疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的研究與探討

黃敏

摘 要：疾病預(yù)防控制中心作為我國重要的醫(yī)療部門之一，影響著廣大人民群眾的身體、生命健康安危。其主要作用是預(yù)防大量的群體性任務(wù)、監(jiān)控社會上多種多樣的疾病并做出詳細分析及最重要的，疾病防治[1]。而在如此重要的疾病預(yù)防控制中心里，檔案管理又是其中一項至關(guān)重要的工作，其作為疾病預(yù)防控制中心運行和發(fā)展的基礎(chǔ)，對我國的疾病預(yù)防控制工作有著極大的推力。但其在現(xiàn)今疾病預(yù)防控制工作上還是有些缺陷存在，繼而影響疾病預(yù)防工作的發(fā)展，本文著重描述疾病預(yù)防控制檔案管理和利用的工作上不足的現(xiàn)狀及改善措施。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制；檔案管理；檔案利用

近些年，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到提高，人們對于健康方面也越來越重視。而作為我國全民意料中的重要職能部門，疾病預(yù)防控制中心與人們的聯(lián)系也愈發(fā)密切，因而得到人們更高度的重視。而檔案管理作為疾病預(yù)防控制中較為關(guān)鍵的一環(huán)，只有做好檔案管理、利用工作，才可以在疫情出現(xiàn)時提供有效的預(yù)防、確診、控制數(shù)據(jù)，同時規(guī)范疾病預(yù)防控制中心進行各項工作或活動[2]。

一、現(xiàn)階段疾病預(yù)防控制中心在檔案管理和利用上存在的缺陷

1.沒有規(guī)范的檔案管理制度

站在我國當前的國情上，疾病預(yù)防控制中心并沒有依據(jù)我國現(xiàn)有的法律法規(guī)制定出相對應(yīng)的規(guī)章制度，這也導(dǎo)致了其在日常工作時，沒有切實的規(guī)章制度來指導(dǎo)工作，流程會出現(xiàn)混亂情況，同時，正因沒有具體的操作流程標準，也會使在進行檔案的分類、管理工作時，工作人員操作隨意，影響到日后的檔案更新和管理、利用。

2.檔案資料管理不到位

疾病預(yù)防控制中心對現(xiàn)在的檔案管理不到位，主要原因在于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對此項工作不夠重視，進而出現(xiàn)檔案管理部門出現(xiàn)因運作經(jīng)費少而引發(fā)的無法配備更加現(xiàn)代化、專業(yè)的檔案管理設(shè)施和檔案管理室防潮、防火不到位的問題，這些問題對檔案資料的威脅極大。

3.檔案資料利用不到位

疾病預(yù)防控制中心沒有完全利用好檔案，利用率極低，主要原因從現(xiàn)實中可以看到，很多工作人員都沒有重視檔案資料，不會合理、規(guī)范地利用好檔案資料，沒有體會到檔案管理的主要目的：整理是為了最終的利用，因此造成了檔案資源閑置、浪費的不良現(xiàn)象。

二、如何提高疾病預(yù)防控制中心檔案管理和利用率的改善措施

1.提高檔案管理的環(huán)境舒適度

舒適的環(huán)境對于任何一份工作來說，都是極其有利的，檔案管理也不例外，它幾乎決定了檔案資料的使用期限。因而，在疾病預(yù)防和控制中心的檔案管理室里，中心應(yīng)該在了解自身情況的基礎(chǔ)上，增大資金的投入，建立更加專業(yè)的檔案管理室，保證可以更好、效率更高的進行檔案管理[3]。同時，疾病預(yù)防控制中心的高層人員也應(yīng)該增強對檔案管理工作的重視程度，撥放管理工作相應(yīng)的經(jīng)費，保證檔案管理各項工作都可以順利進行，也可以借此推動檔案管理向標準化、規(guī)范化前行。

