淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

薛秋娟

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在一定的弊端，影響著事業(yè)單位檔案管理具體服務(wù)功能的發(fā)揮，應(yīng)該怎樣做好檔案管理工作已經(jīng)成為事業(yè)單位應(yīng)該重視的內(nèi)容。本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端進(jìn)行分析，進(jìn)而給出相對(duì)應(yīng)的解決策略，希望給相關(guān)人員提供參考建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 策略

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082 （2019）09-00-01

檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，工作內(nèi)容涉及方面比較多，包括對(duì)資料的收集與整理，同時(shí)還要對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與檢索，采取科學(xué)的檔案管理方法可以方便讀者更好地進(jìn)行閱讀，同時(shí)還可以提高工作效率?，F(xiàn)階段，社會(huì)體系存在一定的復(fù)雜性，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案量逐漸在增加，導(dǎo)致目前檔案管理工作存在一定的弊端，因此需要結(jié)合更加有效的方法進(jìn)行改進(jìn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的弊端分析

1.檔案管理人員信息化素養(yǎng)不足

檔案管理工作中工作人員素質(zhì)決定著檔案管理的成效，目前，很多事業(yè)單位在檔案管理中存在專業(yè)不強(qiáng)的現(xiàn)象，工作人員的素養(yǎng)不能滿足檔案日常管理工作要求，甚至還有一些工作人員沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)就來從事這項(xiàng)工作，對(duì)檔案管理的理論知識(shí)不了解，工作態(tài)度不集中，在工作中出現(xiàn)敷衍、散漫的行為，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量，管理人員的流動(dòng)性比較大，管理缺少穩(wěn)定性。并且檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)不了解，缺少信息化專業(yè)技能的培訓(xùn)，導(dǎo)致無法利用信息技術(shù)完成檔案管理工作，不能發(fā)揮出信息技術(shù)的作用[1]。

2.檔案管理工作缺少制度支持

目前，事業(yè)單位檔案管理工作中，缺少有效的管理制度與體系，導(dǎo)致管理工作缺少規(guī)范性，讓平時(shí)工作中出現(xiàn)大量不明出處的資料與信息，無法準(zhǔn)確開展歸檔的工作，檔案保存比較混亂，這些因素的存在嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率與效果，有些事業(yè)單位在對(duì)檔案管理中缺少制度的扶持，導(dǎo)致管理過程具有隨意性，缺少執(zhí)行力，從而讓檔案管理工作缺少權(quán)威性。同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理工作不能為單位帶來明顯的效益，并且管理工作需要大量的人力與財(cái)力，因此一些事業(yè)單位不愿意加大投入，進(jìn)而出現(xiàn)一系列問題，檔案管理工作無法發(fā)揮真正的職能[2]。

3.工作人員缺少檔案保護(hù)的意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理還是采用傳統(tǒng)管理模式，隨著時(shí)間的推移，已經(jīng)無法滿足時(shí)代的發(fā)展與需求，但是有些事業(yè)單位卻沒有認(rèn)識(shí)到這些問題的嚴(yán)重性，導(dǎo)致在日常管理工作中，大量的管理信息更新不及時(shí)，或者有些單位從來不更新，這種現(xiàn)象已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，在高新技術(shù)不斷引進(jìn)的過程中，對(duì)檔案的管理意識(shí)仍然淡薄。并且，有些事業(yè)單位工作人員經(jīng)常調(diào)動(dòng)，一些檔案管理人員不能整理舊的檔案，同時(shí)新的檔案也不會(huì)及時(shí)更新，檔案管理工作交替中存在各種各樣的問題，進(jìn)而將一些檔案資料丟失或者放錯(cuò)位置，在很大程度上增加了檔案資料管理的工作量，同時(shí)給檔案資料查詢工作帶來嚴(yán)重的影響[3]。

4.缺少對(duì)檔案信息的保管措施

在事業(yè)單位檔案管理中，對(duì)各類信息資料保管是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，信息化技術(shù)不斷提高與更新，電子檔案已經(jīng)走進(jìn)我們的生活中，但是針對(duì)一些保密性高以及非常重要的資料仍然需要使用紙質(zhì)的管理方式，但是在實(shí)際工作中，很多單位在對(duì)檔案管理時(shí)，缺少相對(duì)應(yīng)的保管措施，造成電子檔案不能與紙質(zhì)檔案相互協(xié)調(diào)存在。

二、改善事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)應(yīng)策略

1.加大對(duì)檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位的檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)高效科學(xué)的發(fā)展，需要人們?cè)谒枷肷辖o予重視，并且建立比較完善的檔案管理工作系統(tǒng)，是事業(yè)單位檔案管理工作順利開展的前提[4]。事業(yè)單位應(yīng)該將檔案管理工作納入到正常工作中，劃分對(duì)應(yīng)的管理權(quán)利，并且建立與單位實(shí)際情況相吻合的檔案管理制度，制定出檔案管理人員的工作職責(zé)與權(quán)利，讓檔案管理人員可以意識(shí)到自己的責(zé)任，對(duì)檔案管理人員工作表現(xiàn)給出一定的評(píng)價(jià)，提升工作人員的積極性。在檔案管理中遇到問題后需要及時(shí)解決，對(duì)各種類的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理模式，充分發(fā)揮出檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督作用，建立完善健全的檔案管理體系，按照計(jì)劃整理檔案資料。

2.加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理信息化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，可以建立事業(yè)單位檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外資源的交流，以免將檔案流失，進(jìn)而提高檔案的利用率，在事業(yè)單位檔案管理工作中，可以為檔案管理工作配備完善的儀器、設(shè)備，確保管理工作具有科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，將檔案資料不斷更新，一些之前出現(xiàn)變化的資料需要及時(shí)整理與搜集，還有一些作廢的資料要重新封條放置到指定位置，通過這樣的方法可以提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。同時(shí)，需要合理利用檔案資料，確保事業(yè)單位檔案管理工作開展可以發(fā)揮出更加有用的作用。

3.對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)教育

事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)高低直接關(guān)系著工作的成敗與否，在事業(yè)單位檔案管理工作中需要安全專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作，需要完善的檔案管理體系輔助工作，在單位中呈現(xiàn)全員重視的工作環(huán)境，在很大程度上提高檔案管理人員專業(yè)能力與工作效率[5]。在工作人員來到單位之后，就需要重視工作人員的專業(yè)性，工作安排期間，讓檔案管理工作人員意識(shí)到這項(xiàng)工作不是隨便就能勝任的，需要考察人員的接受能力以及邏輯思維能力，之后才可以正式走進(jìn)工作崗位，保證檔案管理工作可以順利開展。

綜上所述，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理中的重要組成部分，對(duì)單位日后的發(fā)展有著非常重要的意義，因此需要充分重視檔案管理工作，建立完善健全的檔案管理制度，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)展開檔案信息化管理模式，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與文化素質(zhì)，為單位檔案管理工作提供良好的工作氛圍，保證單位檔案管理工作可以順利開展。

參考文獻(xiàn)

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[3]古夢(mèng)曦.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2018（32）：2823.

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[5]王小云.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].區(qū)域治理，2018（41）：96，109.