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    數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化問題探討

    2019-10-30 21:51:09吳競
    科學(xué)與財富 2019年30期
    關(guān)鍵詞:建設(shè)與發(fā)展供電企業(yè)檔案管理

    吳競

    摘 要:伴隨著信息化技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展,檔案管理過程中信息化技術(shù)的應(yīng)用也在不斷的普及。借助信息技術(shù)更新服務(wù)理念的方式,對于檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)路徑、服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)效率等均有顯著推動作用,是提升供電企業(yè)檔案使用價值的有效措施。對此,為了更好的推動檔案管理工作持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展,本文簡要分析數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化相關(guān)問題,希望可以為相關(guān)工作者提供幫助。

    關(guān)鍵詞:供電企業(yè);檔案管理;信息化;建設(shè)與發(fā)展

    0.引言

    檔案管理屬于任何企業(yè)、部門的重要工作形式,是實現(xiàn)合理管理、科學(xué)經(jīng)營、做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多方面工作的資料記錄形式,檔案管理的工作模式對于國民經(jīng)濟(jì)的影響非常突出。以往檔案管理模式主要是以紙質(zhì)模式為主,伴隨著檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展,傳統(tǒng)管理模式的缺陷與不足也顯得更加突出,這也間接提高了信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值。對此,探討數(shù)字時代供電企業(yè)檔案管理及其信息化具備顯著現(xiàn)實意義。

    1.提高檔案管理意識

    構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制,及時根據(jù)檔案管理工作中所涉及到的規(guī)章制度進(jìn)行完善改進(jìn),以統(tǒng)一化的形式完成檔案管理工作任務(wù),為了更好的滿足數(shù)字時代的發(fā)展需求,及時做好檔案管理中網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作,及時落實分工合作機(jī)制,滿足不同崗位人員在具體工作中的責(zé)任落實情況[1]。同時實行多層級、多元素的管理結(jié)構(gòu),伴隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)性發(fā)展,檔案管理也會涉及到大量的信息化管理需求,此時便需要積極構(gòu)建以信息化為核心的管理體系,建設(shè)檔案管理信息化中心,并明確每一位人員的具體職能,將不同供電企業(yè)檔案室實行統(tǒng)一性的管理與考核,促使檔案管理和單位不同工作可以同步性的考核,從而提升檔案管理實效性。另外,還需要有意識的提升檔案的使用率,充分應(yīng)用信息化技術(shù)構(gòu)建完善的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫,并及時更新數(shù)據(jù)庫,在工作中需要有意識的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的查詢,保障數(shù)據(jù)庫的信息動態(tài)化應(yīng)用價值,從而保障檔案的使用效益。

    2.做好檔案管理技術(shù)創(chuàng)新工作

    首先需要做好數(shù)據(jù)庫技術(shù)創(chuàng)新。檔案管理在信息化技術(shù)的支持之下,發(fā)展方向中必然會涉及到數(shù)據(jù)庫資源這一技術(shù),同時這一技術(shù)的合理應(yīng)用也是推動檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵[2]。在拓展信息服務(wù)途徑的同時,管理部門可以借助數(shù)據(jù)壓縮、掃描以及光儲存等多種信息化技術(shù),將以往紙質(zhì)化供電企業(yè)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)字化供電企業(yè)檔案,構(gòu)建供電企業(yè)檔案資料相關(guān)數(shù)據(jù)庫,同時構(gòu)建新型的多媒體數(shù)據(jù)庫、個性化數(shù)據(jù)庫等,促使供電企業(yè)檔案資料的使用率得到顯著提升,同時也間接為用戶提供一個高質(zhì)量的個性化供電企業(yè)檔案服務(wù)。另外,檔案管理部門需要積極做好供電企業(yè)檔案資源信息價值的挖掘工作,以構(gòu)建知識數(shù)據(jù)庫為例,促使用戶可以借助知識數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對相關(guān)問題的高質(zhì)量、高效率解決,在拓展實施途徑的同時也間接提高供電企業(yè)檔案資料的實用價值。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動與相關(guān)部門強(qiáng)化合作,借助網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合的方式實現(xiàn)信息的合理共享,同時適當(dāng)?shù)耐卣构╇娖髽I(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)服務(wù)效益,檔案管理部門也可以和圖書館、網(wǎng)站等構(gòu)建合作的關(guān)系,以無縫銜接的方式構(gòu)建聯(lián)合性數(shù)據(jù)庫。

    其次,需要做好設(shè)施設(shè)備的技術(shù)創(chuàng)新。在今后為了更好的滿足信息化檔案管理需求,需要積極配合相關(guān)部門做好硬件設(shè)施的技術(shù)支持,尤其是計算機(jī)、供電企業(yè)檔案密集柜、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備,保障檔案管理工作中信息化技術(shù)的合理應(yīng)用。另外,也需要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)安全保障機(jī)制,尤其是以信息化技術(shù)為主的安全防護(hù)機(jī)制,提高供電企業(yè)檔案信息的安全性。

    3.構(gòu)建檔案實時反饋機(jī)制

    想要持續(xù)性提升檔案管理工作的實效性以及服務(wù)質(zhì)量,就必須積極建設(shè)以用戶反饋和監(jiān)督舉報的管理機(jī)制,從而推動檔案管理可以高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理工作必須充分意識到用戶的參與作用,以監(jiān)督流程的公開透明、反饋機(jī)制的簡單為核心,為用戶提供一個高質(zhì)量反饋機(jī)制。對此,檔案管理部門需要積極構(gòu)建以信息化技術(shù)為核心的質(zhì)量評價體系,同時不斷的優(yōu)化各種評價的指標(biāo),以細(xì)化、量化為原則,對檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量、效率、滿意度、利用率等指標(biāo),檔案管理部門則需要將不同的指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化,以用戶的滿意度為例,可以評價為非常滿意、滿意以及不滿意,同時根據(jù)評價結(jié)果的不同提出針對性的改進(jìn)措施,從而提高信息化技術(shù)之下檔案管理工作的實效性。

    4.結(jié)語

    綜上所述,在信息化環(huán)境之下,供電企業(yè)檔案管理工作必然需要不斷的創(chuàng)新發(fā)展,尤其是在管理工作中適當(dāng)加入信息化、科學(xué)化等元素,同時在滿足新形勢需求之下不斷創(chuàng)新和完善檔案管理的理念意識,持續(xù)創(chuàng)新探索,在原本的實體檔案管理模式中逐漸脫離和轉(zhuǎn)變,創(chuàng)新全新檔案管理理念,從而推動供電企業(yè)部門檔案管理事業(yè)可以持續(xù)性發(fā)展。

    參考文獻(xiàn):

    [1]蔣幼林.數(shù)字時代背景之下供電企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的過程中應(yīng)當(dāng)注意到的問題[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2017,31(08):285-286.

    [2]高愛民,范亞明.數(shù)字時代新來源觀與建設(shè)項目管理理論的契合研究[J].檔案管2018,14(23):244-245.

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