關(guān)于做好企業(yè)辦公室工作的幾點(diǎn)思考

朱春輝

摘 要 辦公室作為企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞所在，其有著相當(dāng)重要的作用。為此，需要對(duì)企業(yè)辦公室工作有清晰的認(rèn)識(shí)。本文主要就如何做好企業(yè)辦公室工作提出了幾點(diǎn)建議，為企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展提供更加有力的支持。

關(guān)鍵詞 辦公室工作 工作效率 協(xié)調(diào)職能

辦公室是企業(yè)日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中樞，承擔(dān)著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要職能。正確認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，發(fā)揮好辦公室管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)職能，不斷提升辦公室整體工作水平，對(duì)于推動(dòng)企業(yè)科學(xué)有序發(fā)展有著重要的意義。

一、融入大局，充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要作用

辦公室作為企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中樞，承擔(dān)著文秘、信息、督辦、保密、接待、會(huì)議、信訪、檔案、交通安全、后勤等基礎(chǔ)管理工作，是各單位的參謀中心、信息中心和協(xié)調(diào)管理中心。正確認(rèn)識(shí)辦公室肩負(fù)的職責(zé)和使命，準(zhǔn)確把握面臨的形勢(shì)和任務(wù)，是推動(dòng)辦公室工作不斷取得突破的前提條件。

（一）提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)做好辦公室工作的政治擔(dān)當(dāng)

辦公室是企業(yè)服務(wù)最直接、聯(lián)系最廣泛、保障最關(guān)鍵、運(yùn)轉(zhuǎn)最核心的綜合辦事機(jī)構(gòu)，我們必須充分認(rèn)識(shí)其肩負(fù)職責(zé)的重要性，增強(qiáng)緊迫感、責(zé)任感、使命感和榮譽(yù)感。必須在黨性要求、政治立場(chǎng)、工作標(biāo)準(zhǔn)、作風(fēng)形象等方面作示范、當(dāng)表率;堅(jiān)定不移地維護(hù)黨中央權(quán)威和黨中央集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，自覺在思想上、政治上、行動(dòng)上同以習(xí)近平同志為核心的黨中央保持高度一致，樹牢“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，堅(jiān)決做到“兩個(gè)維護(hù)”。

（二）融入大局，切實(shí)增強(qiáng)辦公室工作的有效性

辦公室相關(guān)人員要自覺把本職工作融入推進(jìn)企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定的中心工作之中，找準(zhǔn)工作定位，不斷增強(qiáng)超前意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和效率意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地做好各項(xiàng)工作。一是要在決策建議中發(fā)揮好參謀助手作用。尤其是在復(fù)雜多變的新形勢(shì)下，切實(shí)增強(qiáng)做好辦公室工作的緊迫感和使命感，把復(fù)雜情況想得充分一些，把可能出現(xiàn)的問題想在領(lǐng)導(dǎo)前面，把應(yīng)對(duì)的方案做早、做細(xì)、做全面，努力成為領(lǐng)導(dǎo)的外腦和智囊。二是要在經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮好運(yùn)轉(zhuǎn)中樞作用。要根據(jù)企業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃和階段工作重點(diǎn)，統(tǒng)籌安排好領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的各項(xiàng)日常工作。要緊緊圍繞中心工作，提高協(xié)作意識(shí)，建立協(xié)作機(jī)制，加強(qiáng)與各方面的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)化解各種矛盾。樹立全局意識(shí)、戰(zhàn)略意識(shí)和協(xié)作精神，積極營(yíng)造良好的工作氛圍，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。三是要在工作部署中發(fā)揮督查督辦的作用。督查督辦是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)單位提高工作效率和工作水平的重要環(huán)節(jié)。在督辦中，要做好對(duì)上級(jí)部門及企業(yè)重大決策、重要工作部署、領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦事項(xiàng)以及重要專項(xiàng)工作的督查督辦，突出重點(diǎn)，改進(jìn)方法，不斷提高督查督辦水平;積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成重點(diǎn)工作，確保上級(jí)和企業(yè)的各項(xiàng)政策規(guī)定、領(lǐng)導(dǎo)的決策指示等得到貫徹執(zhí)行，取得成效。

二、發(fā)揮職能，不斷提高辦公室工作的效率質(zhì)量

要緊緊圍繞企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)辦公室工作規(guī)律的研究，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作理念，創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，發(fā)揮好管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大職能，著力在提高辦公室工作的科學(xué)化和規(guī)范化水平上下功夫。

