企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進(jìn)

郝晶晶

摘 要：隨著時代的進(jìn)步，企業(yè)辦公室行政管理工作涉及的工作內(nèi)容越加復(fù)雜，為公司發(fā)展帶來了較大的挑戰(zhàn)?；谶@種現(xiàn)狀，文章深入探索了當(dāng)前辦公室行政管理工作中面臨的工作與實際分離、缺少規(guī)范體系及個人水平不足問題，并提出相應(yīng)的解決方法，為公司發(fā)展提供指示意義，進(jìn)而提升辦公室行政管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)更快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新背景；公司管理；行政管理

當(dāng)前背景下，辦公室行政管理工作越加復(fù)雜化，工作量也有較大提升，因此對行政管理工作提出了全新的要求，同時也面臨著全新的問題。需要快速地提升辦公事務(wù)管理及行政事務(wù)管理的工作效率。本文對企業(yè)辦公室行政管理工作提出了全新的發(fā)展要求及改進(jìn)措施，進(jìn)而適應(yīng)新背景。

一、企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

1、不具備規(guī)范的管理體系

辦公室工作較為繁瑣、復(fù)雜，并且隨著公司不斷擴(kuò)展規(guī)模，辦公室工作復(fù)雜度及工作量也顯著提升，相應(yīng)地出現(xiàn)了很多問題。由于不具備規(guī)范的體系來規(guī)定工作行為，造成工作授權(quán)凌亂、分工混亂的情況，引起不能順利開展最后的工作。另外，辦公室的壓力較大，如果不明確劃分工作職責(zé)，常常是很多人都可以從事相同的工作，很多工作人員的工作熱情不高漲。在某些缺乏辦公室行政管理工作規(guī)定的公司，會給部分工作人員懈怠工作的機(jī)會，不能嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定開展實際工作，引起行政管理工作沒有頭緒和效率低。因此，當(dāng)今的某些公司行政管理工作不具備規(guī)范性及科學(xué)性的指導(dǎo)，引起行政管理質(zhì)量較差，進(jìn)而制約了公司的全面發(fā)展。

2、行政管理脫離工作實際

與實際分離是行政管理工作的形式主義主要表現(xiàn)方式。在平時的管理工作中，因領(lǐng)導(dǎo)人員的能力問題導(dǎo)致的決策失誤有很多，正是由于這些失誤，才使得辦公人員在完成工作并執(zhí)行管理人員命令時只關(guān)注形式主義，形成一種只為工作而工作的情況。很多辦公室人員對相關(guān)資料及實際工作狀況不太了解，不具備豐富的實踐經(jīng)驗，在執(zhí)行行政管理過程中，只根據(jù)規(guī)章制度辦事，引起部門之間缺乏配合交流，不利于公司效益的提升。

3、辦公室工作人員的整體水平有待提高

從對實際情況的了解及資料調(diào)查結(jié)果來看，很多公司的辦公人員存在能力不夠的情況，這種情況分成以下幾點：（1）缺乏專業(yè)人才指導(dǎo)幫助，辦公室行政管理工作缺乏專業(yè)人才，很多都是其他專業(yè)或者別的部門的兼職人員。（2）辦公室人員缺乏工作經(jīng)驗，這種現(xiàn)象大多是由于很多辦公室人員都是缺乏工作經(jīng)驗，工作年限較短的職場新人，在進(jìn)行工作實踐時，不具備綜合的全方面考慮能力。（3）很多具備能力的行政管理人員不作為，或是由于不滿意當(dāng)前的工資待遇及工作環(huán)境等等，引起其工作積極性不高，即使有能力也不愿意投身其中發(fā)揮核心作用。

二、新形勢下改進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理的措施

1、遵循先進(jìn)的管理理念

現(xiàn)代公司管理倡導(dǎo)使用合理有效的組織、思想、手段及方法展開有效管理，

在這種思想指引下，公司辦公室管理應(yīng)向流程化、精細(xì)化、效益化及協(xié)同化發(fā)展，這是滿足行政科目劃分愈加復(fù)雜和細(xì)化辦公室工作特征的。公司辦公室管理模式一直較為模糊化，無法切實保障管理工作的延續(xù)性及實效性，而定量化地精細(xì)管理可以很好地防止出現(xiàn)這一問題。精細(xì)化管理的概念，是根據(jù)一定邏輯性進(jìn)一步細(xì)化各項行政事務(wù)，既滿足整體考核，又能對每一步驟加以控制，確保各項行政事務(wù)的有效落實實行。將流程化思想融入到公司辦公室中去，對各種工作任務(wù)進(jìn)行分解，完善已有的工作步驟，進(jìn)而提高行政管理工作效率。

2、健全辦公室行政工作管理體制

由于缺乏健全的制度及規(guī)范制約導(dǎo)致出現(xiàn)工作的失誤，辦公室行政管理工作也是這樣的。所以，需要有針對性地做好下面幾項工作：（1）完善相關(guān)體系制度?？山梃b學(xué)習(xí)其他先進(jìn)公司的做法與經(jīng)驗，也可以針對自己已有的積累和經(jīng)驗進(jìn)行制定，確保工作執(zhí)行依靠于體系規(guī)范，而不是某些領(lǐng)導(dǎo)人員的個人想法。（2）要了解工作人員的職責(zé)，確保他們在執(zhí)行工作過程中不會出現(xiàn)權(quán)利重疊的情況，避免出現(xiàn)工作熱情度不高的情況。（3）構(gòu)建辦公物資管理制度，明確規(guī)范制定工作中需要存放、采購及使用的辦公物資，避免利用職務(wù)便利私拿辦公物資或使用不當(dāng)情況。

3、注重培養(yǎng)辦公室行政管理人才

辦公室行政管理工作中提高個人水平是非常關(guān)鍵的，也是應(yīng)對復(fù)雜而零碎的辦公室事務(wù)的核心。在提高個人水平方面，應(yīng)做到：（1）吸引外來人才，要重金聘用具有豐富專業(yè)知識的行政管理人才。（2）對工作人員進(jìn)行工作技能及基本知識的培訓(xùn)，提高其實際工作的水平及能力。（3）提高職工的工作積極性，可以采用評級制度的形式考察工作，并加以獎懲制度，從而激發(fā)工作人員的熱情。

4、培養(yǎng)團(tuán)隊精神，提高公司內(nèi)部合作力度

只靠辦公室一個部門不能有效提升行政管理工作效率，需要建立企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊精神，使得各機(jī)構(gòu)可以建立健全的溝通制度，共同配合辦公室展開行政管理工作。公司發(fā)展與合作密不可分，每一個公司的正常運轉(zhuǎn)都不可能只靠幾個部門獨立工作實現(xiàn)的。行政管理工作是貫穿全部部門的一項工作，需要各部門共同合作參與進(jìn)來。

結(jié)語：總而言之，本文對新背景下辦公室行政管理工作承擔(dān)的角色、內(nèi)容及面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行了深入探索，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期能夠促進(jìn)公司進(jìn)步并提升辦公室行政效率。

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