辦公室績(jī)效考核激勵(lì)作用研究與優(yōu)化

一、實(shí)施現(xiàn)狀和問(wèn)題分析

處室考核工作涉及很多要素，既有員工崗位、業(yè)務(wù)劃分、考核系數(shù)等等一些理性指標(biāo)，也要考慮員工情緒、整體穩(wěn)定等軟性因素。筆者所在辦公室的處室績(jī)效管理機(jī)制一直嚴(yán)格遵循企業(yè)的基本制度，從一段時(shí)期的運(yùn)行效果看，考核結(jié)果與處室實(shí)際運(yùn)行效果處在基本匹配的狀態(tài)。隨著部分工作、人員的發(fā)展、變化，初始的崗位設(shè)定與實(shí)際業(yè)務(wù)劃分開(kāi)始產(chǎn)生錯(cuò)位，受制于對(duì)所級(jí)考核、薪酬管理辦法中相關(guān)要求的僵化理解，以及原有處內(nèi)員工考核辦法相對(duì)粗框、形式化、平均主義的特點(diǎn)，導(dǎo)致處內(nèi)考核對(duì)員工的激勵(lì)作用不足，員工對(duì)原有考核辦法的滿(mǎn)意度相對(duì)較低，工作積極性和創(chuàng)造性有待提升。對(duì)辦公室原有的員工考核辦法進(jìn)行分析不難發(fā)現(xiàn)，原有考核辦法對(duì)員工的實(shí)際工作量這一考核中最重要的部分缺乏測(cè)量手段，且在全部考核中占比過(guò)低，考核評(píng)分缺少數(shù)據(jù)支撐，導(dǎo)致員工工作量無(wú)法在考核結(jié)果中得到應(yīng)有體現(xiàn)，同時(shí)，也不可避免地衍生出考核導(dǎo)向模糊、激勵(lì)作用不足等諸多問(wèn)題。

二、優(yōu)化思路

本研究旨在通過(guò)對(duì)現(xiàn)行處室考核辦法過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題的分析，研究制定出全面評(píng)價(jià)員工實(shí)際工作量和工作質(zhì)量的測(cè)量工具，并以此優(yōu)化員工處室級(jí)考核方案，使考核對(duì)員工的激勵(lì)作用得到加強(qiáng)，使績(jī)效考核結(jié)果與員工的實(shí)際貢獻(xiàn)值持續(xù)處在相對(duì)平衡的狀態(tài)。新版辦法的設(shè)計(jì)始終遵循以下幾個(gè)原則：

（一）貫徹企業(yè)級(jí)管理制度要求和精神。一是更強(qiáng)調(diào)處室的整體概念，二是更強(qiáng)調(diào)處室領(lǐng)導(dǎo)班子的導(dǎo)向作用。

（二）深度結(jié)合辦公室業(yè)務(wù)特點(diǎn)。辦公室各項(xiàng)工作之間關(guān)聯(lián)度低、臨時(shí)性事務(wù)多、基礎(chǔ)性服務(wù)性工作多，需要員工具備較強(qiáng)的綜合能力、勇于擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任感、周到服務(wù)的大局意識(shí)以及踏實(shí)鉆研基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的心態(tài)。

（三）聚焦并力求解決原版辦法中的主要問(wèn)題。原版辦法中最核心的問(wèn)題就是缺少對(duì)員工工作量的綜合評(píng)價(jià)工具，因此將此次修訂的主要精力放在了制定測(cè)評(píng)工具的工作上。實(shí)質(zhì)是通過(guò)經(jīng)驗(yàn)的積累、數(shù)據(jù)的支撐，最終實(shí)現(xiàn)管理工作的顯性化。

（四）考核結(jié)果更加直接地在績(jī)效分配中體現(xiàn)。將考核結(jié)果與薪酬分配緊密聯(lián)系，減少人為因素、盡可能以數(shù)據(jù)說(shuō)話，也會(huì)促進(jìn)處室員工相對(duì)公平的良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的形成。

