淺談如何做好高校辦公室秘書(shū)工作

【摘要】：習(xí)總書(shū)記在考察中辦工作時(shí)提出了“五個(gè)堅(jiān)持”的要求，高校辦公室作為一校之綜合部門，秘書(shū)人員也應(yīng)將“五個(gè)堅(jiān)持”作為日常工作的最基本要求，提升個(gè)人素養(yǎng)與能力。文章結(jié)合高校辦公室秘書(shū)工作實(shí)際，分析和探索了高校辦公室秘書(shū)工作主要職責(zé)、應(yīng)具備的職業(yè)意識(shí)和如何提高秘書(shū)工作能力。

【關(guān)鍵詞】：高校 辦公室 秘書(shū)工作

一、高校辦公室秘書(shū)工作主要職責(zé)

高校辦公室在學(xué)校中扮演著參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)的角色，高校辦公室秘書(shū)工作主要包含學(xué)校的文秘、印章管理、信息、信訪、會(huì)務(wù)、協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門之間的工作以及學(xué)校的對(duì)外關(guān)系等各方面工作。具體可分為以下幾個(gè)方面。

（一）文秘工作。文秘工作是高校辦公室的核心工作，也是保障學(xué)院教育教學(xué)和日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的一部分。一是負(fù)責(zé)學(xué)校主要文稿、校領(lǐng)導(dǎo)講話稿、文件、電報(bào)和其他材料的起草審核工作。二是負(fù)責(zé)學(xué)校文件簽發(fā)、登記、編號(hào)、分發(fā)、送閱工作。三是負(fù)責(zé)辦理文件的催辦、督辦工作，定期通報(bào)文件辦理情況。四是負(fù)責(zé)以學(xué)校名義發(fā)送的文件、教育局和地方政府對(duì)口業(yè)務(wù)文件、部分學(xué)校和辦公室文件、資料的保管、整理和歸檔工作。五是負(fù)責(zé)下發(fā)校辦人員聘用通知、草擬印章啟用通知和校務(wù)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等會(huì)議通知、報(bào)送各類統(tǒng)計(jì)表、轉(zhuǎn)呈各類信件和出具學(xué)院介紹信件等。六是協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)做好呈報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的核稿工作。

（二）印章管理工作。高校辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理、使用和維護(hù)等工作，這也是學(xué)校辦公室服務(wù)師生的基本內(nèi)容。管理好學(xué)校、校領(lǐng)導(dǎo)以及辦公室的印章，辦理各部門印章的制發(fā)、繳銷手續(xù)和印章的保管監(jiān)印工作是維護(hù)學(xué)校形象和地位的最基本手段。

（三）信息收集工作。信息收集工作是高校辦公室的重要工作之一。通過(guò)做好信息收集、整理、傳遞、分析工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策 ，為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作提供信息服務(wù)。

（四）信訪接待工作。高校辦公室通常兼任學(xué)校信訪辦，全面負(fù)責(zé)學(xué)校信訪工作。一是負(fù)責(zé)處理來(lái)信來(lái)訪和承辦上級(jí)機(jī)關(guān)交由處理的信訪事項(xiàng)，接待人民來(lái)信來(lái)訪，按照信訪工作程序，做好登記、歸口處理，及時(shí)協(xié)調(diào)處理相關(guān)事宜，協(xié)助做好信件的催辦，回函工作。二是分析信訪工作動(dòng)態(tài)，形成書(shū)面材料，向領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見(jiàn)。三是按照領(lǐng)導(dǎo)要求，深入實(shí)際，調(diào)查研究，主動(dòng)了解和掌握各部門、各單位工作的情況，提供調(diào)研報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)決策。四是負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)院和二級(jí)單位信訪工作進(jìn)行指導(dǎo)。

