探析學(xué)校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其優(yōu)化

朱萬(wàn)云

摘 要：檔案主要是學(xué)校在日常工作、教研活動(dòng)、教學(xué)實(shí)踐以及教學(xué)管理中形成的文字說(shuō)明、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)表格以及其他載體的資料，是學(xué)校管理、教學(xué)以及教育的重要記錄。同時(shí)，檔案還是學(xué)校進(jìn)行教育評(píng)估的關(guān)鍵依據(jù)，如果沒(méi)有檔案，評(píng)估就無(wú)法有序開(kāi)展。因此，在新時(shí)期，對(duì)學(xué)校檔案管理進(jìn)行分析和探究，對(duì)提高學(xué)校管理水平以及教學(xué)質(zhì)量具有關(guān)鍵意義。本文主要針對(duì)學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且提出相關(guān)優(yōu)化對(duì)策，希望給予學(xué)校檔案管理工作以參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策；分析

一、當(dāng)前學(xué)校檔案管理中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

1.管理機(jī)制尚不完善。當(dāng)前，很多學(xué)校沒(méi)有充分意識(shí)到檔案管理的關(guān)鍵性，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏支持和重視，檔案部門(mén)的設(shè)備以及人員配備難以獲得保證，很多學(xué)校員工認(rèn)為，檔案部門(mén)是可有可無(wú)的部門(mén)，因此在人員配備以及設(shè)備配備方面比較落后，管理機(jī)制尚不完善。

2.學(xué)校職工檔案意識(shí)較弱。當(dāng)前，很多學(xué)校職工檔案意識(shí)較弱，甚至一些檔案管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的關(guān)鍵性，工作態(tài)度并不積極主動(dòng)，得過(guò)且過(guò)，在整理以及收集檔案的過(guò)程中，工作不到位，檔案質(zhì)量低、材料不齊全。一些教師雖然工作出色，日常做了很多工作，但是在教育評(píng)估時(shí)，卻無(wú)法拿出證明成績(jī)的材料，或者材料不完整、雜亂無(wú)章，無(wú)法用于建檔使用。

1.3管理人員變動(dòng)頻繁。當(dāng)前，從事檔案管理的人員基本為兼職，由于本職工作繁重，對(duì)待檔案工作缺乏熱情和積極性，在兼職一段時(shí)間后，不愿意再兼職，學(xué)校只能頻繁換人，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理總是處于不停換人的狀態(tài)，管理質(zhì)量難以提高，經(jīng)常出現(xiàn)例如檔案保管不妥善、檔案資料整理不及時(shí)、查閱借閱不登記、檔案隨意亂拿亂翻的情況。上述現(xiàn)象的頻繁發(fā)生，導(dǎo)致檔案材料損壞丟失、檔案整理不規(guī)范，歸檔質(zhì)量較低等問(wèn)題，在迎接教育評(píng)估和教學(xué)督導(dǎo)的時(shí)候，只能東拼西湊、弄虛作假應(yīng)付檢查。

二、優(yōu)化學(xué)校檔案管理的相關(guān)對(duì)策

1.加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要給予檔案管理以充分的重視，加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵保證。管理人員要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系，并且爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持和理解，讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的關(guān)鍵性，并且將其納入到學(xué)校的管理制度、學(xué)校規(guī)劃以及學(xué)校計(jì)劃中，做好驗(yàn)收工作、總結(jié)工作、檢查工作以及布置工作，加大對(duì)辦公條件以及管理經(jīng)費(fèi)的資金投入，提高管理人員的工薪待遇，改善工作環(huán)境。同時(shí)，學(xué)校還要健全管理制度，明確管理人員的具體職責(zé)，規(guī)定檔案的使用、管理以及建設(shè)等內(nèi)容，尤其是做好檔案的交接工作，杜絕出現(xiàn)因?yàn)楣芾砣藛T變動(dòng)而導(dǎo)致檔案丟失、損壞的情況。

2.教師要積極配合管理工作。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)廣大教師的宣傳和教育，強(qiáng)化教師的檔案意識(shí)，并且將其納入到評(píng)估體系中，讓學(xué)校教師從行動(dòng)上以及思想上配合檔案管理的各項(xiàng)工作，進(jìn)而保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。教育評(píng)估不僅同學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)，更與教師的未來(lái)發(fā)展和切身利益具有直接關(guān)系，因此，學(xué)校要向教師講清楚其中的利害關(guān)系，進(jìn)而激發(fā)教師積極主動(dòng)地參與到檔案管理中。在參與過(guò)程中，教師可以深刻體驗(yàn)到檔案工作的關(guān)鍵性，進(jìn)而提高檔案意識(shí)，在日常教學(xué)中自覺(jué)整理和收集檔案材料，交由檔案部門(mén)統(tǒng)一保管，方便日后的查閱和使用。

