淺談事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

尹鑫

【摘要】：事業(yè)單位的檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，其不僅記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，同時(shí)也能夠?yàn)楹罄m(xù)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考。隨著外部環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用，需要站在人性化的角度來展開檔案管理工作。因此，如何在事業(yè)單位檔案管理中融入人性化管理觀念和內(nèi)容，是當(dāng)前事業(yè)單位需要研究的。本文就事業(yè)單位檔案工作中如何開展人性化管理進(jìn)行了分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位 檔案管理 人性化管理

在新時(shí)期，為充分提高事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，需要遵循以人為本的原則，采取人性化的管理方式，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。換而言之，人性化是當(dāng)前檔案管理中的載體，只有充分把握好人性化理念及內(nèi)涵，了解事業(yè)單位檔案管理中所存在的問題，提出人性化管理理念，這樣才能有效提高事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展與進(jìn)步。

一、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理分析

人性化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過程，也是由科學(xué)演變而來的一種新的管理理念，主要是不斷的挖掘出和調(diào)動(dòng)人的積極性，這是最主要的任務(wù)之一，檔案工作要建立在充分的信任人、尊重人的基礎(chǔ)上，具體可以體現(xiàn)在三個(gè)方面，包括檔案人員的素質(zhì)比較低、服務(wù)質(zhì)量差、獎(jiǎng)懲制度等，還包括要改善檔案工作環(huán)境以及進(jìn)行更加基礎(chǔ)化的工作建設(shè)。利用人性化的管理模式能夠正確的處理人與其他生產(chǎn)要素之間的關(guān)系，也更加重視人的智慧與能力，這對人們以后的發(fā)展有著決定性的作用，這是一個(gè)將個(gè)體作為關(guān)注中心、控制、調(diào)整與管理整個(gè)組織的關(guān)鍵，還能夠調(diào)整人的積極性，這是整個(gè)管理工作的根本所在。首先需要注意的就是管理方式的改變。傳統(tǒng)的管理方式是將人作為經(jīng)營的方式，但是在人性化的管理中，應(yīng)該是讓人來實(shí)現(xiàn)管理目的，不斷的進(jìn)行自我實(shí)現(xiàn)，將人的需求作為管理的核心部分，能夠不斷的促進(jìn)人進(jìn)行學(xué)習(xí)與發(fā)展，讓人們都能夠擁有更多的知識(shí)。其次，管理制度的柔化。柔性的管理方式主要是依靠員工的心理特點(diǎn)，這些員工從內(nèi)心深處就具有創(chuàng)造性，因此也會(huì)有明確的驅(qū)動(dòng)性，工作開展的靈活度更高，那么就能夠?qū)⒇?zé)任劃分的更加清晰，也應(yīng)該發(fā)揮出高效的優(yōu)勢，從而為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行創(chuàng)造有利條件。最后，管理人員的素質(zhì)提高。檔案管理是建立在一些不同的制度上的，檔案人員的素質(zhì)應(yīng)該要進(jìn)行不斷的提升，可以通過崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等方式來提高，讓檔案人員都能夠擁有一定的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)禮儀，在對待用戶以及待人接物上也要足夠禮貌、說話要和氣、態(tài)度要和藹，這些內(nèi)容也能夠從很大程度上提升服務(wù)的價(jià)值，直接反映出職員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平。

二、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法分析

1、改變管理理念。

積極改變管理理念，是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理方式創(chuàng)新變革的主要對策之一，在原始的檔案管理工作中通常體現(xiàn)不出檔案管理的價(jià)值，人們對檔案的關(guān)注程度不高，直接影響到檔案管理的效率。因此，為了體現(xiàn)出人性化管理的特征，應(yīng)當(dāng)要改變管理觀念，將管理的重心朝著“人”的方向進(jìn)行適當(dāng)轉(zhuǎn)移，以服務(wù)為導(dǎo)向，要求檔案管理人員將實(shí)際需求作為管理的重點(diǎn)，不斷挖掘服務(wù)對象的需求，并憑借自身的專業(yè)知識(shí)來幫助服務(wù)對象達(dá)到實(shí)際需求。比如：在事業(yè)單位中，檔案管理人員將不同部門的檔案分開保管，并將上下級(jí)之間的人事檔案放在一起，不斷建立以不同項(xiàng)目類型為標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資料，以便能夠及時(shí)提供信息查詢服務(wù)，為事業(yè)單位的運(yùn)作奠定基礎(chǔ)。

2、優(yōu)化工作環(huán)境。

積極優(yōu)化工作環(huán)境是優(yōu)化管理工作不可或缺的一部分。實(shí)踐證明，工作人員在溫馨舒適、 健康向上的環(huán)境中工作，可以身心愉悅，間接提高工作質(zhì)量和效率。優(yōu)化工作環(huán)境方面主要包括內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化和外部環(huán)境的優(yōu)化。通常情況下，外部環(huán)境優(yōu)化主要是改善工作環(huán)境，及時(shí)增添人性化設(shè)施設(shè)備，形成人文關(guān)懷的氛圍。而內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要從精神層面出發(fā)，主要是指在檔案管理工作當(dāng)中，積極增加人性化理念與方式，通過微信或者網(wǎng)絡(luò)滿足異地查檔者的需求，無論是查詢還是借閱，都能夠體現(xiàn)出人性化特點(diǎn)，這樣才能從本質(zhì)上滿足檔案 管理工作人性化的需求，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。

3、完善人性化制度。

在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，已經(jīng)形成了具備一定完善性的歸檔制度、借閱制度以及相應(yīng)的保密制度，但是這些制度是否足夠人性化需要進(jìn)行重新的審視。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，一些條例的設(shè)定是較為生硬的，并沒有足夠尊重人、關(guān)心人。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要制定更加人性化的制度，在原有制度條款的基礎(chǔ)上增加更多人性化的內(nèi)容，在借閱、查閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行改善，讓員工身心愉悅，從而獲得更多的管理新觀點(diǎn)和新思路，為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)當(dāng)要制定更加完善的“學(xué)習(xí)制度”、“獎(jiǎng)懲制度”等，讓員工能夠自主學(xué)習(xí)、自主進(jìn)步，提升自身的管理綜合能力，以便提升自身的現(xiàn)代化服務(wù)能力。與此同時(shí)，在人性化的獎(jiǎng)懲制度下，員工的自主提升意識(shí)和能力會(huì)更加完善，內(nèi)部環(huán)境也會(huì)更加良好、和諧，對檔案管理工作的人性化發(fā)展有著重要的促進(jìn)作用。

三、結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作需要積極摒棄傳統(tǒng)的管理方式，融入人性化管理理念，能夠提高服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作理念的創(chuàng)新與變革。事業(yè)單位還需要根據(jù)實(shí)際情況，積極打造科學(xué)合理的檔案管理理念，優(yōu)化管理環(huán)境以及管理制度等，在管理中融入更多人性化內(nèi)容，與時(shí)俱進(jìn)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的人性化發(fā)展，為事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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