（五）會(huì)務(wù)承辦工作。高校辦公室是學(xué)校主要大型會(huì)議活動(dòng)的具體承辦單位，負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)會(huì)議的籌備、組織、通知等會(huì)務(wù)工作。同時(shí)，負(fù)責(zé)學(xué)校各單位會(huì)議經(jīng)費(fèi)的審核工作。另外，若未成立校長(zhǎng)辦公室，學(xué)校辦公室還負(fù)責(zé)校務(wù)會(huì)材料收集和匯總工作，參與校務(wù)會(huì)會(huì)務(wù)工作，參加并記錄校務(wù)會(huì)會(huì)議內(nèi)容，草擬校務(wù)會(huì)會(huì)議紀(jì)要。

（六）組織協(xié)調(diào)工作。在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)工作，負(fù)責(zé)學(xué)校各單位協(xié)調(diào)工作，協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)校與教育局、地方政府和兄弟單位的公關(guān)工作，還負(fù)責(zé)或參與學(xué)校重大活動(dòng)的策劃組織工作。

（七）其他事務(wù)性工作和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、高校辦公室秘書(shū)人員應(yīng)具備的職業(yè)意識(shí)

（一）政治意識(shí)

高校辦公室職能決定了秘書(shū)人員必須具備較高的政治敏銳性和政治鑒別力，必須把政治意識(shí)貫穿到謀劃推進(jìn)日常工作的始終。習(xí)總書(shū)記強(qiáng)調(diào)，“全黨同志要增強(qiáng)政治意識(shí)，自覺(jué)在思想上、政治上和行動(dòng)上同黨中央保持高度一致”。秘書(shū)人員作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，更要像領(lǐng)導(dǎo)干部一樣嚴(yán)格要求自己，堅(jiān)持正確的政治方向，堅(jiān)持政治原則，站穩(wěn)政治立場(chǎng)，嚴(yán)守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩，時(shí)刻保持政治清醒和政治定力，從政治上看待、分析和處理問(wèn)題，研究制定政策要把握政治方向，做到政治堅(jiān)定，作風(fēng)過(guò)硬。

（二）服務(wù)意識(shí)

服務(wù)性強(qiáng)是高校辦公室秘書(shū)工作的重要特點(diǎn)之一，熱情周到的服務(wù)是衡量高校辦公室秘書(shū)人員工作能力水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)講，處理學(xué)校日常行政事務(wù)、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外等工作都是服務(wù)性工作，秘書(shū)人員不僅要為領(lǐng)導(dǎo)和職能部門服務(wù)，更要為廣大師生員工服務(wù)。在日常工作中，要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)能力，提高服務(wù)質(zhì)量；對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)，要按照工作輕重緩急做好工作計(jì)劃安排，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，盡量做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在手中延誤；對(duì)于各職能部門和廣大師生員工的日常行政工作需求，要優(yōu)化、簡(jiǎn)化辦事流程，以“服務(wù)至上”的原則從實(shí)際出發(fā)，切實(shí)辦好涉及師生的每一件事，樹(shù)立良好的服務(wù)型高校辦公室工作形象。

（三）責(zé)任意識(shí)

“有權(quán)必有責(zé)，有責(zé)必?fù)?dān)當(dāng)”。高校辦公室作為高校機(jī)關(guān)的核心機(jī)關(guān)，也是機(jī)關(guān)部門中最有權(quán)力的單位之一。俗話說(shuō)，“權(quán)責(zé)相當(dāng)”，高校辦公室同樣承擔(dān)著不可推卸的責(zé)任。在日常工作中，高校辦公室秘書(shū)人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，以一絲不茍的工作態(tài)度做好每一項(xiàng)工作，才能保障學(xué)校日常工作與教學(xué)訓(xùn)練的正常開(kāi)展。同時(shí)，高校辦公室領(lǐng)導(dǎo)要注重加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員教育，積極引導(dǎo)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，落實(shí)責(zé)任到人、嚴(yán)格問(wèn)責(zé)、立行立改。

（四）紀(jì)律意識(shí)

