淺析大數據時代下檔案信息化管理工作

許蓓蓓

摘 要：在大數據時代下，檔案管理信息化已經成為未來發(fā)展的主要方向。在本文研究中，筆者詳細了解了檔案管理的現狀，并立足于大數據時代，闡述了檔案信息化管理的策略與方法，旨在進一步提高檔案管理信息化水平，最終為全面強化檔案管理能力奠定基礎。

關鍵詞：大數據時代;檔案信息管理;大數據意識

引言

隨著社會經濟和信息技術的穩(wěn)步發(fā)展，企業(yè)的檔案工作變得愈發(fā)重要，對企業(yè)檔案進行有效地開發(fā)利用已成為當前企業(yè)發(fā)展壯大的重要途徑，并對企業(yè)的技術發(fā)展和市場策略調整起到十分關鍵的指導和參考作用。隨著大數據時代的到來，對企業(yè)檔案進行信息化管理，將能提升檔案資源的利用率，推動企業(yè)進一步發(fā)展。

1企業(yè)檔案信息化建設的必要性

1.1適應網絡信息時代企業(yè)管理的需求

當前絕大多數企業(yè)已經采用網絡信息化工作模式，企業(yè)信息的收集、存儲、分析和傳遞均依靠計算機網絡系統(tǒng)進行。傳統(tǒng)的紙質檔案已經不能適應當前企業(yè)管理的需求，亟須進行信息化改革。

1.2提升檔案資源的利用率

傳統(tǒng)的紙質檔案管理需要經過出具證明、調閱、編寫、答疑等一系列復雜程序，工作進展較慢，也不具備深度挖掘、分析檔案數據的能力，無法適應當前企業(yè)工作的高效率要求。對企業(yè)檔案進行信息化建設，可以有效提升檔案資源的利用率，將企業(yè)的檔案信息高效整合起來，使用大數據方法對檔案資源進行快速、精準地分析，為企業(yè)提供更加全面的信息資料。

2檔案管理信息化現狀

2.1檔案管理中應用大數據技術的意識差

在檔案信息化管理中，工作人員尚未形成具體的大數據管理意識，這就導致在日常工作中大數據技術的先進性沒有得到徹底的發(fā)揮。雖然已經開始了有關大數據技術的嘗試，但是存在大數據技術水平低、數據規(guī)模不統(tǒng)一、使用方法不恰當等問題，這些問題的存在會直接影響大數據下檔案管理工作的實施效果，不利于提高工作效率。同時也有研究認為，目前各單位尚未構建相應的信息化管理制度，這對于檔案管理是不利的。

2.2單位各部門的管理數據相對獨立

在檔案管理中，為了彰顯檔案管理工作的先進性，需要確保檔案管理部門能夠充分收集各部門的資料，并將其匯集到一起，這樣才能讓管理層以及相關業(yè)務人員了解單位的實際情況。但是在實際上，單位各部門之間存在層級關系，各個部門之間相互監(jiān)督、相互制約，再加之部門之間的職權與職位不同，這些都決定了信息的獲取、處理方式存在差異，最終導致在數據護理中存在漏洞，影響了檔案管理水平。除此之外，現階段各部門在檔案信息管理中存在信息獨立的問題，這也為檔案統(tǒng)一管理增加了難度。

2.3缺乏對檔案信息的統(tǒng)一管理

在大數據環(huán)境下，檔案管理需要全面采集單位各員工資料，然而各單位在這方面的建設是很欠缺的，甚至沒有構建完整的信息化檔案管理平臺，很多檔案資料都是紙質的，檔案信息缺乏有關的組織與管理，很多不同時間段的檔案信息都是以孤島的形式存在的，沒有被錄入到統(tǒng)一的大數據信息管理平臺上，最終影響了檔案管理的整體水平。

