國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)解析

摘 要：新時(shí)期，國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持分步實(shí)施、注重利用、符合規(guī)范的原則，從硬件、軟件、資源信息和安全保障等四個(gè)方面加強(qiáng)建設(shè)和管理，使國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和研發(fā)需要，提升國(guó)有企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;國(guó)有企業(yè);解析

隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，以及信息化進(jìn)程的加快，國(guó)有企業(yè)電子檔案呈現(xiàn)出多內(nèi)容、多數(shù)據(jù)來(lái)源、多形式特點(diǎn)，對(duì)電子檔案資源管理提出新的考驗(yàn)。國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是指國(guó)有企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對(duì)本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺(tái)。

一、國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)特點(diǎn)

1.檔案資源數(shù)字化

通過(guò)對(duì)國(guó)有企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的文檔資料、圖紙、視音頻等各種信息進(jìn)行數(shù)字化加工、著錄等，以數(shù)字形式存儲(chǔ)國(guó)有企業(yè)各種檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化。

2.檔案管理信息化

國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將國(guó)有企業(yè)檔案收集、整理、保存、利用等檔案管理流程進(jìn)行固化，使其在電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)信息化管理，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)將國(guó)有企業(yè)檔案進(jìn)行收集、整理、保存和利用等全過(guò)程信息化管理目標(biāo)。

3.檔案利用智能化

國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，以及移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)應(yīng)用于國(guó)有企業(yè)檔案管理中，開(kāi)發(fā)個(gè)性化查閱APP，應(yīng)用指紋/語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)等等先進(jìn)技術(shù)，使國(guó)有企業(yè)檔案后期利用突破了傳統(tǒng)的時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息查詢(xún)利用的智能化。

4.檔案服務(wù)知識(shí)化

國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目的在于利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，為國(guó)有企業(yè)的日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供信息支持和幫助。即，利用現(xiàn)代知識(shí)管理和大數(shù)據(jù)管理理念和新興技術(shù)，創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案利用方式，對(duì)國(guó)有企業(yè)的館藏檔案信息資源進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化重構(gòu)，并以國(guó)有企業(yè)檔案需求為價(jià)值導(dǎo)向，從而為國(guó)有企業(yè)提供智能化、全方位、多層次的信息和決策支持服務(wù)，對(duì)提升國(guó)有企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案（館）室建設(shè)原則

1.制定方案，分步進(jìn)行

結(jié)合國(guó)有企業(yè)檔案管理工作實(shí)際，制定《國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)方案》，并將該《方案》納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃方案中，從數(shù)字檔案館（室）建設(shè)架構(gòu)、組織體系、人員職責(zé)、系統(tǒng)建設(shè)等，檔案部門(mén)、信息部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)溝通協(xié)作，有計(jì)劃、分階段、有步驟地推進(jìn)國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。

2.需求導(dǎo)向，注重利用

國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目的在于其利用，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展和決策提供信息支持。因此，國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)緊緊圍繞國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、技術(shù)研發(fā)等中心工作，優(yōu)先收集、整理、保存和利用檔案資源，尤其是對(duì)形成年代早、價(jià)值高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.注重安保，符合規(guī)范

數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使國(guó)有企業(yè)檔案管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全保密的威脅，建立國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應(yīng)將安全保密擺在首位，注重合規(guī)合法性。即，國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)要同步注重安全保密管理規(guī)章制度的建立，嚴(yán)格遵守《檔案法》《保密法》等法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系，在安保、規(guī)范的基礎(chǔ)上上進(jìn)行電子檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行和維護(hù)，為國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和研發(fā)提供信息資源支撐。

三、國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)內(nèi)容

國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)性工程，需要從硬件、軟件、信息內(nèi)容和安全保障等方面全面實(shí)施。

1.硬件：網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的硬件方面，主要為一些基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)，包括數(shù)字檔案館（室）專(zhuān)門(mén)的辦公場(chǎng)所、技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)，如檔案數(shù)字化設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝錄機(jī)、打印機(jī)、安全保密防護(hù)設(shè)備等等，保證局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的物理隔離，相互獨(dú)立。首先，局域網(wǎng)建設(shè)。要結(jié)合國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理實(shí)際，建立涵蓋企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(mén)的局域網(wǎng)系統(tǒng)建設(shè)。其次，廣域網(wǎng)建設(shè)。國(guó)有企業(yè)檔案廣域網(wǎng)又叫行業(yè)專(zhuān)網(wǎng)，屬涉密級(jí)網(wǎng)絡(luò)，多應(yīng)用于國(guó)有企業(yè)內(nèi)部各科研、生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、經(jīng)營(yíng)、即時(shí)通訊及視頻會(huì)議等管理系統(tǒng)建設(shè)。再次，互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)。將國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，提供在線查詢(xún)、瀏覽、打印等服務(wù)功能。通過(guò)“三網(wǎng)”的建設(shè)，夯實(shí)數(shù)字檔案館（室）基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)基于局域網(wǎng)向國(guó)有企業(yè)檔案人員及企業(yè)內(nèi)檔案提供收集、歸檔和查詢(xún);基于廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)向國(guó)有企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各成員組成部門(mén)及下屬單位的電子文件歸檔及信息共享服務(wù);基于互聯(lián)網(wǎng)的普通公眾及企業(yè)間館（室）際間檔案信息交流。