高校辦公室秘書(shū)人員比其他工作人員更容易接觸到領(lǐng)導(dǎo)決策和核心信息，對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù)，要腳踏實(shí)地，謹(jǐn)小慎微。日常工作中，要自覺(jué)增強(qiáng)保密意識(shí)，對(duì)于密級(jí)文件，不公開(kāi)的學(xué)校決定和消息，領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人生活等私事，要做好保密工作，要知道什么該說(shuō)，什么不該說(shuō)，不以，，談資，不炫耀、不亂說(shuō)。更不能在同事面前狐假虎威，要保持低調(diào)行事的作風(fēng)和謙虛待人的態(tài)度， 做到懂規(guī)矩守紀(jì)律。

（五）效率意識(shí)

切斯特菲爾德曾說(shuō)，“效率是做好工作的靈魂”。高校辦公室秘書(shū)工作無(wú)小事，具有很強(qiáng)的時(shí)限性，面對(duì)繁雜的事務(wù)工作，秘書(shū)人員必須樹(shù)立強(qiáng)烈的時(shí)間觀念和效率意識(shí)。接到任務(wù)要“穩(wěn)、準(zhǔn)、狠”，快速理清思路，找準(zhǔn)方法，保質(zhì)保量，高效落實(shí)，少走彎路。要有大局意識(shí)，學(xué)會(huì)“彈鋼琴”，合理、科學(xué)、統(tǒng)籌規(guī)劃各項(xiàng)工作任務(wù)，建立自己的時(shí)間效率表。同時(shí)，要以雷厲風(fēng)行的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，努力讓自己保持對(duì)工作的熱情，杜絕推諉扯皮的現(xiàn)象發(fā)生。

（六）團(tuán)隊(duì)意識(shí)

俗話說(shuō)，“心往一處想，勁往一處使”，高校辦公室是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，秘書(shū)科也是一個(gè)團(tuán)隊(duì)。秘書(shū)工作通常任務(wù)繁重，時(shí)間緊迫，全體人員必須發(fā)揮集體智慧，相互配合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能高效保質(zhì)保量的完成任務(wù)。這就要求秘書(shū)人員必須加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)和培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，不好出風(fēng)頭，不居功自傲，不輕視集體智慧和力量，不夸大個(gè)人作用，避免個(gè)人英雄主義。

（七）創(chuàng)新意識(shí)

既要看到“不變”，高校辦公室秘書(shū)工作內(nèi)容實(shí)質(zhì)沒(méi)有變；任務(wù)重、責(zé)任大、時(shí)間緊的特點(diǎn)沒(méi)有變；隨著服務(wù)職能的逐步重視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生員工對(duì)高校辦公室的需求沒(méi)有變。也要看到“變”，時(shí)代在進(jìn)步，學(xué)校在發(fā)展，當(dāng)今高校辦公室工作面臨愈來(lái)愈多地不確定因素，工作方式與形式可能發(fā)生變化，秘書(shū)人員不能疲于應(yīng)付，不能墨守成規(guī)，要保持清醒頭腦，與時(shí)俱進(jìn)，觀念更新，敢于自我否定，勇于開(kāi)拓創(chuàng)新，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，探索出一條科學(xué)、合理的新思路。

三、如何提高秘書(shū)工作能力

（一）加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)

積極開(kāi)展政治理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神，扎實(shí)落實(shí)黨中央和上級(jí)部門的重大決策部署，以提高抓大事議大事能力為突破，更好發(fā)揮學(xué)院辦公室作為參謀助手的作用，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)的深度與廣度，嚴(yán)格執(zhí)行政治紀(jì)律。同時(shí)，按照“缺什么補(bǔ)什么，需要什么學(xué)什么”的原則選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容，注重實(shí)效性和針對(duì)性，并將學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合，做到學(xué)以致用、學(xué)用相長(zhǎng)，真正把理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力素質(zhì)，進(jìn)一步提高工作效率和服務(wù)水平。高校辦公室可建立學(xué)習(xí)制度，鼓勵(lì)號(hào)召構(gòu)建學(xué)習(xí)型學(xué)校辦公室，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)習(xí)的時(shí)間、內(nèi)容和要求。

