博物館志愿者管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

周子杰

摘要：近年來隨著智慧博物館建設(shè)的興起，各博物館的志愿者管理工作逐步開始轉(zhuǎn)向信息化和無紙化，本文通過對(duì)國內(nèi)一家一級(jí)博物館的志愿者管理工作進(jìn)行需求梳理，設(shè)計(jì)了志愿者管理系統(tǒng)的功能模塊和數(shù)據(jù)庫，并展示了系統(tǒng)界面的實(shí)現(xiàn)，最后對(duì)未來的系統(tǒng)升級(jí)提出了一些思考。通過該系統(tǒng)的建立，提升了該博物館志愿者管理的效率。希望通過此文章能夠?qū)ζ渌┪镳^的志愿者管理提供借鑒意義。

關(guān)鍵詞：智慧博物館；信息系統(tǒng)；志愿者管理

志愿服務(wù)是每個(gè)文明社會(huì)不可缺少的一部分，博物館志愿者是以服務(wù)于博物館事業(yè)為基礎(chǔ)面向公眾傳播、弘揚(yáng)、保護(hù)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，從事博物館相關(guān)業(yè)務(wù)志愿服務(wù)工作的社會(huì)人士。該博物館擁有200多人的志愿者隊(duì)伍，傳統(tǒng)的人工、辦公人管理方式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代的志愿者服務(wù)管理工作，急需開發(fā)一套志愿者管理系統(tǒng)，建立志愿者服務(wù)的全流程管理，能夠及時(shí)掌握博物館志愿者整體的運(yùn)行情況，對(duì)志愿者管理具有重要的作用和意義。

1.系統(tǒng)需求分析

該博物館實(shí)施志愿者服務(wù)已經(jīng)多年，并逐步建立了志愿者協(xié)會(huì)章程，目前已擁有近200人的志愿者隊(duì)伍。整個(gè)志愿者隊(duì)伍由志愿者協(xié)會(huì)進(jìn)行管理，志愿者通過公開報(bào)名、面試、考核通過后進(jìn)入到博物館志愿者隊(duì)伍，當(dāng)博物館舉辦新的展覽時(shí)，由協(xié)會(huì)發(fā)布展覽講解信息，各志愿者進(jìn)行展覽的講解考核，經(jīng)考核通過后志愿者可自主進(jìn)行預(yù)約講解，講解當(dāng)天進(jìn)行簽到，講解結(jié)束后，獲得此次講解的積分。

2.系統(tǒng)的分析與與設(shè)計(jì)

根據(jù)需求，制定了該系統(tǒng)包括志愿者管理、展覽管理、講解管理、考試管理、積分管理、統(tǒng)計(jì)管理、公告消息管理、系統(tǒng)管理八個(gè)模塊。

2.1志愿者管理

志愿者管理主要是添加志愿者和對(duì)志愿者的權(quán)限管理，主要包含志愿者的姓名、年齡、學(xué)歷等相關(guān)信息。志愿者最初為實(shí)習(xí)志愿者，當(dāng)講解達(dá)到三次的時(shí)候，自動(dòng)成為正式的志愿者，實(shí)習(xí)講解次數(shù)可人工調(diào)整；也可以手動(dòng)將實(shí)習(xí)志愿者設(shè)定為正式的志愿者，在管理端展示當(dāng)月超過60天未講解的人員名單。

2.2展覽管理

展覽管理是指向系統(tǒng)里添加展覽，維護(hù)展覽。并可以對(duì)展覽設(shè)置固定的時(shí)間段（如基本陳列設(shè)置講解時(shí)間為兩個(gè)小時(shí)，臨時(shí)展設(shè)置講解時(shí)間為一個(gè)半小時(shí)）等。設(shè)定該展覽講解需要提前3天預(yù)約，提前24小時(shí)內(nèi)可以取消預(yù)約，展覽有開始日期和結(jié)束日期等關(guān)鍵字段，到期后預(yù)約列表內(nèi)自動(dòng)取消。

2.3講解管理

預(yù)約方式包括短信、微信、網(wǎng)站。每位志愿者需預(yù)約展覽講解，預(yù)約時(shí)間需提前3天以上（含），取消預(yù)約需提前一天。根據(jù)志愿者的權(quán)限顯示，如果可以預(yù)約為顯示為綠色狀態(tài)，不可預(yù)約的展覽為灰色狀態(tài)。不可預(yù)約的情況如下：①如果該志愿者考核通過內(nèi)60天沒有進(jìn)行該展覽的志愿者講解，則不能預(yù)約該展覽，逾期前10天時(shí)自動(dòng)提醒；②如果某一展覽某個(gè)時(shí)間段已經(jīng)有人預(yù)約，則其他人不能預(yù)約；③如果預(yù)約的結(jié)束時(shí)間大于閉館時(shí)間，則提示不能預(yù)約。

志愿者預(yù)約成功后會(huì)得到二維碼，憑此標(biāo)識(shí)來館簽到。簽到后系統(tǒng)記錄志愿者的到達(dá)和離開時(shí)間，便于對(duì)工作的統(tǒng)計(jì)。