2.培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

在檔案管理工作上，檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定到檔案管理工作是否能順利進行[4]。在實際生活中，疾病預(yù)防控制中心更要注意到這一點，要在了解全體檔案管理工作人員的基礎(chǔ)上，為其制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，并根據(jù)計劃進行定期的培訓(xùn)，讓檔案管理人員可以在檔案管理相關(guān)知識水平和最新的檔案管理技巧上更快更多的掌握，而且要能夠積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法和管理理念進行檔案管理相關(guān)工作，全面而深入的提升檔案管理的質(zhì)量和水平。同時，疾病預(yù)防控制中心也應(yīng)該招進有著綜合管理經(jīng)驗且有相關(guān)醫(yī)學(xué)背景的綜合型人才，讓疾病預(yù)防控制中心的檔案管理可以更加的專業(yè)化和規(guī)范化。

3.創(chuàng)建規(guī)范化的檔案管理工作流程和規(guī)章制度

前文中提到，現(xiàn)今的疾病預(yù)防控制中心沒有完整的檔案管理工作流程和規(guī)章制度，為了更好的進行檔案管理工作，完整的工作流程是必不可少的，因此，疾病預(yù)防控制中心需得依據(jù)自身工作現(xiàn)狀，創(chuàng)建和檔案管理相結(jié)合的工作流程和規(guī)章制度，通過制度和工作流程管理、規(guī)范檔案管理工作，規(guī)范性、標準性地開展活動，也可以保證檔案資料的完整性、安全性和機密性。

4.提高檔案的利用率

檔案管理最有價值的部分就是為了方便使用檔案的相關(guān)人員。而在現(xiàn)今的疾病預(yù)防控制中心里，檔案管理形式化、檔案利用率低的問題一直都有存在。如果想要滿足不同檔案使用者的不同需求，就必須把檔案的管理更加精細化，讓檔案分類和管理更加具有準確性。在此基礎(chǔ)上，疾病預(yù)防控制中心還要把檔案管理的宣傳力度大幅度加強，讓全體工作人員都充分認識到檔案管理的重要性和其隱藏價值，把相關(guān)的檔案管理意識和理念都牢牢記住，這樣他們在日常生活中也可以主動整理收集有用的檔案資料，甚至是主動使用這些檔案資料來解決工作或生活中遇到的難題，提高檔案資料的使用率[5]。另外，現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展也給檔案管理工作帶來了新的機遇，即建立相對應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，更好的將科技融入生活，更有利的展開疾病預(yù)防控制中心的檔案管理相關(guān)工作，全面徹底的改善因手工管理檔案帶來的管理效率低、檔案利用率低、時間長等問題，徹底將檔案管理的質(zhì)量全面提升上去。

結(jié)語

由此可見，在我國的疾病預(yù)防控制中心管理工作進行的同時，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作以及檔案利用工作也要向前發(fā)展，疾病預(yù)防控制中心相關(guān)人員也要重視檔案管理和利用的重要性，結(jié)合自身的現(xiàn)狀、創(chuàng)建完善的工作流程和規(guī)章制度，通過充分利用檔案資源來推進疾病預(yù)防控制中心的工作開展以及創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理工作的重要意義：有效實現(xiàn)檔案查閱的便捷性和有效節(jié)約查閱、管理檔案的時間和空間、有利于提升疾病預(yù)防控制中心的業(yè)務(wù)能力、利于各個疾病預(yù)防控制中心間的資料交流。

參考文獻

[1]石艷麗.淺析新時期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展——以靈寶市疾病預(yù)防控制中心為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：67+85.

[2]姜偉紅.疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作存在的問題及解決的途徑[J].黑龍江史志，2014（10）：60-61.

[3]李玉波.切實做好專業(yè)人員技術(shù)檔案管理工作 充分發(fā)揮其在疾病預(yù)防控制工作中的作用[J].中國醫(yī)藥指南，2013，11（28）：593-594.

[4]王曉銳，趙崎峰.疾病預(yù)防控制檔案管理工作應(yīng)當樹立的幾種意識[J].蘭臺內(nèi)外，2007（04）：28.

[5]王建民.疾病預(yù)防控制檔案的規(guī)范化管理與利用[J].蘭臺內(nèi)外，2014（06）：64.

（作者單位：福建省寧德市疾病預(yù)防控制中心）