（二）培養(yǎng)時(shí)間管理

培養(yǎng)時(shí)間管理能力，主要是加強(qiáng)分清任務(wù)輕重主次的能力。首先，根據(jù)事情重要緊急情況，分清主次，統(tǒng)籌規(guī)劃各項(xiàng)工作任務(wù)。養(yǎng)成良好的習(xí)慣，每日上班利用幾分鐘羅列一日工作清單，并標(biāo)注重點(diǎn)工作任務(wù)，盡量做到今日事今日畢，并提前做好每周、每月工作計(jì)劃與完成時(shí)限，必要時(shí)可以使用時(shí)間管理四象限規(guī)劃。其次，要學(xué)會(huì)利用碎片化時(shí)間，將一些常規(guī)性簡(jiǎn)單工作放在近期主要任務(wù)間歇期間進(jìn)行，爭(zhēng)取把更多的精力集中在重要且緊急的事情上。

（三）提升溝通能力

溝通是為了他人理解你說(shuō)的和你明白他人的意圖，是傳遞信息和執(zhí)行任務(wù)的關(guān)鍵。工作中良好的溝通可以減少麻煩，提高辦事效率。一是學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，認(rèn)真聆聽(tīng)他人意圖，很多時(shí)候聽(tīng)比說(shuō)更重要，會(huì)聽(tīng)是良好溝通的前提，只有聽(tīng)懂，才能給予合適的回應(yīng)。二是抓住重點(diǎn)，抓大放小，有目的有方向地與對(duì)方溝通，不然就是對(duì)牛彈琴，你聊你的，他聊他的。三是表達(dá)清楚，避免使用華麗的詞藻，要簡(jiǎn)潔、明了、一語(yǔ)中的。四是選擇合適的方式，關(guān)鍵在于換位思考，注重禮節(jié)，可根據(jù)對(duì)象不同，采取不同的溝通方式。比如，跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)，要抓住重點(diǎn)、實(shí)事求是，回答問(wèn)題要從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考；跟普通教職工解釋辦事流程時(shí)，態(tài)度要謙和，從服務(wù)師生的原則出發(fā)耐心解釋，幫助其盡快解決問(wèn)題。

（四）學(xué)會(huì)情緒管理

秘書(shū)工作是一項(xiàng)高強(qiáng)度高密度的工作，不會(huì)情緒管理，很容易產(chǎn)生不良情緒，出現(xiàn)倦怠心理，進(jìn)而影響工作效率和質(zhì)量。日常工作中，秘書(shū)人員可以嘗試將每一次的負(fù)面情緒當(dāng)成任務(wù)來(lái)處理，靜下心來(lái)，保持冷靜，換個(gè)角度思考問(wèn)題，或選擇運(yùn)動(dòng)等方式把消極情緒發(fā)泄出來(lái)。其次，在工作中出現(xiàn)負(fù)面情緒時(shí)，不隨意亂發(fā)脾氣，不將過(guò)錯(cuò)怪罪于他人身上，避免影響同事之間和諧的工作氛圍。

（五）強(qiáng)化創(chuàng)新能力

“凡能獨(dú)立工作的人，一定能對(duì)自己的工作開(kāi)辟一條新的路線?！备咝＾k公室秘書(shū)人員要減少經(jīng)驗(yàn)主義，打破慣性思維，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，腳踏實(shí)地地創(chuàng)新內(nèi)容、思路、方式方法等。平時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟黨中央與教育部重大決策，不斷更新思想、觀念和技術(shù)。運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化應(yīng)用，早日實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。廣泛聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和師生的意見(jiàn)與建議，有針對(duì)性地優(yōu)化辦事流程和手續(xù)，提高服務(wù)質(zhì)量與水平，營(yíng)造良好的辦公室形象。

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作者簡(jiǎn)介：駱瑞嵐（1992），女，漢族，四川，研究實(shí)習(xí)員，學(xué)歷：碩士研究生，單位：中國(guó)民用航空飛行學(xué)院 研究方向：公共管理