電子文獻的管理與利用

陳珍華

摘 要：文章闡述了電子文獻的特點、類型，以及電子圖書、電子期刊等常用電子文獻的搜集、著錄與管理方法。

關(guān)鍵詞：電子文獻;管理;著錄

中圖分類號：G255.75文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2019）08 — 0113 — 03

電子文獻是以數(shù)字代碼方式將圖文聲像等信息存儲在磁、光、電介質(zhì)上，通過計算機或者具有類似功能的設(shè)備閱讀使用，用以表達思想、普及知識和積累文化，并可復制發(fā)行的大眾傳播媒體。

一、電子文獻的特點

電子文獻與印刷文獻相比，具有如下顯著的優(yōu)點：

（一）海量存儲，易于復制及長期保存。

電子文獻記錄信息的載體從磁卡、集成電路卡、磁盤和光盤發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)云存儲，具有信息容量龐大、體積小、易于復制及保存時間久遠等特點。曾經(jīng)一張高密度軟磁盤容量即達1.2M字節(jié)，可容納60萬漢字，現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)云存儲的空間可以TB計算，可以不限時空地無限制地復制和長久保存。

（二）記錄信息的媒體形式多樣化。

紙質(zhì)文獻只能記載文字、圖形、圖像等靜止媒體信息，而電子文獻除此之外，還可以記載聲音、音樂、視頻、圖像等動態(tài)信息，是以圖文聲像并茂的多媒體形式傳遞和記錄信息的，具有紙質(zhì)文獻不可比擬的表現(xiàn)力。

（三）具有可交互性。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，使電子文獻不僅具有閱讀功能，還能提供讀者交互功能，讀者與讀者之間，讀者與作者之間，都可以建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。這種性能使人們的閱讀質(zhì)量和方式發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變，變得更加靈活和賦有吸引力。

（四）信息的檢索和利用方式靈活。

電子文獻通常以信息數(shù)據(jù)庫的形式進行信息搜集、組織與存儲，能提供題名、摘要、關(guān)鍵詞、作者、刊名、卷期等多途徑的信息檢索功能，、并都能提供PDF、HTML等可選擇的閱讀格式。

（五）創(chuàng)作和發(fā)行速度快。

電子文獻是在相應的計算機硬件和軟件的支持下進行創(chuàng)作、編輯、發(fā)行和出版的，其創(chuàng)作和發(fā)行渠道與印刷型文獻相比大大縮短，具有簡便、快捷、迅速、成本低等特點。

（六）內(nèi)容更新快、獲取快、傳播快。

通過網(wǎng)絡(luò)出版的電子報刊內(nèi)容更新很快，獲取方式也多種多樣，且快捷、高效，可以通過電子郵件訂閱，可以通過網(wǎng)址在線閱讀。

二、電子文獻的類型

根據(jù)電子文獻的特征，可以從不同的角度對電子文獻進行類型劃分。

（一）按出版類型分類

這種分類方式可以用圖1直觀說明：

圖1 按出版類型劃分的電子文獻

（二）按發(fā)行方式分類

電子文獻的發(fā)行方式主要包括單獨發(fā)行，網(wǎng)絡(luò)發(fā)行和聯(lián)機服務(wù)方式，以此為依據(jù)劃分的電子文獻類型如圖2所示。

圖2 按發(fā)行方式劃分的電子文獻

（三）電子圖書

1.定義

電子圖書是用數(shù)字化代碼方式記錄圖書內(nèi)容，并以電子文件形式存儲在各種磁或電子介質(zhì)中的圖書。目前，電子圖書最主要的載體是CD-ROM（只讀光盤）、IC-Card（集成電路卡）和網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)。

CD-ROM是當前最常用的一種光盤，CD-ROM電子圖書具有圖文并茂、音像效果好、體積小、攜帶方便、保存長久、易于復制等優(yōu)點，閱讀時需要配備相應的閱讀軟件。

IC-Card，簡稱IC卡，IC卡電子圖書是將圖書內(nèi)容存儲在集成電路板中，并制成規(guī)范的、可以與標準專用設(shè)備插接的"圖書卡"形式。這種圖書需要一種輕巧、便攜、外形完全似一本書的閱讀器進行閱讀，這種閱讀器配有與計算機，打印機和互聯(lián)網(wǎng)并接的外置端口。