表1 辦公室工作項(xiàng)目基礎(chǔ)系數(shù)表

表2 基礎(chǔ)維度測(cè)量表

三、設(shè)計(jì)與實(shí)施

基于上述問(wèn)題分析和優(yōu)化思路，本研究將考核工作分為3部分，員工薪酬績(jī)效部分總額由基礎(chǔ)部分、考核部分和即時(shí)部分組成。

（一）基礎(chǔ)部分。打破原有崗位與具體工作的固有關(guān)系，將每位員工的各項(xiàng)工作重新組合為一個(gè)新的虛擬崗位。各項(xiàng)工作條目設(shè)置的顆粒度以人力資源部門(mén)提供的崗位資料為基礎(chǔ)，按實(shí)際情況予以增減，每項(xiàng)工作對(duì)應(yīng)一個(gè)基礎(chǔ)系數(shù)（詳見(jiàn)“表1”），每項(xiàng)工作的基礎(chǔ)系數(shù)=核心工作系數(shù)×工作量系數(shù)×重要程度系數(shù)×工作難度系數(shù)。為加大對(duì)核心工作的考核力度，設(shè)置核心工作系數(shù)，該系數(shù)作為核心工作的考核加權(quán)系數(shù)，按1、5、10取值，其余3項(xiàng)系數(shù)按照基礎(chǔ)維度測(cè)量表（詳見(jiàn)“表2”）中的標(biāo)準(zhǔn)取值。將每位員工所負(fù)責(zé)的工作基礎(chǔ)系數(shù)求和，得出每個(gè)人的基礎(chǔ)系數(shù)之和占所辦公室全部工作基礎(chǔ)系數(shù)總和的百分比，按照比例分配所辦公室季度績(jī)效總額的80%。基礎(chǔ)部分主要體現(xiàn)員工實(shí)際承擔(dān)的工作對(duì)于所辦公室整體的綜合貢獻(xiàn)度。

（二）考核部分?？己巳藢?duì)標(biāo)員工季度內(nèi)的綜合表現(xiàn)對(duì)員工進(jìn)行季度考核打分，一般情況下，得分第一名為“優(yōu)秀”，其他為“稱(chēng)職”，特殊情況可為“基本稱(chēng)職”或“不稱(chēng)職”。根據(jù)考核結(jié)果將辦公室季度績(jī)效總額的20%按比例分配至每位員工?？己瞬糠种饕w現(xiàn)員工在考核期內(nèi)的臨時(shí)性（替代）工作、勞動(dòng)紀(jì)律、工作態(tài)度、工作質(zhì)量等因素，不再重復(fù)考慮職責(zé)范圍內(nèi)正常開(kāi)展工作的要素（即基礎(chǔ)部分）。

（三）即時(shí)部分。辦公室領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并以即時(shí)績(jī)效工資的形式兌現(xiàn)。即時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)的行為包含完成硬性要求且需要投入大量精力的職能范圍之外工作的；因客觀需要在一段時(shí)期內(nèi)持續(xù)高強(qiáng)度（加班）工作的；高質(zhì)量完成臨時(shí)交辦的階段性急難險(xiǎn)重工作等等事項(xiàng)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)即時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)事項(xiàng)、獎(jiǎng)勵(lì)范圍以及分配額度有決定權(quán)。綜上所述，新方案整體上以量化主體、簡(jiǎn)化主觀、強(qiáng)化主導(dǎo)為指導(dǎo)，力求明晰每部分考核的側(cè)重點(diǎn)。相對(duì)固化的分工體現(xiàn)在基礎(chǔ)部分，動(dòng)態(tài)的、相對(duì)主觀的體現(xiàn)在主觀考核部分，突出導(dǎo)向和突出事項(xiàng)則體現(xiàn)在即時(shí)部分，做到基礎(chǔ)考核有數(shù)據(jù)支撐，主觀考核程序簡(jiǎn)化，即時(shí)考核體現(xiàn)導(dǎo)向。

四、應(yīng)用預(yù)期

本課題研究成果已直接應(yīng)用在辦公室2018年四個(gè)季度員工績(jī)效考核過(guò)程中。處內(nèi)員工對(duì)新版考核辦法基本認(rèn)可，但考慮到應(yīng)用時(shí)間較短、應(yīng)用范圍有限，該方案的合理性、準(zhǔn)確性和導(dǎo)向性還需要進(jìn)一步多維度考量。辦公室的業(yè)務(wù)特點(diǎn)決定，員工實(shí)際承擔(dān)的工作、完成各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)、甚至同樣工作在不同時(shí)段的復(fù)雜程度都是不斷變化的，需要?jiǎng)討B(tài)管理。此次實(shí)施的新辦法并不是一步到位、一成不變的完美方案，辦公室將在不斷積累數(shù)據(jù)、聽(tīng)取意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)方案進(jìn)行逐步完善，力爭(zhēng)最大程度發(fā)揮績(jī)效考核這一管理工具的效能。同時(shí)，此次研究也是對(duì)量化機(jī)關(guān)管理工作的一次有益嘗試。以辦公室多年來(lái)各項(xiàng)工作的大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)各類(lèi)管理工作之間的聯(lián)系和規(guī)律進(jìn)行提煉，制定了各項(xiàng)工作測(cè)量維度和測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)，一定程度上使員工工作得以數(shù)字化、顯性化，為同類(lèi)型的其他機(jī)關(guān)處室的考核模式提供了一種新思路。