物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智能化檔案管理分析

劉洪霞

摘?要：物聯(lián)網(wǎng)是信息化時(shí)代的一個(gè)重要發(fā)展階段。物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使各個(gè)行業(yè)的技術(shù)水平都得到了提高，也促使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。文章以物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為背景，提出了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智能化檔案管理策略，希望能對(duì)新形勢(shì)下的檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù);智能化;檔案管理

物聯(lián)網(wǎng)指物物相連的互聯(lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)是物聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)和核心。物聯(lián)網(wǎng)主要是通過(guò)智能感知、識(shí)別技術(shù)等來(lái)進(jìn)行物物連接的。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，也為檔案智能化管理提供了良好的條件。那么，在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案部門(mén)該如何借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案智能化管理呢？筆者立足于調(diào)查研究，提出了以下幾點(diǎn)建議：

1 利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高軟硬件配備水平

傳統(tǒng)的檔案管理都囿于實(shí)體建筑和設(shè)備累加，檔案管理和使用都深受時(shí)間、空間限制。此外，在檔案管理中，許多企事業(yè)單位受財(cái)力限制，都沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理專項(xiàng)基金，單位檔案庫(kù)房建設(shè)、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配備都不夠齊全，檔案管理軟件研發(fā)和使用水平都較低。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，為人們利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造新型智能化檔案實(shí)體庫(kù)房、軟硬件配備水平提高提供了條件。所以，企事業(yè)單位要加大檔案管理物力、財(cái)力和人力投入，有效整合檔案庫(kù)房設(shè)備與現(xiàn)有資源，建設(shè)現(xiàn)代化檔案庫(kù)房，購(gòu)置更多的信息設(shè)備，以提高檔案管理的智能化水平。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)體系主要由感知層、應(yīng)用層、網(wǎng)絡(luò)層組成，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅包括射頻識(shí)別技術(shù)、傳感器技術(shù)，還包括網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)處理與融合技術(shù)。其中，射頻識(shí)別和傳感器是物聯(lián)網(wǎng)前端技術(shù)。借助射頻識(shí)別、紅外線感應(yīng)技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行智能化識(shí)別。在檔案庫(kù)房建設(shè)中，我們可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)建庫(kù)房管理三層結(jié)構(gòu)體系。如在門(mén)禁系統(tǒng)中采用物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)設(shè)立身份識(shí)別卡，識(shí)別管理人員的身份、等級(jí)，并根據(jù)管理人員的身份、等級(jí)賦予其相應(yīng)的管理和使用權(quán)限。又如，將紅外線感應(yīng)器用到庫(kù)房視頻監(jiān)控系統(tǒng)中去，對(duì)所有進(jìn)入庫(kù)房的人員進(jìn)行視頻監(jiān)控，有人強(qiáng)行非法進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，門(mén)禁系統(tǒng)可以借助紅外入侵探測(cè)器發(fā)出預(yù)警信號(hào)。

2 利用物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化生成和管理

館藏資源豐富，較高的管理效率，是實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值最大化的基礎(chǔ)和前提。過(guò)去，企事業(yè)單位的檔案要么是原始的文件，要么是由人工手動(dòng)著錄而成的，傳統(tǒng)的檔案生成方式耗時(shí)耗力，過(guò)程復(fù)雜而且效率較低。在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)的手工方式，檔案生成方式也出現(xiàn)了變化。在檔案收集、生成與管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，在檔案收集過(guò)程中，企事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向社會(huì)、個(gè)人收集檔案材料。各類材料送達(dá)檔案部門(mén)后，檔案管理員將檔案按照不同的類別裝入不同的盒子，利用檔案收集子系統(tǒng)中的RFID管理板塊直接將檔案生成RFID標(biāo)簽內(nèi)的數(shù)據(jù)，并利用讀寫(xiě)器將檔案題名、日期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任者等信息都打印到標(biāo)簽上，帖到檔案上。檔案入庫(kù)時(shí)，儲(chǔ)位管理板塊發(fā)出入庫(kù)指令，系統(tǒng)會(huì)讀取檔案標(biāo)簽上的信息，并在自動(dòng)識(shí)別后將其放到存放儲(chǔ)位。電子標(biāo)簽的運(yùn)用，極大提高了檔案生成效率，也為檔案智能化、自動(dòng)化管理奠定了基礎(chǔ)。此外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，為用戶檔案實(shí)體內(nèi)部閱覽提供了便利。用戶在借閱檔案時(shí)，可在具有自動(dòng)化識(shí)別功能的借閱系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞，查詢檔案信息，包括檔案位置、格式等，這樣就減少了用戶查找檔案的時(shí)間。檔案管理員取出檔案后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄、顯示檔案被借出狀態(tài)。用戶借出檔案時(shí)，智能安全監(jiān)測(cè)門(mén)的RFID閱讀器會(huì)將檔案信息反饋到借閱板塊，并將信息與檔案出庫(kù)信息對(duì)比、反饋，如果監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)檔案出庫(kù)信息與反饋信息不同，監(jiān)控模板就會(huì)發(fā)出警報(bào)，檔案需在管理人員再次確認(rèn)后才能出庫(kù)。用戶使用完畢，RFID閱讀器會(huì)自動(dòng)消除檔案的借閱記錄，檔案管理人員將檔案送返原先位置時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄查閱使用和還卷工作完成。

3 利用物聯(lián)網(wǎng)完善檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)

在實(shí)體檔案保護(hù)和管理方面，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大幅度提高檔案保管環(huán)境的安全性、節(jié)能性和智能性。物聯(lián)網(wǎng)在檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)控方面的作用，具體體現(xiàn)在：（1）在檔案的安全保管和監(jiān)控方面，利用物聯(lián)網(wǎng)射頻識(shí)別和傳感器技術(shù)，建設(shè)一體化智能管理系統(tǒng)，利用微動(dòng)偵測(cè)，對(duì)檔案庫(kù)房區(qū)域或其他館內(nèi)重要區(qū)域內(nèi)人員的出入、活動(dòng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。一旦發(fā)現(xiàn)異常，可以使用相關(guān)聯(lián)位置的監(jiān)控?cái)z像機(jī)對(duì)人員行進(jìn)路徑進(jìn)行跟蹤記錄，同時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)還會(huì)發(fā)出警告，自動(dòng)鎖閉事發(fā)區(qū)域的門(mén)禁，并通知安保人員。（2）在檔案保管環(huán)境的節(jié)能控制方面，立足于網(wǎng)絡(luò)層和信息處理系統(tǒng)分析，部署檔案庫(kù)房的智慧感知平臺(tái)，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的信息數(shù)據(jù)實(shí)施全面控制。關(guān)于這一點(diǎn)，我們可以庫(kù)房溫度調(diào)節(jié)系統(tǒng)為例，檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)會(huì)根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)管理溫濕度控制設(shè)備，自動(dòng)調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度，通過(guò)精細(xì)化的環(huán)境參數(shù)自動(dòng)調(diào)整確保檔案保管環(huán)境、溫濕度始終處于一個(gè)安全范圍內(nèi)。這樣既可以減少設(shè)備能耗，還可以提高檔案管理安全系數(shù)。

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)的延伸，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生了重大影響。企事業(yè)單位要立足于研究和分析，優(yōu)化設(shè)計(jì)智能化檔案管理系統(tǒng)，然后將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)用到軟硬件設(shè)施建設(shè)、檔案自動(dòng)化生成、檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)中去，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面提高檔案管理水平，以實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值最大化。

參考文獻(xiàn)：

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