3.檔案管理要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和制度化。學(xué)校要對(duì)檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，進(jìn)而促進(jìn)管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化以及制度化。同時(shí)，學(xué)校還要以教育評(píng)估為指南，規(guī)范聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案、學(xué)籍檔案以及教學(xué)檔案的管理，設(shè)置專(zhuān)職管理人員，通過(guò)技能培訓(xùn)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，保證管理人員具備相應(yīng)的管理能力和水平。學(xué)校還要制定具體管理細(xì)則以及相關(guān)制度，對(duì)檔案的歸檔原則、保管期限以及歸檔范圍制定明確要求，對(duì)管理人員提出具體的工作要求和工作目標(biāo)，以制度為動(dòng)力，確保相關(guān)資料的安全以及長(zhǎng)期保存。

4.保證檔案管理的完整性以及連續(xù)性。當(dāng)前，很多學(xué)校積壓了多年資料并沒(méi)有歸檔，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和連續(xù)性。檔案管理對(duì)學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展具有直接影響，涉及全校教師和學(xué)生的利益，因此，學(xué)校一定要重視這項(xiàng)工作，建立以及完善長(zhǎng)期管理機(jī)制，確保檔案管理的完整性以及連續(xù)性。例如，教學(xué)改革實(shí)驗(yàn)課題由于周期較長(zhǎng)，學(xué)校一定要做好每學(xué)年、每學(xué)期的報(bào)告工作，并且主動(dòng)收集相關(guān)資料，保證實(shí)驗(yàn)報(bào)告歸檔的連續(xù)性，同時(shí)，對(duì)本學(xué)年以及本學(xué)期的大事、要事記錄，要做到善始善終、有頭有尾，杜絕有計(jì)劃但沒(méi)有總結(jié)、有部署但沒(méi)有檢查的情況出現(xiàn)。

5.做好檔案編研工作。檔案管理的主要任務(wù)是有效地、全面地、準(zhǔn)確地、及時(shí)地為使用者提供檔案服務(wù)，而編研工作是確保完成這一任務(wù)的重要保障，學(xué)校要給予編研工作以充分的重視。在教學(xué)評(píng)估中，組織相應(yīng)的物力和人力，根據(jù)評(píng)估相關(guān)要求，編輯課程資料、課題研究、德育論文集、教學(xué)論文集、教學(xué)反思集、教學(xué)制度以及教學(xué)章程等資料。同時(shí)，編研工作要具備針對(duì)性，要充分滿足教師以及學(xué)生對(duì)檔案的需求，針對(duì)使用者和評(píng)估內(nèi)容對(duì)主題檔案進(jìn)行歸類(lèi)，避免主題游離、材料混雜的情況出現(xiàn)。管理人員還要保證編輯數(shù)據(jù)可靠、內(nèi)容翔實(shí)，對(duì)于無(wú)法立即核實(shí)的問(wèn)題，要進(jìn)行注解說(shuō)明，碰到不熟悉的領(lǐng)域，要立即請(qǐng)教專(zhuān)業(yè)人員提供建議、補(bǔ)充信息，保證編研工作的高效完成。

6.強(qiáng)化人員服務(wù)意識(shí)。檔案管理一定要順應(yīng)時(shí) 展，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員很少開(kāi)展主動(dòng)服務(wù)，這不利于發(fā)揮檔案的功能。因此，新時(shí)代下，學(xué)校一定要強(qiáng)化人員的服務(wù)意識(shí)，不能按照自己的思維、理解以及認(rèn)識(shí)去保管、整理以及收集檔案，更不能為了方便省事、憑空捏造，一定要樹(shù)立為教學(xué)、為學(xué)校服務(wù)的意識(shí)，為教育評(píng)估提供真實(shí)可靠的檔案資料，創(chuàng)新以及改進(jìn)服務(wù)時(shí)效、服務(wù)過(guò)程、服務(wù)策略、服務(wù)手段、服務(wù)方式、資源基礎(chǔ)、服務(wù)主體、服務(wù)目的以及服務(wù)理念。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是學(xué)校管理工作的關(guān)鍵組成環(huán)節(jié)，因此一定要做好檔案的歸檔、整理以及收集工作，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案的功能和價(jià)值。同時(shí)，管理人員要充分熟悉檔案資料，提高檔案歸檔以及收集的質(zhì)量，提高自身的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)，對(duì)檔案的利用信息進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)工作中的缺陷，以科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案發(fā)揮功能，確保學(xué)校健康以及穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]史淑琴.對(duì)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，（2）.

[2]盧清富《新形勢(shì)下如何提高高校檔案管理工作水平》內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì) 2008（21）.

（作者單位：成武第二中學(xué)）