電力企業(yè)檔案管理方式的改進策略探析

靳文旭

摘 要：隨著社會發(fā)展推進，電力企業(yè)檔案管理工作也在不斷革新發(fā)展，確保檔案資料價值更充分發(fā)揮出來。當然，目前我國電力企業(yè)檔案管理方式中還存在很多不足，沒有結(jié)合規(guī)范化、專業(yè)化以及信息化實際發(fā)展需要，所以增進現(xiàn)代化信息技術(shù)應用，促進檔案管理機制完善，培養(yǎng)專業(yè)化管理隊伍，都應是實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理方式改進的有效策略。探究電力企業(yè)檔案管理方式改進的積極意義，并詳細分析改進策略，正是本文主要內(nèi)容，以促進電力企業(yè)檔案管理工作水平提升。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;改進策略

前言：

電力企業(yè)檔案管理有其積極意義，不僅包含著企業(yè)發(fā)展歷史，對各種真實事件的詳細記錄，也是企業(yè)各項核心內(nèi)容記載的重要載體，對企業(yè)日后在生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的革新發(fā)展都有重要的應用價值。隨著目前信息化建設以及企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案中所涉及的內(nèi)容也越來越豐富，附著價值更是明顯提高，如何改進檔案管理方式，提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理價值更有效應用在企業(yè)發(fā)展中，也就成為電力企業(yè)檔案管理工作中關(guān)鍵內(nèi)容之一。

1、電力企業(yè)檔案管理方式改進的積極意義

電力企業(yè)檔案管理方式改進是社會發(fā)展之必然，也是企業(yè)管理體系中重要工作，對電力企業(yè)發(fā)展有積極促進作用。一方面是增進電力企業(yè)檔案管理工作效率提升，傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當下企業(yè)各項檔案信息資料不斷增多、管理內(nèi)容越加復雜的實際需要，部門增多、業(yè)務繁雜等等也都對電力企業(yè)檔案管理提出更高要求，所以企業(yè)檔案管理方式改進首先促進工作效率提升，加強各部門之間有效聯(lián)系，充分實現(xiàn)協(xié)同辦公，將分散于各個部門之間的各項資料內(nèi)容完整收集、系統(tǒng)整理歸檔，以方便查閱應用。另一方面是提升檔案資料價值的利用率與利用價值，電力企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及具體工作目標規(guī)劃上多會結(jié)合相關(guān)檔案內(nèi)容，吸取經(jīng)驗和教訓，作為決策依據(jù)，所以改進管理方式，增進檔案內(nèi)容的規(guī)范與完整，可以為企業(yè)決策發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)信息，有利于企業(yè)規(guī)避風險，發(fā)展戰(zhàn)略更契合企業(yè)與市場發(fā)展需要，為電力企業(yè)平穩(wěn)健康發(fā)展提供必要的保障。

2、電力企業(yè)檔案管理方式改進的有效策略

2.1增進現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用

結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)應用已經(jīng)成為的當下各類管理工作中的必然內(nèi)容，對于檔案信息資料與數(shù)據(jù)復雜繁瑣的電力企業(yè)而言，加強檔案管理工作中信息技術(shù)應用也是改進檔案管理方式的關(guān)鍵。所以要加強檔案管理部門信息化工作體系革新，并結(jié)合檔案現(xiàn)代化信息管理平臺的完善，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量與效率雙向提升。一方面是促進檔案管理部門的信息化工作體系完善，目前雖然不少電力企業(yè)在檔案管理工作中應用到信息技術(shù)，但多較為簡單基礎，各部門之間還缺乏流暢的檔案信息傳遞機制，很多檔案數(shù)據(jù)信息依靠手寫記錄，不僅記錄效率低，而且檔案內(nèi)容常會有所缺失，所以要建立起完善的信息傳遞機制，在企業(yè)內(nèi)各工作部門之間建立完善的連接渠道，使檔案內(nèi)容依靠數(shù)據(jù)化信息流動，確保信息內(nèi)容更加準確完整，也提高部門協(xié)同工作效率。另一方面是加強檔案信息管理平臺的構(gòu)建，將收集的信息內(nèi)容以及涉及到的各項數(shù)據(jù)進行科學處理：信息數(shù)據(jù)錄入時，按照統(tǒng)一標準，對時間、類型、格式等實現(xiàn)各項分類處理，有序排版，以對應信息平臺中各類子項;結(jié)合大數(shù)據(jù)分析處理，保證各項檔案檢索、分析、查閱與歸檔等內(nèi)容都在信息系統(tǒng)管理下進行，保證檔案信息都可以進行即時的追蹤管理，避免因信息錄入錯誤、操作不規(guī)范等問題導致的檔案系統(tǒng)混亂?，F(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中應用正在不斷普及，在隨后發(fā)展中，就需要結(jié)合工作需求深入到各類工作部門中，構(gòu)建更加全面一體化的檔案信息收集、錄入、處理、管理的信息平臺，提升檔案管理工作有效性[1]。

