淺談高校檔案管理信息化建設

楊丹 陳喬

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展以及信息化的普及，高校的檔案管理工作也需要進行信息化建設的發(fā)展。高校檔案管理數(shù)量多、管理復雜，為了能夠更好的對檔案進行管理，必須進行信息化建設，利用互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術來進行檔案管理。本文圍繞高校檔案管理的信息化建設展開探討。

關鍵詞：高校檔案管理;信息化建設;具體措施

1、前言

高校檔案管理是高校各項管理中重要的一環(huán)，利用信息化建設提高方案管理水平是當今高校檔案管理的發(fā)展方向。在進行高校檔案管理信息化建設的過程中，依然存在許多問題在阻礙著發(fā)展，需要我們深入探討，積極的尋找策略解決。

2、高校檔案管理信息化的現(xiàn)實需求

2.1高等院校的發(fā)展需要

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和生活水平的提高，人們高度重視知識的學習，促進了高校的發(fā)展。高校檔案管理也應從傳統(tǒng)的檔案管理模式向信息管理模式轉變，以適應時代發(fā)展的需要。當前，高校改革的熱潮也是由它引起的，但改革中存在著許多新問題、新事物、新思維和新趨勢，高校檔案管理走向信息化是必然的。隨著學校的蓬勃發(fā)展，高校的檔案量也在不斷增加[1] 。過去，高校手工管理顯得過于繁瑣、過慢，而且準確性不高，存在一系列缺點。為了提高高校檔案管理的效率，檔案管理在高校可以得到一定的發(fā)展，因此有必要對高校進行科學的信息管理。

2.2高校檔案服務水平需求

高校舊的檔案管理模式是手工管理模式，主要是手工操作。這樣的管理模式很麻煩，容易出現(xiàn)工作固化、死板的管理現(xiàn)象，而且人為操作容易出錯，手工難以短時間找出檔案甚至存在檔案找不到現(xiàn)象，工作效率也太低。隨著社會的迅速發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)明顯落后。因此，有必要對高校檔案管理進行改革和創(chuàng)新，使其發(fā)展更好地服務于高校。當前，信息技術的飛速發(fā)展為高校檔案管理、信息管理提供了一種合適的管理模式。它的技術可以使檔案檢索更加方便快捷，減少了傳統(tǒng)檔案管理所需的人力物力。并利用信息技術可對不同類型、年份等進行分類，建立完整的檢索目錄。真正實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設。隨著檔案工作效率的提高，高?？梢愿玫匕l(fā)展。

3.高校檔案信息化建設中的困難

3.1大規(guī)模投資使籌資困難

為了實現(xiàn)高校管理信息化建設，我們面臨的首要問題是資金問題。為了使學校檔案信息化，需要購買計算機、路由器、掃描儀、微器件等設備，打開內部限制網(wǎng)絡，連接外部互聯(lián)網(wǎng)，進行信息安全保護。這些資金的籌集是我國高校需要解決的問題。此外，電子產(chǎn)品更新速度快，使用周期短，不可能安裝后就一勞永逸[2] 。在后期，也需要不確定的問題，如維護和更換，這也是一個需要考慮的財務問題。

3.2建設任務艱巨和復雜

在信息管理建設過程中，首先要實現(xiàn)檔案和數(shù)據(jù)數(shù)字化，將文字、音像、圖書、圖片轉化為電子文件。二是根據(jù)其不同的特點對文檔中的信息進行分類，以便更好地對數(shù)據(jù)進行搜索。第三，我們需要改進遠程服務，合作伙伴可以直接在互聯(lián)網(wǎng)上處理這些問題。第四，應采取一系列保護措施，對內部和外部數(shù)據(jù)進行備份和加密。第五，在電子產(chǎn)品不斷升級的情況下，應當對軟件進行更新和升級，使數(shù)據(jù)保持可查詢的狀態(tài)，避免升級造成的系統(tǒng)癱瘓和數(shù)據(jù)失效。第六，確保沒有錯誤。檔案信息管理工作尚未完成。在此之前出現(xiàn)的新信息需要在紙質檔案和電子文件中加以管理。在使用前一種方法和目前的電子文件管理的情況下，它需要更多的工作量，也是非常麻煩的。我們需要在過程繁瑣、耗時長的情況下完成高校的信息管理，這是一項具有挑戰(zhàn)的工作。