3大數據背景下企業(yè)檔案信息化建設的發(fā)展方向

3.1改革檔案管理思維和制度

企業(yè)應改變傳統(tǒng)的檔案管理思維以適應大數據時代的發(fā)展方向，認識到當前檔案信息化管理的內容不再局限于信息收集和儲存，還要充分重視檔案數據的分析、挖掘和預測，為企業(yè)發(fā)展和進步提供實時、高效的信息。為了適應大數據背景下的檔案管理需求，企業(yè)還應進行檔案管理制度的改革，明確檔案部門的管理權限和信息化管理制度，加強檔案部門與企業(yè)生產、銷售部門的溝通協(xié)調，使得企業(yè)內部的各類生產經營信息都能有效服務于檔案管理工作，推動企業(yè)信息化水平的不斷提升。

3.2建立完善檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)應加快推進紙質檔案的信息化工作，將各類紙質檔案轉變?yōu)榻Y構化的數字檔案，在檔案收集、儲存工作中，要進一步規(guī)范檔案的標準格式和結構，提高檔案的結構化水平，使得檔案信息能夠得到高效分析、利用。不同種類、不同來源的檔案信息要結合企業(yè)具體情況進行科學地分類整理與儲存。在檔案信息化管理系統(tǒng)中，要配備先進的大數據分析工具和云計算方法，采用現代化的統(tǒng)計學方法對檔案信息進行挖掘分析，剔除重復、無效的內容，將低價值密度的大數據信息轉變?yōu)楦邇r值密度的分析結論。此外，還要對檔案信息數據進行動態(tài)分析對比，將不同部門乃至其他行業(yè)的數據進行充分整合，最終得到有利用價值的分析結果和預測結果，為企業(yè)的未來發(fā)展提供參考依據。在檔案管理系統(tǒng)建設過程中，還要注意提升系統(tǒng)的安全水平，配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護措施，并設置專門的系統(tǒng)管理員，積極排查系統(tǒng)運行過程中的各類問題，防范不法分子入侵系統(tǒng)，造成企業(yè)檔案信息的泄漏與損壞。

3.3實現各部門檔案數據的統(tǒng)一管理

在大數據的檔案管理中，實現各部門檔案數據的統(tǒng)一管理是保證檔案管理水平的關鍵，因此對于這種情況，需要持續(xù)改進檔案管理路徑，并注意發(fā)揮大數據技術的優(yōu)勢。針對這種情況，需要工作人員進一步協(xié)調各部門之間的關系，在了解檔案管理中信息孤島現狀的基礎上，強化各個職能部門之間的信息溝通，這樣才能強化檔案管理能力。從目前相關技術的發(fā)展情況來看，在數據時代下，檔案管理實現了云存儲、云計算，通過標準化建設，工作人員可以將各種檔案管理工作內容進行創(chuàng)新，在統(tǒng)計整個單位的檔案信息資料之后，通過標準化建設，可以將可攜帶式檔案管理設備、指標檔案、電子病歷、人事檔案等不同來源的檔案信息，匯聚到一個統(tǒng)一的云數據平臺中，以供檔案管理的各個業(yè)務流程、不同業(yè)務主體所共享使用，實現各方檔案數據的優(yōu)化共享，這樣才能適應未來檔案管理工作需求。

3.4加強培訓提升管理人員素質

面對由于檔案管理人員專業(yè)意識薄弱而導致的影響檔案信息化建設的情況，首先要重視管理人員素質的專業(yè)化培養(yǎng)，檔案信息化管理人員的素質高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責任意識并未充分得到重視，會出現部分檔案管理人員對所從事的工作以最低標準要求自己，便會導致檔案管理信息化建設得不到進一步推進?；诖?，要定期開展相關的專業(yè)知識培訓講座，完善崗位考核機制，讓管理人員從根源上意識到所從事工作的重要性，進而，端正態(tài)度并促進檔案信息化建設。

結語

隨著當前市場環(huán)境和網絡環(huán)境的不斷變化，企業(yè)發(fā)展越來越依賴于對市場信息的高效分析和掌握。對企業(yè)檔案資源進行高效地開發(fā)利用，可以充分提高企業(yè)的市場應變能力，明確企業(yè)的發(fā)展方向，為企業(yè)創(chuàng)造更好的市場前景。傳統(tǒng)的紙質檔案管理程序繁瑣、效率較低，已不再適用于當前信息化時代的企業(yè)管理需求。對企業(yè)檔案進行信息化改革，并使用大數據方法進行分析、挖掘和預測，已經成為當前企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

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