2.4考試管理

考試管理主要是對(duì)志愿者參加展覽能否上崗前的考核，主要分為考試預(yù)約管理、考試成績管理、考試成績查詢。志愿者可對(duì)需要講解的展覽進(jìn)行預(yù)約考試，考試通過后才有資格預(yù)約該展覽的講解。針對(duì)超過60天未講的展覽，需要志愿者再次考試。系統(tǒng)設(shè)定該類志愿者逾期前10天提醒一次，前5天再提醒一次。

2.5積分管理

可以查看各個(gè)會(huì)員的積分取得、消費(fèi)情況，講解積分默認(rèn)為每小時(shí)10分。

志愿者積分兌換。例如年尾時(shí)，管理員根據(jù)積分進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)后扣除相應(yīng)積分，剩余積分可以保留到下一年繼續(xù)使用；積分兌換禮品，默認(rèn)1積分=1元人民幣價(jià)值具體形式為有價(jià)禮品或有價(jià)外出考察。

2.6統(tǒng)計(jì)管理

系統(tǒng)中具備統(tǒng)計(jì)功能，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括：志愿者考核總表：總工時(shí)、講解場次、履約次數(shù)、違約次數(shù)、履約率、講解積分。除此之外，還有對(duì)每個(gè)展覽的講解情況統(tǒng)計(jì)及每月月報(bào)，以及業(yè)務(wù)和管理需要的各類報(bào)表。報(bào)表可以生成柱狀圖、餅圖等進(jìn)行展現(xiàn)。

2.7公告消息管理

用來及時(shí)發(fā)布最新的通知。系統(tǒng)內(nèi)對(duì)志愿者用戶發(fā)布最新的公告或消息通知，可支持微信提醒和短信提醒兩種方式。

2.8系統(tǒng)管理

菜單管理模塊用來配置管理系統(tǒng)的功能菜單：如志愿者管理、展覽管理、講解管理、考試管理等；角色管理模塊用來配置不同的角色，每個(gè)不同的角色對(duì)應(yīng)不同的菜單，當(dāng)用戶登錄后只能看到自己對(duì)應(yīng)角色的菜單，具體的角色劃分則有管理員來進(jìn)行操作。

3.數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是項(xiàng)目開發(fā)中的系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)獨(dú)立于使用它的應(yīng)用程序，對(duì)數(shù)據(jù)的增、刪、改和檢索由統(tǒng)一軟件進(jìn)行管理和控制。志愿者管理系統(tǒng)采用 My Sql 數(shù)據(jù)庫開發(fā)，設(shè)計(jì)了 10 余個(gè)表，主要包含：志愿者信息表記錄了志愿者基本信息，主要包括總積分、姓名、身份證、年齡、講解次數(shù)等字段。志愿者講解記錄表記錄了志愿者講解服務(wù)的記錄，包括志愿者ID、講解日期、時(shí)長、履約次數(shù)等字段。展覽信息表記錄了可以進(jìn)行講解的展覽，包括展覽的開始、結(jié)束時(shí)間、時(shí)長等字段。考核信息表記錄了考核的相關(guān)信息，包括考試時(shí)間、報(bào)名截止時(shí)間、考官、報(bào)名人數(shù)、已報(bào)名人數(shù)等字段。其他數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)還包括考試成績表、積分表、積分兌換表、系統(tǒng)角色表、系統(tǒng)用戶表、消息通知表等信息。此外、系統(tǒng)設(shè)置了每天自動(dòng)在線備份，每一個(gè)月離線備份一次數(shù)據(jù)庫，保證了數(shù)據(jù)庫的安全性。

4.界面設(shè)計(jì)

為實(shí)現(xiàn)更好的體驗(yàn)性，系統(tǒng)采用bootstrap框架，可兼容不同的瀏覽器和分辨率，左側(cè)為各個(gè)功能模塊，不同的用戶根據(jù)角色配置有著不同的功能權(quán)限。

5.結(jié)語

通過對(duì)該博物館志愿者管理工作進(jìn)行了深入的調(diào)研和分析、確定了該志愿者管理系統(tǒng)的功能需求，并設(shè)計(jì)了該系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)，對(duì)志愿者管理工作流程進(jìn)行了優(yōu)化、提高了工作效率。但也存在以下不足，志愿者系統(tǒng)需要自動(dòng)獲取展覽信息、并將志愿者講解信息展示在公共服務(wù)平臺(tái)上，由于其他系統(tǒng)尚未建設(shè)完成，無法實(shí)現(xiàn)與展覽系統(tǒng)、公共服務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。下一步將不斷優(yōu)化現(xiàn)有系統(tǒng)的功能，切實(shí)服務(wù)于志愿者管理實(shí)際，全面提升博物館的志愿者管理業(yè)務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]志愿者管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].康凱，賈庶，薛飛，王巖.黑龍江科技信息.2016（14）

[2]志愿者積分管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路探討[J].孔祥祺.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）.2016（04）

[3]博物院志愿者管理工作初探——四川博物院工作實(shí)踐[J].鄭小萍，周瑾璇.博物院.2017（04）.