3.3信息化管理隊伍缺失人才支撐

在檔案信息化建設中，對檔案建造者的要求很高。例如，這一工作對新設備的操作和檔案管理能力有很高的要求，而教學管理人員的信息管理能力參差不齊。由于教學管理信息系統(tǒng)是一個龐大的數(shù)字化校園，各部門都需要派出專門的管理人員來管理。在使用新設備時，要正確使用計算機操作管理后歸檔，在沒有設備的情況下，要具備手工管理的專業(yè)能力，像這樣的人很少有兩者兼得的。如果以前的員工不太善于操作新設備，工作效率就不會很高。

3.4對環(huán)境變化和服務模式不足的反應

學校檔案管理人員一直處于獨立封閉的工作環(huán)境中，有一種“與世隔絕”的感覺。因此，在社會發(fā)展狀況下，檔案管理人員已經(jīng)過時，適應能力薄弱。在信息化建設中，我們的工作環(huán)境與時代接軌，有許多新概念、新模式和新的服務方式。因此，在信息化建設中，要加強管理者的服務意識，提高服務質量。

4.高校檔案管理信息化建設的具體措施

4.1檔案管理標準化建設

檔案管理標準化建設的要求是指建設過程中標準規(guī)范的各個方面，操作和管理方法有序、正確、科學。在有效的工作條件下，提高高校檔案管理質量。在這一標準化的信息管理建設中，盡量不要出現(xiàn)無序的管理局面，努力保持高度集中在工作狀態(tài)，認真負責地處理信息建設、軟件開發(fā)等方面。專業(yè)工作者可以在高校建設中研究出合理的信息管理模式，并制定出在各高校實施的標準方案。高校檔案管理的標準化建設可以從檔案管理人員的技術和設備的使用、合理管理模式的標準和高校檔案管理實施的前提等方面進行。制定管理標準方案后，各部門的人員和工作人員應當遵守制度，服從指揮。在操作中，應注意標準化。通過科學的協(xié)調和組織，可以實現(xiàn)對管理中使用的信息和軟件的標準化數(shù)據(jù)庫查詢，以便學校和合作伙伴能夠通過信息技術相互分享有用的信息[3] 。

4.2檔案信息數(shù)字化建設

紙張材料常用于檔案管理，然而，在我們的工作中，每天都有大量的數(shù)據(jù)需要準備，查詢不僅麻煩，而且占用了很大的空間，紙質檔案也需要很多資金。最重要的是，使用紙張儲存容易使紙張變黃、變黑、丟失等，這給其工作帶來了問題。然而，數(shù)字信息的構建不會出現(xiàn)這個問題。它既不需要花很多錢買報紙，也不需要擔心占用空間和數(shù)據(jù)保存不完整。數(shù)字化檔案建設是在計算機中建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫來存儲檔案項目，搜索檔案項目和其他形式的數(shù)據(jù)分類[4] 。數(shù)據(jù)庫具有強大的搜索功能，可以使數(shù)據(jù)文件查詢更快，分類更好。在需要的時候可以復制數(shù)據(jù)，這樣更方便快捷，存儲安全性高，不容易損壞，也可以備份防止丟失。相對來說，檔案信息的數(shù)學管理可以更加有效。

4.3對檔案管理人員的全面培訓

無論是傳統(tǒng)的管理模式還是信息管理模式，都需要人們作為工作的主體。工作人員的專業(yè)水平和專業(yè)素質直接影響工作質量。為了更好地完成信息管理的建設，全面培養(yǎng)檔案管理人員，培養(yǎng)他們的操作能力、綜合素質和職業(yè)道德。針對管理者的不足，應制定不同的培訓方案，開展有針對性的培訓。除了管理問題外，我們還應該加強管理服務，提高員工各方面的工作能力。其中，主要的培訓方向有：計算機網(wǎng)絡安全知識、檔案法、檔案管理等對知識。學校應引進一些計算機人才，對管理者進行專業(yè)指導，使管理者能夠更快、更有效地建立信息管理。全面培養(yǎng)檔案管理人員，做好學校檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息化建設。

5、結束語

信息化社會下，高校檔案管理工作不能墨守成規(guī)，必須進行創(chuàng)新發(fā)展，適應信息化的發(fā)展潮流，建立起信息化檔案管理系統(tǒng)。在高校檔案管理工作信息化建設的過程中，需要尊重實際，注重檔案功能的發(fā)揮，做好檔案服務。

參考文獻：

[1] 王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現(xiàn)代情報，2017（06）：65-66+69.

[2] 譚暢.淺談信息化檔案管理[J].吉林教育：綜合，2018：12.

[3] 郭紅霞.淺談高校檔案管理信息化建設[J].《課程教育研究：學法教法研究》，2018（18）：245-245.

[4] 張彧馨.淺談高校檔案管理[J].教育，2016：103.

（作者單位：漢中職業(yè)技術學院）