網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)方式是指可以通過Internet或其他信息網(wǎng)絡(luò)瀏覽的電子圖書，這是當前極具生命力的一種形式。目前，網(wǎng)絡(luò)電子圖書層出不窮，不同出版商出版的電子圖書格式逐漸標準化，而且價格大大低于紙質(zhì)圖書，讀者購買電子書之后，可以不受時空限制離線閱讀。

2.電子圖書與紙質(zhì)圖書的區(qū)別及優(yōu)點

從某種意義上講電子圖書還是圖書，但是和傳統(tǒng)的圖書相比，又有本質(zhì)的不同：

（1）電子圖書是一種虛擬資源，以電子文件的形式存儲和傳播，閱讀時需要通用或?qū)Ｓ瞄喿x軟件，以及閱讀設(shè)備（如PC機、PAD、電子書閱讀器等）。

（2）電子圖書是多媒體資源，可以包含音頻、視頻等內(nèi)容，而且支持超文本鏈接，信息量更加豐富，閱讀體驗更好。

（3）電子圖書易于復制，便于傳播和推廣，利于資源共享，但同時也引發(fā)了版權(quán)保護等問題。

（4）電子圖書有方便快捷的檢索功能，可以迅速查找到相關(guān)內(nèi)容，大大提高信息檢索的效率。

（5）電子圖書支持剪切、拷貝等功能，對讀者有用的信息可以隨即復制，能節(jié)省抄寫時間和精力。

3.電子期刊

（1）定義

電子期刊（electronic journal），亦稱數(shù)字化期刊，即指以數(shù)字形式存儲在光、磁、電子等介質(zhì)上，并可以通過計算機設(shè)備本地或遠程讀取使用的連續(xù)型文獻。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，電子期刊歷經(jīng)第一代的磁盤期刊，第二代的光盤期刊、聯(lián)機期刊，發(fā)展到現(xiàn)如今的第三代網(wǎng)絡(luò)電子期刊。網(wǎng)絡(luò)電子期刊目前使用范圍最廣，知識產(chǎn)權(quán)保護的比較規(guī)范，運營和發(fā)展模式趨于完善。

（2）電子期刊的三種類型

按信息的獲取渠道，電子期刊通常分為單機型期刊、聯(lián)機型期刊和網(wǎng)絡(luò)型期刊。

1）聯(lián)機型電子期刊是指通過聯(lián)機系統(tǒng)傳播給終端用戶的電子期刊形式。

二十世紀六十年代末到七十年代初，隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，世界著名文獻檢索刊物，包括《工程索引》（Ei）、《化學文摘》（CA）、《生物學文摘》（BA）、《科學文摘》（SA）等，陸續(xù)實現(xiàn)了機讀化，一般稱之為書目數(shù)據(jù)庫。通過大型國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)發(fā)行磁帶版，這種形式是早期的電子期刊。二十世紀八十年代以后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展壯大，同時全文數(shù)據(jù)庫逐漸普及，聯(lián)機期刊從書目、索引等二次文獻數(shù)據(jù)庫逐漸向提供全文、數(shù)值、圖像等信息的全文數(shù)據(jù)庫方向發(fā)展。當時，米德數(shù)據(jù)公司（Mead Data Central）、西部出版公司（West Publishing Company）和DIALOG等是這類電子期刊的主要提供者。

2）單機型電子期刊

單機型電子期刊是一種將文獻內(nèi)容存儲在磁盤、光盤等載體上，通過發(fā)行渠道提供給用戶，并借助單機讀取的電子期刊。單機型電子期刊一般有與之平行的印刷本，其主要載體是CD-ROM。由于聯(lián)機期刊的存取費用較昂貴，而光盤不僅容量大，且可長久保存，價格相對便宜，因此在當時對于廣大用戶和圖書館來說，CD-ROM型刊物具有更大的吸引力。