（一）發(fā)揮好管理職能，在強(qiáng)化基礎(chǔ)管理上取得新突破

“沒有規(guī)矩不成方圓”，加強(qiáng)管理是做好辦公室工作的有效手段，要始終堅(jiān)持把加強(qiáng)管理擺在首要位置。一是要加強(qiáng)制度建設(shè)。結(jié)合企業(yè)工作實(shí)際，不斷修訂完善各項(xiàng)規(guī)章制度。要按崗位責(zé)任及工作制度規(guī)定，編制工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立詳細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)操作手冊(cè)，實(shí)現(xiàn)人人按流程操作、事事按流程辦理。同時(shí)，抓好各項(xiàng)制度的落實(shí)工作，強(qiáng)化檢查監(jiān)督，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性，增強(qiáng)工作執(zhí)行力。二是要強(qiáng)化精細(xì)管理。按照工作制度和崗位職責(zé)，進(jìn)一步明確各崗位工作要求和工作責(zé)任，做到每一項(xiàng)工作由誰來做，做什么，怎么做，做得怎樣，都有明確的要求。三是要提升信息化水平。要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)不斷加快和深入的趨勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新方式方法，著力推進(jìn)工作制度化、制度流程化、流程信息化，不斷提高辦公室工作的信息化水平。

（二）發(fā)揮好協(xié)調(diào)職能，在發(fā)揮樞紐作用上取得新進(jìn)展

溝通協(xié)調(diào)是辦公室工作最重要的職能之一，有效協(xié)調(diào)是工作高效推進(jìn)的重要因素。一要力爭(zhēng)在提升層次上取得新突破，主動(dòng)拓寬責(zé)任領(lǐng)域，凡是視線內(nèi)的事情，都要負(fù)責(zé)任、盡義務(wù)做好。在面對(duì)困難、復(fù)雜、緊急情況時(shí)，特別是沒有明確主管部門的突發(fā)事件，辦公室人員要勇于應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，敢于承擔(dān)任務(wù)，主動(dòng)站到第一線去化解矛盾、控制事態(tài)。在協(xié)調(diào)過程中，要尊重并發(fā)揮其他部門和基層的作用。二是加強(qiáng)辦公室內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)。建立暢通的內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制和載體，加強(qiáng)內(nèi)部信息的傳遞，提高信息透明度，認(rèn)真做好“上情下達(dá)”“下情上報(bào)”工作，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)參謀決策。三是加強(qiáng)與外部的協(xié)調(diào)。與各級(jí)地方政府部門和兄弟單位保持緊密溝通和聯(lián)系，為企業(yè)開展工作創(chuàng)造良好條件，營(yíng)造較好的發(fā)展環(huán)境。

（三）發(fā)揮好服務(wù)職能，在提升服務(wù)質(zhì)量上突出新特色

服務(wù)是辦公室工作最根本、最重要的任務(wù)，要進(jìn)一步在創(chuàng)新服務(wù)、細(xì)化服務(wù)上下功夫，正確處理好管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)之間的關(guān)系，堅(jiān)持把服務(wù)寓于管理和協(xié)調(diào)中，通過管理和協(xié)調(diào)來促進(jìn)服務(wù)。一是提升標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。要努力提升會(huì)議、接待的標(biāo)準(zhǔn)化管理;要將工作中的好做法、好經(jīng)驗(yàn)固化下來，形成文字、表格，形成標(biāo)準(zhǔn)化的模板，通過制度化、流程化、規(guī)范化，進(jìn)一步提高工作效率，保證工作質(zhì)量。二是強(qiáng)化個(gè)性化服務(wù)。突出特色和個(gè)性，無論對(duì)上對(duì)下服務(wù)，還是對(duì)內(nèi)對(duì)外服務(wù)，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的個(gè)性、特點(diǎn)建立數(shù)據(jù)庫，提供有針對(duì)性的服務(wù)，要突出企業(yè)特色。三是注重精細(xì)化服務(wù)。要切實(shí)將以人為本、關(guān)愛員工的人文關(guān)懷措施貫穿到工作的始終，把管理的高標(biāo)準(zhǔn)與對(duì)員工的高度關(guān)愛有機(jī)結(jié)合，不斷提升服務(wù)的滿意度。

三、創(chuàng)新方法，切實(shí)提高辦公室隊(duì)伍的素質(zhì)能力

新形勢(shì)、新任務(wù)給辦公室工作帶來了新的挑戰(zhàn)和新壓力，我們應(yīng)該在充分總結(jié)好的工作經(jīng)驗(yàn)和方法的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新工作方式方法，切實(shí)提高辦公室隊(duì)伍的素質(zhì)能力。

（一）要有奮進(jìn)的工作狀態(tài)

辦公室的工作繁雜，相關(guān)人員既需要有吃苦耐勞、奮發(fā)向上的精神狀態(tài)，又需要有務(wù)實(shí)的追求目標(biāo)，才能擔(dān)起工作的重任。一是要有強(qiáng)烈的自豪感。要把辦公室工作看作是建功立業(yè)的一個(gè)機(jī)遇、一種光榮、一份責(zé)任、一項(xiàng)使命。二是要有干事業(yè)的激情。要帶著責(zé)任、感情和追求去工作，敢于承擔(dān)重任、勇于面對(duì)困難、善于化解壓力、樂于承受批評(píng)。三是要有自身的價(jià)值追求。要通過扎實(shí)的工作，讓大家感到我們?cè)谧鍪?、能做好事、能干?shí)事，這樣大家就放心讓我們?nèi)ジ桑覀円膊拍艹浞謱?shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

