新時期職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新探究

白曉丹

摘 要：職業(yè)院校承擔(dān)著為社會培養(yǎng)優(yōu)秀職業(yè)技能人才的職責(zé)，隨著教育部門對職業(yè)院校的教學(xué)和管理工作提出了更多新要求，職業(yè)院校進(jìn)入良性發(fā)展，更好地發(fā)揮出自身的培養(yǎng)優(yōu)勢。學(xué)生檔案管理工作對于職業(yè)院校來說是重要的教育基礎(chǔ)，能夠推動學(xué)校發(fā)展。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作更加需要對工作內(nèi)容和教學(xué)形式進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠滿足新時期下職業(yè)院校的發(fā)展要求。本文首先介紹學(xué)生檔案管理對于職業(yè)院校的意義以及目前的發(fā)展趨勢，進(jìn)而提出相應(yīng)的學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;創(chuàng)新探究

前言

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，市場對優(yōu)秀人才的需求量不斷加大，職業(yè)院校成為培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)技能的場所受到了社會各界的關(guān)注，也促進(jìn)了職業(yè)院校發(fā)展。職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作關(guān)系到職業(yè)院校長久的發(fā)展?fàn)顩r，因此，對檔案管理工作進(jìn)行探究必不可少。職業(yè)院校的領(lǐng)導(dǎo)層需要意識到學(xué)生檔案管理的現(xiàn)實意義和重要作用，充分結(jié)合信息時代下職業(yè)院校檔案管理的形勢，使得其管理工作要進(jìn)行改革和創(chuàng)新，加強職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)職業(yè)院校的發(fā)展。

一、職業(yè)院校檔案管理工作的意義和作用

（一）職業(yè)院校檔案是職業(yè)院校重要的信息資源和積累

職業(yè)院校中的學(xué)生檔案是對學(xué)校教育教學(xué)狀況最真實的反映，這些學(xué)生檔案真實客觀地記錄了學(xué)校在教育工作中所經(jīng)歷的過程，保存了學(xué)校的發(fā)展歷史，是保障學(xué)校繼續(xù)順利開展教學(xué)工作和管理工作的重要資料基礎(chǔ)，同樣也是歷史的見證者，是職業(yè)院校辦學(xué)歷史的沉淀。職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量體現(xiàn)出其學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層是否對學(xué)生檔案管理工作有正確的認(rèn)知，能否意識到學(xué)生檔案管理的重要意義，也是衡量職業(yè)院校管理水平的重要指標(biāo)。

（二）為新時期職業(yè)院校改革發(fā)展工作做好鋪墊

隨著時代的進(jìn)步，職業(yè)院校的發(fā)展過程雖然迎來了諸多發(fā)展機遇，但是也面臨了各種發(fā)展挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)可以促進(jìn)職業(yè)院校在改革的進(jìn)程中保持良好的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為了職業(yè)院校與新時期的發(fā)展趨勢相一致，校內(nèi)的管理工作能夠與時俱進(jìn)，并且科學(xué)合理、保持良好的創(chuàng)新意識，以及具有現(xiàn)代化的教學(xué)理念，強化校內(nèi)的學(xué)生檔案管理工作至關(guān)重要。檔案管理工作側(cè)重于解決影響職業(yè)院?？焖侔l(fā)展的各類不利因素，強化校內(nèi)的檔案制度建設(shè)，進(jìn)而提升校內(nèi)的管理工作水平，為職業(yè)院校的管理工作和其它工作創(chuàng)造出新的機遇，進(jìn)而推動職業(yè)院校的進(jìn)步。

（三）加強職業(yè)院校學(xué)生檔案工作有利于落實科學(xué)發(fā)展觀

對于高校來說，學(xué)生檔案管理工作需要發(fā)揮出教書育人、以史為鑒的作用，同樣也需要發(fā)揮出推動職業(yè)院校的教學(xué)工作的進(jìn)步和發(fā)展，為職業(yè)院校在發(fā)展過程中提供更多的資源參考，促進(jìn)職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)層在做重大決策時，有強大的學(xué)生檔案資料作為依據(jù)支撐，避免出現(xiàn)偏離職業(yè)院校教學(xué)目標(biāo)的情況。職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作同樣承擔(dān)著社會各方面的服務(wù)職責(zé)，為職業(yè)院校中社會服務(wù)職能提供支持，是將科學(xué)發(fā)展觀落實在學(xué)校管理工作中，并堅持群眾路線，發(fā)揮出職業(yè)院校的社會服務(wù)特征。

二、職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作信息時代的新形勢

（一）計算機的使用和普及

新時期下，隨著計算機技術(shù)和信息化技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)在已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時代，社會各個領(lǐng)域都應(yīng)用著計算機，為社會各行各業(yè)提供技術(shù)支持，促進(jìn)各領(lǐng)域的發(fā)展[1]。在職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作中，計算機同樣發(fā)揮著重要的作用，大大改變了檔案管理傳統(tǒng)手工整理形式，提高了職業(yè)院校學(xué)生檔案整理的效率，同時也促使檔案管理工作更加規(guī)范化。目前，我國大多數(shù)職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作都引入了一些高科技設(shè)備，例如：打印機、掃描機和微縮等，極大地提高學(xué)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用

