政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策探析

程大尉

摘 要：近年來(lái)，伴隨著機(jī)關(guān)事務(wù)職權(quán)的逐步清晰，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理正朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展。筆者結(jié)合長(zhǎng)期從機(jī)關(guān)事務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)前下機(jī)關(guān)事務(wù)的檔案管理進(jìn)行探析研究，以資借鑒。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事務(wù)；檔案管理；措施

當(dāng)前，伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事務(wù)辦公條件和設(shè)備與時(shí)俱進(jìn)，檔案門(mén)類(lèi)逐步齊全，有文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案等，雖然機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作逐步得到重視，現(xiàn)代化管理逐步實(shí)行，但由于種種原因，其信息化還有待提高。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理機(jī)制不夠健全

由于檔案工作的效用不能在短期內(nèi)充分體現(xiàn)，許多機(jī)關(guān)事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要基礎(chǔ)性作用缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，因此對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理缺乏合理的重視。沒(méi)有將機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理規(guī)范化建設(shè)提上議事日程，對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的投入也缺乏有效的保障機(jī)制，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理開(kāi)展的外部條件保障相對(duì)欠缺。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的制度建設(shè)也不夠完善，存在有制度不執(zhí)行或執(zhí)行不嚴(yán)格等問(wèn)題。

（二）機(jī)關(guān)事務(wù)檔案人員素質(zhì)不能滿(mǎn)足工作需要

機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員一般都是兼職，檔案工作只不過(guò)是其眾多工作任務(wù)中的一小部分，檔案管理人員很難把工作重心放到檔案管理上來(lái)。在日常工作中，許多機(jī)關(guān)事務(wù)單位都不太重視此工作，不能適應(yīng)現(xiàn)代化行政管理工作的要求，導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作整體滑坡。另外，機(jī)關(guān)事務(wù)單位檔案工作人員很多都沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，缺少檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這也是機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理成效不顯著的一個(gè)重要原因。

（三）機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理信息化水平不高

在機(jī)關(guān)事務(wù)中，對(duì)紅頭文件的收集有較為固定的渠道，有比較完善的管理制度，而“賬外檔案”的管理是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)；對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)形成的應(yīng)歸檔電子文件缺乏規(guī)范的管理；工作中，存在只注重結(jié)果性材料的收集，而忽視有保存價(jià)值的過(guò)程性、依據(jù)性資料的收集，歸檔意識(shí)淡薄，使機(jī)關(guān)事務(wù)檔案資料的完整性、齊全性有一定的影響。同時(shí)，基層機(jī)關(guān)檔案工作由于硬件條件相對(duì)簡(jiǎn)陋，機(jī)關(guān)整體信息化水平不高，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平也相對(duì)滯后。

二、創(chuàng)新機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的措施

機(jī)關(guān)事務(wù)檔案反映了基層各項(xiàng)工作的客觀進(jìn)程，也反映了機(jī)關(guān)事務(wù)單位整體管理水平，是實(shí)踐中的第一手材料。隨著社會(huì)發(fā)展，法制建設(shè)加強(qiáng)，機(jī)關(guān)事務(wù)職能權(quán)責(zé)明確，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理越來(lái)越體現(xiàn)它不可或缺的重要一面。

（一）健全機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度

要真正做好機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理，必須提高全員檔案意識(shí)。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任，健全機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度。一是實(shí)行檔案領(lǐng)導(dǎo)小組例會(huì)制，每年至少兩次，研究分析本單位檔案管理及其發(fā)展問(wèn)題，從而從制度上保障就干事務(wù)檔案工作的開(kāi)展。二是完善機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如檔案立卷、

歸檔制度、檔案保管制度、檔案安全、保密制度、檔案借閱制度、檔案移交、銷(xiāo)毀制度、崗位管理責(zé)任制等。同時(shí)，根據(jù)本單位職能及權(quán)力清單、責(zé)任清單，科學(xué)編制以科室或部門(mén)為責(zé)任主體的歸檔范圍，依法落實(shí)每個(gè)人員的歸檔責(zé)任，檔案材料的收集實(shí)行責(zé)任人負(fù)責(zé)制，真正做到應(yīng)歸盡歸。

（二）加強(qiáng)事務(wù)檔案隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作人員的自身素質(zhì)是搞好機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作的一個(gè)重要條件。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作人員在工作中要不斷鉆研業(yè)務(wù)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，精心操作，加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提高工作能力。一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理是一門(mén)學(xué)科，有許多專(zhuān)業(yè)化的要求。各機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員缺少檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，工作中碰到問(wèn)題、有疑惑的時(shí)候要多問(wèn)、多請(qǐng)教，相互探討，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)。既要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度、工作方式、專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段，更要學(xué)習(xí)勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和奉獻(xiàn)、服務(wù)的精神風(fēng)貌。二是積極創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理者不能做一名簡(jiǎn)單的“檔案保管者”，而應(yīng)是一位探索者和創(chuàng)造者，一方面要主動(dòng)打破過(guò)去的陳規(guī)陋習(xí)，設(shè)計(jì)新的管理目標(biāo)、管理制度、管理內(nèi)容、管理方法和管理風(fēng)格，推動(dòng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展；另一方面要研究機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，并對(duì)它們進(jìn)行總結(jié)和歸納，編研出有利于機(jī)關(guān)事務(wù)發(fā)展的系列性的有價(jià)值的參考資料，以達(dá)到檔案利用價(jià)值的最大化。

（三）加快信息化管理

隨著無(wú)紙化辦公的推行，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，智慧城市的建設(shè)，必然要求機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理實(shí)行信息化。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理信息化首先是物質(zhì)條件的現(xiàn)代化，主要包括檔案工作設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化，體現(xiàn)為檔案管理軟件在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，以提高檔案管理工作存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)檔案信息的效率；其次是管理思想、觀念和目標(biāo)的現(xiàn)代化，只有以現(xiàn)代化的管理方式和管理手段來(lái)提高檔案工作的效率和質(zhì)量，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作才能獲得應(yīng)有的地位，發(fā)揮應(yīng)有的作用。一是推進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)辦公無(wú)紙化建設(shè)和信息公開(kāi)。在機(jī)關(guān)事務(wù)辦公數(shù)字系統(tǒng)中將機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理納入建設(shè)范疇，進(jìn)一步滿(mǎn)足社會(huì)的需要和依法管理。同時(shí)，在系統(tǒng)網(wǎng)站建設(shè)時(shí)將有關(guān)政策文件、行政職能執(zhí)行情況等檔案信息及時(shí)公開(kāi)，便于社會(huì)知悉和監(jiān)督。二是創(chuàng)建機(jī)關(guān)數(shù)字化檔案室。有序開(kāi)展室藏檔案全文數(shù)字化加工，全面實(shí)行機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化管理，積極做好涉各類(lèi)檔案的登記備份工作，便于快捷有效地開(kāi)展檔案利用服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)事務(wù)的檔案管理，只有扎實(shí)做好各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，在實(shí)踐中積極探索，深化檔案信息開(kāi)發(fā)利用，才能適應(yīng)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作的新常態(tài)，才能實(shí)現(xiàn)走向現(xiàn)代化的時(shí)代要求，為機(jī)關(guān)事務(wù)管理的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王憲：《淺談基層機(jī)關(guān)事務(wù)管理中心的檔案管理》，黑龍江檔案，2017年第4期

[2]李偉旭：《新形勢(shì)下提升機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案價(jià)值的思考》，中國(guó)機(jī)關(guān)后勤，2016年第7期

（作者單位：成武縣民政局低保辦公室）