試論檔案管理過程中的保密工作

于云遠

摘 要：檔案工作是一項保密性工作，保守國家秘密是每個公民應盡的義務，更是每個檔案管理人員的神圣職責，我們要認真履行這一職責，在整個檔案管理過程中注意做好相關保密工作。

關鍵詞：檔案管理；保密工作

一、檔案保管過程中的保密工作

（一）要維護檔案的完整與安全

這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排列整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目寸查。檔案保管工作的任務是艱巨的。也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案管理人員要持之以恒，時刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎。

（二）注重檔案庫房管理

從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層。庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止人內(nèi)。

（三）注重檔案管理這個核心

首先，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員對保守的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止 “無形”的儲存在頭腦中秘密的泄露。由子檔案管理人員經(jīng)常接觸大量的秘密，這些秘密隨著主人的活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。其次，要加強保密檔案的日常管理。保密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調(diào)閱。保密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密，應及時查明原因，進行補救。

（四）正確區(qū)分保管期限與保密期限

確定保管期限的原則是，正確和鑒別檔案的現(xiàn)實作用，根據(jù)本單位工作的需要和積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)本單位秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對本單位的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該單位秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關保密、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。

二、檔案開放前的相關準備工作

一成不變地看待檔案的秘密牲，無視其秘密牲的時效和范圍，是不對的。但如果缺乏保密觀念，對保密檔案無視其秘密牲，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

（一）開放前的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

（二）做好檔案的解密工作

保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為 “絕密” 、 “機密” 、秘密” 三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效牲。對外開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

（三）做好檔案開放前的基礎工作

開放檔案首先要在利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學 組卷合合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。

三、做好檔案開放利用過程中的保密工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：一是制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽、外借. 復制等制度。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。二是隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題。從中掌握利用工作的規(guī)律。此外。還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。在利用中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷盜或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。

四、正確處理好檔案保密與利用的關系

在日常工作中，檔案管理人員受傳統(tǒng)保密觀念影響，往往過分重視檔案的保密。而輕視或忽略了檔案的利用，從而使檔案管理工作普遍存在著“重保輕用”的現(xiàn)象。這種檔案資源的利用不足，無疑也是我們檔案工作的一個缺憾，由此而產(chǎn)生的一些弊端也值得我們作認真的反思。這些弊端包括：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，只有改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。所以，檔案保密與利用既相互聯(lián)系又相互制約，缺一不可。