對檔案有效管理的探索與創(chuàng)新思考

丁傳紅

摘 ?要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，國家的行政體制與人力資源管理需要適應(yīng)發(fā)展要求，來進(jìn)行不斷的深入改革，而隨著這種改革的不斷推進(jìn)與探索，傳統(tǒng)的檔案管理相關(guān)工作也顯現(xiàn)出了一定的問題，為了解決這些問題，需要從加強(qiáng)檔案管理工作的開展著手予以解決。本文就對現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了探索與分析思考，并針對如何提高檔案管理工作水平提出創(chuàng)新模式，以期促進(jìn)檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;改革;探索;創(chuàng)新;思考

檔案管理工作是社會(huì)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)性工作，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的重要組成部分，也是做好其他工作的基礎(chǔ)和保障性工作。可以說，檔案管理工作的好壞，一定程度的影響著一個(gè)單位的工作效率。檔案管理不同于其他業(yè)務(wù)性工作，專業(yè)性強(qiáng)，還具有一定的保密性，不斷提高檔案管理工作水平，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，對于完善各項(xiàng)檔案管理具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、當(dāng)前影響檔案有效管理的因素

1、檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高。檔案管理人員是檔案管理的直接參與者和操控者，所以檔案管理人員的自身素質(zhì)和相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備情況直接影響著檔案管理工作的進(jìn)行。一批優(yōu)秀的檔案管理人員是一個(gè)單位保證檔案管理工作有效進(jìn)行的重要因素。但是在我國許多單位對于檔案管理人員的崗位要求非常低，甚至有的是兼職檔案員，更有很多人幾乎不在意檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，所以許多的管理人員的的能力滿足不了工作的要求，雖然有一些事業(yè)單位會(huì)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，但是這種培訓(xùn)還是不足以彌補(bǔ)其缺陷，所以很多工作人員進(jìn)行檔案管理時(shí)都會(huì)心有余而力不足，導(dǎo)致檔案管理工作難以有效展開。

2、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。長期以來我國許多單位缺乏檔案管理的意識(shí)，檔案管理工作未能得到相關(guān)的重視，而且對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)了解更少，所以檔案管理工作在我國并沒有得到有效的實(shí)施。這種意識(shí)的缺乏在單位的管理領(lǐng)導(dǎo)中體現(xiàn)的最為明顯，許多單位的管理領(lǐng)導(dǎo)不能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而從領(lǐng)導(dǎo)到員工產(chǎn)生了這種不重視檔案管理工作的惡性循環(huán)。所以由于我國從整體上對于檔案管理的長期忽視，導(dǎo)致許多單位對檔案的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致許多單位對于單位的檔案并沒有及時(shí)整理和總結(jié)，在涉及到檔案的工作流程時(shí)效率低下，進(jìn)度緩慢。

3、檔案管理設(shè)備落后。檔案管理設(shè)備在檔案管理中作用十分重要，特別是在當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代和自動(dòng)化時(shí)代，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備對于檔案管理工作的有效和準(zhǔn)確進(jìn)行顯得更加重要。但是長期以來，由于普遍對于檔案管理事業(yè)的忽視，不僅相關(guān)管理方法和制度不完善，檔案管理的設(shè)備更加缺乏。主要是由于經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理設(shè)備的相關(guān)投資缺乏，更是使相關(guān)的設(shè)備得不到及時(shí)的更新和引進(jìn)，使檔案管理無法有效的進(jìn)展和準(zhǔn)確的實(shí)施，出現(xiàn)差錯(cuò)。例如有的單位的檔案室非常簡陋，沒有檔案查閱利用室和檔案人員辦公室，而且長期不開放，所以許多檔案管理工作就被擱淺了。

4、檔案管理未得到有效的開發(fā)利用。由于長期以來對檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，不僅導(dǎo)致了許多單位對檔案管理相關(guān)制度和設(shè)備的缺乏和空白，也影響單位領(lǐng)導(dǎo)和具體檔案工作人員對檔案資源有效利用的忽視，只管不用的現(xiàn)象普遍存在。許多單位單純的認(rèn)為把檔案收集齊全，整理好，保存好就完成里檔案的管理工作，而并沒有重視和涉及檔案管理的開發(fā)利用功能，缺乏對檔案資源的開發(fā)和利用意識(shí)。檔案作為我國重要的歷史文化積淀，需要管理部門提起重視，采取有效措施，對檔案資源開發(fā)和利用，最大程度發(fā)揮檔案的作用。

二、創(chuàng)新提高檔案管理工作水平的模式

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理意識(shí)。提高檔案管理工作水平，首要任務(wù)是提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭轉(zhuǎn)變觀念，樹立檔案工作無小事的思想，把檔案工作作為單位的一項(xiàng)重要工作來抓，把檔案管理工作納入到單位日常管理中去。同時(shí)，加大對檔案工作的人力、經(jīng)費(fèi)投入，配備專門人員，為做好檔案管理工作提供必要的保障。要加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，強(qiáng)化檔案工作宣傳，提升全員檔案意識(shí)，提高單位人員做好檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，促使單位檔案管理工作取得創(chuàng)新性進(jìn)展。

2.培養(yǎng)人才，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是做好檔案管理工作發(fā)展的保障和基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，一是要積極選調(diào)具備檔案管理知識(shí)，熟悉檔案管理工作，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有責(zé)任心的人員從事檔案管理工作;二是要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，結(jié)合單位實(shí)際，圍繞如何提高檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平，拓寬培訓(xùn)渠道，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，定期舉辦多種形式的培訓(xùn)班和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，切實(shí)提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平;三是要建立和健全激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

3.創(chuàng)新思維，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然需求，它的發(fā)展應(yīng)用從而產(chǎn)生大量的電子檔案，電子檔案是檔案的一種新載體，具有傳輸快、易共享、容量大、易更新、利用快捷等特點(diǎn)。要主動(dòng)適應(yīng)檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對檔案工作的新要求，順應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展的方向。在促進(jìn)單位檔案管理建設(shè)中，要加快事業(yè)單位檔案信息化是必需的進(jìn)程。一方面要?jiǎng)?chuàng)新思維，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索檔案管理工作新思路、新方法;單位要結(jié)合實(shí)際情況，立足現(xiàn)有設(shè)備條件，做好相關(guān)材料的電子存檔，及時(shí)掃描錄入單位管理工作中形成的歷史材料;再要積極推廣使用檔案管理軟件，加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。

三、結(jié)語

總而言之，隨著科技的進(jìn)步，根據(jù)新時(shí)代要求，時(shí)代和社會(huì)也賦予了檔案工作新的要求和定義，與傳統(tǒng)管理模式相比，在工作任務(wù)、環(huán)境、對象及管理的方式上都發(fā)生著新的變化，越來越多的現(xiàn)代化創(chuàng)新技術(shù)也被廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中，只有轉(zhuǎn)變自身觀念，提高檔案管理意識(shí);強(qiáng)化人才培養(yǎng)，建設(shè)提升高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍;創(chuàng)新思維模式，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè);才能讓檔案管理工作水平進(jìn)一步提升，更好的服務(wù)于社會(huì)和人民。

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