（二）要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)

辦公室是聯(lián)系基層和企業(yè)的窗口，代表著企業(yè)的形象，作風(fēng)建設(shè)是辦公室工作永恒的主題，也是辦公室出成績(jī)的重要法寶。一是要實(shí)。做好辦公室工作要重實(shí)際、說實(shí)話、辦實(shí)事、求實(shí)效，做到不唯書、不唯上、只唯實(shí)。不搞形式主義和表面文章，真正使人感覺到辦公室的同志說話讓人放心、辦事讓人放心，在家讓人放心、在外不用擔(dān)心。二是要細(xì)。辦公室工作比較復(fù)雜，要求細(xì)心小心，不能粗心大意，三心二意，辦文要經(jīng)得起推敲，辦公要經(jīng)得起檢驗(yàn)，辦事要經(jīng)得起核查。計(jì)劃要周詳，說話要有門，行動(dòng)要謹(jǐn)慎。三是要快。辦公室收發(fā)文件多，臨時(shí)性工作多，客觀上要求在分工負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上，做到團(tuán)結(jié)協(xié)作、上下聯(lián)動(dòng)，最大限度地發(fā)揮整體效能;做到遇事不推諉、辦事不拖拉，爭(zhēng)分奪秒、雷厲風(fēng)行，實(shí)現(xiàn)文件處理快、會(huì)務(wù)籌備快、信息反饋快、督辦落實(shí)快。四是要嚴(yán)?！皣?yán)是愛、寬是害”，不但做事情要嚴(yán)，對(duì)自己也要嚴(yán)。做事情要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，拿出手的東西件件敢叫板，做任何事情樣樣是標(biāo)桿。對(duì)自己要嚴(yán)，任何時(shí)候、任何地點(diǎn)都不放松對(duì)自己的要求，做到領(lǐng)導(dǎo)在與不在一個(gè)樣、領(lǐng)導(dǎo)面前和職工群眾面前一個(gè)樣、當(dāng)面和背后一個(gè)樣。

（三）要有正確的工作方法

一是要正確處理好“上”與“下”的關(guān)系。辦公室工作既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為基層單位和廣大職工群眾服務(wù)，相關(guān)人員在工作中切忌上恭下倨，擺架子，耍威風(fēng)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要尊重但不要畏首畏尾，要大膽開展工作。同時(shí)做好與基層各單位的溝通工作，待人接物要熱情大方，能解決的問題要及時(shí)解決，暫時(shí)不能解決的要耐心做好解釋工作。二是要正確處理好“大”與“小”的關(guān)系。辦公室的工作既有涉及全局的大事，也是涉及微觀的小事。但“大”與“小”并無嚴(yán)格的界限區(qū)分。有些事情感覺很“大”，只要組織到位、考慮周密，也能大事化小、小事辦好。有些事情覺得很“小”，一旦遲辦、漏辦、誤辦，有可能變成大事，發(fā)展為壞事。對(duì)待“大”事要著眼于高，堅(jiān)持從全局、領(lǐng)導(dǎo)的高度去思考和處理問題，為領(lǐng)導(dǎo)議大事、定大事、辦大事當(dāng)好參謀助手。對(duì)待“小”事要著眼于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，抓好每一件小事，力求實(shí)現(xiàn)工作上的零差錯(cuò)、零失誤。三是要正確處理好“前”與“后”的關(guān)系。處事靠前，工作中要敢于承擔(dān)責(zé)任，要增強(qiáng)工作的前瞻性和預(yù)見性，比領(lǐng)導(dǎo)想得更早一點(diǎn)、更細(xì)一點(diǎn)、更深一點(diǎn)。論功居后，辦公室的工作很多都是看不見、顯不出來的，要有甘居幕后的心態(tài)，一絲不茍地完成任務(wù)，同時(shí)還要能當(dāng)配角、善當(dāng)配角，不折不扣地與業(yè)務(wù)部門配合協(xié)作好。四是要正確處理好“工”與“學(xué)”的關(guān)系。辦公室的工作繁忙，但不能因?yàn)楣ぷ髅Χ艞墝W(xué)習(xí)，在做好工作的同時(shí)要繼續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)。加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，搞好“傳幫帶”，營(yíng)造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍。要加強(qiáng)能力建設(shè)，使每位同志拔腿能跑、動(dòng)手能寫、張嘴能說、動(dòng)腦能思、有事能辦;能夠把小事做細(xì)，把大事做對(duì)，把簡(jiǎn)單的事做好，把復(fù)雜的事做準(zhǔn)，把重復(fù)的事做優(yōu)，把正確的事做到底，切實(shí)提高隊(duì)伍的素質(zhì)和能力。

（作者單位為中國(guó)石化勘探分公司）

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