高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展分析

曾川

摘要：高校學(xué)生檔案管理工作是體現(xiàn)高校發(fā)展特點和管理優(yōu)勢的重要方面，在當(dāng)前的社會環(huán)境下，學(xué)生檔案體現(xiàn)了學(xué)生主體能力和發(fā)展的方向的全方面，因此在高校學(xué)生檔案管理工作中，全面優(yōu)化和提升檔案管理水平對于學(xué)生個體和學(xué)校的全面發(fā)展具有十分重要的作用。本文從學(xué)生檔案管理工作目前存在的檔案意識薄弱、保密性較差以及信息化水平不高等問題，從建立健全檔案管理制度、創(chuàng)新管理方式以及強化信息化建設(shè)等多個方面提出了推動高校檔案管理優(yōu)化發(fā)展的路徑，旨在以此來實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化和深入發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;管理工作;問題;路徑

一、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題分析

（一）檔案意識薄弱

對學(xué)生檔案的管理意識薄弱體現(xiàn)在學(xué)校和學(xué)生個體兩個層面。一方面，從學(xué)校層面來看，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度和認(rèn)識程度不夠，認(rèn)識不到學(xué)生檔案管理工作對于學(xué)生自身和學(xué)校發(fā)展的重要性，認(rèn)為只要保證學(xué)生檔案不丟就行，這種思想導(dǎo)致高校在經(jīng)費管理和檔案設(shè)施建設(shè)以及人才資源配置等方面都存在一定的缺乏現(xiàn)象，不僅阻礙了學(xué)生檔案管理工作的有序展開，還不利于高校學(xué)生管理工作的體系化發(fā)展;另一方面，從學(xué)生層面來看，大多數(shù)學(xué)生對檔案的認(rèn)識程度不夠，甚至對檔案的內(nèi)容認(rèn)識十分缺乏，不僅認(rèn)識不到檔案對自身未來發(fā)展的重要性，還不知道自身檔案存在的合理性和基礎(chǔ)內(nèi)容，這種現(xiàn)象直接造成了大學(xué)生對檔案管理的認(rèn)識模糊，不利于自身未來職業(yè)生涯規(guī)劃的合理開展。

（二）保密管理力度有待加強

眾所周知，學(xué)生呢高檔的管理部門是學(xué)校，在學(xué)生求學(xué)期間無法接觸到檔案，也無權(quán)對檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，一切學(xué)生檔案的管理工作是由學(xué)生所在學(xué)校來開展的。但從目前我國高校學(xué)生檔案管理的發(fā)展情況來看，受學(xué)生數(shù)據(jù)量較大的影響，檔案管理人員在處理學(xué)生檔案和記錄學(xué)生學(xué)習(xí)過程中會缺乏相應(yīng)的耐心，導(dǎo)致對很多學(xué)生參與的活動信息沒有很好的給予編研和設(shè)置，也沒有充分的豐富學(xué)生檔案的信息資源，在當(dāng)前人力管理的發(fā)展背景下，很多高校的學(xué)生檔案管理和信息錄入工作都是直接郵管理人員進(jìn)行的，導(dǎo)致在整理過程中難免會出現(xiàn)一些差錯，同時，隨著學(xué)生檔案復(fù)雜性的提升，能接觸到學(xué)生檔案的人群也逐漸復(fù)雜化，導(dǎo)致在學(xué)生檔案信息的保密化程度方面無法達(dá)到管理工作的基礎(chǔ)要求。

（三）信息化程度有待提升

傳統(tǒng)模式下的學(xué)生管理工作是采用紙質(zhì)化的管理方式和手工化的整理方式，這為學(xué)生檔案的管理、維護(hù)以及查找工作都帶來了很大的工作量和信息量，同時，隨著學(xué)生在學(xué)校期間一些個人信息和基礎(chǔ)學(xué)習(xí)情況的變更，很多學(xué)生檔案都需要進(jìn)行及時地更新，這也為學(xué)生檔案的管理工作帶來了很多的復(fù)雜性，稍有不慎就會造成學(xué)生信息檔案的損壞或者丟失。在信息化的發(fā)展背景下，信息化的管理模式已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢，但當(dāng)前學(xué)生檔案信息管理功能還沒有實現(xiàn)全面的信息化，導(dǎo)致在材料的手機和管理方面存在很大的限制，同時也無法為學(xué)生提供良好的電子化信息檔案，不僅降低了檔案的利用效率，還在很大程度上限制了學(xué)生的培養(yǎng)工作。

二、推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的路徑探討

（一）建立健全檔案制度，提升檔案意識

針對以上提到的高校學(xué)生檔案管理意識薄弱等一系列現(xiàn)象，結(jié)合《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)文件要求，高校在檔案管理的過程中首先就是要建立健全檔案管理制度，結(jié)合自身學(xué)校的檔案管理工作來制定符合學(xué)校發(fā)展實際的相關(guān)教學(xué)制度和方法，并進(jìn)一步規(guī)范和制度化管理，在實施的過程中，不僅要保障檔案管理工作的規(guī)范化和秩序化，還需要在管理工作能夠確保檔案信息的合理保存和系統(tǒng)構(gòu)建。除此之外，制度化的檔案構(gòu)建完成后還需要通過加強管理人員對制度的貫徹和執(zhí)行情況，保障檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范得到切實的貫徹，實現(xiàn)高校檔案管理工作的體系化發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理方式，加強過程管理

高校學(xué)生檔案管理方式的創(chuàng)新是推動管理工作不斷發(fā)展的重要動力，結(jié)合高校檔案管理過程中的保密性較低的問題，應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中進(jìn)一步加強系統(tǒng)化的管理，通過建立相關(guān)的檔案管理部門或人員團(tuán)隊的來實現(xiàn)對高校檔案管理方式的全面創(chuàng)新學(xué)生的信息處于時刻的變化當(dāng)中，這一過程下傳統(tǒng)的檔案管理方式會給相關(guān)工作人員帶來繁重的工作量，且不利于檔案管理工作的高效開展，因此，通過全面創(chuàng)新檔案管理方式，加強學(xué)生檔案信息修改過程中的管理工作，能夠在保障檔案管理工作高效推進(jìn)的前提下，全面創(chuàng)新檔案的管理方式，強化高校學(xué)生檔案管理工作的不斷優(yōu)化。

（三）強化信息建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

隨著高校教育信息化的快遞推進(jìn)，將檔案信息化作為高校信息化改革進(jìn)程中的重要部分能夠有效推動信息化檔案建設(shè)的全面發(fā)展，以學(xué)生電子檔案的構(gòu)建為途徑，以信息資源的網(wǎng)絡(luò)收集和處理為方式，全面加強高校學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程能夠從多個層面強化高校信息化建設(shè)的全面發(fā)展，為高校學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展提供合理的建設(shè)路徑，從而實現(xiàn)高校學(xué)生與教師對學(xué)生電子檔案的關(guān)注程度，提升檔案管理意識和發(fā)展意識，強化學(xué)生檔案在學(xué)生個體發(fā)展中的價值提升。

綜合來講，高校學(xué)生信息檔案管理工作作為高校檔案管理的重要組成部分，在推動學(xué)生個體發(fā)展，高校管理發(fā)展以及強化學(xué)生發(fā)展意識和高校建設(shè)水平等方面具有重要的價值，高校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步關(guān)注和強化學(xué)生檔案管理工作的水平，以信息化的檔案建設(shè)作為發(fā)展契機，將學(xué)生檔案管理工作與信息化相融合，實現(xiàn)學(xué)生個體與學(xué)校管理的協(xié)調(diào)優(yōu)化發(fā)展。

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