3）網(wǎng)絡(luò)型電子期刊。

網(wǎng)絡(luò)電子期刊的種類很多，目前最通用的分類是以是否有印刷版而將電子期刊分成期刊電子版和只在Internet上出版發(fā)行的純電子期刊兩種，前者是印刷型與網(wǎng)絡(luò)型電子版同時發(fā)行，其電子版是印刷版的完全翻版或內(nèi)容格式略有不同，或增加編者與讀者的交流;后者是近幾年出版的純電子期刊，是指從投稿、編輯出版、發(fā)行、訂購、閱讀乃至讀者意見反饋的全過程都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行，充分利用了Internet在內(nèi)容表現(xiàn)形式上的豐富性和傳播的及時性等優(yōu)勢。這種純電子期刊全新的出版環(huán)境和數(shù)字化技術(shù)，從本質(zhì)上改變了信息的傳播、交流與獲取方式，突破了300余年所形成的傳統(tǒng)期刊模式，具有無可限量的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（3）電子期刊的優(yōu)點

1）體積小、容量大、密度高。

2） 信息獲取快、傳播快、更新快

通常網(wǎng)絡(luò)版電子期刊從收稿到發(fā)布所用的時間，是印刷型期刊無法比擬的，有即時性的特點。據(jù)調(diào)查，一般印刷型學術(shù)期刊刊登論文的時滯長達7～14個月，這對學術(shù)交流和科研成果的及時發(fā)布與傳播會產(chǎn)生消極影響。而電子期刊表現(xiàn)出的這種即時快速的特征，給學術(shù)交流帶來了極大的推動作用。

3）使用方便，便于對信息進行各種處理

電子期刊不僅具有檢索功能，還可以單篇論文為單位，對所需信息進行轉(zhuǎn)存、傳遞、復制、輸出等操作，更可以深入到文章的內(nèi)容，對相關(guān)的每一個段落、結(jié)論或知識單元進行提取、組合、拼接或再加工。

4）多媒體合成，表現(xiàn)生動，圖文聲像并茂。

5）制作成本低

電子期刊的出版程序因省去許多中間環(huán)節(jié)而變得簡潔，節(jié)省了大量人力及紙張、設(shè)備。而且，隨著技術(shù)的不斷更新，電子期刊的價格大約每4年就下降50%，這與紙質(zhì)文獻價格大約每年以15%～20%的速度上漲相比形成鮮明的對比。

4.電子報紙

（1）定義

電子報紙是以數(shù)字化方式存儲，通過計算機網(wǎng)絡(luò)等途徑傳播和讀取的報紙信息。電子報紙與其它電子文獻一樣，將成為21世紀的普及型讀物。

（2）電子報紙的優(yōu)點

電子報紙除具備電子文獻的所有特點之外，還具有以下優(yōu)點。

1）即時性

電子報紙新聞傳輸速度快，內(nèi)容每小時就能更新一次，廣告也可以隨時推陳出新。

2）信息豐富、版面靈活、美觀

電子報紙因多媒體技術(shù)的應用，使信息的表現(xiàn)力極強，完全擺脫了印刷版報紙白紙黑字的枯燥與單調(diào)，而且界面美觀，影像效果好。

3）廣告信息完整

電子報紙上的廣告不受版面限制，可將商品的信息詳細地、有組織地呈現(xiàn)給讀者。

三、電子文獻的整序

1.電子文獻的收集

網(wǎng)絡(luò)通信型和聯(lián)機數(shù)據(jù)庫型電子文獻因其傳播與發(fā)行方式主要采取網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，因此其收集方式主要是購買網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)，開辟網(wǎng)上電子文獻的導航系統(tǒng)和建立鏡像站點等。

基于電子文獻自身的特點，在選購時應注意以下幾點：

（1）選購電子文獻要注意與硬件設(shè)備相配套，電子文獻有許多種載體形態(tài)，不同載體形態(tài)的電子文獻需要不同的設(shè)備讀取。因此，在購買電子文獻時，一定要根據(jù)圖書館所擁有的設(shè)備類型選擇相應的電子文獻。

（2）選購電子文獻要注意電子文獻運行的軟件環(huán)境。由于電子文獻本身也是一種計算機程序，所以它必須在一定的操作系統(tǒng)環(huán)境下才能運行。也就是說，在購買電子文獻時，同時要考慮其軟件需求。

（3）選購電子文獻要注意電子文獻的特點。電子文獻種類繁多，不同種類其特點各不相同，有的便于檢索、有的交互性強、有的媒體豐富、表現(xiàn)力強等，選購時要注意其特點，選擇適合圖書館需求的電子文獻。

