新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略初探

崔瀟

摘 ?要：檔案的管理工作在我國事業(yè)單位中占有著重要的地位，是保證整個(gè)事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工作。事業(yè)單位中檔案管理工作的優(yōu)化能促進(jìn)社會(huì)的不斷發(fā)展，滿足人們的需要。本文主要就新時(shí)期環(huán)境下，對(duì)事業(yè)單位中檔案管理的工作進(jìn)行分析，并提出一些相應(yīng)的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化策略

引言

新時(shí)期的環(huán)境下，檔案管理的工作也在我國不斷發(fā)展的大環(huán)境下面臨著更大的需求，同時(shí)也面臨著更大的挑戰(zhàn)。怎樣提升檔案管理的水平，是如今的事業(yè)單位要重點(diǎn)思考的問題。只有不斷的優(yōu)化和改進(jìn)單位的檔案管理工作，才能夠給單位的發(fā)展帶來更好的保障。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作在事業(yè)單位中，實(shí)際就是人資的管理，因此它和單位中的每一個(gè)成員都息息相關(guān)。一個(gè)單位的檔案管理水平會(huì)映射出這個(gè)單位人員的素質(zhì)水平和能力。比如說員工的升調(diào)問題，就是根據(jù)個(gè)人檔案來進(jìn)行調(diào)整。特別是現(xiàn)在的信息時(shí)代，個(gè)人檔案信息對(duì)于我們本身來說尤為重要，單位的部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)根據(jù)我們的個(gè)人檔案來決定我們的具體工作內(nèi)容。它反映出我們不同的階段一些過往經(jīng)歷和收獲，反映一個(gè)人的能力所在。此外，一些事業(yè)單位的大多管理工作都會(huì)依據(jù)檔案的管理來進(jìn)行決策，所以，事業(yè)單位的檔案管理工作能高度影響著單位的發(fā)展成果，優(yōu)化檔案管理是新時(shí)期條件下事業(yè)單位的首要任務(wù)。

二、新時(shí)期下事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)的問題

（一）專業(yè)人員的欠缺，單位不夠重視

在一些事業(yè)單位中，普遍存在不重視檔案管理的現(xiàn)象，欠缺對(duì)檔案管理的針對(duì)性。這種現(xiàn)象就直接造成了管理人員消極的工作態(tài)度，降低了工作效率。根據(jù)現(xiàn)今一些事業(yè)單位的狀況，人們可以看到，雖然在事業(yè)單位的員工學(xué)歷都很高，但很多都不具有專業(yè)的管理能力。由于我國的事業(yè)單位如今面臨著轉(zhuǎn)型，檔案管理部門的很多員工的工資并不高，而且在單位也受不到重用，前途渺茫，導(dǎo)致很多人都想另謀高就，根本沒心思去認(rèn)真的做好本職工作。由于檔案管理的工作人員變動(dòng)性強(qiáng)，所以很多工作都沒有得到有效的交接，這就導(dǎo)致了一些新人在上崗后，熟悉內(nèi)容的時(shí)間花費(fèi)很多，在這個(gè)階段，就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題。

（二）沒有完善的制度

完善的管理制度能夠支撐著事業(yè)單位健康的發(fā)展。但是因?yàn)楝F(xiàn)在一些事業(yè)單位根本不重視檔案管理的工作，沒有一個(gè)完善的制度，導(dǎo)致在工作中，沒有規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)去約束管理人員，致使員工在整理和收集信息的過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作混亂，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）沒有高效的信息化手段

由于信息技術(shù)的不斷發(fā)展的壯大，未來在事業(yè)單位中，運(yùn)用信息技術(shù)是一個(gè)趨勢(shì)。就新時(shí)期下的事業(yè)單位來說，其檔案信息本身就會(huì)涉及到各種各樣的數(shù)據(jù)、歷史等資料，信息十分龐大，只有合理有效的運(yùn)用信息技術(shù)，才能對(duì)檔案的管理工作起到推動(dòng)作用。但事實(shí)上，大多數(shù)的事業(yè)單位如今還是在沿用傳統(tǒng)的管理手段，根本沒有使檔案管理工作變得信息化，這樣嚴(yán)重制約了檔案的管理工作上的發(fā)展[1]。

（四）投入欠缺

很多的事業(yè)單位如今在檔案管理上缺乏一定的投入，尤其是在人員培訓(xùn)上面。有些單位一年可能培訓(xùn)個(gè)一兩次，而有的單位可能幾年都不培訓(xùn)，而且各個(gè)部門間的交流溝通也很少，有很多單位的檔案管理人員對(duì)于工作中的相關(guān)軟件和設(shè)備運(yùn)用的也不夠靈活，這也是制約檔案管理工作發(fā)展的主要原因。

三、新時(shí)期下事業(yè)單位的檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）人員、機(jī)制上的優(yōu)化