計算機的應(yīng)用同樣也使得網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛利用，對于職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作來說，網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展促使學(xué)生檔案管理更加便捷和高效，學(xué)生檔案管理人員只需要通過計算機系統(tǒng)，進(jìn)入相應(yīng)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理操作，實現(xiàn)了無紙化管理，極大地節(jié)約資源。使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案管理還有一大顯著優(yōu)點，它擺脫了傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理工作的空間局限性，對于以往的學(xué)生檔案管理需要占據(jù)較大的空間，如果有某項資料需要花費大量的時間尋找，整個過程效率極低，現(xiàn)在通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，只要通過輸入關(guān)鍵詞便可以獲得自己想要尋找的檔案資料，整個過程非常便捷高效。

（三）新的信息載體的出現(xiàn)和廣泛使用

傳統(tǒng)的檔案載體一直是實物，紙張是使用最為廣泛的檔案保存載體，隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，對于保存信息的載體也在不斷更新，U盤、光盤和磁盤都是新時期下被廣泛應(yīng)用的儲存介質(zhì)，不斷的取代紙張。通過信息載體的發(fā)展和革新，不僅可以有效地節(jié)約紙張資源，同時，信息的保存和讀取也更加便捷，具有更好的安全性和可靠性。

三、職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）完善制度建設(shè)

職業(yè)院校與一般高等院校存在一定的差異，正是由于職業(yè)院校的教學(xué)水平落后于本科院校，職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作也一直得不到足夠關(guān)注、資金投入也較少、管理工作制度不健全、工作無法落實到位等。為了提高職業(yè)院校學(xué)生檔案質(zhì)量工作的水平，需要建立健全管理制度，為工作人員提供工作依據(jù)，這也是最基礎(chǔ)最重要的一步。

（二）設(shè)立專職人員進(jìn)行技術(shù)和管理服務(wù)培訓(xùn)

學(xué)生檔案管理工作需要專業(yè)的管理人員，才能夠保證工作的質(zhì)量。目前我國一些職業(yè)院校都設(shè)置了學(xué)生檔案管理室，但是缺少專職人員承擔(dān)學(xué)生檔案管理工作，大多數(shù)都是由其他管理部門人員兼職，由于缺乏專業(yè)的學(xué)生檔案管理知識，致使學(xué)生檔案管理工作技術(shù)水平較低、管理效率低同時還存在較多的管理失誤。因此，在新時期下，職業(yè)院校要設(shè)立專職的學(xué)生檔案管理人員，并對管理人員進(jìn)行技術(shù)和管理服務(wù)培訓(xùn)，以提高管理人員的技能水平和綜合素質(zhì)。

（三）創(chuàng)新高效學(xué)生檔案管理工作服務(wù)內(nèi)容

學(xué)生檔案管理工作不是以學(xué)生檔案數(shù)量為管理指標(biāo)，在新時期下，職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作必須在工作服務(wù)內(nèi)容上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，更加突出對管理質(zhì)量的要求。對學(xué)生檔案管理服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新所涉及的方面較多，首先要樹立管理人員的工作態(tài)度，不能夠以收納學(xué)生檔案作為完成工作標(biāo)準(zhǔn)，需要不斷完善和豐富工作內(nèi)容，并充分發(fā)揮出自己的管理水平，提升職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理服務(wù)工作水平和層次。

（四）創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作模式

正是由于傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作存在較大的弊端，為了跟隨時代發(fā)展的腳步，職業(yè)院校需要對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從學(xué)生檔案的信息化、現(xiàn)代化和服務(wù)化方面開展創(chuàng)新工作，為職業(yè)院校建立完備的管理制度，進(jìn)而服務(wù)為學(xué)校學(xué)生檔案管理需要。職業(yè)院校需要強化校內(nèi)的互動意識，一切創(chuàng)新措施都需要圍繞職業(yè)院校的發(fā)展，充分掌握學(xué)生檔案管理的各個流程，了解校內(nèi)各部門對學(xué)生檔案的需求，能夠有針對性地開展學(xué)生檔案服務(wù)工作。

（五）創(chuàng)新學(xué)生檔案管理的服務(wù)方式和手段

在新時期下，信息化技術(shù)給工作方式帶來了巨大變化，對于學(xué)生檔案管理工作來說，其管理過程中所使用的方法和技術(shù)也需要進(jìn)一步完善，學(xué)生檔案管理人員借助計算機技術(shù)，對學(xué)生檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一處理儲存，并實現(xiàn)內(nèi)部的共享，提高其他部門使用學(xué)生檔案信息的效率。

結(jié)束語

綜上所述，職業(yè)院校中的學(xué)生檔案是學(xué)校發(fā)展的重要資源，因此，對學(xué)生檔案的管理工作至關(guān)重要，科學(xué)有效的學(xué)生檔案管理工作能夠推動職業(yè)院校有序、持久的發(fā)展。學(xué)生檔案管理工作需要被納入職業(yè)院校的整體發(fā)展規(guī)劃中，與學(xué)校中的其它工作規(guī)劃相互協(xié)調(diào)。職業(yè)院校作為培育優(yōu)秀人才的重要場所，為社會發(fā)展提供新鮮血液，學(xué)校的發(fā)展同樣需要重視知識的傳承，對學(xué)校內(nèi)保存的各類教學(xué)資料、科研資料等其它檔案同樣需要給予妥善保管和存儲，和學(xué)生檔案共同發(fā)揮出職業(yè)院校檔案價值。

參考文獻(xiàn)

[1] 馬艷慧.淺談新時期高職院校檔案信息工作的機遇與挑戰(zhàn)[J]. 中國管理信息化， 2017， 20（12）：163-164.