2.2健全現(xiàn)代化檔案管理制度

改變傳統(tǒng)檔案管理制度，建立健全現(xiàn)代化檔案管理制度是促進檔案管理方式改進的有利保障。所以在進行檔案管理制度健全中也需要將傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題作為一定參考，結(jié)合電力企業(yè)檔案價值應用需要進行制度完善，在檔案收集處理與檔案價值提供兩方面促進檔案管理制度的現(xiàn)代化。其一是在檔案收集處理上，傳統(tǒng)檔案管理下，多是“被動型”的管理模式，由各工作部門提供檔案信息，檔案管理人員的工作內(nèi)容更像是“軟指標”，沒有明確的工作要求以及規(guī)范內(nèi)容，所以在現(xiàn)代管理制度中，要將“被動型”模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃有汀?，結(jié)合信息技術(shù)應用，促進檔案管理人員深入聯(lián)系各工作部分，全面收集錄入檔案信息數(shù)據(jù)，提供一定的工作要求與規(guī)范，保證工作更加有序進行，并將檔案管理人員日常工作與績效直接掛鉤，保證員工工作積極性。其二是增進檔案價值提供針對性，不能只是單純的“資料管理員”，而更應轉(zhuǎn)變?yōu)椤皡⒖脊摺?很多電力施工計劃方案制定需要大量的數(shù)據(jù)信息作為參考應用，檔案管理應結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際與戰(zhàn)略需要，提前準備管理層可能用到的參考性資料信息，以更加完善的資料內(nèi)容為管理決策科學合理進行提供保障[2]。

2.3建立高素質(zhì)管理隊伍

檔案管理工作順利進行離不開高素質(zhì)管理隊伍作為基礎支撐，尤其電力企業(yè)等專業(yè)化要求更高的檔案管理部門，具備過人的綜合素質(zhì)才能確保檔案管理工作規(guī)范化、科學化。所以在管理隊伍建設中不僅要促進專業(yè)知識技能的培訓，也要對其現(xiàn)代化管理意識、職業(yè)素養(yǎng)等方面進一步加強。首先是要定期對檔案管理人員進行包括現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)及管理制度的培訓，并結(jié)合電力專業(yè)相關(guān)專業(yè)內(nèi)容以及行業(yè)新規(guī)，使其能夠結(jié)合企業(yè)變化以及國家規(guī)定要求對檔案管理內(nèi)容進行合理調(diào)整;其次要促進檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升，企業(yè)檔案信息涉及較大，關(guān)系到企業(yè)發(fā)展核心，所以要注意對管理人員工作保密以及規(guī)范進行的相關(guān)教育，增強管理人員的責任意識;再者要注意良好工作氛圍的養(yǎng)成，結(jié)合激勵機制、創(chuàng)新管理機制、競爭機制等，促進管理人員主觀能動性發(fā)揮，提高檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展以及工作活力，吸引更多優(yōu)秀人才加入，以不斷完善檔案管理工作基礎。

3、結(jié)束語

總之，電力企業(yè)作為我國國有企業(yè)之一，各項工作內(nèi)容繁多，檔案信息復雜，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)并增進管理制度完善、專業(yè)化隊伍建設，是實現(xiàn)管理方式改進的必然需要，所以應當結(jié)合市場變動以及企業(yè)發(fā)展實際需要，有效推進管理體系的不斷完善優(yōu)化。

參考文獻：

[1]彭玲.電力企業(yè)提升檔案管理水平的措施分析[J].城建檔案，2019（01）：55-57.

[2]牛玉存.試論檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)中的應用[J].辦公室業(yè)務，2019（07）：55.