2.軟件：應(yīng)用管理系統(tǒng)

國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應(yīng)用管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋檔案收集、管理、 保存和利用四項(xiàng)基本應(yīng)用功能，構(gòu)建兩大應(yīng)用管理系統(tǒng)：采購(gòu)成熟的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，以及根據(jù)國(guó)有企業(yè)實(shí)際需要定制研發(fā)出相應(yīng)的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。前者，應(yīng)符合《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)和要求;應(yīng)保證系統(tǒng)管理員、安全審計(jì)員及保密員的用戶(hù)管理要求;應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具有可擴(kuò)展性，保障國(guó)有企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要;應(yīng)用系統(tǒng)還需要具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，支持Dbase、MS Access數(shù)據(jù)庫(kù)等。目前，購(gòu)置較多、較為成熟的有紫光檔案、量子偉業(yè)、世紀(jì)科怡等。后者，則是指根據(jù)國(guó)有企業(yè)檔案管理實(shí)際需要開(kāi)發(fā)出相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)，注重應(yīng)用系統(tǒng)的版本升級(jí)功能。目前，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)多建立在較為成熟的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中進(jìn)行，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和實(shí)用性。

3.信息：檔案資源建設(shè)

信息資源建設(shè)是國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)關(guān)鍵和核心，主要包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、存量和增量檔案數(shù)字化三個(gè)方面。首先是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)?？赏ㄟ^(guò)人工錄入方式，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化信息的采集，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，另一種則是對(duì)辦公OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化數(shù)字信息采集，并經(jīng)數(shù)據(jù)信息整理、審核、完善后建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。其次是存量檔案數(shù)字化。就是指將國(guó)有企業(yè)館藏紙質(zhì)、縮微膠片、照片、聲像及實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化信息資源采集。其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要采用數(shù)字化掃描實(shí)現(xiàn)，技術(shù)穩(wěn)定;縮微膠片數(shù)字化則利用專(zhuān)門(mén)的縮微膠片掃描儀實(shí)現(xiàn);照片則利用數(shù)碼相機(jī)或底片掃描等實(shí)現(xiàn);聲像檔案則利用專(zhuān)門(mén)的設(shè)備及視音頻軟件進(jìn)行數(shù)字化信息資源采集。再次是增量檔案數(shù)字化。積極利用辦公OA系統(tǒng)，將生成的電子文件及時(shí)轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案資源。

4.保障：安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

安全方面，通過(guò)分級(jí)保護(hù)，從數(shù)據(jù)竊聽(tīng)、電力中斷、計(jì)算機(jī)病毒、系統(tǒng)超載、身份冒用、數(shù)據(jù)篡改、權(quán)限擴(kuò)散、電磁泄漏等方面加強(qiáng)安全防范，保障系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定、可靠和可控。從數(shù)字檔案館（室）管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個(gè)方面制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是數(shù)字檔案管理?xiàng)l件下的計(jì)算機(jī)安全及應(yīng)用方面，如《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《保密法》等;行業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要是針對(duì)國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)的專(zhuān)門(mén)性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》;技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范則主要是指國(guó)有企業(yè)檔案管理中的數(shù)字加密、水印、交換等技術(shù)性管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，滿(mǎn)足《數(shù)字檔案館達(dá)標(biāo)驗(yàn)收評(píng)審細(xì)則》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)有利于促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理方式邁向更加精細(xì)化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)能夠顯著提升國(guó)有企業(yè)檔案管理的信息化水平，有利于發(fā)揮國(guó)有企業(yè)檔案在國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理，以及國(guó)有企業(yè)改革中的服務(wù)價(jià)值。國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，應(yīng)做到分步實(shí)施、注重應(yīng)用和符合規(guī)范原則，夯實(shí)硬件基礎(chǔ)設(shè)施，完善應(yīng)用管理系統(tǒng)，拓展檔案信息資源，嚴(yán)格安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，構(gòu)建符合新時(shí)代國(guó)有企業(yè)發(fā)展需要的數(shù)字化檔案館（室）。

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作者簡(jiǎn)介：譚小勤（1982-），女，四川，碩士研究生，館員，企業(yè)檔案管理。