現(xiàn)這樣的問題，究其原因有以下幾點。

（一）存在草率、應付了事的心態(tài)

因為事務繁多，基層在擬制文書、統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，常常不能兼顧到所有格式的設定，或是覺得麻煩就隨便應付過去。機關不管不問，久而久之，基層也就覺得理所應當，把格式問題看作可有可無，覺得隨便設置一下就能過關，反正最后有機關整理匯總。

（二）工作規(guī)范、制度健全有死角

機關雖然向基層單位轉發(fā)了上級《基層往來文件處理工作細則》，但對團一級上下行文沒有做出明確規(guī)范，沒有結合實際和工作需求科學合理的制定一套本級適用的格式原則，使得上級的工作規(guī)范在基層單位成為一紙空殼。

（三）創(chuàng)新方法、主動作為還不夠

機關在面對“二八”問題的時候，主動思考不多、主動謀劃不夠，一味抱怨各級會議多、通知多，事務纏身，無暇顧及訓練與生活。不思考問題癥結，不設法解決自身問題，在很多方面還是沿用老套路，不會創(chuàng)新，也不去學習、找尋新的工作方式和方法，導致工作效率長時間沒法提高[3]。

三、實行基層往來文件格式規(guī)范的措施

文件格式就是部隊制度權威性、約束力和規(guī)范化在形式上的體現(xiàn)，是確保政令、軍令暢通的“鋪路石”，但現(xiàn)在由于事務繁多、制度漏洞、欠缺動能等原因，基層在擬制材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)時常常不夠規(guī)范。為了改善以上問題，應從以下幾個方面改善問題。

（一）制定規(guī)則，定期反饋

首先要結合上級基層往來文件規(guī)范，制定本級可用、并且適用的一套格式規(guī)則（適用就是指大家都能認可，又能起到實際效果）。其次既然制定了規(guī)則，就一定要貫徹執(zhí)行，格式不規(guī)范的材料，機關一律拒絕接受?？赡茉谝?guī)則運行初期會發(fā)現(xiàn)一些問題，這就需要及時獲取反饋收集信息并加以更正，并建立工作規(guī)范方面的通報機制，對不落實相關制度的單位進行通報批評，加強責任人的自覺性[4]。

（二）活學活用，攻克頑疾

機關要加強業(yè)務能力學習，特別是要學習一些有利于提高工作效率的新知識、新方法，用于解決長期存在的疑難雜癥。比如，在需要基層單位上報表格時，可以使用“限制編輯”這個功能，制作一個只能輸入文字，不能更改格式的模板，這樣在基層上報材料之后，機關就不再需要進一步修改格式，只需簡要匯總即可，及節(jié)省了時間，也簡化了工作程序，不易出錯。

（三）舉一反三，長效糾差

文件格式問題只是各種“不規(guī)范”中的冰山一角，要把文件格式不規(guī)范這樣的單一問題作為切入點，逐步拓寬長度和廣度，逐一正規(guī)各項規(guī)定和工作秩序，不斷加強基層單位遵章辦事的責任意識和機關嚴格要求、嚴把關口的擔當意識，建立舉一反三、長效糾差的正向機制。

往來文件格式不規(guī)范可能只是微不足道的“小毛病”，在我們日常工作中也還有許多其他類似的問題，比如寫材料錯字別字多、資料整理歸檔隨意性大。雖是一些獨立的“小毛病”，但積少成多就變成了基層、甚至機關工作失職、失誤的巨大隱患。只有正視問題、加強重視、創(chuàng)新思路、主動作為，才能逐步正規(guī)秩序，發(fā)揮制度規(guī)定的勃勃生機。

四、結語

統(tǒng)一基層往來文件格式，有利于提高機關文件處理效率。如基層能夠按照格式要求為文件完整命名，機關辦事人員就能僅從標題快速判斷文件的種類、發(fā)文單位以及發(fā)文目的，提高辨識速度。又如，在基層上報表格數(shù)據(jù)時，按照規(guī)定的字號、數(shù)據(jù)類型、單元格格式，受文機關在收到電子文檔后就能夠直接進行數(shù)據(jù)匯總，不必一再的修改格式，降低效率。文件有規(guī)范的格式，就能文字清晰，嚴肅莊重，美觀大方，使人閱讀起來有一種舒服感，樂意讀下去。這無疑有助于使人全面領會，正確理解，堅決執(zhí)行文件內容，從而有效地發(fā)揮基層往來文件的效用[5-6]。

文章為更好地使用基層往來文件格式規(guī)范化提出一種新思路，希望能對改進基層往來文件的格式規(guī)范起到一定的借鑒作用。

參考文獻：

[1]陳蕾，趙正旭.基于BNF的3DS文件格式規(guī)范化描述[J].計算機系統(tǒng)應用，2017，26（05）：23- 28.

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[3]侯爽.建立規(guī)范化公司文件格式體系的探索[A].蘭臺擷英——向建黨90周年獻禮[C].國家檔案局檔案科學技術研究所， 2011：5.

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[5]莊欣.統(tǒng)一網(wǎng)絡安全管理中數(shù)據(jù)采集代理的設計和實現(xiàn)[D].武漢：華中師范大學，2009.

[6]王光宇.文件格式規(guī)范化問題的思考[J].檔案學通訊， 1992（05）：50- 52.