關(guān)于旅行社業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與建議

張安國

摘 要：從旅游市場走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)旅行社規(guī)模較小、實(shí)力不強(qiáng)，制度建設(shè)不健全、操作不規(guī)范等現(xiàn)象普遍存在，不僅影響了旅行社的服務(wù)質(zhì)量，同時也制約了旅行社行業(yè)的健康發(fā)展。特別是檔案管理在旅行社的日常管理中還是沒能引起足夠的重視，檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于旅行社的發(fā)展水平。

關(guān)鍵詞：旅行；旅行社；檔案管理

一、旅行社業(yè)務(wù)檔案的要求

旅行社業(yè)務(wù)檔案是指旅行社組織旅游者出游、接待旅游者，提供旅游服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中形成的有價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄，是旅行社跟蹤服務(wù)質(zhì)量、掌握導(dǎo)游（領(lǐng)隊(duì)）帶團(tuán)水平、有效規(guī)避責(zé)任、了解游客反饋意見、分析投訴產(chǎn)生原因、促進(jìn)旅行社又好又快發(fā)展的基礎(chǔ)工作。根據(jù)《旅行社條例實(shí)施細(xì)則》第四十四條和第五十八條的規(guī)定，各旅行社要按要求做好旅游業(yè)務(wù)檔案的制作和保存。

二、旅行社業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）旅行社負(fù)責(zé)人對檔案管理的不夠重視

在調(diào)查走訪中，發(fā)現(xiàn)大部門旅行社在檔案管理人員中，全部是兼職管理人員，對檔案管理的意識比較淡薄，當(dāng)問及“您認(rèn)為檔案有多大用處？”時，很多人都說作用很大；當(dāng)問及“檔案有什么作用”時，很多人都不知道，個別負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案最重要的作用是參考和憑證作用，認(rèn)為檔案管理可以創(chuàng)造效益的人員卻太少。對于檔案管理工作是一個什么樣的概念，一半以上的人認(rèn)為檔案無非是把資料裝訂起來保存，以備以后查找資料；只有個別人認(rèn)為需要有一定的檔案管理專業(yè)知識，是一門學(xué)問。從走訪調(diào)查來看，從業(yè)人員對檔案知識的了解較為匱乏的，認(rèn)真學(xué)習(xí)過《檔案法》的人幾乎沒有，絕大多數(shù)從業(yè)人員是根據(jù)主管部門的要求來做檔案工作，而且是否符合規(guī)定和要求，根本就沒有專門的機(jī)構(gòu)來檢查和約束，基本上是各自對口按照上級部門的要求來從事檔案的收集、利用工作，如果旅行社負(fù)責(zé)人能夠有足夠的責(zé)任意識，結(jié)果肯定是不一樣的。同時，員工的責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案的收集意識不高，認(rèn)為檔案是旅行社公司的，又不是自己的，管它呢。筆者認(rèn)為，這是旅行社對《檔案法》宣傳的力度不夠的一種表現(xiàn)，同時也是部分從業(yè)人員對檔案意識認(rèn)識不高的原因之所在。

（二）旅行社檔案管理體系不夠完善

一是未建立檔案管理制度，大部門的旅行社都沒有建立檔案管理制度，未落實(shí)兼職檔案管理人員，管理職能難以落實(shí)。二是檔案管理管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，而且隊(duì)伍不穩(wěn)定，變動頻繁；檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平總體不高，都未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)很少，上級主管部門對檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)幾乎沒有。三是檔案收集、管理不規(guī)范。旅行社雖然有歸檔的意識，但對哪些要?dú)w檔、如何歸檔沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）旅行社檔案管理硬件建設(shè)比較薄弱

通過走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全區(qū)的旅行社檔案室建設(shè)基層薄弱，幾乎都沒有專門的檔案室，基本都是幾個檔案柜，隨著檔案庫存的增加，保存檔案工作就會受到影響，所以旅行社普遍存在無專用庫房的問題且檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，基礎(chǔ)條件很差，地方小、通風(fēng)差，八防措施，無法落實(shí)，存檔、閱檔、整理、辦公同室，完全不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；有些旅行社因辦公條件限制，無法落實(shí)專用檔案庫室，基本未實(shí)現(xiàn)集中、規(guī)范化管理，檔案分散、不健全，沒有專門的管理人員和庫室，有些重要資料甚至是由旅行社負(fù)責(zé)人自己保管的，或是分散在各個崗位或工作人員手中。

（四）旅行社檔案管理工作信息化相對滯后

通過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)所有的旅行社檔案信息化管理程度不高，發(fā)展較為緩慢，管理手段較落后，電腦使用程度較低。隨著電子化工作的推廣，非紙質(zhì)檔案也越來越多，如電子旅游合同、導(dǎo)游基本信息、數(shù)據(jù)報表等都通過專用系統(tǒng)開展工作，主管部門通過辦公系統(tǒng)完成公文往來，重大活動、文化藝術(shù)類等工作以影像資料形式保存，如何實(shí)現(xiàn)這些特殊載體檔案的長期保存和有序管理，迫切需要探索和加強(qiáng)。另外，一些檔案管理人員對電子檔案的了解太缺乏，對電子檔案的收集整理歸檔利用知識較為匱乏。

三、旅行社業(yè)務(wù)檔案管理的建議

為了進(jìn)一步做好旅行社的檔案管理工作，為更好的服務(wù)于旅行社的經(jīng)濟(jì)工作，提出以下四點(diǎn)建議：

（一）進(jìn)一步提高對檔案管理工作的管理

一是要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念。旅行社主要負(fù)責(zé)人要牢固樹立檔案管理工作必要性的意識，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)新形勢下的發(fā)展要求，要從單純注重文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重其他門類檔案管理，從注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重檔案信息管理，不斷地把檔案事業(yè)推向前進(jìn)。二是要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的宣傳。通過多形式、多載體、多層面的檔案工作進(jìn)行宣傳，著力提高從業(yè)人員的檔案意識。三是要切實(shí)加強(qiáng)對檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)。旅游主管部門組織旅行社及服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)的檔案從業(yè)人員每年至少進(jìn)行一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并現(xiàn)場指導(dǎo)旅行社從業(yè)人員收集、整理、利用、歸檔等工作，進(jìn)一步提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。

（二）進(jìn)一步完善檔案管理體系。

一是完善旅行社檔案管理制度。各旅行社要認(rèn)真梳理現(xiàn)行各類檔案管理具體規(guī)章制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有針對性地組織檔案從業(yè)人員學(xué)習(xí)掌握這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并建立《旅行社檔案管理制度》，進(jìn)一步推動檔案管理規(guī)范化；二是切實(shí)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。配備或充實(shí)檔案室人員力量，對旅行社的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，切實(shí)擔(dān)負(fù)起對旅行社檔案工作的順利開展；積極采取措施，切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和教育，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè)

結(jié)合各旅行社辦公場所的實(shí)際情況，切實(shí)做好檔案室的硬件建設(shè)工作，加強(qiáng)對檔案室的硬件投入，建立、完善規(guī)范的檔案室，改善設(shè)備、整合資源，對明顯不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的庫室，要及時調(diào)整修繕，確保檔案安全。

（四）進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)

根據(jù)各旅行社實(shí)際發(fā)展需要，配備和更新必要的信息化設(shè)備；進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)；進(jìn)一步加強(qiáng)對電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索，保障新型檔案保存的長久性和安全性。

參考文獻(xiàn)

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[3]王亞權(quán).旅行社應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理[N].中國旅游報，2012-09-03（010）.

（作者單位：重慶市大足區(qū)文化和旅游發(fā)展委員會）