電力檔案管理實際工作存在的問題及其改進(jìn)措施

趙容霞

【摘 ?要】在新時代背景下，電力檔案管理工作已經(jīng)引起人們的關(guān)注，為了保證電力檔案管理工作得以順利開展，檔案管理人員要不斷提升自身的創(chuàng)新意識，結(jié)合電力檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，制定更加科學(xué)合理的解決對策。鑒于此，本文主要分析新形勢下電力檔案管理中存在的問題與解決方案，從而保證電力檔案管理水平得到有效提升。

【關(guān)鍵詞】電力檔案管理;存在的問題;改進(jìn)措施

電力檔案主要指的是以圖像、文字、錄音、錄像等形式，詳細(xì)記錄電力工程中各環(huán)節(jié)、各工序、各步驟及各類文書、各類會議、各類資料等原始信息的一種檔案類資料、材料。這些看似普通的電力檔案材料，不僅記錄了電力工程的建設(shè)軌跡，還為電力企業(yè)加強(qiáng)和改進(jìn)運(yùn)營管理工作方法、提升現(xiàn)代化企業(yè)管理水平、提高企業(yè)綜合競爭力等方面提供了可靠的參考依據(jù)。隨著我國信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案工作也開始呈現(xiàn)出電子化、信息化等特點，原有的手工記錄方式已經(jīng)與時代脫節(jié)，不能滿足實際所需，尤其是在有關(guān)信息的調(diào)檔、查閱方面極為不便，影響了工作效率。在檔案信息化的大背景下，我國電力檔案的管理也發(fā)生了翻天覆地的巨大變化，當(dāng)然這種變化也帶來一些不可避免的“水土不服”現(xiàn)象。

1力檔案管理實際工作存在的問題

1.1缺乏健全的檔案管理制度

與一般的檔案信息不同，電力檔案中的內(nèi)容非常多，涉及到的數(shù)據(jù)對精準(zhǔn)性的要求也很高。但是目前我國電力檔案管理工作還沒有建立一整套健全的管理體系，檔案信息和資料的歸檔缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法為相關(guān)工作者提供參考。另外，不同的檔案記錄和書寫方式，也給查詢工作帶來了巨大的困難，不利于信息的保存與應(yīng)用。

1.2電力檔案管理專業(yè)力量不足

專業(yè)的人才與部門為檔案管理的專業(yè)力量。其一，在部分電力企業(yè)中，其檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，缺乏對檔案管理的深入理解，將檔案管理等同于信息收集與分類。此外，一些員工由于責(zé)任心不強(qiáng)，還會隨意抽取、修改檔案;其二，就專業(yè)部門進(jìn)行分析，有的電力企業(yè)將庫房作為檔案室，有的甚至還未能設(shè)立專門的檔案部門。我國當(dāng)前許多電力企業(yè)還未制定出規(guī)范的檔案歸檔與保管制度，使得許多重要的資料被丟失或損壞等。

1.3各級對電力檔案管理工作重視程度不高

“重效益、輕管理”，是我國電力企業(yè)普遍存在的一種現(xiàn)象。由于企業(yè)管理者眼中只有效益，而忽略了包括檔案管理等在內(nèi)的一切管理行為，這就造成了檔案管理工作無人問津，檔案管理工作漏洞重重、危機(jī)頻現(xiàn)。如有的企業(yè)單純把電力檔案工作當(dāng)作一種硬件設(shè)施建設(shè)來抓，只是保證“有”，而從未想過“用”。這種認(rèn)識嚴(yán)重影響了電力檔案的管理水平，也遏制了電力檔案為企業(yè)管理運(yùn)營服務(wù)的功能發(fā)揮，使電力檔案成為了一種擺設(shè)。

1.4電力檔案管理信息化程度不高

自動化辦公技術(shù)的提高使電子檔案的生成和管理被提上日程。但是，在實際工作中，電力檔案的信息化程度還有待提高，紙質(zhì)檔案在檔案中仍占相當(dāng)大的比例，如大量的專題圖、設(shè)計圖、地形圖等。而相關(guān)管理系統(tǒng)如CAD或CAM的運(yùn)用還不完善，相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)比較滯后，現(xiàn)代檔案人才引進(jìn)不到位等，都使得電力檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化程度較低。

1.5缺少實用、有價值的電力檔案編研成果

電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統(tǒng)地開發(fā)利用電力檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的一種有效方式。就筆者單位目前情況看，缺少實用、有價值的科技檔案編研成果。過去我們檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，這些編研成果已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上電力檔案管理發(fā)展的需要。筆者認(rèn)為要提高檔案服務(wù)水平，提高檔案利用價值，就要本著“存真、提煉、適用”的原則繼續(xù)開展檔案編研工作，當(dāng)然首先要解決人員和經(jīng)費(fèi)問題，否則就成了“巧媳婦難做無米之炊”。