開展檔案管理工作，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)水平和自身素質(zhì)都有很高的要求。在實(shí)際的工作中，應(yīng)該配備完整的人才體系來配合各個(gè)崗位的需求。針對(duì)如今的檔案管理工作，我們更應(yīng)該進(jìn)行人才的優(yōu)化，選用專業(yè)人才，同時(shí)配合相應(yīng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高整個(gè)檔案管理部門人員水平。要想提高檔案管理工作，在單位中還要給予高度的重視，并且結(jié)合實(shí)際情況，理順工作體制。首先是要轉(zhuǎn)變工作理念，把傳統(tǒng)的工作理念轉(zhuǎn)變成可以滿足社會(huì)需要，保證為群眾服務(wù)的理念。第二是要堅(jiān)持從統(tǒng)籌規(guī)劃、整體局勢(shì)等方面，穩(wěn)扎穩(wěn)打的推進(jìn)檔案管理工作在事業(yè)單位中的基礎(chǔ)建設(shè)，為工作健康持續(xù)的開展打下了良好的基礎(chǔ)。第三是要從權(quán)責(zé)、保密等方面更好的了解檔案管理工作的新道路。

（二）制度上的優(yōu)化

要想全面的優(yōu)化檔案管理工作，首先要優(yōu)化制度。對(duì)現(xiàn)今的檔案管理制度實(shí)行全面的調(diào)整，提高管理制度水平，才能保證后期檔案管理工作更好的開展。在工作中，管理人員要注意做好持續(xù)管控的工作，使檔案管理工作更加可靠。對(duì)于管理機(jī)構(gòu)上面，要提高部門的獨(dú)立完整性，給予其充足的條件。內(nèi)部管理上，也要進(jìn)行自我監(jiān)督，共同營造一個(gè)以單位為核心的管理體系。同時(shí)，針對(duì)檔案內(nèi)容的整理、積累、歸納等工作，因做好充分的研討，做好各個(gè)崗位的職責(zé)，另外，對(duì)于下屬各個(gè)職責(zé)的管理制度上也要完善，還要對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行不定期的突擊檢查，制定相應(yīng)的考核機(jī)制，對(duì)于工作不達(dá)標(biāo)的情況，采取相應(yīng)的懲罰措施，建立完善的檔案管理質(zhì)量體系，促進(jìn)檔案管理工作的深化發(fā)展。

（三）運(yùn)用信息化的手段

在檔案管理工作中，優(yōu)化管理方式是很必要的，它能提高檔案管理的工作效能。在如今的信息化工作建設(shè)中，檔案管理工作的流程和技術(shù)都發(fā)生了變化，我們也應(yīng)該運(yùn)用新的思路和方式來開展管理工作。

1.首先我們應(yīng)當(dāng)重視信息化優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)變操作方式，減少以人工為主，增加數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理建設(shè)，不斷增加檔案信息的深入開發(fā)，并將此作為工作的重點(diǎn)。通過這種方式，快速建設(shè)一個(gè)新型的檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)各級(jí)事業(yè)單位的資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化。

2.其次，要運(yùn)用信息化的手段，加強(qiáng)事業(yè)單位中檔案信息的安全保密工作。要樹立良好的安全意識(shí)，同時(shí)要不斷的加大安全管理的宣傳，對(duì)于單位的紙質(zhì)資料與電子資料都要組建安全體系，并做好安全管理制度上的優(yōu)化工作，確保突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能有效的應(yīng)對(duì)。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)將珍貴的具有重要?dú)v史性意義的檔案進(jìn)行備份處理，用來保證工作質(zhì)量。另外還要完善檔案使用的保密制度，加強(qiáng)資料信息的保密力度，更好的保證檔案的安全，針對(duì)各種違規(guī)行為嚴(yán)厲處罰[2]。

（四）增加投入成本

根據(jù)如今的事業(yè)單位中，檔案管理工作所處現(xiàn)狀，要使檔案管理工作能更好的發(fā)展起來，還需要事業(yè)單位把目光更多的投放的檔案的管理工作上，加大支持力度，提升保障水平。為了能夠更好的提高工作人員的積極性，公司也要在薪資待遇方面做出適當(dāng)調(diào)整，提高管理人員的福利待遇，使其更有歸屬感，更用心的做好檔案管理工作。在新時(shí)代的背景下，事業(yè)單位還應(yīng)該注重檔案管理部門中，人資的建設(shè)，特備要建設(shè)好干部隊(duì)伍，組織定期的交流活動(dòng)，推動(dòng)新時(shí)期事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展。還要對(duì)單位內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施實(shí)行合理的優(yōu)化?？梢越o檔案管理部門自己專用的庫房、借閱室和良好的辦公區(qū)域，而且要提前安裝好各類的必備器材和設(shè)施，保證室內(nèi)的干凈整潔，此外，防潮、防火、防盜等設(shè)施要一應(yīng)俱全。檔案室內(nèi)要避免光照，通風(fēng)良好。員工在平時(shí)的工作中，要確保檔案室溫度以及適度，控制在合理的范圍內(nèi)，以保證檔案資料的安全。

結(jié)束語

總的來說，檔案管理工作在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，本身就是一份系統(tǒng)性強(qiáng)、綜合性強(qiáng)的工作。管理能力的高低，能直接決定著事業(yè)單位的管理與發(fā)展。所以，管理人員要提高警惕，對(duì)現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題，采取合理的解決對(duì)策，優(yōu)化管理工作，不斷提高管理素質(zhì)，推動(dòng)單位更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]丁紅.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法管理探索[J].才智，2018，（04）：196.

[2]呂峰.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].蘭臺(tái)世界，2016，（15）.