新時(shí)期檔案工作中存在的問題以及對策探討

常龍

【摘 要】進(jìn)入到信息化時(shí)代，檔案的整合與利用成為單位內(nèi)部管理工作的重點(diǎn)。針對此，本文從新時(shí)期檔案工作的重要性出發(fā)，結(jié)合實(shí)際從管理理念、管理制度、管理人才、管理模式等角度分析，檔案工作中存在的問題，并探究相應(yīng)的管理對策，以期對單位提升檔案利用價(jià)值，優(yōu)化內(nèi)部控制效果提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;檔案工作;管理問題;對策

檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案在單位內(nèi)部管理中占據(jù)重要位置，因此，做好檔案工作有利于完整記錄單位內(nèi)部運(yùn)行過程，理順單位發(fā)展過程，形成必要的資料信息;有利于為單位內(nèi)部考核提供依據(jù)，引導(dǎo)各個(gè)管理環(huán)節(jié)根據(jù)檔案資料做出相應(yīng)決策，提高管理工作的實(shí)效性;有利于引導(dǎo)單位融入到信息化管理體系中來，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的變革與轉(zhuǎn)型，提高檔案資源的利用價(jià)值。但是，目前在單位內(nèi)部管理中，檔案工作依然存在諸多問題，影響了新時(shí)期檔案資源的挖掘與利用。

一、新時(shí)期檔案工作中存在的問題

檔案工作的有序開展需要多方面因素的共同作用，而在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，檔案作為單位信息資源的重要體現(xiàn)，其在管理過程中面臨著諸多制約，具體包括：

（一）管理觀念的落后

單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作缺乏重視，尤其是在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，將內(nèi)部管理的側(cè)重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)層面，檔案管理無法與業(yè)務(wù)發(fā)展直接掛鉤，因此，在管理中通常處于被忽視、被冷落的地位，而領(lǐng)導(dǎo)的忽視必然會(huì)影響檔案工作人員的積極性，從而放松了對檔案管理的要求。

（二）檔案管理制度不健全

在單位檔案管理過程中，雖然按照國家相關(guān)規(guī)定制定了管理規(guī)范，在制度內(nèi)容缺乏細(xì)節(jié)，在執(zhí)行中無法與單位內(nèi)部管理實(shí)際相協(xié)調(diào)，使得許多規(guī)范成為一紙空文;同時(shí)數(shù)字檔案管理制度規(guī)范尚未完善，單位在信息化檔案管理方面缺少制度保障。

（三）整體素質(zhì)偏低

由于單位內(nèi)部對檔案工作缺乏足夠的重視，因此在人才培養(yǎng)方面與無法做出系統(tǒng)的規(guī)劃與投入，許多檔案管工作人員不具備專業(yè)素養(yǎng)，對檔案的管理停留在收集、整理與回收等簡單層面，缺乏對檔案資源的合理挖掘，影響了檔案利用價(jià)值。

（四）信息化管理體系尚未形成

單位在檔案管理方面對信息技術(shù)的引入相對滯后，同時(shí)在系統(tǒng)構(gòu)建過程中存在諸多安全漏洞，使得數(shù)字檔案面臨著泄露、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，影響了信息化檔案工作水平。

二、新時(shí)期加強(qiáng)檔案工作的相關(guān)對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案工作的重視程度

樹立正確的檔案管理理念，是理順檔案工作思路，提高檔案工作效率的前提。在新的發(fā)展形勢下，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則，提高對檔案工作的重視程度，將檔案管理納入到單位內(nèi)部管理中來，以提高檔案的利用效率;檔案工作人員應(yīng)提升管理意識，根據(jù)信息化時(shí)代對檔案工作提出的新要求，明確自身管理責(zé)任;其他部門在檔案應(yīng)用中應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)范，落實(shí)檔案應(yīng)用的相關(guān)責(zé)任，共同構(gòu)建良好的檔案管理氛圍。

（二）完善制度，提高檔案工作規(guī)范化管理效果

所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，在單位檔案工作中，管理部門應(yīng)建立系統(tǒng)完善的制度規(guī)范，為檔案工作高效、有序運(yùn)行提供保障。在制度建設(shè)中，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)國家規(guī)定確定檔案工作總則，明確檔案管理目的;按照檔案管理流程，完善各項(xiàng)制度，以確保相關(guān)人員做好歸檔、資料收集、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案保管、檔案利用、檔案保密、檔案銷毀以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，以維護(hù)檔案工作秩序;根據(jù)單位實(shí)際情況，明確檔案管理制度細(xì)節(jié)，提高檔案管理制度落實(shí)效果。

（三）培養(yǎng)人才，構(gòu)建專業(yè)化的人才管理隊(duì)伍

檔案人才是開展檔案管理工作的主體，業(yè)務(wù)扎實(shí)、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案工作人員是提高檔案管理效率的重要支撐。在單位內(nèi)部人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案工作人員的培養(yǎng)與管理，從理論層面，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，根據(jù)檔案管理流程，提高其業(yè)務(wù)熟練度;根據(jù)信息時(shí)代對檔案工作提出的要求進(jìn)行技術(shù)培養(yǎng);著重職業(yè)道德培養(yǎng)，提升檔案工作人員的責(zé)任感與使命感。

（四）引入技術(shù)，提高檔案工作的信息化管理水平

在信息化檔案管理趨勢下，單位應(yīng)積極引入新技術(shù)，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，打造“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”平臺，如引入專業(yè)管理軟件后，單位可以建立電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并構(gòu)建集中統(tǒng)一管理系統(tǒng);在應(yīng)用過程中實(shí)現(xiàn)多種途徑在線檢索;根據(jù)檔案的歸檔、借閱等標(biāo)準(zhǔn)管理流程，利用權(quán)限控制體系，建立多重安全防護(hù)措施，確保檔案的安全性，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型。

綜上所述，新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對單位檔案工作提出了新的要求，而檔案管理工作在轉(zhuǎn)型過程中也遇到了諸多困境。針對此，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對新時(shí)期檔案工作的分析與研究，正視問題，并積極轉(zhuǎn)變管理理念，完善制度規(guī)范，培養(yǎng)管理隊(duì)伍，引入信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新發(fā)展。

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