2電力檔案管理實際工作問題的改進(jìn)措施

2.1構(gòu)建有效的檔案管理制度和管理辦法

由于在電力建設(shè)過程中涉及到設(shè)計單位、施工單位較多，各自對檔案要求和做法差異較大，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就無規(guī)范可言。因此，為確保檔案管理工作順利，就要構(gòu)建一套合理、科學(xué)、適用性和可操作性強(qiáng)的檔案管理制度和工作辦法，不僅包含組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工及獎勵懲罰等內(nèi)容，還對形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔、竣工文件編制及交接驗收等工作作出了詳細(xì)的要求，形成一套行之有效的管理制度與管理辦法，并在建設(shè)初期告之各參建單位，工程建設(shè)與檔案管理同時進(jìn)行，在工程建設(shè)過程中，應(yīng)對竣工材料進(jìn)行積累、爭辯及審定，在工程竣工及驗收階段，要確保有一套合格完善的竣工驗收檔案。平時檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行收集與積累，將檔案管理由過去的事后控制轉(zhuǎn)化成事前和事中控制，避免由于意見不同而出現(xiàn)返工現(xiàn)象發(fā)生，從而提高檔案管理質(zhì)量。

2.2提高電力檔案專業(yè)人員素質(zhì)

檔案管理人員的整體素質(zhì)至關(guān)重要。隨著電力系統(tǒng)改革的不斷深入落實，電力系統(tǒng)檔案的工作內(nèi)容不斷豐富擴(kuò)展，服務(wù)范圍更加寬闊，檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的管理知識，同時必須對工程建設(shè)、監(jiān)督管理等方面知識做到基本了解，以此實現(xiàn)檔案管理的高效性。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員組織定期培訓(xùn)教育工作，以此加強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，提升管理水平，能夠合理熟練對檔案進(jìn)行分類、規(guī)劃和整理。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與到具體工程施工中，對工程做到全面了解，及時把握工程建設(shè)動態(tài)，同具體施工步驟做好詳細(xì)記錄，密切觀察建設(shè)走向，以此做好檔案管理工作。

2.3加大對電力檔案管理工作的支持力度

當(dāng)前，由于很多電力企業(yè)管理層沒有充分認(rèn)識到電力檔案對于電力企業(yè)的重要作用，因此在人員選配、設(shè)施配備、資金保障等方面并沒有明顯支持力度。各級領(lǐng)導(dǎo)要徹底改變思維觀念，高度重視電力檔案管理工作，既要定期舉辦培訓(xùn)班對電力檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，提高實際工作能力，又要在硬件設(shè)施、資金保障方面予以傾斜照顧，通過一段時間的持續(xù)強(qiáng)有力支持，徹底改變原有的落后現(xiàn)狀，進(jìn)一步提升電力檔案的工作水平。

2.4促進(jìn)電力檔案管理信息化革新，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

電力檔案管理走向信息化是電力改革及國家產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。那么為了保障電力檔案管理的完整性，減少資源的不必要占用。電力企業(yè)應(yīng)以當(dāng)前的運(yùn)管系統(tǒng)為依托，結(jié)合智能電網(wǎng)的構(gòu)建方針，建設(shè)網(wǎng)狀輻射的檔案管理結(jié)構(gòu)。與電力企業(yè)的資源管理、項目管理、統(tǒng)計管理等數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行良性的對接，并借助ZigBee等無線通訊技術(shù)，實現(xiàn)無障礙通訊。按照文件的類型進(jìn)行獨立編碼并按照文件的相關(guān)性進(jìn)行統(tǒng)一關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)系統(tǒng)的檔案調(diào)取。同時發(fā)揮電力檔案的價值，應(yīng)在現(xiàn)有實體檔案管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)數(shù)字化的進(jìn)程，實現(xiàn)檔案的永久保存和長期保存。要求檔案的紙質(zhì)管理與電子管理保持同步，其檔案管理手段與城市建設(shè)電子報批程序類似，由各電力檔案發(fā)生部門通過客戶端自行進(jìn)行輸入、傳遞，并匯集到系統(tǒng)中進(jìn)行類別整理和歸納，按照系統(tǒng)安全管理及規(guī)范管理要求，進(jìn)行權(quán)限分配和管理，落實檔案共享及優(yōu)先調(diào)配等制度。

3結(jié)束語

我們要經(jīng)過不斷加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理水平，規(guī)范電力企業(yè)檔案管理制度以及提高電力檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，加大對電力檔案管理工作的支持力度，促進(jìn)電力檔案管理信息化，確保在科學(xué)化管理的過程中與時俱進(jìn)、腳踏實地、開拓創(chuàng)新開展，然后確保電力企業(yè)檔案管理可以非常好的對電力企業(yè)的建造和開展服務(wù)，完成電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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[2]楊英.新形勢下談電力檔案科學(xué)化管理[J].低碳世界，2016（35）：167-168.

（作者單位：山西運(yùn)能電力科技有限公司）