“七步工作法”助推檔案資源建設(shè)

劉作民

摘 ?要：本文簡要介紹了“七步工作法”的內(nèi)容、步驟，闡述了其優(yōu)點和成效，梳理總結(jié)了運用過程中的成功經(jīng)驗?！捌卟焦ぷ鞣ā庇欣赝苿恿藱n案資源建設(shè)。

關(guān)鍵詞：七步工作法;優(yōu)點;成效;經(jīng)驗

檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)賴以生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是關(guān)系到檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。加強檔案資源建設(shè)，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的要求。在檔案實踐中，我們探索出的“七步工作法”，具有便利的操作性，有效地加強了檔案資源建設(shè)。

一、“七步工作法”簡介

（一）建立網(wǎng)絡(luò)。成立以學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)為組長、檔案館長為副組長、各部門主要負責同志為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室。各單位推薦1-2名責任心強的同志作為兼職檔案員，組成全校的兼職檔案員隊伍。

（二）組織培訓(xùn)。每年對兼職檔案員培訓(xùn)一次，培訓(xùn)時間一般為1天。培訓(xùn)內(nèi)容主要是認識檔案工作的重要性、檔案意識培養(yǎng)、檔案整理的基本技術(shù)、檔案管理的要求等。

（三）下發(fā)通知。發(fā)布年度檔案收集整理通知。對該年度的檔案收集整理工作作出系統(tǒng)安排，讓兼職檔案員明確本單位的歸檔時間。

（四）分頭收整。各兼職檔案員將本單位應(yīng)該收集的檔案及時收集上來，按照要求進行分類，將規(guī)定的內(nèi)容輸入檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案裝訂成冊。

（五）匯總審核。兼職檔案員將整理好的紙質(zhì)檔案提交到檔案館。專職檔案員逐卷逐頁進行審核把關(guān)。

（六）修改完善。專職檔案員對不符合要求的檔案提出指導(dǎo)性修改意見，退回原部門重新修訂、補充。兼職檔案員按照要求修改后，再把檔案提交到檔案館。專職檔案員再次審核，不達標的再次修改，直至達到要求。

（七）整理入庫。專職檔案員按照歸類順序?qū)⒄砗玫臋n案移入庫房保存。

二、“七步工作法”的優(yōu)點

（一）操作性強?！捌卟焦ぷ鞣ā泵恳徊蕉己芮逦瑑?nèi)容具體。對于兼職檔案員來說，易學(xué)易記，便于操作。兼職檔案員往往一人身兼數(shù)職，用于學(xué)習(xí)檔案管理知識的時間確實不多。再加上，檔案收集整理工作一年一次，上、下次收整的時間跨度長，剛剛學(xué)會的上網(wǎng)操作程序、檔案分類標準等很容易遺忘?！捌卟焦ぷ鞣ā毖院喴赓W，便于記憶和操作，保證了檔案收集和整理的完整性和準確性。

（二）適應(yīng)性強。七步工作法對于機關(guān)、企、事業(yè)單位均適用，特別是對于高校來說適應(yīng)性更強一些。檔案收整工作在學(xué)校檔案主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各立卷單位，按照一定的步驟，經(jīng)過幾次反復(fù)，將上年度的檔案材料整理后交于檔案部門管理保存?！捌卟焦ぷ鞣ā陛^好地涵蓋了這一過程。不論是機關(guān)，還是企事業(yè)單位，只要按照“七步工作法”的要求去做，就會很好地做到“應(yīng)收盡收”。

三、“七步工作法”的成效

（一）為檔案資源建設(shè)闖出一條規(guī)范路徑。近年來，中央和省有關(guān)部門頒發(fā)了一系列加強檔案工作的文件。其中，加強檔案資源建設(shè)是一個重要方面。在貫徹落實上級檔案文件要求過程中，各檔案部門采取措施，取得了較好的成績。但是，隨著新情況、新問題不斷出現(xiàn)，檔案資源建設(shè)方面，還存在著檔案收集征集渠道和方式需要進一步創(chuàng)新的問題?！捌卟焦ぷ鞣ā本褪窃谶@一背景下，闖出了一條直觀、操作性強的好途徑。

（二）為“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”要求，奠定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。早在2006年9月，國家檔案局發(fā)布《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，目的是要做到各類檔案應(yīng)歸盡歸。2011年11月，國家檔案局發(fā)布《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，目的是要做到各類檔案檔案應(yīng)收盡收。2014年2月，中共中央辦公廳發(fā)布《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，強調(diào)各單位檔案機構(gòu)要做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。由此可見，“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”作為檔案工作的一條基本要求，一直貫穿于國家有關(guān)的檔案文件中?！捌卟焦ぷ鞣ā弊裱@一基本要求，將各單位生成的檔案，按照規(guī)范要求，提交到了檔案部門，奠定了有序、高效的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

（三）為學(xué)校檔案部門的規(guī)范管理，提供技術(shù)手段。在實踐中誕生和不斷完善的“七步工作法”，為檔案管理部門依法履職履責、有效管理全校檔案事務(wù)，提供了技術(shù)手段。我校通過實施“七步工作法”，有力地促進了檔案資源建設(shè)，并在全省高校率先通過“山東省檔案工作科學(xué)化管理示范單位”的測評。

四、“七步工作法”的工作經(jīng)驗

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”，“分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責檔案工作”。一把手親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，這就從制度上為做好檔案工作提供了領(lǐng)導(dǎo)保障。檔案工作納入了學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，納入單位領(lǐng)導(dǎo)崗位職責，納入各項工作流程，納入年度目標考核，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎懲。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員由各部門主要負責同志擔任，他們還是各自部門檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的組長。他們對學(xué)校負責，也對各中層部門負責。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各中層部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視和支持檔案工作，成為我們檔案工作順利開展的關(guān)鍵。

（二）建立一支素質(zhì)高、能力強、能吃苦的兼職檔案員隊伍是做好檔案工作的基礎(chǔ)。各中層單位是檔案材料的形成單位，也是立卷歸檔單位。立卷歸檔的任務(wù)是由兼職檔案員來完成的。所以，兼職檔案員的素質(zhì)高低直接影響到檔案歸檔質(zhì)量的高低。因此，我們在組建兼職檔案員隊伍的過程中，對兼職檔案員崗位提出了明確要求，并提早與各中層單位溝通協(xié)調(diào)，把那些熱愛檔案工作、吃苦耐勞、素質(zhì)較高的人員充實到兼職檔案員隊伍中。這樣的一支隊伍，在每年的檔案收集整理中，都能夠在規(guī)定時間內(nèi)，保質(zhì)保量地完成歸檔任務(wù)。

（三）檔案部門加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)是做好檔案工作的保證。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案館工作的一項重要內(nèi)容，是“七步工作法”中重要的組成部分。除了組織兼職檔案員集體培訓(xùn)外，更多的是隨時的、經(jīng)常性的個別指導(dǎo)。在每年開始收集整理檔案之后，檔案館都是派出專職檔案員分組到各中層單位走訪，和兼職檔案員溝通，有什么問題能夠及時解決。兼職檔案員還可以通過微信群、QQ群提出問題，專職檔案員作出答復(fù)，也給有類似問題的其他兼職檔案員解決了疑惑。也可以直接打電話咨詢，或是雙方約好時間、地點，面對面進行交流?？傊?，通過不同的方式進行指導(dǎo)，保證了歸檔業(yè)務(wù)的順利進行。