2.電子文獻的著錄

著錄是對各種電子文獻的內(nèi)容與外表特征進行分析、選擇和記錄的過程，從而形成能揭示文獻內(nèi)容及外表信息并提供檢索功能的文獻目錄體系。

按照國際標準化組織的要求，對非書資料著錄必須做到三統(tǒng)一，即統(tǒng)一著錄項目和單元，統(tǒng)一著錄項目和單元的順序，統(tǒng)一著錄項目和單元前的標識符號。我國為了建立健全非書資料的規(guī)范化檢索體系，開展非書資料的國際交流和實現(xiàn)其管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，規(guī)定對各種非書資料進行著錄要遵照國家標準GB3792.4—85《非書資料著錄規(guī)則》。

（1）著錄信息源

電子文獻的著錄信息源依次為：

1）與文獻具有永久性聯(lián)系的信息源。唱片光盤等本身及其正反面標簽、錄音帶的容器或標簽、電子文獻本身，尤其是其片頭部分，電影片、幻燈片的片頭、片尾等，這些都是電子文獻著錄的主要信息源。

2）包封物。如盒式磁帶、錄像帶、電影膠卷的外盒，唱片、視盤的封套等，還包括封用的紙。電子文獻包封物的作用類似于圖書的封面，記載信息較全面、詳細，它也是電子文獻著錄的信息來源。

3）說明書。

（2）著錄項目和著錄格式

GB3792.3-85《非書資料著錄規(guī)則》設(shè)置的主要著錄項目有：

題名與責任說明項

版本項

出版發(fā)行項

數(shù)量規(guī)格項（或載體形態(tài)項）

系列項

資料特殊細節(jié)項

附注項

標準編號及價格項

以上八個著錄項目又分別包括若干著錄單元，著錄時依據(jù)有關(guān)規(guī)則依次予以記錄，并前置一定的標識符，這些標識符是 ISO統(tǒng)一規(guī)定的識別著錄項的符號。目前，隨著圖書館自動化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的飛速發(fā)展，文獻編目工作機讀化已經(jīng)完全普及，機讀目錄格式成為電子文獻的主要著錄格式。

3.電子文獻的排架

光盤、磁盤等電子文獻在分類、著錄之后，要貼上帶有分類號、載體代碼和索取號的標簽，然后上架入藏，為了方便管理和檢索，必須對電子文獻必須進行科學的排架。電子文獻的排架通常有以下三種方式：

1）按照電子文獻的載體形態(tài)排架

電子文獻載體形態(tài)各異，可以據(jù)此將幻燈片、錄音帶、錄像帶、電影片、唱片、光盤、磁盤等分別歸類排架。這種歸類方法排列比較整齊，按類型集中，查檢也便利。但這種排架方式不能把同學科內(nèi)容的音像文獻全部集中，不便按內(nèi)容檢索。

2）按電子文獻內(nèi)容的學科體系排架

這種排架方法是將同一內(nèi)容的電子文獻全部按其分類號集中。這種排架法便于從內(nèi)容途徑檢索。但由于各類型文獻形態(tài)各異，排列參差不齊，不易整理。

3）按電子文獻入館的先后順序排架

這種方法被一些音像、電子文獻收藏較少的圖書館所采用。對音像、電子文獻入藏較多的圖書館，則不宜使用此法。這種排架法既不利于管理，也不便于檢索。

上述三種排架方法，各圖書館可根據(jù)本館的實際，本著便于管理，便于檢索的原則選用。同時排架時還要注意以下事項：

1）排架時給各類電子文獻留有余地，便于增補。

2）排架要充分利用庫房的有效面積，節(jié)省空間。

3）庫房必須符合科學要求，以避免高溫、潮濕、灰塵、電磁場等各種侵害，還要有防火安全措施。

21世紀將是紙質(zhì)文獻與電子文獻并駕齊驅(qū)的時代，人們的閱讀方式逐漸豐富，閱讀習慣也在改變。傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻與電子文獻將會在很長時間內(nèi)并存，在競爭中共同發(fā)展。

〔參 考 文 獻〕

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〔責任編輯：侯慶?！?/p>